Документооборот и оптимальные пути его реализации при различных формах организации служб ДОУ
Информационно-документационное обеспечение, являясь важнейшей обслуживающей функцией управления, нуждается в тщательной, продуманной организации. От четкости и оперативности движения и обработки документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание[14].
Согласно классической интерпретации понятия, документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки"[15]. На практике под документооборотом понимается полный цикл движения документной информации — от ее создания до помещения ее на достаточно длительное хранение[16].
Соответственно масштабам движения документов можно выделить документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации, отрасли и даже целого государства.
Соответственно этой классификации выделяют и источники обеспечения нормативной базы документооборота, в которых по разному трактуется сущность, объем, направление движения документов.
Как трактует новый ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования».
В настоящее время существует несколько понятий документооборота. Например, в современном экономическом словаре документооборот определяется как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль[17].
В целом, сублимируя большинство исследований специалистов в области документоведения, мы далее под понятием «документооборот» будем рассматривать движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Документооборот, или порядок движения документов в организации, можно разделить на следующие этапы:
1. экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;
2. предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
3. организация рационального движения документов внутри организации;
4. экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов[18].
Основными принципами организации документооборота являются следующие:
1. Централизация операций по приему и отправке документов.
Согласно этому правилу все документы организации, как поступающие (независимо от способа доставки), так и отправляемые (за исключением поступающих и передаваемых по факсу и электронной почте и касающихся исключительно компетенции подразделений), должны обрабатываться в одном подразделении – службе делопроизводства. Сосредоточение операций по приему и отправке документов в “одних руках” одновременно решает несколько задач:
Во-первых, освобождает другие подразделения организации от выполнения чисто технических операций (проверка правильности доставки документов, вскрытие конвертов, вкладывание документов в конверт (при отправке), маркировка, передача в почтовое отделение, отправка по факсу и др.),
Во-вторых, повышает эффективность использования средств оргтехники (маркировальных машин, фальцевальных и др., используемых при обработке документов)[19];
2. Прохождение документов должно быть оперативным.
Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т. д.)[20];
3. Организация предварительного рассмотрения поступивших документов (до передачи их на рассмотрение руководителя).
Соблюдение данного правила позволяет выделить из всей массы документов, поступивших в организацию, те из них, которые в силу своей важности и значимости для организации должны быть рассмотрены руководителем. Остальные документы, минуя руководителя, направляются на рассмотрение его заместителям и в подразделения, если их руководители наделены соответствующими компетенциями. Предварительное рассмотрение документов проводится наиболее квалифицированным специалистом службы ДОУ, хорошо знающим структуру организации, функции подразделений, распределение обязанностей между руководством. Как правило, на рассмотрение руководителя передаются документы, поступившие: из органов власти и управления всех уровней, вышестоящей организации, подведомственных организаций (филиалов, представительств), требующие принятия управленческих решений;
4. Порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.
Документ, поступивший в службу ДОУ и предназначенный для рассмотрения руководителем или его заместителями, регистрируется в службе ДОУ и, поступая после рассмотрения руководителем в подразделение, повторно там не регистрируется. Соответственно, документ, непосредственно поступивший в подразделение, только в нем и регистрируется. Другими словами, каждый документ в организации имеет один регистрационный номер, присвоенный ему в службе ДОУ или в подразделении[21];
5. Выделение среди других так называемых “нерегистрируемых документов”.
К нерегистрируемым относятся документы, не требующие исполнения и использования в справочных целях. Как правило, их перечень включен в инструкцию по делопроизводству организации (письма-приглашения, поздравления, рекламные издания и т. п.). У этих документов самый короткий маршрут в организации, поскольку они сразу передаются в соответствующие подразделения;
6. Устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования, сокращение времени на согласование документа.
Процедура согласования – чрезвычайно важный этап в принятии управленческих решений. Практически все документы, подписываемые или утверждаемые руководителем, предварительно согласовываются (визируются) заинтересованными лицами. Для рациональной организации документооборота важно, чтобы проект документа визировался только теми должностными лицами, мнение которых необходимо учесть при его подготовке. Необходимо исключить дублирование подписей. Документ должен попадать только к тому руководителю, в компетенцию которого входит его решение. Порочна практика согласования, подписания по принципу «на всякий случай». Это говорит о несовершенстве аппарата управления, об отсутствии профессионализма и доверия к коллегам[22].
Процедура согласования наиболее значимых документов (распорядительных документов, писем, договоров) должна быть закреплена в инструкции по делопроизводству. Не менее важным при организации согласования является сокращение времени на визирование. Нередко на согласование документов уходит до месяца. За это время решение может утратить свою актуальность, что резко снизит его эффективность. Избежать этого можно, установив сроки визирования документов в инструкции по делопроизводству. Многие организации, в т. ч. федеральные органы власти, отводят на визирование не более 3–5 дней[23].
Рассмотренные правила рациональной организации документооборота универсальны и должны соблюдаться в любой организации, независимо от характера и содержания ее деятельности.
Основная задача организации документооборота — прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки[24].
Работу с документами в любой организации ведет специализированное структурное подразделение — служба ДОУ. В зависимости от размеров и назначения организации эта служба может называться по-разному: управление делами, общий отдел, канцелярия. В небольших организациях эту работу выполняет секретарь организации, совмещая иногда несколько основных функций.
Эффективность деятельности службы ДОУ зависит от ряда факторов: квалификации работников делопроизводства, степени оснащенности службы, условий труда и мотивации сотрудников, исполнения разработанных методических рекомендаций, а так же, соответствия штатной численности работников службы ДОУ объему документооборота организации.
По мнению большинства специалистов, занимающихся теоретическим и прикладным изучением документооборота организаций, в настоящее время прослеживается тесная корреляционная зависимость характеристик документооборота и формы организации службы ДОУ.
На сегодняшний день известно 3 формы организации работы с документами:
1. Централизованная, при которой все технологические операции по обеспечению документооборота сосредоточены в ведении одного структурного подразделения (канцелярия, общий отдел) или одного сотрудника (секретарь учреждения). В этом подразделении выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив. В данном случае централизация отдельных операций по обработке документов является рациональной, т. к. позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы ДОУ, эффективно использовать оргтехнику. Эта форма наиболее эффективна в организациях с небольшим документооборотом, так как она позволяет максимально автоматизировать и механизировать трудоемкие операции по обработке документов, контролировать весь делопроизводственный процесс и создавать единую справочно-информационную систему по документам[25].
2.Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой такую форму, при которой каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, где автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для тех организаций, аппарат которых территориально разобщен или же в которых документирование имеет специфические особенности.
3.Смешанная форма является самой распространенной. Она предусматривает создание центральной службы делопроизводства организации и наличие в каждом структурном подразделении ответственного за делопроизводство. При этом часть операций (прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) выполняется центральной службой делопроизводства, а каждое структурное подразделение ведет работу с теми документами, которые поступают на исполнение или создаются по инициативе самого подразделения.
На практике вопрос, какую форму положить в основу функционирования организации решается руководством организации и самой службой ДОУ.
Так, если руководство офиса отдает приоритет четкости, дисциплине, учету и контролю, даже иногда в ущерб оперативности, то корреспонденция, доставляемая курьерами, поступающая по почте, факсом или иным путем, должна приниматься в офисе централизованно специально выделенным для этого лицом (секретарем, работником делопроизводственной службы, специальной экспедиции).
Если в работе с документами приоритетом принимается оперативность, а внутренняя дисциплина подразумевается как само собой разумеющаяся данность, допустима децентрализованная обработка поступающей, да и отправляемой корреспонденции на рабочих местах сотрудников, связанных в единую компьютерную внутриофисную сеть[26].
На практике даже при централизованной обработке корреспонденции выделяют часть, обрабатываемую на рабочих местах: в бухгалтерии, библиотеке, секретарем руководителя и т.д. Путь движения документа предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему, и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно так же от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам аппарата зависит движение документа при согласовании и подписании[27].
Одним из важнейших факторов, определяющих форму организации делопроизводства и систему управления всей службой ДОУ, является объем документооборота.
Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период[28].
Учет объема документооборота необходим для выполнения целого ряда производственных операций:
· расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;
· расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства;
· определения загруженности делопроизводственного персонала, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.
В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами[29].
Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов.
Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно. Кроме того, в настоящее время снятие копии с документов значительно упрощено. Копировальные аппараты стоят во многих отделах и полученные копии, естественно, не учитываются. Поэтому с большой долей уверенности можно сказать, что повсеместно сведения об объеме документооборота в организации занижены, так как методика учета документов несовершенна[30].
Таким образом, резюмируя приведенные аргументы, необходимо отметить, что документооборот, с одной стороны, зависит от формы организации системы управления и службы ДОУ, но, с другой стороны, именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть и определяет наиболее адекватную форму.