Создание итогового запроса
Если полностью заполнить данными таблицу Комплектующие, введя параметры всех компонентов, входящих в сборочную спецификацию персонального компьютера, то можно узнать, во что обходится себестоимость комплектующих узлов. Запросы, выполняющие вычисления по всем записям для какого-либо числового поля называются итоговыми запросами. В итоговом запросе может рассчитываться сумма значений или величина среднего значения по всем ячейкам поля, может выбираться максимальное или минимальное значение данных в поле, может также исполняться иная итоговая функция. Итоговые запросы, как и запросы на выборку, готовятся помощью бланка запроса по образцу.
Предположим, что малое предприятие собирает компьютеры трех классов: «Элитный», «Деловой» и «Экономичный». Несмотря на то что архитектура у всех компьютеров близка, их компоненты заметно отличаются по цене и техническим параметрам. Соответственно, имеются значительные отличия в цене этих трех моделей, что важно для захвата разных секторов рынка. Наша задача — подготовить итоговый отчет, с помощью которого можно определять цену каждой из моделей компьютеров и динамично ее отслеживать при изменении входящих компонентов или их поставщиков.
Запустите программу Microsoft Access 2000 (Пуск > Программы > Microsoft Access)
2. В окне Microsoft Access включите переключатель Открыть базу данных, выберите ранее созданную базу Комплектующие и щелкните на кнопке ОК.
3. В окне Комплектующие: база данных откройте панель Таблицы. Выберите таблицу Комплектующие.
Щелчком на значке Конструктороткройте таблицу в режиме проектирования - нам это необходимо для создания дополнительного поля Класс, в котором буду храниться данные о том, для какого класса изделий предназначены компоненты
5. В начало структуры таблицы вставьте новое поле. Для этого выделите первое поле (Компонент) и нажмите клавишу INSERT.
6. Введите имя нового поля — Класси определите его тип — Текстовый.
'7. Закройте окно Конструктора. При закрытии подтвердите необходимость изменить структуру таблицы.
8. Откройте таблицу Комплектующиеи наполните ее содержанием, введя для этого класса данные по следующим изделиям:
• Материнская плата;
• Процессор;
• Оперативная память;
• Жесткий диск;
• Корпус;
• Дисковод CD-RОМ;
• Дисковод гибких дисков;
• Видеоадаптер;
• Звуковая карта;
• Клавиатура;
• Мышь.
Цены на эти изделия для каждого класса проставьте произвольно. Прочие поля таблицы можно не заполнять — в формировании итогового запроса они участвовать не будут.
9. Закройте таблицу Комплектующие.
10. Откройте панель Запросыщелчком на одноименной кнопке окна Комплектующие: база данных.
11. Выполните двойной щелчок на значке Создание запроса в режиме конструктора. В открывшемся диалоговом окне Добавление таблицы выберите таблицу Комплектующие, на основе которой будет разрабатываться итоговый запрос. Закройте окно Добавление таблицы.
12. В бланк запроса по образцу введите следующие поля таблицы Комплектующие: Класс, Компонент, Цена.
13. Для поля Класс включите сортировку по возрастанию. Включите также сортировку по полю Цена, но на этот раз — по убыванию.
14. На панели инструментов Microsoft Access щелкните на кнопке Групповые операции или воспользуйтесь строкой меню (Вид > Групповые операции).
Эта команда необходима для создания в нижней части бланка строки Групповые операции. Именно на ее базе и создаются итоговые вычисления. Все поля, отобранные для запроса, получают в этой строке значение Группировка.
15. Для поля, по которому производится группировка записей (в нашем случае Класс), оставьте в строке Групповые операции значение Группировка. Для остальных полей щелкните в этой строке — появится кнопка раскрывающегося списка, из которого можно выбрать итоговую функцию для расчета значений в данном поле.
16. Для поля Цена выберите итоговую функциюSum для определения с изделия как суммы стоимостей комплектующих.
17. Для поля Компонент выберите итоговую функцию Count, определяющую общее количество записей, вошедших в группу. В нашем случае это количество узлов, из которых собран компьютер.
18. Закройте бланк запроса по образцу и дайте ему имя: Расчет стоимости изделия. Запустите запрос и убедитесь, что он правильно работает.
19. Закройте все объекты базы данных. Завершите работу с программой Microsoft Access.