Попередній перегляд документа
Щоб з’ясувати, як виглядатиме створений документ на папері, слід переглянути його в режимі Попередній перегляд, виконавши Office Þ Друк Þ Попередній перегляд. Після цього відкривається відповідна вкладка (рис. 10), використовуючи інструменти керування якої можна:
· установити різний масштаб перегляду документа (група Масштаб);
· змінити значення властивостей сторінки (група Параметри сторінки);
· здійснити навігацію документом (кнопки Наступна сторінка та Попередня сторінка в групі Попередній перегляд);
· налаштувати параметри друку документа і надрукувати його (кнопки групи Друк)
та інші.
Рисунок 10 – Вкладка Попереднього перегляду
Переглядаючи документ у режимі Попередній перегляд, користувач може з’ясувати, чи вдало розміщено рисунки в тексті, чи правильним є розбиття тексту на сторінки, чи не розриваються в тексті таблиці тощо. Якщо при цьому з’ясується, що потрібно зробити незначне редагування документа, то його можна виконати безпосередньо в режимі попереднього перегляду (це можливо, якщо позначка прапорця Збільшення відсутня). Для більш складного редагування краще повернутися у звичайний режим роботи з документом, закривши вікно Попередній перегляд.
Зручною можливістю режиму попереднього перегляду документа є команда Скоротити на сторінку. За вибору цієї команди (кнопка ) програма автоматично зменшує розмір кожного символу документа і міжрядкових інтервалів для зменшення кількості сторінок текстового документа на одну сторінку. Цю команду доцільно застосовувати до документів, що мають незначну кількість рядків тексту на останній сторінці.
Вихід з режиму попереднього перегляду документа здійснюється вибором кнопки Закрити вікно.
Друк документів
Після того як зовнішній вигляд документа переглянули і всі необхідні зміни внесли, документ можна друкувати.
Для друку однієї копії всього документа із значеннями властивостей друку, які встановлені за замовчуванням, достатньо виконати команду Office Þ Друк Þ Швидкий друк . Друк документів зазвичай виконується в так званому фоновому режимі, що дає змогу продовжити роботу на комп’ютері практично одразу після відправлення документа на друк.
Рисунок 11 – Вікно Друк
Якщо друк документа потрібно виконати за інших налаштувань, то необхідно скористатися кнопкою Друк вкладки Попередній перегляд або виконати Office Þ Друк Þ Друк. При цьому відкривається діалогове вікно Друк (рис. 11), у якому встановлюються потрібні значення параметрів друку:
· Група Принтер – для вибору принтера і встановлення значень його властивостей:
· список Ім’я – для вибору принтера з числа встановлених на даному комп’ютері;
· кнопка Властивості – відкриває діалогове вікно Властивості з кількома вкладками, де можна встановити значення властивостей принтера і процесу друку документа. Перелік цих властивостей залежить від типу принтера і його моделі.
· Група Сторінки – для встановлення діапазону сторінок, що друкуватимуться:
· усі – друкуватимуться усі сторінки документа;
· поточна – друкуватиметься сторінка, в якій знаходиться курсор;
· виділений фрагмент – друкуватиметься тільки виділений фрагмент документа;
· номери – друкуватиметься вказаний набір сторінок. Наприклад, щоб надрукувати сторінки 1, 5, 11, 12, 13, можна ввести в поле: 1, 5, 11–13.
· Група Копії – для встановлення кількості копій, які потрібно надрукувати, та послідовності друку сторінок документа. Щоб надрукувати спочатку першу копію всього документа, потім другу і т. д., слід установити позначку прапорця розібрати за копіями, в іншому випадку буде надрукована вказана кількість копій спочатку першої сторінки, потім другої і т. д.
· Група Масштаб – для вибору:
· кількості сторінок документа, які друкуватимуться на одному аркуші. Вибір двох і більше сторінок автоматично приводить до пропорційної зміни розмірів усіх об’єктів документа під час виведення їх на друк;
· розміру сторінки аркуша паперу (формат А4, А5, В5 тощо), на якому друкуватиметься документ, що теж зумовлює масштабування об’єктів документа під час друку.
· Поле зі списком Друк – для визначення, які саме сторінки встановленого в групі Сторінки діапазону потрібно друкувати:
· Усі сторінки діапазону – надрукувати всі сторінки указаного діапазону сторінок;
· Непарні сторінки – надрукувати тільки сторінки з непарними номерами з указаного діапазону сторінок;
· Парні сторінки – надрукувати тільки сторінки з парними номерами з указаного діапазону сторінок.
Останні два режими зручно використовувати для друку багатосторінкового документа з обох сторін аркуша
Установивши значення властивостей друку, потрібно вибрати кнопку ОК. Після цього в Рядку стану вікна Word відображається значок принтера і кількість підготовлених до друку сторінок. Після завершення друку документа цей значок зникає.
Наукова організація праці та техніка безпеки
Вимоги до приміщень та розташування робочих місць з ПК
Згідно з «Державними санітарними правилами та нормами «Влаштування і обладнання кабінетів комп'ютерної техніки в навчальних закладах та режим праці учнів на персональних комп'ютерах» (ДСанПіН 5.5.6.009-98) площа приміщення на одне робоче місце учня повинна становити 6 м2, а об'єм – не менше 20 м3. Площа навчальних приміщень з ПК повинна розраховуватись на півкласу учнів, але не більш як 12 чоловік.
Не дозволяється розміщувати кабінети обчислювальної техніки у підвальних приміщеннях та на цокольних поверхах. Кабінети, обладнані комп'ютерною технікою, повинні розміщуватись у навчальних закладах в окремих приміщеннях з природним освітленням та організованим обміном повітря.
Покриття підлоги, стін, стелі мають бути матовими з коефіцієнтами відбиття відповідно 0,2-0,3; 0,4-0,5; 0,7-0,8; робочого столу 0,4—0,5; корпусу дисплея та клавіатури 0,3-0,5; шаф і стелажів 0,4-0,6. Поверхня підлоги повинна мати антистатичне покриття і бути зручною для вологого прибирання.
Забороняється застосовувати для оздоблення інтер'єру приміщень комп'ютерних класів полімерні матеріали (деревинно-стружкові плити, шпалери, що миються, рулонні синтетичні матеріали, шаруватий паперовий пластик тощо), які виділяють у повітря шкідливі хімічні речовини, що перевищують граничне допустимі норми.
Вимоги до обладнання та організації робочого місця працюючих з ПК
Розміщення робочих місць користувачів ПК повинно відповідати «Державним санітарним правилам і нормам влаштування і обладнання кабінетів комп'ютерної техніки в навчальних закладах та режиму праці учнів на персональних комп'ютерах» (ДСанПіН 5.5.6.009-98), ГОСТ 12.3.032-78, ГОСТ 21889-76, ГОСТ 22269-76. При розташуванні елементів робочого місця користувача ПК слід враховувати робочу позу користувача, простір для розміщення користувача, можливість огляду елементів робочого місця, можливість ведення записів, розміщення документації і матеріалів, які використовуються користувачем.
Конструкція робочого місця користувача ПК має забезпечити підтримання оптимальної робочої пози. Робочі місця з ПК слід так розташовувати відносно вікон, щоб природне світло падало збоку переважно зліва. Робочі місця з ПК повинні бути розташовані від стіни з вікнами на відстані не менш 1,5 м, від інших стін – на відстані 1 м, відстань між ними має становити не менш ніж 1,5 м. При розміщенні робочого місця поряд з вікном кут між екраном дисплея і площиною вікна повинен складати не менше 90' (для запобігання відблискам); частину вікна, що прилягає, бажано зашторити. Недопустиме таке розташування ПК, при якому працюючий повернений обличчям або спиною до вікон кімнати або до задньої частини ПК, в яку монтуються вентилятори. При розміщенні робочих столів з ПК слід дотримуватись таких відстаней: між бічними поверхнями ПК – 1,2 м, від тильної поверхні одного ПК до екрана іншого ПК – 2,5 м .
Монітор повинен бути встановлений таким чином, щоб верхній край екрана знаходився на рівні очей. Екран монітора ПК залежно від висоти символів повинен знаходитись від очей користувача на відстані 400-800 мм. Для забезпечення точного та швидкого зчитування інформації в зоні найкращого бачення площина екрана монітора повинна бути перпендикулярною нормальній лінії зору. При цьому має бути передбачена можливість переміщення монітора навколо вертикальної осі в межах ±30" (справа наліво) та нахилу вперед (до 85 ) і назад (до 105°) з фіксацією в цьому положенні.
Клавіатура повинна бути розташована так, щоб на ній було зручно працювати двома руками. Клавіатуру слід розміщати на поверхні столу на відстані 100-300 мм від краю. Кут нахилу клавіатури до столу повинен бути в межах від 5° до 15°, зап'ястя та долоні рук повинні розташовуватися горизонтально до площини столу.
Принтер повинен бути розміщений у зручному для користувача положенні – так, щоб максимальна відстань від користувача до клавіш управління принтером не перевищувала довжини витягнутої руки користувача.
Конструкція робочого стола повинна забезпечувати можливість оптимального розміщення на робочій поверхні обладнання, що використовується, з урахуванням його кількості та конструктивних особливостей (розмір монітора, клавіатури, принтера, ПК та ін.) і документів, а також враховувати характер роботи, що виконується.
У процесі занять учнів з ПК слід застосовувати спеціальні столи для ПК, які складаються з двох горизонтальних поверхонь: розмірами 700 х 800 (600) мм – для клавіатури і посібників (тобто стіл), розмірами 800 х 350 – підставка для монітора. Обидві поверхні повинні регулюватись по висоті в межах 460 - 760 мм. За відсутності спеціальних меблів допускається застосовувати типові учнівські столи, які призначені для шести ростових груп: № 1 – 1000 - 1150 мм, № 2 – 1151-1300 мм, № 3 – 1301-1450 мм, № 4 – 1451-1600 мм, № 5 – 1601-1750 мм, № 6– більше 1750 мм, з висотою стільниці відповідно 460 мм, 520 мм, 580 мм, 640 мм, 700 мм, 760 мм.
Ширина і глибина робочої поверхні стола повинна забезпечувати можливість виконання трудових операцій у межах досяжності моторного поля. Рекомендовані розміри стола: ширина -600, 800, 1000, 1200 та 1400 мм, глибина – 600 мм при висоті столу 725 мм (за умови, що висота не регулюється).
Ноги не повинні бути витягнені при сидінні далеко вперед, тому що в такому разі м'язи будуть надто напружені; положення «нога на ногу» не рекомендується, тому що підвищується тиск на сідничний нерв і порушується кровообіг ніг.
Для занять школярів слід використовувати стільці, які мають висоту поверхні сидіння 260 мм, 300 мм, 340 мм, 380 мм, 420 мм, 460 мм, відповідно до шести ростових груп, або використовувати стілець, у якому висота поверхні сидіння регулюється у межах 260-460 мм. Ширина сидіння стільця для занять школярів з ПК повинна бути 250 мм, 280 мм, 300 мм, 320 мм, 340 мм і 360 мм; глибина – 260 мм, 290 мм, 330 мм, 360 мм, 380 мм і 400 мм відповідно до ростових груп. Поверхня сидіння повинна бути напівм'якою, передній край закруглений. Доцільно передбачати можливість зміни кута повороту поверхні сидіння від 15 наперед і до 5 назад. Поверхня спинки стільця повинна мати висоту 300±20 мм, ширину – не менше 380 мм та радіус кривизни горизонтальної поверхні – 400 мм. Кут нахилу спинки у вертикальній площині повинен регулюватись в межах 0±30 від вертикального положення. Відстань спинки від переднього краю сидіння повинна регулюватись у межах 260-400 мм.
Охорона праці під час роботи на персональному комп'ютері (персональних електронно-обчислювальних машинах (ПЕОМ) та відео дисплейних терміналах (ВДТ)
Загальні положення
До самостійної роботи на персональному комп'ютері допускаються особи, що пройшли попередній медичний огляд. До безпосередньої роботи з персональним комп'ютером допускаються особи, які не мають медичних протипоказань. Жінки з часу встановлення вагітності і підчас годування дитини груддю до виконання всіх видів робіт, пов'язаних з використанням персонального комп'ютера, не допускаються; первинний інструктаж на робочому місці і які мають першу кваліфікаційну групу з електробезпеки.
Для підвищення вологості повітря в приміщеннях з персональним комп'ютером слід застосовувати зволожувачі повітря, які заправляються щодня дистильованою або кип'яченою питною водою.
Забороняється проводити ремонт персональних комп'ютерів безпосередньо в робочих, навчальних і дошкільних приміщеннях.
У приміщеннях з персональним комп'ютером щоденно повинно проводитись вологе прибирання.
Приміщення з персональним комп'ютером повинні бути оснащені аптечкою першої допомоги і вуглекислотними вогнегасниками.
Тривалість безперервної роботи з персональним комп'ютером без регламентованих перерв не повинна перевищувати 2 години.
З метою зменшення негативного впливу монотонності доцільно застосовувати чергування операцій продуманого вводу тексту і тимчасових даних (зміна змісту робіт), чергування редагування текстів та вводу даних.
Працюючи з персональним комп'ютером з високим рівнем напруженості під час регламентованих перерв і в кінці робочого дня, рекомендовано психологічне розвантаження в спеціально обладнаних приміщеннях (кімнатах психологічного розвантаження).
Вимоги безпеки перед початком роботи
Перед початком роботи оператор зобов'язаний:
- відрегулювавши освітлення на робочому місці,
- переконатися в достатній освітленості,
- відсутності відображень на екрані, відсутності зустрічного світлового потоку;
- перевірити правильність підключення обладнання до електромережі,
- переконатися у відсутності дискет в дисководах процесора персонального комп'ютера;
При включенні комп'ютера оператор зобов'язаний дотримуватись такої послідовності включення обладнання:
- блок живлення;
- периферійні прилади (принтер, монітор, сканер та ін.);
- системний блок (процесор).
Для зменшення впливу шкідливих факторів рекомендується:
- підготовити робоче місце так, щоб виключити незручні положення тіла і тривале напруження;
- виключити відблиски на екрані;
- не користуватись люмінесцентними лампами, якщо зауважуєте їх мерехтіння;
- забезпечити освітлення стіни або якоїсь поверхні позаду дисплея приблизно так, як екрана;
- переважно використовувати рідкокристалічний дисплей;
- забезпечити відстань між розташованими поряд терміналами не менше як 1,2 м;
- встановити центр зображення на дисплеї на висоті 0,7-1,2 м від рівня підлоги.
Рекомендується обладнати робоче місце підставкою (пюпітром) для розташування документів і підставкою для відпочинку рук.
Оглянути робоче місце і прибрати сторонні предмети.
Вимоги безпеки під час виконання роботи
Оператор під час роботи зобов'язаний :
- виконувати тільки ту роботу, яка йому доручена і з якої він проінструктований;
- утримувати в порядку і чистоті робоче місце;
- відключати живлення тільки в тому випадку, якщо під час роботи на комп'ютері вимушений знаходитись в безпосередній близькості від відео термінала, в зворотньому випадку живлення дозволяється не відключати;
- виконувати санітарні норми і дотримуватись режимів роботи і відпочинку;
- дотримуватись правил експлуатації обчислювальної техніки у відповідності з інструкціями з експлуатації;
- дотримуватись встановлених режимом робочого часу регламентованих перерв в роботі і виконувати у фізкультпаузах та у фізкульт-хвилинках рекомендовані вправи для очей, шиї, рук, тулуба, ніг працюючого;
- дотримуватись відстані від очей до екрана у межах 60-80 см .
Оператору під час роботи забороняється:
- торкатися одночасно екрана монітора і клавіатури;
- торкатися до задньої панелі приладів (системного блоку) паперами і сторонніми предметами при включеному електроживленні;
- відключити живлення під час виконання активного завдання;
- робити часті перемикання живлення;
- допускати попадання вологи на поверхню системного блоку (процесора), монітора, на робочу поверхню клавіатури, дисководів, принтерів та інших приладів;
- вмикати сильно охолоджене (принесене з вулиці в зимовий час) обладнання;
- робити самостійно ремонт обладнання.
При постійній роботі екран повинен знаходитись у постійному полі зору; документи розташовувати зліва на столі чи на підставці (пюпітрі) в одній площині з екраном.
Вимоги безпеки після закінчення роботи
По закінченню роботи оператор зобов'язаний дотримуватись такої послідовності вимкнення обчислювальної техніки:
- провести закриття всіх активних завдань;
- виконати паркову зчитуючої головки жорсткого диску (якщо непередбачена автоматична паркова головки);
- переконатися, що в дисководах немає дискет;
- вимкнути живлення системного блока (процесора);
- вимкнути живлення всіх периферійних приладів;
- відключити блок живлення.
По закінченні роботи оператор зобов'язаний оглянути і привести в порядок робоче місце, зняти халат і вимити з милом руки та обличчя.
Вимоги безпеки в аварійних ситуаціях
Оператор зобов'язаний:
- у всіх випадках виявлення обривів проводів живлення, несправності заземлення та інших пошкоджень електрообладнання, появи запаху чаду негайно відключити живлення і повідомити про аварійну ситуацію керівництву та черговому електрику;
- в будь-яких випадках збою в роботі технічного обладнання або програмного забезпечення негайно викликати представника інженерно-технічної служби експлуатації обчислювальної техніки;
- при загорянні обладнання відключити живлення і вжити заходів з гасіння пожежі за допомогою вуглекислотного або порошкового вогнегасника, викликати пожежну команду і повідомити про випадок керівника робіт.
У випадку відключення електроживлення припиніть роботу і повідомте керівника. Не намагайтеся самостійно з'ясовувати і усувати причину. Пам'ятайте, що напруга може несподівано з'явитися.
При загорянні чи пожежі пам'ятайте, що гасити електроустановки слід вуглекислотними або порошковими вогнегасниками, а також сухим піском, щоб запобігти ураженню електричним струмом.
Список використаної літератури:
1. Дж.Куртер., Маркви А. Microsoft Office 2000 учебний курс — СПб.: "
2. Островський В.А. Информатика: — М.: Высш. шк., 2001.
3. Баженов В.А., Венгерський П.С., Горлач В.М., Левченко О.М. Лізунов П.П., Гарвона В.С., Ананьєв О.М., Інформатика. Комп’ютерна техніка. Комп’ютерні технології., підручник для студентів вищих закладів освіти.—Київ, “Каравела”, 2003.
4. Дибкова Л.М. Інформатика та комп'ютерна техніка — Київ, 2002.
5. Глушаков С.В., Ломоть Д.В.Базы данных. Учебный курс.— К.: Абрис 2000.
6. Родинсон С.М. Ассеss 2000, учебный курс — СПб.: "Питер" 2001.
7. Джо Хабрейкен. Microsoft Office 2003. Все в одном. – М.:«Вильямс», 2006