Зведена номенклатура справ установи

Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу канцелярія зводить в єдину (зведену) номенклатуру справ установи (додаток 23).

Організації, які належать до сфери управління установи, складають окремі номенклатури, які не включають у зведену номенклатуру справ установи.

Під час розроблення єдиної номенклатури справ установи, крім зведення номенклатур структурних підрозділів, вивчають і аналізують діяльність установи загалом. Для цього використовують положення (статути) про установи та їх структурні підрозділи, штатні розписи, типові чи примірні номенклатури, номенклатури та описи справ за минулі роки, класифікатори документів і кореспондентів, що ведуть в установі, РКК, типові та відомчі переліки документів із зазначенням термінів їх зберігання, а також враховують завдання установи на наступний рік.

Під час складання зведеної номенклатури справ можна використовувати структурний або функціональний принцип внутрішньої побудови.

Структурний принцип використовують у разі чітко встановленої в установі структури. Розділами у такій номенклатурі справ є найменування структурних підрозділи), які розміщують у відповідності із затвердженою структурою Як перший розділ вказують загальний відділ (канцелярію).

Всередині розділів номенклатури справи розміщують за ступенем їх важливості з урахуванням взаємозв'язку документів, що в них розміщені.

Порядок розміщення справ у межах розділів номенклатури:

- документи директивних органів;

- організаційно-нормативна документація (статути, положення);

- розпорядча документація установи (накази, роз­порядження);

- планово-звітна документація;

- листування; в групі листування першими розміщують, справи, які містять листування з вищими органами державної влади.

Функціональний принцип, тобто за напрямами діяльності, використовують у разі розподілу основних напрямів діяльності між структурними підрозділами, службами та окремими виконавцями. Розділи та підрозділи номенклатури справ установи, побудованої за таким принципом, відображають управлінські функції та галузі і розміщуються в ній за ступенем важливості. Наприклад, планування, фінансування тощо.

До зведеної номенклатури справ установи включають найменування:

- справ, що відображають всі документовані ділянки роботи установи;

- справ, не закінчених діловодством, що надійшли від інших установ для їх продовження, в тому числі документи, створені за допомогою ПК;

- справ з питань, вирішення яких триває понад рік (перехідні справи); їх вносять до номенклатури кожного року протягом усього терміну їх вирішення;

- справ громадських організацій (профспілкової, громадських товариств); їх розміщують в кінці номенклатури після справ основних структурних підрозділів.

У номенклатуру справ не включають збірники законодавчих актів та постанов Кабінету Міністрів України, розрядження Адміністрації Президента України, друковані видання (книги, брошури, бюлетені, реферативні журнали, довідники тощо).

Найменування справ у номенклатурі у стислій формі, конкретно відображають зміст документів. Основною і п піною найменування справи є виклад змісту питання, з якого її заводять.

Усім структурним підрозділам установи за номенклатурою справ присвоюють умовні позначення - індекси (арабськими цифрами). Кожна внесена в номенклатуру справа має індекс, який складається з поєднання індексу структурного ні і розділу та номеру справи за номенклатурою цього Підрозділу.

Протягом усього терміну дії номенклатури в ній і своєчасно роблять відмітки про заведення справ, про передачу їх в архів, про перехідні справи, про осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в інші установи для продовження. Ці відмітки слід робити у графі "Примітки".

Введення будь-яких нових справ поза номенклатурою не дозволено.

У кінці ділового року номенклатуру справ установи обов'язково закривають підсумковим записом. Підсумковий запис затверджує своїм підписом керівник діловодної служби. Про наявність заведених за рік справ повідомляють архівний підрозділ установи.

Зведену номенклатуру справ складають наприкінці поточного року (не пізніше листопада-грудня). Після остаточного доопрацювання її погоджують з експертною комісією установи і експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву. Зведену номенклатуру справ стверджує керівник установи. Установи, які не передають документи на державне зберігання, погоджують номенклатури справ з експертною комісією органів вищого рівня. Після цього номенклатуру вводять в дію з 1 січня нового календарного року.

Зведену номенклатуру справ друкують у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з архівними установами. Примірники зведеш номенклатури справ розподіляють в такому порядку:

- перший - зберігають у справі в канцелярії;

- другий - передають до архівного підрозділу установи для здійснення контролю за формуванням справ у структурі них підрозділах;

- третій - надсилають до відповідної державної архівні установи, з якою погоджено зведену номенклатуру справи;

- четвертий - розподіляють за розділами між відповіднимиструктурними підрозділами для практичної роботи.

Зведена номенклатура справ підлягає повторити перескладанню і перепогодженню з відповідним державним архівом один раз на п'ять років або у разі змін у структурі, функціях та характері роботи установи.

7.4. "Перелік типових документів" як основний

нормативний документ для визначення термінів

зберігання документів

Основним нормативним документом для визначений термінів зберігання документів та їх відбору для передавання до складу Національного архівного фонду (НАФ) України абодля знищення документів є "Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств із зазначенням термінів зберігання документів" (Київ 1997). Цеп перелік складено Головним архівним управлінням при Кабіни Міністрів України та Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства.

Перелік включає документи, що утворюють під ч;п документування управлінських функцій в органах державної влади, місцевого самоврядування та інших установах.

Перелік використовують під час формування справ підготування різних видів номенклатур справ, розроблення і класифікації документів та галузевих переліків із зазначенням термінів їх зберігання, а також у практичній роботі експертно-перевірних комісій державних архівів та експертних комісій установ.

Перелік побудовано за функціональним принципом і включає розділи, які відображають основні напрямки діяльності фондоутворювачів, що властиві їм незалежно від рівня в системі управління і галузевої належності.

Документи у розділах і підрозділах розміщено у логічній послідовності за ступенем значущості їх видів і питань, які в них відображено.

Статті переліку мають наскрізну нумерацію. Перелік дає узагальнене найменування кожного виду документа. Терміни зберігання документів диференційовано за двома групами організацій:

- організації, внаслідок діяльності яких утворюються документи, що мають наукову, історико-культурну цінність пі тягають включенню до складу НАФ;

- організації допоміжного характеру, безпосередньо від яких документи до складу НАФ не входять.

Обчислення термінів зберігання документів проводять 1 січня року, який йде за роком закінчення їх діловодством. Наприклад, термін зберігання справ, закінчених діловодством у 2003 році, починається з 1 січня 2004 року.

Обчислення терміну зберігання документів, яким встановлено термін зберігання 75 років - "В", слід проводити і урахуванням віку людини (позначеного літерою "В") на Момент закінчення справи. Тривалість зберігання документа після закінчення у діловодстві повинна дорівнювати різниці років - "В", де "В" - вік особи на момент закінчення документа.

Відмітка "доки не мине потреба" означає, що документація має тривале практичне значення. Термін її зберігання визначають самі організації.

Терміни зберігання документів, визначені у цьому переліку, є мінімальними. Їх не можна скорочувати. Підвищення термінів зберігання документів, передбачених цим переліком, дозволено у випадках, якщо ця необхідність зумовлена спеціальними особливостями роботи конкретної фірми.

Примітки, що застосовано у переліку, коментують і уточнюють терміни зберігання документів.

Формування справ

Терміни "справа", "формування справ" стандартизо­вано. У державному стандарті - ДСТУ 2732-94 "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення" - так сформульо­вано їх означення:

Справа - це сукупність документів або документи, які стосуються одного питання чи ділянки діяльності й уміщені в окрему обкладинку.

Формування справ - це визначення належності до­кументів до певної справи та систематизація документів усередині справи.

Формування справ передбачає групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

Під час формування справ слід дотримуватися таких правил:

1. У справу підшивають документи, роботу з яким закінчено; кожний документ, внесений до справи, має бути належним чином і правильно оформлений (містити позначку про виконання документа і направлення його до справи).

2. До справи вносять лише один примірник - оригінал документа (у разі його відсутності - копію, засвідчену її установленому порядку).

3. Групувати у справи документи одного діловодного року, за винятком особових, судових, перехідних справ. Особові справи формують протягом всього часу роботи особи в установі.

4. Групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового термінів зберігання. Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи установи, документи постійного та тимчасового термінів зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можна групувати протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або перед передачею справи в архівний підрозділ установи документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою: в одній справі документи постійного, в іншій - документи тимчасового терміну зберігання.

5. Включати до справи документи тільки з одного питання або з групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс; спочатку - ініціативний документ, а потім - всі інші в логічній послідовності.

6. Якщо документи за своїм змістом і терміном зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводять нову справу з обов'язковим внесенням її найменування та терміну зберігання в чинну номенклатуру справ.

7. Документи, створені за допомогою ПК, групують у справи на загальних підставах.

8. Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (ЗО­НІ мм завтовшки).

9. У справу не підшивають чорнові, особисті, дублетні документи, документи, що підлягають поверненню, та розмноженнякопії.

10. Документи в середині справи групують у хроно­логічному чи логічному порядку або їх поєднанні.

Розпорядчі документи разом з додатками групують у справи за їх характером і хронологією.

Статут установи та інші засновницькі документи вміщують в окрему справу.

Статути, положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них, а через це їх розміщують разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують в окремі справи.

Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані і їх виконанням, групують у справи за напрямами діяльності установи. За невеликої кількості таких документів і формують в одну справу. Усередині справи документ систематизують за датами доручень.

Документи засідань колегіальних органів групують у дві справи: протоколи і документи до них (доповіді, довідки тощо); документи з організації засідань (порядок денним проекти та копії рішень тощо). Протоколи групують у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизують за датами та номерами протоколів; всередині групи документів, що стосуються одного протоколу, - запорядком денним. Протоколи загальних зборів акціонери зберігають окремо від протоколів засідань Ради директорів. Додатки та доповнення підшивають до відповідних протоколів.

Контракти (договори) підприємства поділяють на дні групи і зберігають у різних справах. Першу групу становлять, комерційні контракти (договори) між підприємствами, другу - трудові контракти, трудові договори, трудові угоди.

Затверджені плани, звіти, кошториси групують у справах окремо від проектів цих документів.

Листування групують за змістом та кореспондентським принципом і систематизують у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.

Накази про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників, про надання відпусток, про накладення стягнення на працівників, відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань тощо, групують у різні справи.

Документи з особового складу установи (особові справи, особові картки) розташовують в алфавітному порядку прізвищ працівників.

Документи в особових справах групують у хроно­логічному порядку їх надходження у такій послідовності:

- внутрішній опис документів, включених до справи;

- заява про прийняття на роботу;

- скерування або подання;

- особовий листок обліку кадрів;

- автобіографія;

- документи про освіту;

- витяги з наказів про призначення, переведення, звільнення;

- доповнення до особового листка обліку кадрів;

- доповнення до особового листка про заохочення;

- довідки та інші документи.

Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групують в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включають.

Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не виключають у зв'язку із внесенням відомостей про це у доповнення до особового листка обліку кадрів.

Особові рахунки працівників та інші подібні документи математизують в межах року за прізвищами в алфавітному порядку.

Методичне керування і контроль за формуванням справ п установі та її структурних підрозділах здійснює загальний відділ (канцелярія).

7.6. Оперативне зберігання документів

Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архівний відділ установи зберігають за місцем їх формування у справах. З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщують відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначають індекси за номенклатурою.

У разі зберігання справ у структурних підрозділах збереження документів і справ забезпечують керівники структурних підрозділів і посадові особи, відповідальні за діловодство.

З метою забезпечення збереження документів справи повинні зберігатися у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.

Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегіальних органів зберігає відповідальний секретар. На стрічці і коробці роблять відмітка про дату засідання і час запису. Секретар відповідає за їх збереження.

Документи, створені за допомогою ПК, зберігають на загальних підставах.

Видачу справ у тимчасове користування стороннім установам здійснюють з дозволу керівника установи. На видану справу заводять карту-замінник, у якій зазначають структурний підрозділ, номер справи, дату її видачі, кому видано справу, дату її повернення. Передбачено графи для підписів про одержання й повернення справи.

Вилучення документа із справи постійного терміну зберігання заборонено. У виняткових випадках вилучення документа дозволено з дозволу керівника установи після обов'язкового залишення у справі завіреної копії документа.

Основні терміни та їх означення

Номенклатура справ - обов'язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік найменувань справ, що формують в її діловодстві, із зазначенням термін зберігання справ.

Типова номенклатура справ - типовий систематизо­ваний перелік найменувань справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації.

Примірна номенклатура справ- примірний системати­зований перелік справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою.

Індекс справи - умовне позначення (арабськими цифрами) справи, встановлене номенклатурою справ.

Індекс структурного підрозділу установи- це умові її-позначення (арабськими цифрами) структурного підрозділу, встановлене номенклатурою справ.

Справа- це сукупність документів або документи, які і псуються одного питання чи ділянки діяльності й уміщені і окрему обкладинку.

Формування справ - це визначення належності документів до певної справи та систематизація документів усередині справи.

ТЕМА 8.

Робота з документами, що містять конфіденційну інформацію

План

8.1. Конфіденційна інформація

8.2. Види конфіденційної інформації

8.3. Захист конфіденційної інформації

8.4. Особливості оформлення та реєстрації до­кументів, що містять конфіденційну інформацію

8.5. Формування справ документів з грифом "КТ" ти їх використання

8.1. Конфіденційна інформація

В умовах конкуренції між фірмами актуальною проблемою стає збереження конфіденційної інформації, що становить їхню комерційну таємницю. Роботу з документами що містять конфіденційну інформацію, регламентую "Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ та інших матеріальних носіїв інформації які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави", "Інструкція про порядок відбору та передачі секретних документів на архівне зберігання", затверджена наказом Державного комітету України з питань державні секретів та технічного захисту інформації та Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 3 березня 1997 р. № 25/7.

Комерційна таємниця - це виробнича, науково-технічна, фінансова та інша інформація, яку використовуюдля досягнення комерційних цілей (одержання прибутку, уникнення збитків, чесного здобуття переваги над конкурентами) і яку вважають конфіденційною. До конфіден­ті тої інформації належать також ідеї, винаходи, відкриття, технології, індивідуальні особливості комерційної діяльності, які дають змогу успішно конкурувати.

Для організації збереження конфіденційної інформації комерційного підприємства необхідно провести комплекс заходів у двох напрямах:

- визначити інформацію, що становить комерційну таємницю, враховуючи її дійсну чи потенційну комерційну важливість;

- забезпечити порядок її захисту, що передбачає відсутність вільного доступу до інформації на законних підставах, вжиття заходів власником інформації для її охорони та збереження конфіденційності.

Якщо всі ці умови не виконано, то підприємство не матиме ні підстав для притягнення працівників до відповідальності за розголошення чи передання інформації, що містить комерційну таємницю.

8.2. Види конфіденційної інформації

Інформацію, яка становить комерційну таємницю, можна поділити на два види: науково-технічна (техно­логічна) інформація і ділова інформація.

До конфіденційної науково-технічної інформації належать:

- методи та способи виробництва (особливо нові розробки);

- нові технології;

- напрямки модернізації відомих технологій та процесів;

- відомості про конструкцію машин та обладнання;

- креслення;

- схеми;

- програмне забезпечення ПК.

До конфіденційної ділової інформації належать:

- відомості про розміри прибутків, собівартість ви­пущеної продукції;

- плани та обсяги реалізації продукції (план марке­тингу, відомості про характер і обсяг торговельних операцій, ціни, наявність товарів);

- відомості про фінансовий аспект діяльності підприємства (за винятком фінансових звітів);

- плани рекламної діяльності;

- списки торговельних та інших клієнтів, посередників, конкурентів, відомості про їхнє фінансове становище;

- відомості про умови чинних контрактів, договорів та тих, що готуються до укладання.

Склад та обсяг відомостей, що становлять комерційну таємницю, порядок схоронення та доступу до конфіденційної інформації, а також правила її використання визначні керівник.

8.3. Захист конфіденційної інформації

Органи державної влади та місцевого самоврядуванні) не мають права втручатися у встановлення та схоронення комерційної таємниці (крім випадків передбачених чинним законодавством).

Основна мета захисту конфіденційної інформації полягає в тому, щоб запобігти розголошенню інформації Т| заволодінню нею конкурентами. Часто необхідно її забезпечувати захист і чужих комерційних таємниць, про які можна довідатися з "додаткових" джерел. Якщо не буде такого захисту, то підприємство може втратити клієнтів, вигідних партнерів.

Захист комерційної інформації полягає у здійснене таких заходів:

- забезпечення обліку і збереження документів, ям містять комерційну таємницю;

- використання організаційних, технічних та інших засобів захисту конфіденційної інформації;

- обмеження доступу до носіїв конфіденційної інформації;

- встановлення правил зарахування інформації до комерційної таємниці;

- розроблення інструкцій стосовно дотримання режиму і конфіденційності та виконання їх особами, які мають доступ ю конфіденційної інформації;

- здійснення контролю за дотриманням встановленого режиму охорони комерційних таємниць.

З метою обмеження доступу до інформації, що містить комерційну таємницю, керівник повинен видати спеціальний наказ про:

- введення "Переліку відомостей, що містять комерційну таємницю підприємства";

- заходи щодо охорони цих відомостей;

- визначення кола осіб, які мають доступ до цієї інформації;

- правила роботи з документами, що мають гриф комерційна таємниця".

Відповідальні працівники повинні під розписку ознайомитися з наказом і додатком до нього - переліком відомостей, що становлять комерційну таємницю певного підприємства.

Примірний перелік відомостей, що становлять комерційну таємницю акціонерного товариства:

- Розмір кредитів товариства;

- Обсяг виготовленої продукції (протягом місяця, року);

- Назви фірм-конкурентів;

- Розмір прибутку, що одержує товариство (протягом місяця, року);

- Розподіл прибутку;

- Цілі, завдання і тактика ведення переговорів з діловими партнерами;

- Умови комерційних контрактів, платежів, послуг;

- Ступінь зацікавленості у придбанні товарів та послуг;

- Заробітна плата працівників товариства;

- Характер та репутація персоналу товаристві:

- Регіони збуту продукції;

- Напрямки маркетингових досліджень товариства.

8.4. Особливості оформлення та реєстрації

документів, що містять конфіденційну інформацію

Діловодство у разі роботи з документами, що містять комерційну таємницю, має особливості. Так, керівник підприємства своїм наказом призначає посадову особу, якавідповідає за облік, зберігання та використання документів,що мають гриф обмеження доступу. Нею може бути працівник, для якого робота з документами належить до основин службових обов'язків або відповідальний працівник, для якого виконання цих функцій становитиме додаткове навантаження.

Гриф конфіденційності означає, що право власності на інформацію, яку містить документ, належить підприємству.

Якщо інформація, що становить комерційну таємницю міститься в документах, які належать підприємствам партнерам, то про її нерозголошення має бути зазначено тексті (текстах) договору (договорів) між цими підприємствами.

Якщо на документі не проставлено гриф обмеженим доступу і в тексті немає вказівок про конфіденційність це означає, що автор та особи, які підписали чи затвердили документ, передбачали всі можливі наслідки вільної (без обмеження доступу) роботи з документом.

Виготовлення (друк) документів з грифами "Комерційні таємниця", "Таємно", "Цілком таємно" здійснюю 11, централізовано, у спеціально відведених приміщеннях, куди не мають доступу сторонні особи.

Віддруковані і підписані документи передають дим реєстрації посадовій особі, яка відповідає за їх облік. Усі документи, що містять конфіденційну інформацію, реєструю І її окремо від інших документів у "Журналі реєстрації документів з грифом "Комерційна таємниця" (додаток 24).

Ця ж відповідальна особа знищує чернетки та варіанти документа, засвідчивши факт знищення записом на копії і того документа. Наприклад "Чернетка (варіанти) документа знищено. Підпис. Дата.".

Усі документи, які надходять з грифом "КТ", одержує відповідальна особа чи секретар-референт, яка обов'язково перевіряє кореспонденцію на цілісність. Якщо якихось документів не вистачає, то складають акт (у двох примірниках один з яких надсилають адресатові).

8.5. Формування справ документів з грифом "КТ"

та їх використання

Документи з грифом "КТ" формують в окрему справу, на обкладинці якої в правому верхньому куті роблять позначку "Комерційна таємниця". На звороті обкладинки цінують список працівників, які мають право користуватися документами, внесеними у певну справу.

Такі справи зберігають у сейфі, який опечатує посадова особа, відповідальна за їх збереження. Доступ до цього сейфа іншим працівникам заборонено.

Документи з грифом "КТ" видають тільки тим працівникам, які мають право користуватися цими документами. Видачу документів з грифом "КТ" реєструють у спеціаль­ному журналі (додаток 25).

Документи, що мають гриф "КТ" видають та приймають під розпис.

Під час зберігання і використання документів з грифом "КТ" заборонено:

- вилучати зі справи чи переносити в іншу справу документи без дозволу керівника та позначок в "Журналі реєстрації документів з грифом "КТ";

- виносити документи з приміщення без спеціального дозволу керівника;

- розмножувати документи без дозволу керівника якщо є дозвіл, то розмноження здійснюють у присутності відповідальної особи, а браковані примірники одразу знищують).

Усі справи, доступ до яких обмежено, обов'язково вносять до номенклатури справ підприємства.

Передаючи справу до архіву, складають окремий опис документів з грифом "КТ". У приміщенні архіву такі документи зберігають в опечатаних скриньках. Несанкціонований доступ до них суворо заборонено.

Після закінчення календарного року керівник своїм наказом призначає спеціальну комісію, яка зобов'язана:

- перевірити наявність усіх документів;

- відібрати документи для зберігання в архіві;

- визначити документи для знищення.

У разі звільнення працівника, який відповідає за роботу з документами з грифом обмеження доступу, проводять, перевірку документів і передають їх новому працівникові, Акт здавання-приймання цих документів затверджує керівник фірми.

Основні терміни та їх означення

Комерційна таємниця- це виробнича, науково технічна, фінансова та інша інформація, яку використовують, для досягнення комерційних цілей (одержання прибутку, уникнення збитків, чесного здобуття переваги над конкурентами) і яку вважають конфіденційною.

Гриф конфіденційності- це позначення, яке засвідчує право власності підприємству на інформацію, яку містить документ.

ТЕМА 9.

Підготовка справ до зберігання

План

9.1. Мета і основні етапи підготовки документів до зберігання і використання

9.2. Експертиза наукової і практичної цінності документів

9.3. Оформлення справ

9.4. Складання описів справ структурних підрозділів

9.5. Складання зведених описів справ

9.6. Передавання справ до відомчого архіву

9.1. Мета і основні етапи підготовки документів

до зберігання і використання

Підготовка виконаних документів до зберігання і використання є завершальним етапом процесу діловодства

Основна мета впорядкування і зберігання виконаних документів полягає у створенні умов для їх використання і довідковій роботі установ і поповненні Національного архівного фонду.

Підготовка виконаних документів до зберігання і використання охоплює такі етапи:

1. Експертиза наукової і практичної цінності документів

2. Оформлення справ

3. Опис документів постійного й тривалого зберігання

4. Забезпечення збереження документів

5. Передавання справ в архів установи (відомчий архів)

 

9.2. Експертиза наукової і практичної

цінності документів

Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності, встановлення термінів зберігання документів і підбору їх на державне зберігання.

Для організації та проведення експертизи цінності документів в установі та структурних підрозділах створюють Постійну експертну комісію (ЕК), а у відповідному державному архіві - експертно-перевірну комісію (ЕГІК) відповідно до "Порядку утворення та діяльності експертних Комісій з визначення цінності документів", затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 16 листопада 2002 р. № 1739, "Типового положення про експертну комісію державного і комунального підприємства, установи та Організації", затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 29 січня 2003 р. № 16, "Порядку віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, занесення їх до Державного реєстру національного культурного її надбання та зберігання", затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 16 листопада 2002 р. № 1739.

Експертизу цінності документів провадять на підставі номенклатури справ і переліків (типових, відомчих) документів із зазначенням термінів зберігання. За результатами експертизи цінності документів складають описи документів постійного і тривалого термінів зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.

Виділення документів для знищення і складання про це акта провадять після підготовки описів справ постійного і тривалого термінів зберігання за цей же період. Акти про виділення документів для знищення, що не підлягають зберіганню, розглядають на засіданні ЕК одночасно з описами справ. Керівник установи затверджує акти про виділення документів для знищення, що не підлягають зберіганню, після того, як експертно-перевірна комісія відповідного державного архіву затвердить описи справ постійного зберігання (додаток 26).

Після затвердження акта про виділення документів для знищення працівники діловодної служби або архівного підрозділу установи здають зазначені документи господар­ській службі установи або підприємствам із заготівлі вторин­ної сировини.

Оформлення справ

Документи установи групують у справи після закінчення діловодного року. Справи постійного і тривалої термінів зберігання підлягають такому оформленню:

- справи підшивають в обкладинку з твердого картону,

- нумерують аркуші у справі;

- складають підсумковий напис;

- складають (у разі потреби) внутрішній опис документів;

- оформляють обкладинку справи.

Документи тимчасового терміну зберігання, сформовані у справи, не підшивають, аркуші не нумерують, уточнення елементів обкладинки не провадять.

Окремі групи справ постійного терміну зберігання і найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, розпорядженнями, наказами, рішеннями тощо), повинні мати внутрішній опис у справі. Опис розміщують на початку справи і містить зазначення індексів документів у справі, їх короткий зміст, дату і номери аркушів у справі.

Обкладинку справ постійного і тривалого терміти зберігання оформляють за встановленою формою.

Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого термінів зберіганні вносять необхідні уточнення, перевіряють відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документі. У разі потреби до заголовка справи вносять додаткові відомості (проставляють номери наказів, протоколів, види і форми звітності тощо).

Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи. У справі, що містить документи і більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою роблять напис: " Є документи за ... роки ".

На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляють дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати вказують число, місяць і рік. Число і рік позначають арабськими цифрами, назву місяця пишуть словом.

На обкладинці справи ставлять номер справи за описом і за погодженням з архівним підрозділом установи, номер опису і фонду.

У разі зміни назви установи (структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передавання справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці зазначають нову назву установи структурного підрозділу).

Написи на обкладинках справ постійного і тривалого термінів зберігання роблять чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю.

9.4. Складання описів справ структурних підрозділів

За результатами експертизи цінності документів складають описи справ постійного, тривалого термінів зберігання і з особового складу.

Описи справ постійного, тривалого термінів зберігання і особового складу як установи загалом (для установ з централізованим формуванням і зберіганням справ), так кожного структурного підрозділу окремо (для установ із владною структурою) складають за встановленою формою (додаток 27).

Описи справ структурного підрозділу складає посадова особа, відповідальна за стан діловодства у структурному підрозділі. Методичну допомогу в цьому надає архівний підрозділ установи. Опис справ структурного підрозділу складають з до триманням таких правил:

1. Номер опису справ структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери найменування категорії, що входять до опису та двох останніх цифр року, в якому заведено справи, включені до опису. Наприклад, описи справ постійного, тривалого термінів зберігання, з особового складу структурного підрозділу № 4, що входять до номенклатури справ і заведені у 2004 році, будуть мати номери: 4П-04, 4Т-04, 4О/С-04.

2. Графи опису заповнюють відповідно до відомостей, вказаних на обкладинці справи. Опис на справи тривало терміну зберігання повинен мати додаткову графу "Термін зберігання, стаття за переліком".

3. Графу опису "Примітка" використовують для позначок про особливості фізичного стану справ, про пере давання справ іншим структурним підрозділам установи, про наявність копій тощо.

4. Систематизація справ структурного підрозділу, що включені до опису, повинна відповідати систематизації за номенклатурою справ як структурного підрозділу, так і установи загалом.

5. Кожну справу вносять до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожен том (частина) записують до опису під окремим номером.

6. У разі внесення до опису підряд кількох справ і однаковим заголовком зазначають повністю лише заголовні першої справи. Під час запису інших справ заголовок ні повторюють, але інші відомості про справи записують до опису повністю. На кожному новому аркуші опису заголовні повторюють повністю.

7. Справи з особового складу вносять до опису за алфавітом, тематикою, хронологією.

Описи справ ведуть протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

У кінці опису роблять підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що містить опис, перший і останній номери справ за описом, а також вказують особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені Номери справ).

У річний розділ опису вносять також справи, не завершені протягом діловодного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися, роблять напис: "Документи з цього питання див. також у розділі за.....рік , №.....".

Опис справ структурного підрозділу підписує укладач із зазначенням його посади, погоджується з керівником канцелярії, затверджує керівник структурного підрозділу. За наявності в структурному підрозділі ЕК опис до його затвердження розглядає та ухвалює ЕК.

Опис справ структурного підрозділу установи складають у двох примірниках, один з яких передають разом правами в архівний підрозділ установи, а другий і мішають як контрольний примірник у структурному підрозділі. За наявності у структурному підрозділі ЕК опис складають у трьох примірниках, оскільки один примірник опису додають як підставу до протоколу ЕК.

Описи справ структурних підрозділів є підставою для - і надання річного розділу зведеного опису справ установи, і яким справи передають на зберігання до державних архівів.

9.5. Складання зведених описів справ

Зведений опис справ постійного терміну зберігання установи складають у чотирьох примірниках. Він підлягає обов'язковому затвердженню ЕПК відповідного державного архіву через два роки після завершення справ у діловодстві. До державного архіву надсилають всі чотири примірники описів для затвердження. Один з них після затвердження залишають у державному архіві, а решту повертають до установи. Відповідно до затверджених описів установі зобов'язана передати справи до державного архіву в установ­лені терміни.

Зведені описи справ тривалого терміну зберігання складають у двох примірниках і оформляють так, як і зведені описи справ постійного зберігання.

Описи справ тривалого терміну зберігання державний архів не затверджує.

9.6. Передавання справ до відомчого архіву

Відомчий архів є в безпосередньому підпорядкуванні відповідної організації, яка не входить до системи ДАС, або є структурним підрозділом установи. Відомчий архів здійснює зберігання документів міністерств, відомств, установ, організацій і підприємств до передавання їх на державне зберігання.

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) термінів зберігання здають в архівний підрозділ установи для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років) можна передавати в архів установи за погодженням з керівниками.

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого термінів зберігання разом з реєстраційними журналами контрольно-обліковими картками на документи передають в архівний підрозділ установи через 2 роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 2001 рік передають в архівний підрозділ у 2004 році). Справи тимчасового термінів зберігання передають в архівний підрозділ на розсуд керівників установи.

Передавання справ в архівний підрозділ установи здійснюють за графіком, складеним архівом, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівниками установи. Якщо окремі справи необхідно за­тінити у діловодстві для поточної роботи, архівний підрозділ оформляє видачу справ у тимчасове користування.

Приймання (передавання) кожної справи здійснюють працівник архівного підрозділу і працівник діловодної служби ш і не після проведення експертизи її науково-історичної цінності, повного упорядкування та оформлення. Справи постійного і тривалого терміну зберігання передають в архівний підрозділ за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи роблять помітку про її наявність. У кінці кожного примірника опису керівник архівного підрозділу ставить особистий підпис про прийняття справ з обов'язковим зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до архівного підрозділу справ, проставляє дату. Один примірник опису повертають структурному підрозділу, всі інші залишають в архівному підрозділі , установи.

Справи тимчасового терміну зберігання можна передавати в архівний підрозділ за номенклатурою справ.

Справи передають до архівного підрозділу установи зв’язаними належним чином.

Збереження документів в установі забезпечує наявність архівного підрозділу установи згідно із законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи".

Основні терміни

Експертиза цінності документів- це визначення їх цінності, встановлення термінів зберігання документів і відбору їх на державне зберігання.

Опис справ структурного підрозділу- перелік справ, призначений для складання річного розділу зведеного опису справ установи та передавання справ на зберігання до державного архіву.

Зведений опис справ - це перелік справ, призначений для передавання справ до державного архіву.

Відомчий архів - це архів, який перебуває в бо і посередньому підпорядкуванні відповідної організації, яка не входить до системи ДАС, або є структурним підрозділом установи.

ТЕМА 10.

Організація праці діловодної служби

План

10.1. Основні завдання і функції діловодної служби

10.2. Організаційна побудова діловодної служби

10.3. Принципи організації праці діловодного персонал

10.4. Загальне керування діловодними службами

10.5. Функції керівника діловодної служби

10.6. Організація робочого місця секретаря-діловода

10. 7. Умови праці секретаря-діловода.

10.8 Комп'ютеризоване робоче місце секретарі діловода.

10.1. Основні завдання і функції діловодної служби

Роботу діловодної служби регламентують положенням про неї, яке розробляють на основі положення (статуту) при установу і Примірної інструкції з діловодства. Положення про роботу діловодної служби затверджує керівник установи Діяльність працівників діловодної служби регламентують, посадові інструкції, які розробляє керівник діловодної служби на підставі Кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціалістів і службовців, а далі затверджує керівник установи.

Основними завданнями діловодної служби є встановлення єдиного порядку документування і робота з документами в установі на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами.

Реалізуючи своє основне завдання, діловодна служба виконує такі функції:

- розробляє інструкції з діловодства та номенклатури справ;

організовує підготування проектів документів за дорученням керівників установи і структурних підрозділів, забезпечує оформлення і випуск документів;

організовує і забезпечує документаційне та організа­ційно-технічне обслуговування роботи керівників установи;

- організовує друкарське виготовлення, копіювання і теражування документів;

- уніфікує системи документів з урахуванням можливості їх машинного опрацювання, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;

- здійснює контроль за підготуванням та оформленням документів, за їх своєчасним виконанням в установі, вживає одів до скорочення термінів проходження та виконання документів, узагальнює та аналізує відомості про хід і результати цієї роботи;

- приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний розшук, інформування про документи і надає документи;

- забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, збереження, якості опрацювання та використання документів, що створюють під час діяльності установи та організацій, що належать до сфери її управління, для передавання на державне збереження;

- удосконалює форми і методи роботи з документами ц установі та організаціях, що належать до сфери її управ­ління, з використанням організаційної техніки і ПК;

- здійснює організаційно-методичне керування роботою з документами в підрозділах установи;

- організовує підвищення кваліфікації працівників в роботі з документами;

- впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації (УСД), інші нормативи в установі та організаціях, що належать до сфери її управління;

- завіряє печаткою документи у випадках, перед­бачених інструкцією для роботи з документами в установі.

10.2. Організаційна побудова діловодної служби

Основою побудови діловодної служби є прийнята в установі форма її організації. Застосовують централізовану, децентралізовану і змішану форму організації діловодства,

При централізованій формі організації діловодства м операції опрацювання документів зосереджують в єдиному для всього закладу центрі - загальному відділі, канцелярії або в секретаря. Децентралізована форма передбачає розподіл діловодних операцій між структурними підрозділами установи, в яких виконують відносно однорідний набір діловодних операцій. При змішаній формі діловодні операції виконують централізовано (приймання, реєстрація, контро и розмноження документів) і децентралізовано (довідково інформаційне обслуговування, зберігання документів, формування справ). У більшості установ використовують, змішану форму організації діловодства.

Діловодне обслуговування апарату управління можуть здійснювати різноманітні структурні підрозділи.

У центральному апараті вищих органів державної влади функціонують єдині структурні підрозділи - управління справами. До складу управління можуть входити канцелярій секретаріат, інспекція з контролю та інші структурні підрозділи.

В інших апаратах управління основним діловодним підрозділом є загальний відділ або канцелярія, структур яких визначають відповідно до типової структури апарат) управління. Структура діловодної служби залежить від категорії установи (категорію визначають залежно від річного обсягу документообігу установи).

До основних функцій канцелярії належать:

- приймання, реєстрація, розподіл документів і поданий їх виконавцям;

- оформлення і надсилання вихідних документів;

- стенографування і друк документів;

- контроль за термінами їх виконання;

- формування справ і передавання їх в архів;

- зберігання і забезпечення використання документів в діловодстві та архіві установи;

- методичне керування структурними підрозділами в галузі діловодства;

- підвищення кваліфікації діловодного персоналу;

- контроль за веденням діловодства у підвідомчих організаціях.

У невеликих установах, де немає канцелярій, діловодне обслуговування здійснює секретар або спеціально призначений працівник.

З метою регламентації діловодних процесів, прийомів і способів створення та опрацювання документів в установах розробляють інструкції з діловодства.

10.3. Принципи організації праці діловодного

Персоналу

Організація праці діловодної служби ґрунтується на загальних принципах наукової організації праці.

Відповідно до основних положень ЄДСД працівники діловодства (секретарі, діловоди) вважаються технічними виконавцями. їх основне завдання полягає в забезпеченні керівників і фахівців своєчасною і правдивою інформацією, яка необхідна для прийняття управлінських рішень і організації їх виконання, тобто у складанні та оформленні документів, передаванні та опрацюванні інформації.

Організація праці діловодного персоналу повинна відповідати таким основним принципам організації праці:

- спеціалізація, тобто розподіл праці в діловодстві, при якому діловодні процеси і операції виконують у відособлених підрозділах, на визначених робочих місцях;

- пропорційність, тобто врівноважена продуктивність діло­водних служб (окремих груп, робочих місць) за одиницю часу;

- паралельність, тобто паралельне виконання окремих діловодних процесів, операцій з метою скорочення тривалості никлу робіт;

- оптимальна спрямованість, тобто вибір найкоротшого шляху документів від місця їх виникнення до місця використання;

- неперервність, тобто усунення або зменшення різноманітних перерв у діловодному процесі;

- ритмічність, тобто рівномірна робота всіх ланок діло­водства в необхідному ритмі.

На організацію праці діловодного персоналу вилипвають такі фактори, як організаційна побудова служби діловодства, прийоми і методи праці, нормування прані посадовий і кількісний склад працівників та їх кваліфікація, організація робочих місць та умови праці, використання ПК

10.4. Загальне керування діловодними службами

Загальне керування роботою діловодних служб здійснюють керівники установ, їх структурних підрозділів

Ведення діловодства в установах відповідно до вимог державних стандартів, інструкцій з діловодства покладають на діловодну службу установи (управління справами і контролю, загальні відділи, канцелярії, секретарів, окремих працівників, яким доручено вести питання діловодства).

Керівники установ в межах наданих їм прав зобов'язані:

- всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів, оснащенню діловодних служб сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями і локальними обчислювальними мережами на базі П К

- забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства в установі;

- здійснювати контроль за обов'язковим додержанням в установі вимог щодо складання, оформлення документів та організації діловодних процесів;

- вживати заходи для скорочення службового листу­вання;

- не допускати вимагання від працівників структурних підрозділів різних відомостей, звітів, зведень та інших не передбачених нормативно-правовими актами документів, що не зумовлено необхідністю;

- забезпечувати організацію навчання працівників діловодної служби для підвищення кваліфікації.

10.5. Функції керівника діловодної служби

Діловодну службу очолює керівник, якого призначає па посаду і звільняє з посади керівник установи. Керівник діловодної служби повинен мати вищу або середню спеціальну освіту (із стажем роботи в діловодній службі не менше трьох років). Посадова особа, відповідальна за роботу з документами в установі, що не має діловодної служби, повинна мати досвід роботи у діловодній службі не менше трьох років.

Керівник, який очолює діловодну службу, за харак­тером своєї діяльності взаємодіє:

- з керівниками структурних підрозділів та організацій, що належать до сфери його управління, - з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, роботи колегіальних органів, підготовки і подання необхідних керівникам документів, використання інформації в службових цілях;

- з юридичною службою - з правових питань, пов'язаних з підготовкою документів;

- із службами кадрів, праці і заробітної плати - з питань розміщення кадрів, підвищення кваліфікації посадових осіб у роботі з документами;

- із службами матеріально-технічного постачання і господарського обслуговування - з питань забезпечення працівників діловодної служби засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, а також з питань побутового обслуговування;

- з керівниками діловодних служб інших установ - з питань роботи з документами.

Керівник діловодної служби виконує такі функції:

- контролює виконання встановлених правил роботи з документами в установі та підрозділах, що належать до сфері його управління;

- доповідає керівникам установи про стан роботи і документами;

- вносить на розгляд керівників подання про приймання переведення і звільнення працівників діловодної служби, заохочення і накладання стягнень;

- вживає заходи і здійснює контроль за скороченням зайвої документної інформації в установі та організація, що належать до сфери її управління;

підписує і візує документи в межах своєї компенсації

- бере участь у засіданнях колегії, нарадах, які про водять керівники установи.

Керівник діловодної служби має право :

- залучати фахівців структурних підрозділів установи а також організацій, що належать до сфери його управління до підготовки проектів документів за дорученням керівників;

- вимагати від структурних підрозділів установи м організацій, що належать до сфери його управління, відомості, необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;

- повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання у разі порушення встановлених вимог.

На керівника діловодної служби покладено персо­нальну відповідальність за:

- забезпечення дотримання встановленого порядку роботи з документами в установі;

- виконання плану роботи і дотримання необхідних умов праці посадових осіб діловодної служби;

- дотримання трудової і виконавчої дисципліни н колективі діловодної служби.

10.6. Організація робочого місця секретаря-діловода

Робоче місце - це зона трудової діяльності одного чи кількох виконавців, обладнана необхідними засобами для виконання службових обов'язків. Відповідно до чинних норм площу службових приміщень встановлюється з розрахунку 4м2 па одного працівника.

Організація робочого місця - це система заходів для його обладнання засобами і предметами праці та їх функціональ­ного розміщення. Організація робочого місця включає облад­нання робочого місця меблями, канцелярським приладдям, необхідними засобами оргтехніки з урахуванням антропо­метричних показників, технологічне планування та вдоско­налення умов праці.

Персонал діловодної служби також повинен бути за­безпечений довідковими матеріалами, номенклатуру яких визначає характер діяльності установи.

Раціональна організація робочого місця передбачає також визначення найбільш та найменш зручних зон в приміщенні для виконання трудових операцій. Залежно від нього фактора розміщують меблі, обладнання та допоміжне приладдя, необхідне для роботи.

Для раціональної організації робочого місця потрібно:

- вибрати габарити і форму меблів з врахуванням антропометричних показників;

- забезпечити зручне положення тіла працівника під час роботи, вільне переміщення, хороше зорове сприйняття;

- обладнати робоче місце відповідною оргтехнікою та засобами механізації;

- створити сприятливі санітарно-гігієнічні умови.

При використанні на робочому місці ПК треба перед­бачити зони для розміщення системного блоку, дисплея, клавіатури та принтера, визначити місце підключення до джерела живлення.

Розміри робочих зон значною мірою визначає конструкція меблів. Ефективність використання зон значно зросте, якщо дотримуватися правил розміщення та ви користання предметів та знарядь праці:

- матеріали та знаряддя праці треба розмістити так щоб забезпечити оптимальний алгоритм послідовності рухів

- розробити оптимальний алгоритм рухів при користу­ванні предметом праці;

- кожен предмет повинен розміщатися на визначеному місці; непродумане, невпорядковане розміщення предметі спричиняє втрату робочого часу, зниження ефективності тапродуктивності праці;

- бажано поряд розміщувати різні, але функціонально пов'язані предмети;

- письмовий стіл секретар повинен використовувати не тільки для поточної роботи, а й для зберігання різних документів та канцелярських приладь.

Організація робочого місця секретаря з врахуванням вимог наукової організації праці до його планування та обслуговування, оснащення, можливості користування сучасною оргтехнікою є необхідною умовою досягнення високої ефективності, оперативності та якості праці, збереження працездатності працівника протягом усього робочого дня.

Робоче місце секретаря є важливою компонентою в організації трудової діяльності установи. Робоче місце секретаря повинно бути зразком правильної організації тависокої культури праці.

Планування робочого місця секретаря повинно за­безпечити максимальну зручність при виконанні професійних обов'язків, а також відповідати вимогам економії площі приміщення:

- робоче місце секретаря в приймальні, як правило, розміщують поряд з кабінетом керівника в центрі кімнати, недалеко від дверей в кабінет так, щоб було легко бачити відвідувачів, що заходять до приймальні;

- у приймальні слід розміщувати тільки ті предмети які потрібні секретареві та іншим працівникам в процесі роботи;

- меблі для відвідувачів необхідно розміщувати в зручний, спеціально відведеній для цього зоні, з врахуванням фактору прямої видимості цієї зони секретарем.

В обов'язковий набір меблів входять: канцелярський стіл з тумбою, крісло, допоміжний стіл або підставки для оргтехніки, шафа для зберігання документів, сейф для зберігання важливих документів, бланків, штампів, печаток, крісла для відвідувачів.

Із канцелярських приладь і спеціального обладнання можна виділити предмети частого використання під час роботи і документами: письмове приладдя, папку або лоток для поточних документів чи паперів, довідково-абеткові записники, і щоденник, тижневик, степлер, дирокол, ніж для паперу, ножиці, Коректурну пасту, клей, магнітний прилад для зберігання і к ріпок, кнопок, іншого металевого дріб'язку, настінний годинник, папки з написами "На доповідь", "На підпис" тощо.

Оснащеність робочого місця секретаря засобами оргтехніки та їх розміщення потребує врахування вимог ерго­номіки з метою досягнення максимальної ефективності праці.

Оргтехніку, картотеки, якими користуються інші працівники установи, розміщують так, щоб вони були доступні для короткочасного використання працівниками, лис перебували під контролем секретаря.

Важливим елементом організації робочого місця є внутрішня організація відділень столу, що залежить від його конструкції, місткості, характеру опрацьованих документів. Велику шухляду краще використовувати для вертикального зберігання справ (матеріалів), в інших шухлядах повинні бути різноманітні пристосування для картотек, малої оргтехніки, канцелярського приладдя. Одну шухляду доцільно виділити для особистих речей. Необхідно постійно слідкувати за порядком на робочому столі та у шухлядах столу.

Робоче місце секретаря повинне відповідати всім вимогам ергономіки, забезпечувати максимальну зручність роботи, максимально ефективне використання часу і сил, звільняти від невиробничих переміщень та дій.

 

Сама назва приміщення - приймальня свідчить про те, що воно служить для приймання відвідувачів. Тому для обслуговування відвідувачів слід відвести спеціальну зону її обладнання безпосередньо залежить від площі приймальні У невеликій приймальні ставлять 2-3 крісла і невеликий столик. Залежно від площі можна придбати комплект м'які меблів. На журнальному столі можна розкласти рекламні проспекти, газети, журнали.

Допоміжну зону приймальні оснащують шафами, полицями, сейфами, стелажами. Тут розміщують предмет праці та оргтехніку, що використовують рідше.

Окрему закриту полицю можна використовувати для посуду та побутової техніки, необхідної для приймання відвідувачів та обслуговування керівника.

Художньо-декоративні функції в приймальні можуть виконувати рослини. Для декорування вікон доцільно використати вертикальні або горизонтальні жалюзі.

Планування робочого місця діловода повинне бути раціональним, ергономічним, відповідати оптимальним умовам праці. Довідники, чисті папери, бланки, картки слід розміщувати систематизовано. Найбільш оптимально, коли на столі лежать тільки ті документи, які необхідні для роботи в певний момент.

10.7. Умови праці секретаря-діловода

Умови праці - це сукупність факторів виробничої сфери, що впливають на здоров'я та працездатність людини в процесі її діяльності.

Для забезпечення ефективності праці важливе значення мають заходи з удосконалення умов праці та раціональної організації робочого місця. Умови праці визначають такі чинники: технічні, гігієнічні, соціальні, психологічні, психофізичні, естетичні. Розгляньмо детальніше технічні, гігієнічні та естетичні чинники.

До технічних чинників умов праці секретаря належать

- оснащення його робочого місця сучасними засобами оргтехніки і використання новітніх технологій; під час організації робочого місця секретаря слід також подбати про спеціальні меблі та канцелярські приладдя; меблі та інше обладнання повинні бути раціонально та компактно розміщені:

- об'єкти частого використання повинні завжди бути в робочій зоні, тобто "під рукою";

- розміщення предметів на столі повинно відповідати правилу правої та лівої руки;

- кожен об'єкт в приміщенні повинний мати своє місце і постійну зону переміщення.

Гігієнічні чинники повинні гарантувати безпеку здоров'я, мінімальну втомлюваність і хороше самопочуття працівника в процесі праці. До цих факторів можна зарахувати освіт­леність робочого місця, оптимальний режим температури та пологості в приміщенні, зручні меблі, що відповідають вимогам ергономіки. Дуже важливе значення має правильне освітлення, воно передбачає рівномірний розподіл світла та його джерел у приміщенні. Для локального освітлення доцільно застосувати настільні та пересувні лампи на спеціальних шарнірах. В установах рекомендовано використовувати люмінесцентні лампи, характеристики яких близькі до природного освітлення. Слід уникати сліпучого світла, джерело світла не повинно бути в полі зору працівника. Нестача світла зумовлює зниження працездатності, в'ялість, пригніченість. У приймальні рекомендовано підтримувати динамічний мікроклімат без різких перепадів температури, проте з певними змінами деяких показників, що тонізують нервову систему; передбачено використовувати кондиціонери. Однією із причин втомлю­ваності працівників є шум. Зайвий шум погано впливає на психологічний стан людини. Абсолютна тиша теж небажана. Стимулює ділову активність секретаря легка музика, що створює приємний звуковий фон.

Естетичні чинники сприяють хорошому настроєві працівника. Меблі, квіти, жалюзі, сучасний інтер'єр, приємна, тиха музика, кольорова гама оформлення впливають на

умови праці. Однією з головних вимог до створення інтер’єруі покращення умов праці є правильно підібрана кольорова гама оформлення приймальні. Вона впливає на покращені настрою, підвищення тонусу, робить працю ефективнішою Існують певні правила вибору кольорової гами приміщенні я основними кольорами службового приміщення є білий, зеленувато-блакитний, світло-зелений, бежевий, зеленувато-жовтий. У кольоровому оформленні приймальні варю використати 2-3 різних кольори.

10.8. Комп'ютеризоване робоче місце секретаря-діловода

Робоче місце секретаря оснащують багатьма технічними приладами - це персональний комп'ютер, різноманітні засопи телефонного зв'язку; телефон, лінії АТС. Можуть бути й інші засоби зв'язку, зокрема множильна техні