Збори як форма прийняття колективного рішення. Нарада
Збори - поширена форма колективного обговорення ділових проблем,проводяться з метою спільного осмислення певного питання, яке хвилює громадськість.
Н.: збори акціонерів, партійні збори, збори громадян для висунення кандидата в депутати та ін. Збори готуються заздалегідь. Створюється робоча група, члени якої найбільше зацікавлені в результаті. Керує зборами, як правило, група людей - президія, яку обирають учасники. Доповідачем призначається найавторитетніша людина, яка добре володіє предметом обговорення і вміє кваліфіковано його викласти. Регламент – час, який відводиться для виступу з доповіддю або для обговорення. 10-12 % загального часу відводиться для доповіді, вступ, 4-5 % - висновкам, решта - основній частині.
Після основного виступу з доповіддю за темою, винесеною на розгляд, починається її обговорення.Ефективнішими будуть ті виступи, до яких присутні готувалися заздалегідь. Обговорення припиняється тоді, коли на запитання: "Чи є ще пропозиції з обговорюваної проблеми?" відповіді немає. Внесені пропозиції систематизуються. Зазвичай, це робить президія чи спеціально обрана
група, яка готує проект рішення, потім він розглядається учасниками зборів, доповнюється іншими пропозиціями.
Рішення складається із двох частин: констатуючої (виклад ситуації), постановляючої (оцінка проблеми, завдання - що треба зробити, кому і коли, а також визначення особи, на яку покладається контроль виконання рішення). Збори будуть ефективними, а ця форма колективного обговорення проблем популярною, якщо через деякий час учасникам буде доведено інформацію про виконання прийнятого рішення.
Нарада- один із найефективніших способів обговорення важливих питань і прийняття рішень в усіх сферах виробничого, громадського й політичного життя.
Наради бувають:запланованими, регулярними,позаплановими.
Ділові наради є: інформаційні (учасники знайомляться з новими настановами), оперативні, або диспетчерські (так звані "п'ятихвилинки", що завершуються конкретними розпорядженнями), дискусійні - найбільш демократичний вид.
Оптимальна кількість учасників наради - 10-12 осіб. Якщо учасників понад 20 осіб, то доцільніше поділити їх на дві групи, вислухати думки всіх, а потім порівняти висновки обох груп. Виділяють такі види нарад: 1) диктаторська - керівник устнови ознайомлює зі своїми розпорядженнями чи з тими, що надійшли з вищих інстанцій, причому без обміну думками; 2) автократична - майже синонім до диктаторської (хоча кожен із небагатьох присутніх відповідає на запитання керівника, але не вступає з ним у дискусію); 3) сегрегативна (лат. - відокремлюю, розподіляю) – доповідає заздалегідь призначена особа; 4) дискусійна 5); 6) проблемна — тут використовується метод "мозкової атаки" ("мозкового штурму") для вирішення проблеми надзвичайної ваги; 7)інструктивна (інформаційна); 8) оперативна (так звана "п'ятихвилинка", "літучка", "диспетчерська") - проводиться з метою одержання інформації про стан виробничих справ. Тривалість -1-1,5 год.
Доповідачі називають себе, поводяться коректно, тактовно, доброзичливо.
Останнє слово на нараді - голові. Він оголошує підсумки, документи, закінчує її.
Готуючись до наради, сформулювати порядок денний, виділити головне (Ф. Роджерс (з компанії IBM) відбирав для обговорення не більше п'яти проблем), подбати щоб учасники за рівнем професійних знань і практичного досвіду відповідали рівню винесеної на обговорення проблеми, проблема, яка розглядається, має бути значущою для всіх присутніх, необхідно розбіжності виявити відразу та обговорити їх, поінформувати учасників заздалегідь про порядок денний.
Дискусія. «Мозковий штурм» як евристична форма, що активізує креативний потенціал співрозмовників під час колективного обговорення проблеми. Технології проведення мозкового штурму.
Дискусія (лат. - дослідження, розгляд, розбір) - публічний спір з метою з'ясування і зіставлення різних поглядів, пошук істинної думки й знаходження правильного рішення спірного питання. Дискусію вважають ефективним засобом переконання - її учасники самі доходять певного висновку.
Найчастіше це наукові дискусії. Варто: правильно сформулювати свої думки, слова й терміни вживати точно, визначити головну проблему й зосередити на ній увагу. Мета дискусії - досягти певної згоди щодо розв'язання обговорюваної проблеми. Етика ведення дискусії: диспутанти повинні шукати рішення, а не конфліктувати; повинен бути спокійний тон ведення дискусії, грамотна мова; не повинна панувати грубість, неприязнь, тим більше агресивність; сперечатися по суті, аргументувати думку, не звинувачувати опонентів; не прийнято використовувати засоби художньої мови, не висміювати.
"Мозковий штурм" - ефективний метод колективного обговорення виробничих/ професійних проблем, пошук їх вирішення, вільне висловлення думок учасниками. Перед проведенням такої наради-дискусії певній групі її учасників (10 - 12 осіб) ставлять конкретне завдання і пропонують викласти власне бачення розв'язання питання, не обговорюючи і не критикуючи думок інших учасників. Вдалим вважається "мозковий штурм" за умови одержання кількох цінних ідей щодо вирішення проблеми. Цінність такого підходу до розв'язання проблеми: стимулює творче рішення, розвиває мислення, спонукає вільно викладати власне бачення, не боячись критики опонента. До складу групи включають 2-3 особи-фахівців, які не обізнані з проблемою, що обговорюється. Сеанс "мозкового штурму" здійснюється у два етапи: перший етап "генерації ідей", де критикувати заборонено; другий полягає у вивченні запропонованих ідей висококваліфікованими фахівцями-експертами. Найважливіші з них передають у впровадження в дію При методові "мозкового штурму" слід врахувати наступне: наявність лише одного фахівця високої кваліфікації - ефект такого заходу зменшується, варто дбати про їх більшу кількість; кращі ідеї, які обов’язково фіксує секретар без зазначення авторства; варто розділити учасників "мозкового штурму" на дві групи: прибічників і противників, які аналізуватимуть аргументи усіх "за" і "проти", причому слід обговорювати одну ідею. Якщо всі (10 - 12 осіб) учасники сидітимуть за круглим столом, бачитимуть одне одного, почуватимуться рівноправними й обговорюватимуть ідею (проблему) не більше 30 хвилин, що стимулюватиме активну діяльність мозку, матимуть мудрого керівника, який подбає про відповідну моральну і психологічну атмосферу, то колективна форма обговорення досягла бажаних результатів.
Японський менеджмент запропонував кільцеву систему прийняття рішень (кінгесьо),
яка по суті спрямована керівником, що вважає за потрібне обговорювати з фахівцями важливе питання, новацію, не скликаючи наради, керівник ініціює підготовку проекту, проект почергово передають фахівцям за списком, фахівці терміново розглядають та письмово викладають своє бачення.
На нараду запрошуються лише ті особи, чия позиція не зрозуміла керівникові або ж хто є автором важливої (неординарної) ідеї. Результати такої наради позитивні. Ефективність методу «мозкового штурмування» зменшується, якщо в групі є сильна особа, що домінує над іншими, якщо недостатня кваліфікація учасників або якщо їх дуже багато.
Класифікація документів
Основними елементами діловодства є писані документи та документування, тобто створення документів.
"Документ" з лат. повчальний приклад, взірець, доказ - це: діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право на що-небудь, письмове свідоцтво, що офіційно підтверджує особу, письмовий твір, грамота, рисунок.
За способом фіксації: писані, графічні, фото-, фоно-та кінодокументи.
За змістом: організаційно-розпорядчі; довідково-інформаційні; господарсько-договірні; фінансово-розрахункові; документи по особовому складу; особисті офіційні документи; посвідкові документи.
За назвою: акти, анотації, відгуки, відомості, вказівки, довідки, доповідні, договори, запрошення, звіти, службові листи різного призначення, плани роботи, положення, правила, постанови, посвідчення, рішення, розпорядження.
За способом виготовлення: типові, трафаретні й індивідуальні документи.
За ступенем складності: прості й складні документи: перші містять одне питання, складні - два або декілька.
За місцем складання та їх функціонуванням: внутрішні й зовнішні документи.
За терміном виконання: термінові й нетермінові.
За походженням: службові та офіційно-особові (іменні- записки, заяви, скарги).
За ступенем гласності: звичайні, секретні та для службового користування (ДСК).
У правому верхньому кутку документа роблять спеціальну помітку: "Таємно", "Для службового користування".
За юридичною силою: справжні й фальшиві документи.
Справжніми вважаються документи, що видані в установленому законом порядку, із дотриманням усіх правил і реквізитів. У фальшивих документах реквізити або зміст не відповідають істині або термін їх дії закінчився. Справжні документи бувають дійсними (як такі, що мають на певний час
юридичну силу) і недійсними (вони втратили юридичну силу з якихось причин).
За стадіями створення: оригінали й копії.
Оригінал (лат. первинний, вроджений, самобутній, справжній, первісний) - документ, що створений уперше та належно оформлений. Копія -(лат. множинність, запас) - точне відтворення документа. Має помітку: "Копія" в правому верхньому кутку.
За призначенням: 1) організаційно-розпорядчі: вказівки, інструкції, накази, положення, постанови, правила, рішення, розпорядження, статути, ухвали; 2) довідково-інформаційні: акти, анотації, відгуки та рецензії, відомості, довідки, доповіді, договори й угоди, записки (службові, доповідні, пояснювальні), запрошення, звіти, листи службові, огляди, оголошення, плани роботи, посвідчення, протоколи і витяги з протоколів, рецензії, списки, телеграми, телефонограми, радіограми;
3) документи з кадрових питань / документація по особовому складу: заяви (про
працевлаштування, про звільнення з роботи, про перевід на іншу посаду, про заохочення чи стягнення, про відрядження), накази, особові картки, особові листки з обліку кадрів, особові справи, трудові книжки, характеристики, контракти з найму;
4) посвідкові (засвідчувальні): посвідчення, паспорт, свідоцтва, дипломи, атестати;
5) особисті офіційні документи: автобіографії, резюме, доручення, довіреність, заяви,
пропозиції, рапорти, розписки, скарги;
6) фінансово-розрахункова та облікова документація.