Взаємозв’язок діловодства з іншими суспільними науками
Діловодство не обмежується вивченням наукових засад реалізації документно-інформаційних і технологічних процесів забезпечення управління. Існують, зокрема, загальнотеоретичні проблеми, які є підґрунтям для вирішення прикладних завдань діловодства з точки зору сучасних концепцій документознавства, менеджменту, лінгвістики, права, інформології, психології, культурології і т. д.
Діловодство насамперед ґрунтується на управлінському документознавстві, до якого належать проблеми термінології, класифікації організаційно-розпорядчих документів та визначення складу їх функцій, формування загальних принципів управління документацією та проблем загальної уніфікації і стандартизації діловодних процесів [88, с. 39-45]. Управлінське документознавствовиступає основною часткою документознавства – сукупності знань про документ, тобто є метанауковою дисципліною.Крім управлінського документознавства, існують спеціальні види документознавства, що розрізняються за об'єктом дослідження, тобто за видами документів чи документації (науково-технічне, картографічне, нотаріальне, судочинне, медичне, кіно- фото- фонодокументознавство, аудіовізуальне документознавство тощо). Головною складовою предмета цих наукових напрямів є процеси створення документів відповідних класів та систем документації і організації роботи з ними [69, с. 24]. Сукупність зазначених процесів, може розглядатися як специфічний різновид діловодства, наприклад, судочинне, нотаріальне, діловодство у сфері охорони здоров'я, які мають будуватися на єдиній культурі роботи з документами.
Культура документування вимагає дотримання таких принципів, як достовірність і об'єктивність змісту документа, повноти інформації, стислості, відсутності розмірковувань і оповідань, нейтральності тону викладання, застосування засобів логічної, а не експресивно-емоційної оцінки ситуацій і фактів. Зазначені принципи створення документів пов'язані зі знанням правил оптимального конструювання тексту, вмінням застосовувати стійкі мовні словосполучення, і будувати складні синтаксичні конструкції, вживанням прислівникових зворотів і ланцюгових займенникових зв'язків, виключенням зайвих слів, використанням загальноприйнятих скорочень та впровадженням інших засобів уніфікації і стандартизації. Цими питаннями опікується мовознавство, а точніше документна лінгвістика.
Вивченням мовних засобів тексту документів з точки зору їх функціонування залежно від мети і умов діяльності займається стилістика,знання якої вкрай необхідні для організації документування.
Застосування засобів мовознавства не може бути достатнім для створення документа, оскільки тут незаперечною є потреба у вивченні самої структурної схеми і функцій управління, знанні змісту управлінських зв'язків, впливу управлінських рішень на той чи інший об'єкт. Тобто у такому разі можна говорити про необхідність знання наукових засад менеджменту,що передбачає досконалу теорію управлінських дій і створює необхідні організаційні умови для об’єднання науки, практичних знань, навичок та мистецтва управління. Головне завдання діловодства полягає саме в правильному відображенні менеджменту, забезпеченні високої якості документів, починаючи з моменту їх створення, ефективного функціонування в оперативному середовищі і використання в управлінні. Інтеграція і найефективніше застосування матеріальних і людських ресурсів для досягнення організацією чітко поставлених цілей якраз і можливе через відповідний рівень культури діловодства.
Культура виконання основних діловодних процесів, у свою чергу, повинна ґрунтуватися на знаннях ділової етики, основою якої у сфері діловодства має бути: уміння приймати своєчасні і правильні рішення; дотримання певної дистанції між працівниками в ієрархії посад, які вони обіймають; толерантне ставлення до думок партнера, вміння визнавати свої помилки; бути самокритичним, уміння використовувати в письмовому спілкуванні аргументи, а не авторитет. Найголовнішим виявом етики у створенні ділових документів мають бути їх достовірність, переконливість, тактовність. Метою діловодних процесів з точки зору етики мусить стати така організація і оптимізація виробничої, наукової, комерційної чи іншої діяльності, де на першому місці стоятимуть інтереси загальної справи, а не конкретних керівників.
При створенні документів необхідні також знання норм мовного етикету, які набувають великого значення в діловому листуванні й укладанні договорів. Мовний етикет не повинен вичерпуватись списком словесних стандартних зворотів, покликаних висловлювати ввічливість: він має проймати весь документ – від зазначення адреси до останніх підписів, зокрема й способу викладу тексту. Мовний етикет покликаний оцінювати доречність і доцільність використання різних засобів мовного вираження. Це система відповідних словесних виразів, що вживаються з метою встановлення в ділових комунікаціях контексту і доброзичливості документа.
Діловодство певною мірою пов’язане зі знаннями з психології, соціології та педагогіки. Так, знання психології забезпечують базу підготовки документа для його адекватного сприйняття з боку осіб, які отримують закладену в ньому інформацію, та виконавців, які повинні вирішувати поставлені в ньому завдання. Вони мають стати базою для створення адекватної установки на ефективне продуціювання інформації про атрибути об'єкта, який сприймається. Діловий лист, наприклад, має вплинути на отримувача таким чином, щоб він пішов назустріч пропозиції, яка перед ним висувається, або ж з’ясував свою позицію й утримався від певних дій. Знання психологічних законів, основ загальної психології, соціальної психології, соціальної психології організацій, психотехнологій для керівників усіх рівнів управління мають стати нормою їх культури і важливим компонентом підготовки проекту управлінського документа.
Для створення тексту службового документа необхідні основи знань з психолінгвістики — науки, що вивчає закономірності творення і сприйняття мовних процесів. Готуючи текст документа, його автор начебто сам “розчиняється і зникає в ньому як особистість”, підпорядковуючись його внутрішній логіці. Знання основ нейролінгвістичного програмування (НЛП),при дотриманні технологій якого в свідомість реципієнта може вводитись необхідна вданий момент інформація, зовсім не зайві в юридичному документуванні.
Знання соціології таосновних соціологічних закономірностей необхідні для розуміння ключових процесів і тенденцій, вміння правильно інтерпретувати в документній інформації дані про суспільство та його розвиток, розуміти соціальні зв'язки і процеси, які проявляються внаслідок розвитку культури у суспільних явищах. Специфічний культурний вимір властивий людський діяльності в будь-якій соціальній сфері: всі гуманітарні науки, які вивчають різні сторони життєдіяльності суспільства і людини, завжди включають в собі соціальний аспект, існуючі соціальні закони і закономірності.
Знання педагогікиє не менш важливою складовою культури діловодства. Щоб керувати суспільством, необхідно бути добре вихованим. Управління людьми, як зазначали вчені ще в давні часи, це є "царське мистецтво". Невихована, ненавчена людина ніколи не зможе якісно підготувати будь-який документ. Правильно підготовлений управлінський документ має навчати, виховувати, поєднувати високу вимогливість та принциповість із довірою до людей. Також нагальною є історична, теоретична та практична проблематика підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації діловодних кадрів (документознавців, секретарів-референтів, керівників служб документаційного забезпечення управління, начальників загальних відділів та ін.), яка успішно знаходить сьогодні своє розв’язання у вищих навчальних закладах України як державної, так і приватної форми власності.
Діловодство вимагає певних знань з семіології — знакової теорії, що займається вивченням знакових структур (систем) і вміщує в собі три розділи: синтактику, семантику і прагматику. Синтактикавивчає ті закономірності, що дають змогу знакам об'єднуватись в логічні структури. Семантика досліджує значення таких синтаксично обумовлених знакових структур. Упрагматицірозглядаються різні способи і принципи впливу синтаксично з'єднаних, що мають певну семантику, знакових побудов на функціонування інших знакових систем і поведінку людини. Якщо із семіологічної точки зору культуру можна певною мірою уподібнити до сукупності текстів, то вся культура взагалі — це свого роду “надтекст”, багатовимірна система значень, що здатні, у свою чергу, трансформуватись у незліченну множину смислів [142, с. 33].
Закріплення формально-обов'язкових правил виконання нормативно-правових актів, розробка організаційно-розпорядчих документів, опрацювання їх уніфікованих форм з точки зору формальної обов'язковості прийняття різними суб'єктами вимагають знання юридичних наук, зокрема правознавства. Юридична сила документів — це така специфічна властивість, яка розкриває їх співвідношення і взаємозалежність за формальною обов'язковістю та визнанням. Дія документа як юридичної основи здійснення управлінських процесів зумовлена наявністю певних реквізитів, фіксація яких є не тільки вираженням характеристик документа як юридичного акту, а й одночасно має відповідну правову основу, що забезпечується певними вимогами чинного законодавства. Підготовка такої правової основи і безпосереднє втілення чинних правових норм в оформлення ділових документів, їх обіг, використання та збереження, якраз і визначають зміст зв'язку культури діловодства і правознавства, яка теж є складовою загальної культури суспільства.
Культура створення і функціонування електронних документів грунтується на знаннях з інформатики. У 60–70-х роках минулого століття ця проблематика була актуалізована впровадженням АСУ, в яких автоматизація обігу управлінської документації розглядалась як одна з ланок інформатизаційної системи. В подальшому автоматизація діловодних процесів стала зосереджуватись на завданнях побудови локальних систем, призначенням яких є об'єднання процесів створення, обробки, контролю за виконанням й пошуку необхідної інформації. Сучасний рівень культури діловодства відображує стан розвитку інноваційних технологій роботи з документами: застосування автоматизованого введення документів, включаючи рукописні, в комп'ютер; впровадження текстового і графічного видів обробки інформації, що можуть дозволити просто й оперативно вносити в них необхідні зміни; вдосконалення систем електронного документообігу, оперативного доступу до довідкової інформації через бази даних електронного архіву тощо.
Інформологія виступає складовою інформаційної науки, включаєсуть інформації, її види, властивості, загальну характеристику інформаційних ресурсів, і може бути подана через інформаційну (технологічну) культуру в діловодстві. Культура організації документообігу як основного діловодного процесу грунтується на знанні виконавцями положень інформаційного менеджменту, який, з одного боку, пов'язаний з теорією менеджменту, а з іншого - з інформаційною наукою.
Культура організації документообігу заснована не тільки на знаннях інформаційного менеджменту, а й на теорії комунікацій, яка також є відгалуженням інформаційної науки, активно розвивається і претендує , як зазначає М.С. Слободяник [136, с. 20], на статус узагальнюючої для великої групи наук, що вивчають комунікаційні процеси.
Управління діловодством можна ототожнити з таким закордонним напрямом, як управління документацією – галуззю управління, що відповідає за ефективний та систематичний контроль за роботою з документами відповідно до міжнародних стандартів [87, с. 24]. Стан управління документацією в багатьох аспектах відображує рівень культури управління діловодством.
Знання спонукальних мотивів розвитку культури діловодства, дослідження генезису документів, минулого як культурних пам'яток грунтується на дослідженнях історичного джерелознавстваі відносно недавно - історичного документознавства як складової документознавства, які, на думку A.M. Сокової, споріднені в цьому плані [140, с. 46 ]. Йдеться про застосування культурологічного підходу до наукової розробки критеріїв складання переліку документів з термінами їх зберігання та номенклатури справ, проведення експертизи цінності документів, а також конструювання і стандартизації характеристик документа у розрахунку на можливе його зберігання і використання як історичного джерела. В обох дисциплінах виконання зазначених завдань потребує розроблення їхньої історичної класифікації, визначення змісту функцій та соціально-культурної ролі.
Історія справочинства як окремий науковий напрям розглядалась у працях В.М. Автократова, який вважав її галуззю, суміжною з документознавством, архівознавством і дипломатикою [40, с. 39-51]. В історичній частині сукупності знань із загального діловодства можуть бути подані концептуальні висновки щодо становлення культури діловодства як відображення рівня соціальної діяльності, зокрема, закономірностей формування та способів організації роботи з документами відповідно до потреб культури певного історичного періоду.
Культура діловодства ґрунтується на наукових результатах не тільки здобутих документознавством, а й на отриманих у суміжних науках. Так, значною мірою культура діловодства базується на грунтовних знаннях з архівознавства.Знання архівознавства необхідні при складанні номенклатур і формуванні справ, підготовці документів до зберігання і подальшого користування та виконання інших операцій, що відображують певний рівень роботи з документацією [44, с. 12].
У комплексі потреб документно-інформаційного забезпечення управління актуальним для розуміння стану культури діловодства є знання нової групи спеціальних документознавчих наукових дисциплін: теорії документних комунікацій, теорії документних потоків та документного фондознавства і т.ін. Кожна з цих дисциплін, як зазначає професор М.С.Слободяник, ґрунтується, як правило, на загальнодокументознавчій і на власній системі знань [136, с. 19].
Культура діловодства пов’язана і здипломатикою,об’єктом якої,як зазначав відомий російський вчений С.М. Каштанов [80, с. 11], є вивчення характеристик зовнішньої і внутрішньої форми документа, дослідження його змісту з метою визначення оригінальності, авторства, часу створення, з одного боку, та підвищення міри інформативності, ефективності інтерпретації, семантики тексту документа — з іншого.
Розглянувши наведений перелік зв’язків культури діловодства з іншими суспільними науками, можна припустити, що цей науковий напрям являє собою не тільки міцну систему елементів, запозичених із споріднених дисциплін, а й що культура діловодства може називатися синенергетичним дослідженням — поєднання різносторонньої інформації, в межах якої може продуціювати новий результат, недосяжний для кожного її елемента окремо. Приклади, коли узагальнені теоретичні знання складаються з концептуальних засад інших дисциплін або отримані в інших науках, не є винятком, а скоріше — правилом. Це характеризує сучасний етап розвитку науки, що є наслідком інтеграції споріднених дисциплін, їх історичним, логічним та генетичним зв'язком, використанням методів однієї дисципліни іншою.