Документи повинні складатися стисло, ясно і не мати помарок, їх зміст повинен бути повним, об'єктивним і виключати приводи до повторного листування
Досить активно розширюються можливості електронного документообігу, що у найближчій перспективі надасть повноцінну можливість обміну електронними документами між судом та учасниками судового процесу, надсилання судами SMS-повідомлень учасникам судового процесу та ін.
Фіксування судового процесу технічними засобами - технічний запис судового засідання за допомогою комплексу з фіксування судового процесу, що включає в себе створення аудіофонограми судового засідання.
Повноваження для звукозапису судових засідань, створення архівних та робочих копій фонограм покладаються на секретаря судового засідання або працівника, визначеного головою суду.
Судові справи, провадження у яких закінчено, та документи діяльності суду передаються в архів відповідно до Інструкції про порядок передання до архіву суду щороку за графіком, затвердженим головою суду. Для забезпечення зберігання справ і документів в архіві повинні бути створені відповідні умови: санітарний, температурний і світловий режими, а також забезпечення охоронними та протипожежними засобами, стелажами, шафами, системою обліку архівних документів.
Відповідно до вимог чинного законодавства особи, які беруть участь у справі, мають право ознайомитися з матеріалами цивільних, адміністративних, кримінальних справ та справ про адміністративні правопорушення.
Особам, які мають право витребування справ за службовим становищем, але не пов'язаним з розглядом справи, останні видаються тільки на підставі відповідної письмової вимоги, на якій накладається резолюція голови суду, після пред'явлення службового посвідчення.
Ознайомлення з матеріалами справи проводиться виключно в приміщенні суду та в присутності працівника апарату суду.
Факт ознайомлення зі справою фіксується працівником аппарату суду вчиненням на третій сторінці обкладинки справи (у довідковому листі) запису про те, хто і коли ознайомлювався зі справою. Видача справ для проведення аналізів, узагальнень і з іншою метою, що не пов'язані з розглядом справ, також проводиться на письмовий запит відповідної установи за письмовим розпорядженням голови суду чи його заступника.
Підготовка розгляду судових справ є важливою і необхідною передумовою їх законного та своєчасного вирішення. Процесуальні кодекси встановлюють процесуальні та організаційні вимоги до підготовчої діяльності судді перед судовим розглядом, що відрізняються залежно від виду судочинства. В основу планування судового засідання мають бути покладені встановлені законодавством приписи щодо змісту і послідовності дій учасників судового розгляду, особливості конкретної справи, що розглядається та інші чинники, що виходячи з професійного досвіду судді вбачаються значущими в умовах визначеної правової ситуації.
Провадження у цивільній справі до судового розгляду передбачає вирішення питань, пов’язаних із прийняттям позовної заяви, надіслання копії ухвали про відкриття провадження у справі, копій позовної заяви та доданих до неї документів особам, які беруть участь у справі, організацію і проведення, за необхідності, попереднього судового засідання в межах якого мають вживатися заходи до врегулювання спору (мирова угода, третейський суд тощо), уточнення позовних вимог та заперечень проти позову, вирішення питань про відвід, витребування доказів та виклик свідків, про проведення експертизи, залучення до участі у справі спеціаліста, перекладача, особи, яка надає правову допомогу, або про судові доручення щодо збирання доказів, вжиття заходів забезпечення позову, направлення судових повісток тощо.
У випадку розгляду деяких категорій цивільних справ окремого провадження працівники апарату суду мають організувати виклик двох народних засідателів.
Поряд із суддею, в організації судового розгляду значною є роль працівників апарату суду. Секретар судового засідання здійснює судові виклики і повідомлення, перевіряє наявність та з'ясовує причини відсутності осіб, яких було викликано до суду, і доповідає про це головуючому, забезпечує фіксування судового засідання технічними засобами, веде журнал судового засідання тощо. Широке коло організаційних обов’язків законодавець покладає на судового розпорядника, який забезпечує належний стан залу судового засідання і запрошує до нього учасників процесу, оголошує про вхід і вихід суду та пропонує всім присутнім встати, слідкує за додержанням порядку особами, присутніми у залі судового засідання, виконує розпорядження головуючого про приведення до присяги перекладача, експерта, приймає від учасників судового процесу документи і передає до суду та інші.
У разі знаходження основної частини свідків та речових доказів у певному районі (місті) апеляційному суду доцільно провести виїзне судове засідання (на базі місцевого суду чи в іншому пристосованому приміщенні), якщо це не позначиться негативно на об’єктивності судового процесу.
В умовах розширення форм неправомірного впливу на суддів (прохання, вимога, вказівка, погроза, підкуп, насильство, критика судді в засобах масової інформації до вирішення справи у зв'язку з її розглядом тощо) з боку як суддів, у тому числі тих, що обіймають адміністративні посади в судах, так і інших осіб; фізичне блокування роботи суду народними депутатами України тощо) важливою є адекватна протидія таким діям, зокрема у всіх випадках втручання в їх діяльність і
прояву неповаги до суду або судді повинні виноситися окремі ухвали
чи постанови. Якщо в таких діях вбачаються ознаки відповідного
злочину - реагувати згідно з вимогами кримінально-процесуального
законодавства України (інформування прокурора тощо), необхідним є використання потенціалу органів суддівського самоврядування.
Рекомендована література
Основна література