Вимоги до кадрової документації та її види 4 страница
Проводиться повідомна реєстрація з метою забезпечення можливості для врахування їх умов під час розгляду трудових спорів, що можуть виникнути за результатами застосування норм цих угод (договорів) уповноваженими на те органами, і засвідчує автентичність примірників і копій, поданих на реєстрацію.
Реєстрація проводиться в двотижневий строк з дня одержання колективного договору. Не пізніше наступного дня після реєстрації два примірники колективного договору повертаються сторонам, що його підписали і подали на реєстрацію. Копія договору зберігається реєструючим органом.
Колективний договір набирає чинності з дня його підписання представниками сторін або з моменту, що встановлений в самому договорі, незалежно від терміну його реєстрації.
Колективний договір може бути доповнений додатками, про які в загальній формі може бути вказано в тексті колективного договору. Додатками до нього можуть бути:
♦ перелік професій і посад зі шкідливими умовами праці, які дають право на додаткову відпустку і скорочений робочий день;
♦ перелік посад працівників із ненормованим робочим днем, яким надається додаткова відпустка;
♦ список професій зі шкідливими умовами праці, які дають право на одержання молока або інших рівноцінних продуктів;
♦ норми безкоштовної видачі спецодягу, спецвзуття та інших засобів індивідуального захисту;
♦ перелік професій і посад працівників, яким дозволяється встановлювати підсумований облік робочого часу;
♦ угода з охорони праці та ін.
Під час формування структури і змісту колективного договору, а також додатків до нього умови, що включаються в договір, повинні бути вищі порівняно з чинним законодавством про працю, Генеральною, галузевою та регіональною угодами.
Зразок оформлення колективного договору між уповноваженим власником підприємства органом і трудовим колективом з посиланнями на додатки подано в додатку 2.9.
Контроль за виконанням колективного договору
Контроль за виконанням колективного договору, угоди проводиться безпосередньо сторонами, що їх уклали, чи уповноваженими ними представниками. Для ефективного здійснення контролю сторони зобов'язані надавати необхідну для цього інформацію.
Крім того, сторони, що підписали колективний договір, угоду, щорічно в строки, передбачені колективним договором, звітують про їх виконання. В органи державної статистики надсилаються статистичні дані про виконання колективного договору, угоди.
Для здійснення контролю за виконанням колективного договору, угоди можуть створюватися комісії, які за наслідками перевірки складають акт. Такий акт є основним документом, який
свідчить про результати заданої роботи. Одночасно він є підставою для вжиття заходів щодо усунення виявлених недоліків.
Акт перевірки повинен відображати стан роботи з виконання колективного договору, угоди. В ньому вказується, скільки заходів було включено до документів і скільки з них виконано. З кожного з невиконаних зобов'язань повинні бути чітко вказані причини цього. В акті коротко висвітлюється робота з виконання кожного з розділів колективного договору, угоди.
В акті можуть бути конкретні пропозиції комісії щодо притягнення до відповідальності винних у невиконанні заходів колективного договору чи щодо усунення недоліків, які стали причиною невиконання. Форма акта подана в додатку 2.10.
Акт перевірки обговорюється на спільному засіданні сторш, наслідком якого є прийняття рішення, в якому визначаються заходи щодо усунення виявлених недоліків, прорахунків, дається оцінка діяльності працівників, які допустили невиконання двосторонніх зобов'язань, вказуються строки їх виконання і особи, яким доручено здійснювати контроль за реалізацією наміченого. Може бути також прийняте рішення про направлення акта перевірки для обговорення в колективах структурних підрозділів, цехів, дільниць, лабораторій, бригад тощо.
Порушення чи невиконання зобов'язань щодо колективного договору особами, які представляють власників або уповноважених ними органів чи профспілки, або іїшгі уповноважені трудовим колективом органи, чи представниками трудових колективів тягне за собою накладення штрафу до ста мінімальних розмірш заробітної плати. Ненадання цими самими особами інформації, необхідної для здійснення контролю за виконанням колективних договорів, тягне за собою накладення штрафу у п'ять мінімальних розмірів заробітної плати.
Відповідно ця відповідальність є адміїгістративною. Справи з цих питань розглядаються судом за поданням однієї із сторш колективного договору, відповідних комісш або з ініціативи прокурора. Крім адміністративної відповідальності, особи, винні в ухиленні від участі в переговорах, порушенні і невиконанні колективного договору, угод, неподанні Інформації, необхідної для успішного проведення колективних переговорів і здійснення контролю, можуть бути притягнуті до інших видш юридичної
відповідальності (дисциплінарної, матеріальної, а в окремих випадках навіть кримінальної).
Дисциплінарна відповідальність полягає у накладенні власником або уповноваженим ним органом на працівника за порушення дисципліни праці, вчинення дисциплінарного проступку стягнення: оголошення догани або звільнення з роботи. Статтею 45 КЗпП передбачено також, що на вимогу профспілкового органу, який за дорученням трудового колективу підписав колективний договір, власник або уповноважений ним орган повинні розірвати трудовий договір з керівним працівником або усунути його із займаної посади, якщо він порушує законодавство про працю і не виконує зобов'язань за колективним договором.
Питання для самоперевірки
1. Дайте визначення поняття «кадрове діловодство».
2. Розкрийте принципи роботи з кадровою документацією.
3. Наведіть схеми опрацювання та обігу кадрової документації.
4. Подайте перелік функцій працівникш кадрової служби з роботи з документами.
5. Наведіть вимоги до оформлення документації.
6. Охарактеризуйте вимоги до реквізитів кадрових документи*.
7. Наведіть вимоги до тексту кадрових документів.
8. Подайте класифікування кадрової документації.
9. Опишіть первинну облікову кадрову документації».
ІаГ Опишіть особову та особисту документацію.
11. Опишіть організаційно-розпорядчу документацію.
12. Опишіть звітно-статистичну документацію.
Перелік додатків до Модуля 2
1. Формуляр-зразок службового документа......................... 132
2. Основні вимоги до реквізитш службового документа... 133
3. Форма статуту ........................................................................ 138
4. Форма структури і штатної чисельності........................... 139
5. Форма положення про організацію................................... 140
6. Форма посадової шструкції............................................... 141
7. Форма штатного розпису................................................... 142
8. Зразок оформлення правил внутрипнього трудового розпорядку 143
9. Зразок колективного договору між уповноваженим власником підприємства органом і трудовим колективом
на 200_ р.................................................................... **......... 149
10. Форма акта........................................................................ 161
Додаток 2.Ї
Формуляр-зразок службового документа
I) зображення Державного герба України, герба Автономної Рес
публіки Крим;
2} зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування);
3) зображення нагород;
4) код організації;
5) код форми документа;
6) назва організації вищого рівня;
7) назва організації;
8) назва структурного підрозділу організації;
9) довідкові дані про організацію;
10) назва виду документа;
II) дата документа;
12) реєстраційний іїздекс;
13) посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;
14) місце складання або видання документа;
15) гриф обмеження доступу до документа;
16) адресат;
17) гриф затвердження документа;
18) резолюція;
19) заголовок до тексту документа;
20) відмітка про контроль;
21) текст документа;
22) відмітка про наявність додатків;
23) підпис;
24) гриф погодження документа;
25) візи документа;
26) відбиток печатки;
27) відмітка про завірення коп||
28) прізвище виконавця і номер його телефону;
29) відмітка про виконання документа і направлення його до справи;
30) відмітка про наявність документа в електроншй формі;
31) відмітка про надійдення документа до організації від адресанта;
32) запис продержавну реєстрацію.
Додаток 2.2
Основні вимоги до реквізитів службового документа
| ц | Зображення Державного герба України | Розміщують на бланках документів відповідно до Постанови Верховної Ради України «Про Державний герб України»; герба Автономної Республіки Крим — відповідно до нормативно-правових актів Автономної Республіки Крим. |
| 2. | Зображення емблеми організації або товарного знака | Відповідно до статуту (положення) розміщують з лівого боку від назви організації. Зображення емблеми реєструють згідно з установленим порядком. Емблему не відтворюють на бланку, якщо розміщено зображення Державного герба України. |
| 3. | Зображення нагород | Відтворюють на бланках документів згідно із законодавством і розміщують на лівому березі бланка на рівні реквізитів 07 і 08. |
| 4. | Код організації | Проставляють за ЄДРПОУ [15] після реквізиту довідкові дані про організацію (09). |
| 5. | Код форми документа | Проставляють згідно з ДК010 вище реквізиту назву виду документа (10). |
| 6. | Назва організації вищого рівня | Зазначають скорочено, а в разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення — повністю. |
| 7. | Назва організації — автора документа | Повинна відповідати назві, зазначеній у його установчих документах. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в статуті (положенні про організацію). Скорочену назву подають у дужках (або без них) нижче від повної, окремим рядком у центрі. |
| 8. | Назва структурного підрозділу організації | Зазначають тоді, коли вони — автори документа, розміщують нижче від реквізиту 07. |
| 9. | Довідкові дані про організацію | Містять: поштову адресу та інші відомості (номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо), їх розміщують нижче від назви організації або структурного підрозділу. |
| 10. | Назва виду документа | Має відповідати переліку форм, які використовують в організації. Перелік містить назви уніфікованих форм документів згідно з ДК 010 та назви інших документів, що відповідають організаційно-правовому статусу організації. У листі назву виду документа не зазначають. |
Продовження додатока 2.2
Продовження додатока 2.2
| 11. | Дата документа | Це дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації, яку оформлюють цифровим способом. Елементи дати подають арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлювання дати, наприклад: 29 січня 2001 року. |
| 12. | Реєстраційний індекс документа | Складають з його порядкового номера, який можна доповнювати за рішенням організації індексом, справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавця тощо. Місце розташування цього реквізиту залежить від бланка та виду документа. Якщо документ підготували дві чи більше організацій, то реєстраційний індекс складають із реєстраційних індексів кожної з цих організацій, які проставляють через правобіжну похилу риску згідно з послідовністю підписів авторів документа. |
| 13. | Посилання на реєстраційний індекс і дату документа | Містить реєстраційний індекс і дату того документа, на який дають відповідь. Цей реквізит розташовують нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеціально відведеному місці на бланку. |
| 14. | Місце складення або видання документа | Зазначають на всіх документах, крім листів, у яких ці відомості визначають із реквізиту «Довідкові дані про організацію», і розміщують на рівні або нижче від реквізитів 11,12. |
| 15. | Гриф обмеження доступу до документа | Проставляють без лапок праворуч у верхньому куті на першій сторінці документа. За потреби його доповнюють даними, передбаченими нормативно-правовими актами, які регламентують порядок ведення діловодства, що містить інформацію обмеженого доступу. |
| 16. | Адресат документа | Можуть бути організації, їх структурні підрозділи, посадові особи та громадяни. У разі адресування документа організації або її структурному підрозділові без зазначення посадової особи їхні назви подають у називному відмінку. У разі адресування документа керівникові установи або його заступникові назва установи входить до складу назви посади адресата. Якщо документ надсилають посадовій особі, назву установи зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата — у давальному. Якщо документ адресують багатьом однорідним організаціям, адресати зазначають узагальнено. До реквізиту «Адресат» входить поштова адреса. |
| Порядок і форма запису відомостей про поштову адресу установи мають відповідати правилам надавання послуг поштового зв'язку. Якщо документ надсилають фізичній особі, то у називному відмінку зазначають прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс. | ||
| 17. | Гриф затвердження | Складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціалу(-ів) і прізрйшда особи, яка затвердила документ, дати затвердження. У разі затвердження документа кількома посадовими особами 'цсні грифи затвердження розташовують на одному рівні. Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назви, дати і номера затверджувального документа у називному відмінку. |
| 18. | Резолюція | Складається з прізвища виконавця (виконавців) у давальному відмінку, змісту доручення, терміну виконання, особистого підпису керівника, дати. Резолюцію треба ставити безпосередньо на документі, нижче від реквізиту «Адресат», паралельно до основного тексту або на вільній площі лицьового боку першого аркуша, але не на березі документа, призначеного для підшивання. Якщо на докуменй немає вільного місця для резолюції, дозволено оформлювати її на окремих аркушах або спеціальних бланках |
| 19. | Заголовок до тексту документа | Повинен бути узгоджений з назвою документа і містити короткий виклад його основного смислового аспекту. Заголовок відповідає на питання «про що?», «кого?%( «чого?*і Наприклад, наказ (про що?) про створення станови; посадова інструкція (кого?) секретаря-референта; протокол (чого?) засідання правління. Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволено подавати без заголовка. |
| 20. | Відмітка про контроль | Контроль за виконанням документа позначають літерою «К», словом або штампом «Контроль» на лівому березі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту. |
| 21. | Текст документа | Містить інформацію, заради зафіксування якої було створено документ. Організації здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування українською мовою. У населених пунктах країни, ще більшість населення становлять громадяни, які належать |
Продовження додатока 2.2
Закінчення додатока 2.2
| 21. | Текст документа | до національних меншин, тексти документів у внутрішньому діловодстві, поряд із державною мовою можна складати мовою відповідної національної меншини у порядку, встановленому законодавством. Документи, які надсилають зарубіжним адресатам, можна оформлювати українською або мовою країни адресата чи однією з мов міжнародного спілкування. |
| І2. | Відмітка про наявність додатків | Розміщують під текстом документа. Наявність додатків, повну назву яких наводять у тексті, фіксують за такою формою: Додаток: на 5 арк. у 2 прим. Якщо документ має додатки, повних назв яких немає в тексті, то ці назви треба подати після тексту, зазначивши кількість аркушів у кожному додатку та кількість їхніх примірників. Додаток до розпорядчого документа повинен мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер. Відмітку роблять у верхньому правому куті першого аркуша додатка. |
| 23. | Підпис '"■'•V | Складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку, скороченої — на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища. Якщо документ підписують кілька осіб однакових посад, то їхні підписи розташовують на одному рівні. Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар. У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначено в документі, документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або Я заступник. У цьому випадку обов'язково зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом), наприклад: «Виконувач обов'язків», «Заступник». Підписувати документ із прийменником «за» або ставити правобіжну похилу риску перед назвою посади не дозволено. |
| 24. | Гриф погодження | Розміщують нижче від реквізиту «Підпис». Він складається зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), назви посади особи, яка погоджує документ (разом з назвою організації), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища, дати погодження. |
| 25. | Віза | Візою оформлюють внутрішнє погодження документа. Віза складається з назви посади, особистого підпису, ініціалів і прізвища особи, яка візує документ, дати завізування. Візу розміщують нижче від реквізиту 23, як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша документа. Візу ставлять на примірниках документів, які залишають в організації. |
| 26. | Відбиток печатки | Засвідчує на документі підпис відповідальної особи. Перелік документів на які ставлять відбиток печатки, визначає організація на підставі нормативно-правових актів. Його подають в інструкції з діловодства організації. Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останні кідька літер назви посади особи, яка підписала документ. |
| 27. | Відмітка про засвідчення копії документа | Складають зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляють нижче від реквізиту 23. |
| 28. | Прізвище виконавця документа і номер його телефону | Зазначають на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа. |
| 29. | ВідміЦО про виконання документа і направлення його до справи | Ставлять у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Вона містить такі дані: посилання на дату і номер документа про його виконання або коротку довідку про виконання, слова «До справи», номер справи, в якій документ буде зберігатися, дату направлення документа до справи, назву посади і підпис виконавця. |
| ЗО. | Відмітка про наявність документа в електронній формі | Містить повне ім'я файла і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. ГГ ставлять у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. |
| 31. | Відмітка про надійдення документа до організації | Містить такі дані: скорочену назву організації, дату (за потреби — годину і хвилину) надходження документа і реєстраційний індекс документа, які ставлять у правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Відмітку про надійдення документа до організації доцільно ставити за допомогою штампа. |
| 32. | Запис про державну реєстрацію | Фіксують тільки на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України «Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади». Його розташовують після номера акта чи після грифа затвердження. .... |
Додаток 2.3
Форма статуту (формат А4)
Додаток 2.4
Форма структури і штатної чисельності (формат А4)
Відмітка про державну Гриф затвердження
реєстрацію
Відбиток печатки Відбиток печатки
реєструвального організації
органу
СТАТУТ
Структура тексту статуту організації
1. Загальні положення.
2. Мета та предмет діяльності організації.
3. Юридичний статус організації.
4. Органи управліїшя організації.
5. Трудовий колектив.
6. Майно організації.
7. Фонди організації.
8. Облік та фіїтансова звітність.
9. Розподіл прибутків і відшкодування збитків.
10. Зовніїпньоекономічна діяльність.
11. Реорганізація та припинення діяльності організації.
12. Внесення змін та доповнень до Статуту.
Гриф затвердження Відбиток печатки
СТРУКТУРА І ШТАТНА ЧИСЕЛЬНІСТЬ на_______ рік
(назва організації)
| № з/п | Назва структурного підрозділу та посад | Кількість штатних одиниць |
Назва посади заступника
кершника організації__________ Ініціал (и), прізвище
(підпис) Візи
Гриф погодження (за потреби) Відбиток печатки (за потреби)
Додаток 2.5
Форма положення про організацій < (формат А4)
Додаток 2.6
Форма інструкції (формат А4)
Зображення Державного герба України або емблеми організації
Назва організації вищого рівня Гриф затвердження
Назва організації Відбиток яечатки
(за потреби)
ПОЛОЖЕННЯ
про
(назва організації)
00.00.0000 №_____________
Місце складення
Структура тексту
1. Загальні положення.
2. Основні завдання.
3. Функції.
4. Права та обов'язки.
5. Керівництво.
6. Майно та засоби (кошти). ^Контроль, перевірка та ревізія діяльноей. —
8. Взаємовідносини (зв'язки) з іншими організаціями.
9. Реорганізація та ліквідація.
Назва посади
керівника організації__________ Ініціал (и), прізвище
(підпис) Візи (за потреби) Гриф погодження (за потреби)
| Зображення Державного герба України або емблеми організації (за потреби) | |
| Назва організації вищого рівня Назва організації | Гриф затвердження |
| ІНСТРУКЦІЯ 00.00.0000 № | |
| Місце складення | |
| Заголовок до тексту | |
| (Текст інструкції складається з розділів, які також можуть поділятися на підрозділи, пункти та підпункти. Виклад тексту має бути від третьої особи) | |
| Назва посади керівника структурного підрозділу Іні | ціал(и), прізвище |
| (підпис) | |
| Візи (за потреби) Гриф погодження (за потреби) |
Додаток 2.7
Додаток 2.8
Форма штатного розпису (формат А4)
ЗАТВЕРДЖЕНО зборами трудового колективу
Гриф затвердження Відбиток печатки
ШТАТНИЙ РОЗПИС на______ рік
(назва організації)
| № з/п | Назва структурного підрозділу та посад | Кількість штатних одиниць | Посадовий оклад (грн) | Надбавки, доплати (грн) | Фонд заробітної плати на місяць (гри) | |||
Назва посади заступника
керівника організації___________ Ініціал (и), прізвище
• фчідпис)
Назва посади керівника
фінансової служби____________ Ініціал(и), прізвище
(підпис)
Гриф погодження (за потреби) Відбиток печатки (за потреби)
(повна назва підприємства)
протокол №_
від «_ »___ 20_ р.
ПРАВИЛА
ВНУТРІШНЬОГО
ТРУДОВОГО РОЗПОРЯДКУ
(повна назва підприємства)
Загальні положення
1.1. Правила внутрішнього трудового розпорядку (далі — Правила)
(повна назва підприємства) розроблено відповідно до чинного законодавства України з метою забезпечення чіткої організації праці, належних безпечних умов праці, підвищення її продуктивності та ефективності, зміцнення трудової дисципліни.
1.2. Трудова дисцишгіна забезпечується створенням адмініс
трацією підприємства необхідних організаційних та економічних
умов для високопродуктивної праці, відповідальним ставленням
праціїшикїв до роботи, а також заохоченнями за сумлінну працю.
До пращвникш, які порушують трудову дисципліну, за необхідності застосовуються заходи дисциплшарного впливу.
1.3. Правила є обов'язковими для виконання сторонами тру
дових відносин.
Порядок прийняття на роботу та звільнення працівників
2.1. Працівники реалізують свої здібності до продуктивної праці через укладання трудового договору (для окремих працівників — контракту, якщо для них чинним законодавством України передбачено контрактну систему найму).
При прийнятті на роботу працівники мають подати:
♦ паспорт;
♦ трудову книжку, оформлену в установленому порядку. Особи, які вперше шукають роботу і не мають трудової книжки, повинні пред'явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку. Військовослужбовці, звільнені зі Збройних Сил України, Національної гвардії України, Служби безпеки України, Прикордонних військ України, Цивільної оборони України, Управління охорони вшцих посадових осіб України та інших військових формувань, створених відповідно до законодавства України (далі — Збройні Сили України та інші війська), та військовослужбовці, звільнені зі Збройних Сил колишнього Союзу РСР і Збройних Сил держав — учасниць СНД, пред'являють військовий квиток. Звільнені з місця відбування кримінального покарання зобов'язані пред'явити довідку про звільнення;