Глава 16. Как проработать 45минут?
Сесть и сосредоточенно проработатьхотя бы 45 минут – это чудесно, – скажут многие читатели. – Но если я неотвлекусь от работы сам, меня непременно отвлекут другие! Кто же оставит меня впокое на такое длительное время?! Наиболее занятые люди (те самые, которым надомного успеть) обычно занимают немаловажные посты на работе. К ним каждые пять минутобращаются: лично, по электронной почте или по телефону.
И ведь это работа – нужноотвечать, реагировать, делать. Чаще всего – бросив все. Большинствособеседников именно с этих слов начинают разговор: «Бросай все... тебя все ждут... это очень срочно...»
Тем не менее, мне хотелось быоткрыть своим читателям одну великую тайну: вещей, связанных с работой, которыене могут подождать от 15 до 45 минут, почти нет. Вы не замечали, что академическийчас – это не только идеальный отрезок времени для работы? Если человекопаздывает на деловую встречу по важной причине, его ждут до 45 минут. Настолько же можно (хотя и не стоит) опоздать на ужин, три четверти часа прощаютсякурьеру, сисадмину, техдиректору.Их простят и вам. Особенно с учетом того, что 99 процентов поводов, по которымк вам обращаются на работе, на самом деле срочными не являются вообще.
Люди всего лишь обращаются к вам,когда это удобнее всего для них, а из срочных дел половину называют таковымитолько ради того, чтобы исполнитель более или менее серьезно отнесся к заданию.Просто потому, что большинство людей плохо работают, игнорируют половинузаданий и слишком долго все откладывают, если их не пугать и не подгонятьпостоянно. Я могу привести много примеров. Я очень много раз встречала ваэропортах важных гостей. Перед этим всегда звучало: «приезжает наш важнейшийклиент, посол такой–то!!!. (Либо владелец той самой фирмы или издатель тогосамого журнала.) Его собирался встречать Вася, но Вася пропал, у Пети случилосьто, а у Маши – это, и теперь его должна встречать я, потому что посылать затаким человеком секретаршу неудобно. Либо я должна его встретить, потому что онприезжает всего на час, а нам нужно о многом поговорить, и я могла бырассказать о проекте в общих чертах уже в машине. Даже если для доведениясобственных дел до конца мне нужно всего лишь 15–20 минут, я бросаю все, лечу ваэропорт и... жду. Даже если мне 40 минут назад истерически кричали в трубку: «Онуже прилетел!!!». Жду, кстати, от 15 до 40 минут, потому что самолетзадержался, паспортный контроль, панику устроили раньше времени или еще что–нибудь такое. Иногда такие клиенты прилетали первым классоми выходили из самолета моментально, им даже приходилось подождать меня. Изнаете, никто не умер. Такие люди много путешествуют и всякое видали. Онивыходят из самолета, видят, что их не встретили, все понимают и направляются кближайшему бару. И кстати, они успевают подойти к этому бару, даже если ихвовремя встречают и просто увидели не в первую же секунду. И потом все равноприходится дожидаться, когда они допьют уже начатую чашечку кофе.
Обычно такие истории ещеотягощаются тем, что клиент, не успев прилететь, уже улетает... «Он здесь всегона час!» – кричат его секретарши, и за ними это повторяют все остальные, но никтоникогда не прилетает на час. Разве что совсем сумасшедшие. Эти самые 40 минут обычносами пропадают где – то между посадками, пересадками и перемещениями, даже еслиникто никуда не опоздает и никто никого не подведет. Поэтому на дорогу всегдазакладывают лишние два–три часа. И пребывание человека в другом городе включаетв себя время на то, чтобы перевести дух, пообедать или поужинать, что тожезанимает пару часов (во всех приличных ресторанах еду готовят те же полчаса). Всепонимают, что в большом городе два часа могут вообще «провалиться в черную дыру»:в одном месте постояли полчаса в пробке, в другом лишние 15 минут чего–тождали. Искали место для парковки, искали дорогу, обсуждали, как изменить планы...
Поэтому прилетают люди минимум напять–шесть часов. Практически всегда. В крайнем случае, если поговорить неудалось и надо двигаться дальше, можно продолжить разговор на том же обеде илипо дороге к следующим пунктам.
И вообще, на такие сроки людиобычно приезжают, чтобы принять какое–то быстрое решение (если надо неделями работатьили переговариваться - приезжают на недели), а принять быстрое решение иногдаочень помогает цейтнот. На презентацию осталось 40 минут вместо полутора часов?Выражайте свои мысли лаконичнее и попытайтесь изложить суть побыстрее, тем неменее убедив клиента в том, что вы правильный партнер для него. Если к купле–продажеили заключению контракта все готово, самые важные аргументы все равно вбольшинстве случаев укладываются в 15 минут. Остальное время уходит наманипуляции, провокации и психологические поединки, а еще все эти люди такирегулярно опаздывают на свои самолеты. И пересаживаются на следующие. И ихфирмы за это платят. И это тоже не конец света.
В свое время я караулила выход впечать газеты. У нее огромный тираж и куча спланированных операций, там очередиждут какие–то другие задания, и в типографии все расписано. Всем известно, чтоза задержку материалов в печать грозит расстрел на месте без суда и следствия. Темне менее я два раза была свидетельницей настоящей катастрофы. Один раз повеским политическим причинам из газеты за пять минут до сдачи в печать исчезлаогромная статья на полторы полосы. Пока что-то придумали, пока заполнили дырку вмакете, прошли те самые 40 минут. И это при том, что все очень торопились. Вовторой раз совершили серьезную ошибку, исправление которой заняло больше часа. Явсе ждала, когда же начнут вешать сотрудников на столбах и расстреливать их устенки, но ничего такого не произошло.
Менеджеры бегали, как испуганныекуры. Начальники при первой же возможности ушли домой (самое страшноепредотвратили, дальше вы сами как–нибудь), потому чтодома остывает ужин, и эта беда того не стоит, а сотрудники типографии с их четкимпланом и тысячами экземпляров...
Ну что они? Вздохнули – «подумаешь,ну час» Ну не попьем мы чаю между тем, как помыть машину и зарядить в нееследующую партию. Неприятно, конечно, и лучше так не делать, но никто опять же неумер. Даже если ребенок подрался в школе и ждет в кабинете директора, типография«горит», сервер «свалился и простаивает», люди ждут... 15 минут обычно решаютвсе или не значат ничего. И когда они решают все, почти всегда успеть все равноне удается, как это ни печально. В абсолютном же большинстве случаев всевыглядит очень срочно и страшно, но все равно проходит какое–то время, покачеловек бросит свои дела и примчится куда надо. И за это время все успевают как–тоуспокоиться, что–то придумать, как–то объяснить всем, что раньше не получится.Смириться, спихнуть вину на другого либо мужественно принять на себя наказание,и дальше все происходит в единственно возможном (человеческом) темпе.
Если же кто–то попал в больницу инадо срочно туда ехать либо дом горит и крыша обваливается – Вы об этомузнаете. Даже с отключенным телефоном и за закрытой дверью в своем кабинете.
Еще один классический пример: мнезвонят за полчаса до окончания работы (или шлют сообщение) с просьбой сделатьто и это. Не забыв приписать, что там все решено и тут все принято. Только вот этумелочь решили изменить, и хотелось бы сдать ее уже сегодня. Поэтому теперь всеждут меня. Это очень неприятная ситуация: люди хотят домой. У них там семьи идети, все тот же ужин, а теперь они не уходят из–за меня. Бросаю все и начинаюделать свою часть работы. Хорошо, если задание действительно на пять минут, но чащевсего никаких пять минут не выходит.
В 99 процентах случаев, если делокажется получасовым, оно растягивается на час с лишним.
Мало того что в спешке начинаешьспотыкаться о мелочи (страшно что–то проглядеть или отдать работу, сделанную наспех),еще то же самое делают те, кто эту работу придумал. Они начинают звонить раз в 5минут и говорить: «Прости, прости, но надо еще одну букву поменять! Ты еще не сконвертировала все окончательно?! Через какое–то времястановится ясно, что на работу нужен еще час. Я звоню тем, кто это затеял, ипредлагаю всем уйти спокойно домой и завтра с утра все спокойно сдать. И тут вполовине случаев выясняется невероятное: либо те, кто меня ждал, уже недождались и ушли. Либо мне говорят: «Да, мы еще тут сидим, но там (втипографии, в другом городе, в соседнем филиале) уже ушла секретарша, так чтовсе равно сдавать завтра». В другой половине случаев я расшибаюсь о стенку, чтобывсе успеть, прибегаю, говорю: «Ну все, ура! Я все сделала, можете идти», а коллегис тоскливым видом отвечают: «Да, спасибо, но теперь мы ждем Васю и еще шестерыхсотрудников, и, наверное, они еще часа полтора провозятся».
Из всего этого стоит сделатьумный вывод. Если дело действительно можно сделать за пять минут, надо егосделать за эти пять минут. При этом, если вас озадачили заданием, а у васоткрыт какой–то проект, над которым вы планировали поработать еще 20 минут, вбольшинстве случаев можно спокойно закончить свое, прежде чем бросаться надругое. Эти 20 минут все равно в половине случаев съедаются тем, что кто–то неподошел к телефону, другой в момент возникновения задания пил кофе или курил вфойе, а третий вообще принципиально не проверяет сообщения на автоответчике,пока не доиграет до конца шестого уровня. Если вы очень пунктуальный человек,будьте уверены, что вы – очень редкий зверь. Все остальные вокруг вас спокойноопаздывают везде, поэтому если вы отложите моментальную реакцию на 15– 20минут, никто этого не заметит.
Если же есть хоть малейшееподозрение, что никаких 15 минут не получится, на задание объективно нужнополчаса, а на фоне общей суматохи и усталости, вероятнее всего, получитсяполтора часа, лучше сразу честно спросить всех, как насчет того, чтобы сдатьэто дело утром, чтобы оценить шанс на такой вариант, обычно достаточно одноготрезвого взгляда на задачу, что же касается любимых коллег, которые звонят,пишут и подходят каждую минуту, – их можно попросить подождать! Эта великая мысльпочему–то мало кому приходит в голову. Равно как и гениальная идея полчаса неподходить к телефону. Все мобильные и немобильные телефоны давно оснащеныавтоответчиками, и надо приучать собеседников ими пользоваться. Если ясобралась спокойно поработать 45 минут, я сажусь и работаю, выключив звонок.Даже если телефон зазвонит через минуту после начала работы – 45 минут не срок.Человек, который не дозвонился до меня, перезвонит еще раз, если ему оченьнужно. На электронную почту тоже считается хорошим тоном отвечать в течениечаса! Никто не ждет ответа в течение минуты, и если кто–то приучил своихкорреспондентов к таким молниеносным ответам, он сам виноват. Кстати, если за45 минут кто–то очень настойчивый успел позвонить пять раз, чаще всего это дажек лучшему.
В половине случаев письма илизвонки, поступившие с промежутком в пять минут, содержат какие–то паническиесообщения о том, что все пропало, поломалось и не работает. Если случайно ихвсе пропустить, в последнем будет написано или сказано: «ой, я уже самразобрался». Либо Н., оказывается, одну точку не там поставил, теперь всеработает!. Иногда задание успевают зачас три раза отменить и вернуть на место.
Автоответчик по очередизачитывает следующие сообщения: «Срочно сделай это! Ты еще не начал? Не делайпока ничего, отдел такой–то не дал добро! Теперь можешь начинать, кажется, всенормально, делаем! Ты уже много сделал? Только что позвонили и сообщили, чтоделаем, но в другом формате. Если можешь, измени…»
Прослушав все это через полчаса,человек спокойно берется за последнюю версию и думает: «Как хорошо, что я навсе это не реагировал раньше. Это было бы убитое время, а так я хоть свою частьработы сделал за это время, по плану!» Также можно получить пять звонков отчеловека, у которого накапливаются разные задания. Это тоже очень удобно:вместо того чтобы пять раз поговорить с ним о какой–то мелочи, мы через полчасаимеем компактный списочек, из пяти дел которые он уже разложил в правильном порядкепо срочности, описал и приготовил. Если коллега стучится в дверь и заглядываетв кабинет, можно посмотреть, сколько осталось работать, и вежливо сказать: «Я к тебе подойду (я тебе позвоню/напишу)через 15 минут». Он наверняка вежливо кивнет в ответ и исчезнет, чтобы этослучалось реже, в больших фирмах существуют таск-менеджеры.Ими полезно пользоваться, и не менее полезно приучать к тому же самому коллег.В такие таск-менеджеры можно кратко вписать задание,после чего исполнителю автоматически приходит сообщение о том, что заботприбавилось. Такая форма обмена заданиями приучает к тому, чтобы коротко и ясноформулировать задачи в несколько строк.
Вписывая задание в чей–то план, сотрудниксразу видит очередь, в которую «становится». Если перед ним у человека ужевписано 50 планов, можно себе представить, когда ждать от него результатов.Также можно выставить для задачи очень высокий приоритет, но иногда именно втаких программах становится видно, что срочных дел у человека на сегодня ужепять, соответственно, он в них тонет. И лучше передать эту работу другому, еслиона действительно такая срочная. Таким образом, взгляд в список чьих–то задачотменяет множество диалогов. Сотруднику не нужно объяснять, как он занят,почему не может отреагировать моментально и что у него еще на повестке дня. Всеэто про него написано в интернете!
Все, кто пользуется такими системами,экономят много времени себе и другим. Во времена, когда у меня не было наработе таск-менеджера, я коротко описывала свои планына записках и прикрепляла их на доску над столом. Когда кто–то приходил с новымзаданием, указывала ему на эту доску, и многое сразу становилось ясно. Главное –не бояться просить людей подождать, отстать, перезвонить через 15 минут, неотвлекать еще полчаса. Или просто не реагировать какое–то время, спокойнозанимаясь своими делами. Не нужно бояться, что кто–то вас осудит, ведь вызаняты самым святым делом – вы самоотверженно работаете, у вас план.