Особливості оформлення додатків до акта ревізії (довідки зустрічної звірки) та інших документів
5.1. Документація, на яку є посилання в акті ревізії в якості додатка, є невід’ємною частиною матеріалів ревізії і має в обов’язковому порядку додаватися до акта ревізії.
5.2. Всі додатки по мірі посилання на них в тексті акта ревізії нумеруються. Номер проставляється в верхньому правому куті першої сторінки додатка до акта ревізії шляхом запису: «Додаток ___».
5.3. Додатки до акта ревізії, складені у вигляді таблиць, розрахунків тощо, посадовою особою органу Держфінінспекції надаються під розписку на другому примірнику для ознайомлення, перевірки та підписання головному бухгалтеру об'єкта контролю або особі, уповноваженій на ведення бухгалтерського обліку, та в разі необхідності іншим працівникам об'єкта контролю, що відповідальні з питань, які зазначено в додатку.
У разі відмови у підписанні додатків до акту ревізії посадовими (службовими) особами об’єкта контролю такі додатки підписуються в односторонньому порядку посадовою особою органу Держфінінспекції, а навпроти реквізитів посадових осіб об’єкта контролю робиться запис про таку відмову від підписання із посиланням на їх письмові пояснення або у разі їх відмови від надання пояснень - «без надання пояснень».
5.4. Додатки до акта ревізії складаються у тій кількості, що і акт ревізії (крім завірених копій документів та пояснень посадових осіб).
Оригінали взятих в ході ревізії пояснень винних осіб долучаються до першого примірника акта ревізії, який залишається в органі Держфінінспекції. До другого та третього примірників акта ревізії долучаються завірені підписом посадової особи органу Держфінінспекції, яка проводила ревізію, чи керівника групи (у випадку проведення ревізії у складі групи) копії відповідних пояснень.
5.5. Пояснення винних осіб, що запрошуються в ході ревізії, оформляються на ім'я керівника органу Держфінінспекції, який призначив ревізію, з обов'язковим зазначенням дати.
Особам, від яких вимагаються пояснення, вручається під особистий підпис про отримання або через канцелярію об’єкта контролю відповідний перелік питань. Перелік питань складається в 2-х примірниках за підписом посадової особи органу Держфінінспекції, яка проводила ревізію, чи керівника групи (у випадку проведення ревізії у складі групи). Перший примірник переліку питань разом з бланком пояснення вручається особі, від якої вимагається пояснення, другий примірник долучається до примірника акта ревізії, який залишається в органі Держфінінспекції. Примірну форму бланку пояснення наведено у Додатку 3 до Методичних рекомендацій.
5.6. Для одержання пояснень від винних осіб, які на момент проведення ревізії звільнені, а також інформації від інших осіб, які мали правові відносини з об'єктом контролю, їм направляється запрошення щодо прибуття до органу Держфінінспекції чи до об’єкту контролю або пропонується направити пояснення (інформацію) на адресу відповідного органу Держфінінспекції у визначений в запрошенні термін. Примірну форму бланку запрошення наведено у Додатку 4 до Методичних рекомендацій.
Запрошення направляється рекомендованим поштовим відправленням з повідомленням.
5.7. Довідки ревізії з окремих питань програми, які складаються посадовими особами органу Держфінінспекції та залученими спеціалістами, що проводили ревізію в складі групи (у випадку їх складання за рішенням керівника групи), оформляються не на бланку органу Держфінінспекції у одному примірнику. Результати документуються відповідно до вимог, визначених для акта ревізії.
При цьому, у вступній частині довідки може не зазначатись інформація, визначена в підпунктах 2.2.3 – 2.2.6 цього Розділу Методичних рекомендацій.
Довідки ревізії з окремих питань програми підписуються посадовими особами органу Держфінінспекції та залученими спеціалістами, що проводили ревізію в складі групи, та надаються на ознайомлення та підписання головному бухгалтеру об'єкта контролю та у разі необхідності особам, уповноваженим на ведення бухгалтерського обліку з питань, зазначених в довідці. У разі відмови у ознайомленні та підписанні довідки посадовими особами об’єкту контролю у них відбирається пояснення щодо причин відмови.
Довідки ревізії з окремих питань програми не реєструються в органі Держфінінспекції та долучаються до першого примірника акта ревізії, що залишається в органі Держфінінспекції.
5.8. Оформлення акту про відмову від підпису здійснюється за примірною формою, наведеною у Додатку 5 до Методичних рекомендацій.
Акт про відмову від підпису складається в трьох примірниках. Акт про відмову від підпису окремо не реєструється в органі Держфінінспекції та долучається до усіх примірників акта ревізії.
5.9. В усіх випадках зупинення ревізії на строк понад 3 робочих дні складається акт із зазначенням фактів, виявлених на момент зупинення ревізії, який долучається до матеріалів ревізії. Зазначений акт складається на бланку органу Держфінінспекції та вручається об'єкту контролю у день зупинення ревізії. Акт не підлягає реєстрації в журналі реєстрації актів ревізій. Акт підписується та вручається об'єкту контролю у тому ж порядку, що і акт ревізії.