ІІІ. Загальні рекомендації щодо організації та проведення ревізій
1. Перед початком проведення планової ревізії керівник ревізійної групи готує повідомлення об'єкта контролю про проведення ревізії, яке підписується керівником органу Держфінінспекції чи його заступником.
Повідомлення не пізніше ніж за 10 календарних днів до початку планової ревізії надається об'єкту контролю одним із способів: особисто під розписку керівнику або головному бухгалтеру об'єкта контролю; через канцелярію (діловодну службу) з відміткою на примірнику повідомлення органу Держфінінспекції про дату реєстрації в журналі вхідної кореспонденції об'єкта контролю та підписом працівника канцелярії (загального відділу), який здійснив реєстрацію; рекомендованим поштовим відправленням з повідомленням (при цьому на примірнику повідомлення, що залишається в органі Держфінінспекції, зазначаються реквізити поштового повідомлення).
Повідомлення щодо проведення позапланової ревізії не надсилається.
2. На проведення ревізії керівником ревізійної групи на кожну посадову особу Держфінінспекції та залученого спеціаліста виписується в двох примірниках направлення встановленого Держфінінспекцією зразка, яке підписується керівником органу Держфінінспекції чи його заступником.
Примітка: Типова форма направлення затверджена наказом Держфінінспекції від 05.10.2011 № 3.
3. При виході на об’єкт контролю керівник ревізійної групи надає керівнику об'єкта контролю чи його уповноваженому заступнику направлення та копію рішення суду (у разі проведення позапланової виїзної ревізії за рішенням суду) під розписку на примірниках органу Держфінінспекції та розписується в журналі реєстрації перевірок об'єкта контролю.
У разі ненадання об'єктом контролю журналу реєстрації перевірок такий факт в подальшому фіксується у вступній частині акта ревізії.
Також керівник ревізійної групи видає керівнику об'єкта контролю чи його заступнику під розписку на примірнику органу Держфінінспекції для ознайомлення один примірник програми ревізії. Якщо керівництво об’єкту контролю відмовляється від підпису, але не заперечує проти проведення ревізії, це зазначається у вступній частині акта ревізії.
4. Питання програми ревізії, що підлягають контролю, перевіряються шляхом документальної та/або фактичної перевірки.
4.1. Документальна перевірка передбачає контроль за документами об‘єкта контролю на предмет:
дотримання вимог законодавчих та нормативних актів щодо порядку складання (оформлення) первинних, зведених облікових, підтвердних та інших документів об‘єкта контролю – перевірка за формою;
відповідності господарських операцій, що зафіксовані первинними, зведеними обліковими, підтвердними чи іншими документами, нормам, встановленим законодавством та внутрішніми регламентами (документами) установи, прийнятими в межах законодавства, – перевірка за змістом.
Примітка: Основні вимоги до первинних облікових документів та регістрів бухгалтерського обліку, відображення господарських операцій, виправлення помилок у бухгалтерському обліку, зберігання документів встановлені Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, яке затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88.
При документальній перевірці порядку складання (оформлення) документів (перевірка за формою) звертається увага на:
наявність та правильність заповнення обов'язкових реквізитів документів (наприклад: касові, авансові, матеріальні звіти, розрахункові відомості тощо): назва установи, від імені якої складено документ, назва документа (форми), код форми, дата і місце складання, зміст господарської операції та її вимірники (у натуральному і вартісному виразі), посади, прізвища і підписи осіб, відповідальних за дозвіл на здійснення господарської операції, безпосередніх виконавців операції, їхні особисті підписи та підписи осіб, відповідальних за складання документа;
необхідність використання у встановлених випадках бланків типових та спеціалізованих форм, затверджених уповноваженими органами, можливість використання самостійно виготовлених бюджетною установою бланків, які повинні обов'язково містити реквізити типових або спеціалізованих форм;
способи і засоби заповнення документів, несанкціоноване втручання в їх оформлення та їх повторне використання (відсутність прокреслень у вільних рядках, погашень штампами або надписом вручну «Одержано» чи «Сплачено» із зазначенням дати на документах, що додаються до прибуткових і видаткових касових ордерів, а також наявність непомітних виправлень в них);
забезпечення збереження документів протягом установленого періоду їх зберігання;
своєчасність відображення в бухгалтерському обліку господарських операцій, зафіксованих первинними та підтверджуючими документами;
наявність всіх первинних, підтверджуючих чи інших документів, які засвідчують здійснення господарських операцій, відображених в бухгалтерському обліку;
повноту перенесення інформації про господарські операції установи за певний період часу (місяць, квартал, рік) з облікових регістрів у згрупованому виді до бухгалтерських звітів та фінансової звітності.
Рекомендації щодо перевірки відповідності господарських операцій, що зафіксовані первинними, зведеними обліковими, підтверджуючими чи іншими документами, законодавству та іншим визначеним у встановленому порядку вимогам (перевірка за змістом) наведено в розділі ІV Методичних рекомендацій.
Примірні переліки обов’язкових для перевірки напрямів в ході ревізії бюджетної установи та суб’єкта господарювання (відповідно до типових питань програм) наведені у додатках 1 та 2 до Методичних рекомендацій.
4.2. Фактична перевірка передбачає контроль за наявністю готівки, цінних паперів, бланків суворої звітності, оборотних і необоротних активів, інших матеріальних і нематеріальних цінностей шляхом проведення інвентаризації, застосування норм витрат сировини і матеріалів, обстеження та контрольного обміру виконаних робіт тощо, які ініціюються посадовими особи Держфінінспекції та проводяться відповідними комісіями, призначеними наказом керівника бюджетної установи в присутності посадових осіб органів Держфінінспекції за участі матеріально-відповідальної особи, а у разі перевірки обсягу виконаних робіт - також представника суб'єкта господарювання, яким виконувались роботи.
5. З метою документального та фактичного підтвердження виду, обсягу і якості операцій та розрахунків для з'ясування їх реальності та повноти відображення в обліку об‘єкта контролю можуть проводитися на інших підприємствах, в установах та організаціях зустрічні звірки (порядок проведення зустрічних звірок визначено пунктом 26 Порядку проведення інспектування). З цією ж метою до юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців можуть направлятися запити щодо надання інформації, документів і матеріалів, необхідних для підтвердження в ході ревізії операцій об‘єкта контролю.