Взяття та облік зобов’язань, у тому числі фінансових. Стан розрахункової дисципліни та виконання господарських угод
10.1. При здійсненні ревізії відповідного питання основними документами, які підлягають перевірці є:
бухгалтерські облікові регістри: меморіальний ордер № 4 «Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими дебіторами», меморіальний ордер № 6 «Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими кредиторами», книга «Журнал-головна», Баланс;
первинні документи, які додаються до облікових регістрів (накладні, акти виконаних робіт, акти звірок взаєморозрахунків тощо);
книги обліку асигнувань та прийнятих зобов'язань;
укладені договори, контракти, угоди.
10.2. Перевірка передбачає контроль за вказаними документами об‘єкта контролю на предмет:
дотримання строків та порядку проведення інвентаризації розрахунків;
дотримання законодавства при взятті зобов’язань за рахунок бюджетних асигнувань;
наявності простроченої дебіторської заборгованості (в межах терміну позовної давності) та стан нарахування можливих санкцій за несвоєчасне погашення такої заборгованості; вжиття об’єктом контролю заходів для стягнення простроченої дебіторської заборгованості;
наявності простроченої кредиторської заборгованості (в межах терміну позовної давності), причини її виникнення та можливі санкції за непогашення такої заборгованості;
наявності дебіторської та кредиторської заборгованості, за якими минув термін позовної давності та причини її виникнення;
достовірності дебіторської та кредиторської заборгованості за наявними на об’єкті контролю документами; результати зустрічних звірок з питань підтвердження заборгованості;
відповідності сплаченої вартості товарів, робіт та послуг умовам укладених договорів; відповідності кількості та асортименту отриманих товарів, робіт та послуг умовам договорів;
своєчасності розрахунків з дебіторами та кредиторами;
дотримання законодавства при списанні з обліку сум заборгованостей.
10.3. В першу чергу необхідно перевірити, чи проведено бюджетною установою обов’язкову інвентаризацію розрахунків, яка повинна проводитись з дотриманням вимог встановленого порядку.
Примітка: Інструкція з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ затверджена наказом Головного управління Державного казначейства України від 30.10.1998 № 90 (далі – Інструкція № 90).
Перевірці підлягають акти звірки взаєморозрахунків та фактично відображені суми заборгованості за даними бухгалтерського обліку. У разі відсутності актів звірок за можливості проводяться зустрічні звірки на підприємствах, по розрахунках з якими рахуються суми заборгованостей, або направляються цим підприємствам відповідні запити щодо підтвердження сум заборгованостей.
Також доцільно під час проведення ревізії провести зустрічні звірки у дебіторів та кредиторів чи направити їм запити щодо підтвердження останніми сум заборгованостей, які рахуються за даними обліку тривалий час і по яких не проводиться претензійно-позовна робота, сумнівних сум заборгованостей. У разі наявності розбіжностей між даними об'єкта контролю та об'єкта, на якому проводилась зустрічна звірка, з'ясувати причини таких розбіжностей.
Необхідно перевірити правильність відображення сальдо у меморіальних ордерах № 4 і № 6 та перенесення його на наступний місяць, так як непоодинокі випадки, коли сальдо при підрахунку або перенесенні по одних дебіторах може бути штучно завищене, а по іншим – занижене.
10.4. Особливу увагу необхідно звернути на достовірність та склад дебіторської і кредиторської заборгованостей, встановити причини їх виникнення, так як їх наявність може свідчити про порушення вимог Бюджетного кодексу України.
Так, відповідно до вимог Кодексу оплата товарів робіт та послуг проводиться після їх отримання, якщо інше не передбачене іншими нормативно-правовими актами.
Примітка: Окремі обмеження щодо здійснення попередньої оплати введені постановами Кабінету Міністрів України від 09.10.2006 № 1404 «Питання попередньої оплати товарів, робіт і послуг, що закуповуються за бюджетні кошти» та від 26.11.2008 № 1036 «Деякі питання організації бюджетного процесу» (втратила чинність з 06.05.2010).
Попередня оплата рахунків постачальників за матеріальні цінності та послуги, які будуть поставлені або надані бюджетній установі в майбутньому, або відвантаження установою матеріальних цінностей та надання послуг, оплата яких очікується в майбутньому, відображається в меморіальному ордері № 4 та супроводжуються записами в дебет субрахунку 364 «Розрахунки з іншими дебіторами» та 361 «Розрахунки в порядку планових платежів» за кредитом кореспондентських субрахунків у рядку відповідного дебітора. Одержання матеріальних цінностей та послуг, оплачених бюджетною установою раніше, або надходження грошових коштів за матеріальні цінності та послуги, відвантажені чи надані бюджетною установою в минулому, супроводжуються записами в кредит субрахунку 364 «Розрахунки з іншими дебіторами» за дебетом кореспондентських субрахунків відповідного дебітора.
Треба звертати увагу, по якому субрахунку обліковується дебіторська заборгованість – 364 «Розрахунки з іншими дебіторами» чи 361 «Розрахунки в порядку планових платежів». Наприклад, за дебетом субрахунку 361 та кредитом субрахунків рахунків 31, 32 відображається перерахування коштів в рахунок планових платежів, а отримання матеріальних цінностей відображається за дебетом субрахунку 364 та кредитом субрахунків рахунку 23.
Облік розрахунків з різними підприємствами, установами та організаціями, які є кредиторами бюджетної установи, ведеться у меморіальному ордері № 6 за субрахунком 675 «Розрахунки з іншими кредиторами» окремо за кожним кредитором та в розрізі кодів економічної класифікації видатків. Записи здійснюються за кожною операцією, що підтверджена документом (платіжним дорученням, рахунком-фактурою, накладною, актом приймання-передачі тощо).
Слід відмітити, що наявність кредиторської заборгованості може бути наслідком взяття бюджетних зобов'язань понад затверджені кошторисом бюджетні асигнування. Згідно з статтею 48 Бюджетного кодексу України будь-які зобов'язання, взяті фізичними та юридичними особами стосовно коштів державного та місцевого бюджетів без відповідних бюджетних асигнувань або з перевищенням встановлених повноважень, не вважаються бюджетними зобов'язаннями (крім бюджетних зобов'язань щодо виплати субсидій, допомоги, пільг з оплати спожитих житлово-комунальних послуг та послуг зв'язку (в частині абонентної плати за користування квартирним телефоном), компенсацій громадянам з бюджету, на що згідно із законами України мають право відповідні категорії громадян). Витрати державного та місцевого бюджетів на покриття таких зобов'язань не проводяться.
Примітка: Питання перевірки взяття зобов’язань також викладено в пункті 5 цього розділу Методичних рекомендацій.
Водночас доцільно проаналізувати, чи не витрачалися установою кошти на не першочергові витрати (з їх оплатою), внаслідок чого першочергові витрати залишились не оплаченими і обліковуються у складі кредиторської заборгованості з ризикованими термінами позовної давності (близько 3 років).
10.5. При перевірці законності списання дебіторської та кредиторської заборгованості необхідно з'ясувати, які заходи вживались керівництвом установи для стягнення дебіторської заборгованості та вирішення питання щодо погашення кредиторської заборгованості.
Відповідно до вимог Інструкції № 90 дебіторська заборгованість, термін позовної давності якої минув, списується за рішенням керівника установи на результати виконання кошторису доходів і видатків за минулий рік та відображається по дебету субрахунків 431, 432 «Результат виконання кошторису за загальним (431), спеціальним (432) фондом» і кредиту рахунку 363 «Розрахунки з відшкодування завданих збитків» або 364 «Розрахунки з іншими дебіторами».
Списання боргу внаслідок неплатоспроможності боржника не є підставою для скасування заборгованості. Списана дебіторська заборгованість обліковується на позабалансовому рахунку 07 «Списані активи та зобов’язання» протягом п’яти років з моменту списання для нагляду за можливістю її стягнення у разі змін майнового стану неплатоспроможних дебіторів.
Щодо дебіторів по капітальних вкладеннях необхідно перевірити, чи не мало місце списання дебіторської заборгованості по об’єктах незавершеного будівництва та чи останні не залишались у користуванні підрядника. Відповідно до статті 876 Цивільного кодексу України власником об'єкта будівництва або результату інших будівельних робіт є замовник, якщо інше не передбачено договором. А статтею 331 Цивільного кодексу України передбачена можливість (у разі необхідності реєстрації) права власності об’єкта незавершеного будівництва.
По кожному факту списання з балансу установи дебіторської заборгованості ревізору необхідно впевнитися, що керівництвом установи вжито всі необхідні заходи для своєчасного повернення коштів (відшкодування заборгованості шляхом постачання товарів, виконання робіт, надання послуг), встановлення осіб, які винні у невжитті заходів щодо своєчасного стягнення заборгованості, чи зверталася установа до судових органів з позовами тощо.
Примітка: Прострочена кредиторська заборгованість списується відповідно до Порядку списання кредиторської заборгованості бюджетних установ, строк позовної давності якої минув, затвердженого наказом Державного казначейства України 08.05.2001 № 73.
Керівник бюджетної установи затверджує акт інвентаризації розрахунків з кредиторами по заборгованості, строк позовної давності якої минув і яка є безнадійною для погашення. Для установ, що мають подвійну підпорядкованість, таке рішення приймається головним розпорядником бюджетних коштів, який затверджує кошторис доходів та видатків установи. Головний розпорядник бюджетних коштів в разі прийняття відповідного рішення видає наказ про списання з обліку розпорядника бюджетних коштів нижчого рівня простроченої кредиторської заборгованості за загальним та спеціальним фондами Державного бюджету. У бухгалтерському обліку бюджетної установи списання простроченої кредиторської заборгованості відображається за дебетом субрахунку 675 «Розрахунки з іншими кредиторами» та кредиту відповідних субрахунків 431, 432 «Результат виконання кошторису за загальним (431), спеціальним (432) фондом».
Після списання прострочена кредиторська заборгованість, на відміну від дебіторської, на позабалансовому рахунку не обліковується, а відображається у формі № 7 «Звіт про заборгованість за бюджетними коштами» та в пояснювальній записці до річного та квартального фінансових звітів.
10.6. Відповідно до пункту 6.2 Інструкції з обліку коштів, розрахунків та інших активів бюджетних установ, затвердженої наказом Державного казначейства України від 26.12.2003 № 242, усі господарські відносини установи з постачальниками товарів, робіт і послуг з покупцями, замовниками та іншими дебіторами оформляються договорами. Форми договорів та порядок їх укладання регламентується Цивільним кодексом України.
Укладені договори, контракти, угоди, стан їх виконання та розрахунки за ними підлягають поглибленому аналізу.
Всі договори, укладені установою з юридичними та фізичними особами в будь-якій формі (усній або письмовій), реєструються в Книзі обліку асигнувань та прийнятих зобов'язань. Укладені договори необхідно проаналізувати на предмет законності їх укладання стосовно дотримання про державні закупівлі.
Примітка: Перевірка законності укладення договорів на предмет дотримання законодавства, що регулює державні закупівлі, здійснюється в порядку, визначеному в пункті 9 цього розділу Методичних рекомендацій.
Розпорядники бюджетних коштів за умови взяття бюджетного зобов'язання повинні протягом 7 робочих днів з дати його виникнення подати до відповідного органу Державної казначейської служби Реєстр бюджетних зобов'язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів на паперових (у двох примірниках) та електронних носіях і оригінали документів або їх копії, засвідчені в установленому порядку, що підтверджують факт узяття бюджетного зобов'язання. За умови взяття бюджетного зобов'язання, за яким застосовуються процедури державних закупівель, розпорядник бюджетних коштів протягом 7 робочих днів з дати, зазначеної у звіті про результати проведення процедури закупівель, повинен подати до Державної казначейської служби додатково, крім вищезазначених документів, оригінали документів або їх копії, засвідченні в установленому порядку, що підтверджують проведення закупівлі та передбачені законодавством у сфері державних закупівель.
Документи, що підтверджують факт узяття бюджетного зобов'язання та/або бюджетного фінансового зобов'язання, повертаються розпоряднику з відміткою «зареєстровано та взято на облік».
Договори можуть укладатись бюджетними установами (крім довгострокових) виключно в межах бюджетних асигнувань, установлених кошторисами. Витрати за договорами, укладеними без відповідних бюджетних асигнувань або з перевищенням повноважень, не вважаються бюджетними зобов'язаннями і здійснюватись не можуть.
Враховуючи зазначене, перевіряючи договори необхідно в першу чергу звертати увагу, чи зареєстровані зобов’язання за ними в органах Державної казначейської служби.
Примітка: Порядок обліку зобов'язань розпорядників бюджетних коштів в органах Державного казначейства України затверджений наказом Державного казначейства України від 09.08.2004 № 136.
Також необхідно звернути увагу на відповідність встановленої в договорі ціни товару (робіт, послуг) фактично сплаченій сумі, наявності за даними бухгалтерського обліку дебіторської заборгованості (у разі здійснення передоплати чи авансових платежів) та кредиторської заборгованості (у разі неповного розрахунку за отримані товари (роботи, послуги). Зокрема, перевірити, чи не проведено розрахунки за більшою, ніж встановлено в договорі, ціною та чи були правові підстави збільшення ціни.
Так, у статті 632 Цивільного кодексу України зазначено, що ціна в договорі встановлюється за домовленістю сторін[3]. Зміна ціни після укладення договору допускається лише у випадках і на умовах, встановлених договором або законом, а після його виконання не допускається. Тобто у разі, якщо договір уже виконано (поставлено товар, виконано роботи, надано послуги) і при цьому покупець (замовник) зробив оплату за договором, то ціна вже не може бути змінена.
Якщо договір ще не виконано, то зміна його ціни допускається у випадках, якщо подібну умову встановлено в самому договорі. Таким чином, якщо сторони в договорі визначили, в яких випадках і за яких обставин можливе підвищення ціни, то продавець (виконавець, підрядник тощо) відповідно до умов договору матиме право підвищити ціну договору. Наприклад, у договорі може бути зазначено, що ціну договору дозволяється збільшити у разі зростання собівартості продукції, подорожчання матеріалів, що використовуються при виконанні робіт, наданні послуг тощо.
Разом з тим, необхідно звернути увагу, чи визначено у договорі порядок (спосіб) перегляду ціни в цьому випадку, так як відповідно до статті 691 Цивільного кодексу України, якщо договором купівлі-продажу встановлено, що ціна товару підлягає зміні залежно від показників, що визначають ціну товару (собівартість, витрати тощо), але при цьому не визначено способу її перегляду, ціна визначається виходячи із співвідношення цих показників на момент укладення договору та на момент передачі товару. При цьому, якщо продавець прострочив виконання зобов'язання щодо передачі товару, ціна визначається виходячи зі співвідношення цих показників на момент укладення договору та на момент передачі товару, установлений у договорі.
Перегляд цін у договорі відбувається шляхом укладення сторонами додаткової угоди до договору, у якій сторони прописують, що зважаючи на певні обставини, вони погодилися змінити договір, які пункти договору змінюються та наводиться нова редакція цих пунктів (тобто нова редакція пунктів про ціну договору).
Якщо в договорі не прописано про можливість зміни ціни, а одна із сторін не дає на це згоди, то ціна договору може бути змінена лише за рішенням суду в порядку, установленому статтею 652 Цивільного кодексу України, за наявності необхідних для цього умов.
Питання про перегляд ціни в договорі підряду (якщо ціну договору визначено в кошторисі) залежить від того, яка ціна встановлена в договорі – динамічна договірна чи тверда, відповідно кошторис буде приблизний чи твердий. Кошторис є твердим, якщо інше не встановлено договором. Зміни до твердого кошторису можуть уноситися тільки за погодженням сторін; у разі перевищення твердого кошторису всі пов'язані з цим витрати несе підрядник.
Якщо на момент укладення договору підряду не можна було передбачити повний обсяг роботи або необхідні для цього витрати, а сторони підряду ціну в ньому визначили у твердому кошторисі, підрядник надалі не має права вимагати її збільшення, а замовник – її зменшення. Як виняток, у разі істотного зростання після укладення договору вартості матеріалів, устаткування, які мали бути надані підрядником, а також вартості послуг, що надавалися йому іншими особами, підрядник має право вимагати збільшення кошторису. У разі відмови замовника від збільшення кошторису підрядник має право вимагати розірвання договору.
Якщо кошторис приблизний (установлена динамічна договірна ціна), слід врахувати таке: у разі виникнення необхідності в проведенні додаткових робіт і у зв'язку з цим істотного перевищення приблизного кошторису підрядник зобов'язаний своєчасно попередити про це замовника. Замовник, який не погодився на підвищення кошторису, має право відмовитися від договору підряду. У цьому разі підрядник може вимагати від замовника оплати виконаної частини роботи. Підрядник, який своєчасно не попередив замовника про необхідність перевищення приблизного кошторису, зобов'язаний виконати договір підряду за ціною, установленою договором.
Якщо проводиться зміна ціни договору, то в обов'язковому порядку необхідно перевірити, чи дотримано законодавство про державні закупівлі.
Примітка: Процедура перевірки дотримання вимог законодавства при укладанні договорів (контрактів) на будівництво, реконструкцію, реставрацію, капітальний ремонт будівель, споруд, технічне переоснащення, а також окремих комплексів чи видів робіт, пов’язаних з будівництвом, наведена в Методичних рекомендаціях з проведення державною контрольно-ревізійною службою використання коштів на будівництво, затверджених наказом ГоловКРУ від 27.02.2009 № 39.
При перевірці договорів звертається увага на визначені в них штрафні санкції за порушення договірних зобов’язань та перевіряється стан застосування їх установою, а також перевіряється, чи не застосовувались вони до самого об’єкта контролю, з’ясовуються причини застосування та їх наслідки. У разі виявлення недотримання договірних умов ревізор має право обрахувати фінансові санкції, але право стягнення належить виключно керівникам бюджетної установи.
Слід врахувати, що суми нарахованих і стягнутих санкцій за невчасне виконання договорів, що оплачуються за рахунок бюджетних коштів, відповідно до пункту 22 частини 2 статті 29 Бюджетного кодексу України є доходами бюджету. Отже необхідно проконтролювати вчасність та повноту нарахування санкцій, а також повноту їх стягнення та сплати до бюджету.
Якщо у договорі не встановлено строк оплати за отримані (відпущені) товари, роботи, послуги, то відповідно до ч. 2 ст. 530 Цивільного кодексу України кредитор має право вимагати його виконання у будь-який час. Це право кредитора жодним строком не обмежується. Боржник повинен виконати свій обов'язок у 7-денний строк від дня пред'явлення вимоги кредитором. Якщо протягом 7 днів покупець не виконає вимоги, то кредитор має право звернутись до суду за захистом свого порушеного права. При цьому згідно з ч. 5 ст. 261 Цивільного кодексу України строк позовної давності почне свій перебіг з 8-го дня після дня пред'явлення вимоги.
10.7. Особливу увагу необхідно звернути на стан проведення розрахунків за субрахунком 363 «Розрахунки з відшкодування завданих збитків» з відшкодування за заподіяні установі збитки у вигляді нестач і крадіжок грошових коштів, матеріальних цінностей, витрат від псування матеріальних цінностей, а також інших сум, які підлягають утриманню з винних осіб, так як на практиці зустрічаються випадки проведення їх покриття за рахунок бюджетних коштів.
При цьому слід звертати увагу на дотримання установою при розрахунку розміру збитків вимог Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22.01.96 № 116 (далі – Постанова № 116), та інших нормативно-правових актів, якими регулюється порядок визначення збитків.
10.8. Необхідно перевірити стан розрахунків за послуги зв'язку, так як типовим порушенням є використання працівниками зв'язку в особистих цілях.
Необхідно перевірити, чи користуються орендарі та інші сторонні особи телефонними номерами установи та у разі їх використання перевірити своєчасність та повноту проведення оплати послуг зв'язку.
Крім того, з метою виявлення фактів оплати послуг зв'язку на міжміські та міжнародні розмови, які проводились працівниками в особистих цілях, необхідно з врахуванням специфіки діяльності бюджетної установи перевірити табуляграми, надані підприємствами зв'язку.
10.9. Особливу увагу необхідно звернути на стан проведення розрахунків з орендарями, госпрозрахунковими структурними підрозділами; мешканцями житлових будинків чи гуртожитків, якщо такі є на балансі установи.
Так, якщо на балансі розпорядника бюджетних коштів находиться будівля, приміщення якої орендують інші бюджетні установи, орендодавець укладає з орендарями договори: договір оренди індивідуально визначеного (нерухомого або іншого) майна, що належить до державної власності, та договір про відшкодування витрат балансоутримувача на утримання орендованого нерухомого майна та надання комунальних послуг орендарю.
Примітка: Типовий договір оренди індивідуально визначеного (нерухомого або іншого) майна, що належить до державної власності, затверджений наказом Фонду державного майна України від 23.08.2000 № 1774.
Вартість оренди та використання плати, що надходить від оренди державного майна, визначається на підставі Методики розрахунку і порядку використання плати за оренду державного майна, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 04.10.1995 № 786.
Відповідно до статті 2 Закону України “Про оренду державного і комунального майна” державну політику у сфері оренди майна, яке знаходиться в комунальній власності, здійснюють органи місцевого самоврядування, тобто порядок розрахунку орендної плати та її використання належить до їх компетенції.
Під час ревізії необхідно провести обстеження приміщень, наданих в оренду, на предмет відповідності площі, вказаної в договорі оренди, фактично зайнятій орендарем. З метою встановлення правильності застосування орендної ставки з’ясувати цільове використання об’єктів оренди за призначенням, яке визначено договором.
Для проведення зазначеного обстеження за наказом керівника об’єкту контролю створюється відповідна комісія або на його проведення може бути уповноважена вже створена постійно діюча комісія з проведення інвентаризації. Комісія в присутності ревізорів та представників орендаря проводить обстеження наданих в оренду приміщень. За результатами обстеження оформляється відповідний акт, який підписується членами комісії, представниками орендаря та ревізорами (в частині присутності при обстеженні).
Також необхідно перевірити своєчасність сплати орендної плати орендарем та перерахування її частки до відповідного бюджету.
10.10. Окремо слід перевірити питання розрахунків установи за отримані комунальні послуги.
10.10.1. В першу чергу встановити обґрунтованість розрахунків до кошторису по КЕКВ 1160 «Оплата комунальних послуг та енергоносіїв»[4].
При цьому слід врахувати, що відповідно до частини 3 статті 51 Бюджетного кодексу України розпорядники бюджетних коштів забезпечують у повному обсязі проведення розрахунків за електричну та теплову енергію, водопостачання, водовідведення, природний газ та послуги зв'язку, які споживаються бюджетними установами, та укладають договори за кожним видом енергоносіїв у межах встановлених відповідним головним розпорядником бюджетних коштів обґрунтованих лімітів споживання.
Необхідно звернути увагу на наявність кредиторської заборгованості за спожиті комунальні послуги та енергоносії, так як відповідно до частини 4 статті 51 Бюджетного кодексу України за наявності такої простроченої кредиторської заборгованості розпорядники бюджетних коштів у межах бюджетних асигнувань за загальним фондом не беруть бюджетні зобов'язання та не здійснюють платежі за іншими заходами, пов'язаними з функціонуванням бюджетних установ (крім захищених видатків бюджету, визначених статтею 55 Бюджетного кодексу України), до погашення такої заборгованості.
Треба перевірити укладені договори із постачальниками комунальних послуг на відповідність застосування тарифів та цін, встановлених відповідними органами виконавчої влади для бюджетних установ. З’ясувати, чи зменшено планову суму асигнувань на розмір наявної дебіторської заборгованості та на суми, які повинні відшкодовуватись орендарями; чи дотримано доведені вищестоящою організацією ліміти витрат.
Необхідно перевірити, чи не допускалася установою оплата комунальних послуг на декілька місяців наперед, в тому числі і в рахунок наступного бюджетного періоду. Відповідно до Постанови № 1404 замовники можуть передбачати попередню оплату на строк не більше одного місяця лише у разі закупівлі послуг пошти та зв'язку та послуг з енергопостачання.
При перевірці договорів з постачальниками послуг звертається увага на:
відповідність визначених в них тарифів тим, що встановлені відповідними органами місцевого самоврядування;
чи обумовлено в договорах терміни надання постачальниками товарів, робіт або послуг первинних документів, що підтверджують факт виникнення фінансового зобов'язання;
Примітка: На практиці встановлюються випадки, коли несвоєчасність отримання від постачальників послуг первинних документів, що підтверджують факт виникнення фінансового зобов'язання, призводить до несвоєчасного відображення господарських операцій з споживання комунальних послуг в бухгалтерському обліку, чим порушуються вимоги Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні». Керівники бюджетних установ повинні вживати вичерпних заходів щодо забезпечення своєчасного отримання від постачальників підтвердних документів.
в договорах на надання послуг з теплопостачання: відповідність зазначеної в договорі площі опалення фактично опалювальній площі (наявність плану комунікацій); чи не включено площу, яка опалюється власними опалювальними приладами.
10.10.2. З метою з'ясування, чи не допускалось зайвої оплати за тепло- та водопостачання необхідно звірити дані показників лічильників, які фіксуються у відповідному журналі, з даними, які подаються до підприємств - надавачів комунальних послуг. Провести комісійно контрольне зняття показників лічильників зі складанням відповідного акта контрольного огляду та провести їх співставлення з даними журналів обліку та останніми звітними даними. Вивчити використання установою електроенергії за напрямками (виробнича діяльність, споживання електроенергії житловим фондом та інше) і звірити зі звітністю, поданою енергопостачальній організації.
В установах, які мають власні опалювальні газові прилади необхідно відповідно до типу, технічної характеристики та кількості опалювальних пристроїв перевірити технічні розрахунки за природний газ.
У зв'язку з тим, що окремі бюджетні установи та організації для опалювання приміщень використовують вугілля, доцільно перевірити розрахунки щодо його потреби на опалювальний період за окремою формулою. Списання вугілля проводиться на підставі актів, підписаних комісією, що їх складала.
Усі коефіцієнти перерахування зазначені у відповідних таблицях нормативних довідників.
Примітка: Чинними у житлово-комунальному господарстві є «Норми та вказівки по нормуванню витрат палива та теплової енергії на опалення житлових та громадських споруд, а також на господарсько-побутові потреби в Україні», КТМ 204 України 244-94, «Галузева методика нормування витрат палива на виробництво та відпуск теплової енергії котельнями теплового господарства», КТМ 204 Україна 246-99. Вищевказані нормативні документи поширюються на інші галузі народного господарства в частині постачання теплової енергії житлово-комунальним споживачам та бюджетним установам. Згідно з цими документами визначаються норми для кожного джерела теплопостачання, які відповідно до п. 1.16 Основних положень з нормування питомих витрат паливно-енергетичних ресурсів у суспільному виробництві, затверджених наказом Держкоменергозбереження від 22.10.2002 № 112, повинні враховувати нормативні енергетичні характеристики, які відображають комплекс техніко-економічних показників роботи обладнання, визначених на основі даних заводу-виробника, або випробувань при оптимальних режимах роботи з урахуванням ступенів його старіння, параметрів та зовнішніх факторів.
Під час перевірки правильності списання вугілля необхідно перевірити, чи фактичне списання проводилось з врахуванням норм, встановлених Міжгалузевими нормами споживання електричної та теплової енергії для установ і організацій бюджетної сфери України, затвердженими наказом Державного комітету України з енергозбереження від 25.10.1999 № 91 (далі – Міжгалузеві норми).
При перевірці визначення правильності плати за тепло необхідно враховувати режим роботи установи та зміну тривалості опалювального сезону.
При перевірці розрахунків за газ встановити наявність газових лічильників і з'ясувати, чи вони в робочому стані. У разі їх відсутності чи якщо вони зіпсовані потреба газу розраховується за встановленими нормативами, форма розрахунку яких обумовлена в договорі.
В ході перевірки видатків на водозабезпечення необхідно враховувати, що у випадку зупинки подачі гарячої води на термін більше 15 днів перерахунок вартості споживання гарячої води проводиться за затвердженими тарифами (ця умова в обов'язковому порядку повинна бути передбачена в угоді).
У разі відсутності приладів обліку теплової енергії та гарячої води, за можливості, необхідно:
провести зустрічну звірку у надавача послуг з теплопостачання, де з’ясувати, на підставі яких документів розраховується теплове навантаження на опалення та гаряче водопостачання. Як правило, навантаження розраховується окремо по кожній будівлі. Під час ревізії в присутності відповідальних посадових осіб об’єкту контролю та надавача послуг необхідно провести обстеження всіх будівель, щоб пересвідчитись, чи не проводиться оплата за ті приміщення, які взагалі не мають опалювальних елементів;
звірити розміри теплового навантаження системи опалення приміщень по кожному особовому рахунку, які зазначені у договорі, із показниками, які розраховані у документації, виготовленої науково-дослідною установою при введенні системи опалення у дію;
у разі відсутності вимірювальних приладів з використання води розрахунок водопотреби ведеться за нормами споживання, передбаченими п. 1.7 БНіП-2 від 04.01.85 «Внутрішній водопровід і каналізація будівель» та БНіП-2 від 04.01.84 «Водопостачання зовнішньої мережі та споруди». У цих документах норми водопотреби визначаються в літрах на добу. При розрахунку водоспоживання враховуються також показники установи в залежності від профілю об'єкта.
Перевіряючи видатки на електроенергію необхідно з'ясувати наявність в установі електролічильників та стан обліку спожитої електроенергії, перевірити правильність застосування тарифів на електроенергію.
При перевірці плати за вентиляцію необхідно вивчити режим її експлуатації та визначити, чи виключено із загального обсягу приміщення, в яких вона не працює.
10.10.3. Необхідно перевірити, як проводяться розрахунки за комунальні послуги, спожиті орендарями.
Згідно з договором оренди орендодавець має право доручити орендарю сплачувати вартість послуг, пов'язаних з утриманням орендованого майна, безпосередньо комунальним або житлово-комунальним підприємствам. У цьому випадку орендар повинен заключити договір з комунальним підприємством. Доцільно провести зустрічну звірку в орендаря на предмет виконання ним умов договору щодо сплати ним комунальних послуг.
Перевірити, чи не допускається за рахунок бюджетних коштів оплата комунальних послуг, спожитих орендарями, наявність лічильників на електроенергію, тепло- та водопостачання, своєчасність та правильність виставлення орендарям, госпрозрахунковим структурним підрозділам та стороннім мешканцям рахунків на оплату послуг та своєчасність їх оплати, достовірність сум заборгованостей. За відсутності окремих вимірювальних приладів у орендованих приміщеннях оплата розраховується пропорційно площі приміщень, наданих в оренду, відносно до загальної площі приміщень установи, кількості працюючих (послуги водопостачання та водовідведення), потужності і режиму електрообладнання (послуги постачання електроенергії).
Звернути увагу, чи не було випадків зарахування на спеціальний рахунок установи коштів, які надійшли від орендаря як відшкодування здійснених установою витрат з оплати комунальних послуг, що були сплачені за рахунок коштів загального фонду, без подальшого відновлення касових видатків загального фонду.
Оплату комунальних послуг може здійснювати і сама бюджетна установа при умові обов'язкового відшкодування орендарем вказаних витрат (у місяці, в якому здійснена оплата).
Примітка: У разі відшкодування витрат орендарем кошти надходять на реєстраційні рахунки орендодавця за КЕКВ 0000. За операціями поточного року кошти зараховуються як відшкодування здійснених витрат та відносяться на відновлення касових видатків. В залежності від проведених операцій коригуються фактичні видатки.