Телефонна розмова. Етапи. Культура мовлення
Вимоги до анотацій
Анотація повинна мати лаконічну, конкретну форму, але при цьому давати містку характеристику виданню без побічної інформації. 2. Обсяг її зазвичай не має перевищувати 500 - 600 знаків. 3. Під час написання анотації використовується загальноприйнята лексика. 4. Якщо у назві є малозрозумілі слова, їх потрібно пояснити. 5. Допускаються тільки загальноприйняті слова, загальновживана лексика. 6. Не рекомендується наводити цитати з тексту. 7. Рекламні елементи не повинні викривляти об'єктивну характеристику видання.
Доповідна записка - це документ, адресований керівникові структурного підрозділу, установи, вищої організації, у якому викладається інформація про факти, події, ситуацію, що склалася, виконану роботу тощо, а також наводяться свої висновки й пропозиції.
Пояснювальна записка — це документ, в якому:
- особа викладає причини якихось подій, фактів, допущених нею порушень (укладається з власної ініціативи або ж на вимогу керівника структурного підрозділу чи установи);
- міститься додаток чи доповнення до основного документа, в якому пояснюється зміст окремих його положень (мета, актуальність, структура, зміст призначення та ін. плану, звіту, проекту тощо).
Пояснювальні записки можуть бути службовими (відтворюються, як правило, на бланках) й особистими (відтворюються на аркушах паперу за підписом автора).
Реквізити:
1. Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі зліва).
2. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч).
3. Назва документа.
4. Дата.
5. Номер.
6. Заголовок (Про…).
7. Текст.
8. Посада адресанта.
9. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.
Деякі реквізити в доповідних записках як внутрішніх документах досить часто не пишуться (структурний підрозділ, звідки надійшов документ, номер, заголовок).
Документ — засіб фіксації певним чином інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумову діяльність людини, що мають юридичну силу.
Класифікація документів:
1. За найменуванням: заява, довідка, акт, протокол.
2. За стадіями створення: оригінали; копія.
3. За способом фіксації: письмові, графічні, кіно-документи.
4. За формою:
— стандартні, типові — укладаються на трафаретних, бланкових паперах із захисними символами в суворо регламентованій послідовності;
— нестандартні, нерегламентовані — в яких певна частина даних готується заздалегідь (типовий лист, довідка, перепустка, положення, інструкція тощо);
— індивідуальні — укладаються за загальними принципами й формою, але автор довільно добирає та компонує мовні засоби залежно від конкретної ситуації.
5. За ступенем складності: прості — відображають одне питання, факт; складні — відображають два й більше питань, фактів.
6. За походженням: внутрішні — мають чинність у межах установи, де їх укладено; зовнішні — виступають чинником або результатом спілкування з іншими установами.
7. За терміном виконання:термінові — укладаються за завчасно визначеним терміном виконання, а також телеграми, телефонограми тощо; дуже термінові — зі спеціальною позначкою терміну виконання; нетермінові — виконуються в порядку загальної черги.
8. За ступенем гласності: звичайні (несекретні) — для загального користування; для службового користування (ДСК); таємні; цілком таємні.
9. За юридичною силою: дійсні; недійсні.
10. За технікою відтворення: рукописні; відтворені механічним способом.
11. За терміном зберігання: тимчасового зберігання (до 10 років); тривалого зберігання (понад 10 років); постійного зберігання.
12. За напрямком: вхідні (надходять до установи); вихідні (адресовані за межі установи).
13. За спеціалізацією:документи щодо особового складу, обліково-фінансові, довідково-інформаційні.
Оформлення документа:
Поля: Зліва – 30мл, справа – 10мл, згори,знизу – 20мл.
Вимоги до тексту:
1.Об’єктивність.
2.Повнота інформації.
3.Стандартизація мови.
4.Лаконічність викладу.
5.Переконливість викладу.
Телефонна розмова. Етапи. Культура мовлення.
Телефонна розмова — один із різновидів усного мовлення, що характеризується специфічними ознаками, зумовленими екстрамовними причинами:
· співрозмовники не бачать один одного й не можуть скористатися невербальними засобами спілкування, тобто передати інформацію за допомогою міміки, жестів, відповідного виразу обличчя, сигналів очима тощо (відсутність візуального контакту між співрозмовниками);
· обмеженість у часі (телефонна бесіда не може бути надто тривалою);
· наявність технічних перешкод (втручання сторонніх абонентів, погана чутність).
Основою успішної телефонної розмови є компетентність, тактовність, доброзичливість, володіння прийомами ведення бесіди, бажання швидко і ефективно вирішити проблему або надати допомогу для її вирішення. Важливо щоб службова телефонна розмова велася у спокійному тоні і викликала позитивні емоції.