Діяльність туристичної фірми по забезпеченню послуг розміщення, основна документація
Суб'єктами ринкових відносин в контексті туристичної діяльності виступають організатори і продавці (туроператори і турагенти) туристичного продукту, їх контрагенти — виконавці послуг (готелі, ресторани, компанії-перевізпики, екскурсійні бюро) і покупці (споживачі) як комплексного турпродукту, так і окремих туристичних послуг.
При роботі фірми з готельним підприємством необхідні:
- серйозний підхід до якості послуг, що надаються партнером, а також облік репутації постачальника послуг;
- дотримання відповідності рівня і типу готелю, підприємства харчування, додаткових послуг тому соціальному сегменту споживачів і виду туризму, на які орієнтований конкретний тур;
- уважний і кваліфікований підхід до складання всієї договірної документації зі співробітництва.
Визначення найменування, юридичної та фактичної адреси, адреси електронної пошти, відповідальної особи - початкове формування власної думки про імідж ідентифікованого суб'єкта туристичного ринку. Ідентифікація засобів розміщення є визначення конкретного готелю або ряду готелів, у номерному фонді яких туроператор планує розселяти туристів, проводиться на підставі: а) наявної у туроператора договірної бази з готелями, б) ступеня відповідності готелю цілям та умовам запланованого туру - місцезнаходження готелю, його категорія, номерний фонд, наявність необхідної інфраструктури, можливість розселення на певні терміни; в) цінові та конкурентні переваги аналізованих готелів; г) досвід роботи з засобами розміщення даного регіону.
Обсяг продажів номерного фонду в готелях бізнес-класу через фірми складає в середньому 30-40%, а для готелів туристичного класу цей показник знаходиться на рівні 70-80%. Однак саме висококласні готелі пропонують турфірмам найбільш гнучкі системи знижок. Груповий тариф, встановлений в даний час в готелях, обчислюється від групи в кількості 7-10 чоловік для готелів туристичного класу або від кількості номерів (наприклад, 10 номерів) для готелів бізнес-класу. Різниця між ціною "rack rates" (біля стійки) і груповими тарифами в середньому становить 20%. При заїзді значною за чисельністю групи туристів готелями практикуються чартерні ціни, які на 8-10% нижче групового тарифу.
Договірна документація готельних підприємств вкрай різноманітна і визначається основними формами їх взаємодії. У переважній більшості випадків взаємини готельних підприємств з туроператорами визначаються: а) договором оренди готелю; б) договором про квоту місць з гарантією заповнення 30-80% (договором комітмент); в) договором про квоту місць без гарантії заповнення (договором елотмент); г ) договором про тверду закупівлю місць з повною оплатою (договір безвідкличного бронювання); д) договором про поточні бронювання (разові заявки на умовах стандартної комісії).
Договір оренди готелю передбачає обмін права власника готелю на користування готельними номерами на оплачену туроператором суму орендної плати. Договір про квоту місць з гарантією заповнення 30-80% передбачає отримання туроператором від готелю певної кількості (блоку) місць, яке він зобов'язаний заповнити туристами протягом певного періоду. Договір про квоту місць без гарантії заповнення припускає, що туроператор не бере на себе ризик у разі не заповнення виділеного йому блоку місць. Договір про тверду закупівлю місць з повною оплатою гарантує готелю повну оплату виділеної квоти місць, незалежно від їх заповнення. Договір про поточний бронюванні є найбільш типовим договором для туроператорів, що займаються організацією індивідуального туризму. За даним договором туроператор не отримує від готелю ніякої квоти місць. При зверненні клієнта до туроператору фірма направляє заявку на бронювання в готель і тільки після отримання підтвердження про наявність вільних місць на встановлені терміни здійснює продаж готельних послуг.
Незважаючи на велику кількість різновидів договорів готелів та туроператорів, існують певні правила їх складання, а також обговорюються наступні умови: вартість номерів і бронювання; тип номерів і необхідне їх число; тривалість обслуговування; вільні періоди; графіки заїзду туристів; терміни і тривалість разового обслуговування; набір послуг; кількість і форма організації харчування; час обслуговування туристів харчуванням; спеціальні зручності і можливість користування ними; мову обслуговування; терміни підтвердження заїзду туристів (бронювання); терміни зняття броні; відповідальність сторін за термінами зняття броні; розмір дисконту; специфічні й додаткові умови.