Список использованных источников. 1.3 Сведения о конкурентах .7

Оценка рынка сбыта………………………………………………………...5

1.3 Сведения о конкурентах…………………………………………………….7

2. Организационная структура системы управления………………………….11

3. Профиль работы персонала…………………………………………………..13

4. Организация рабочих мест…………………………………………………...17

5. Офисная мебель…………………………………………………………….....19

6. Информационные технологии в офисе……………………………………...20

7. Средства оргтехники……………………………………………………….....23

8. Локальная вычислительная сеть офиса……………………………………...24

9. Графическое изображение офиса…………………………………………….25

10. Глобальная система Интернет в офисе……………………………………..26

11. Сводная таблица стоимости проекта офиса………………………………..27

Заключение…………………………………………………………………….....28

Список использованных источников…………………………………………...30

Введение

Офис (англ. office) или контора (нем. Kontor) — помещение, здание, комплекс зданий, в котором работают служащие. В офисе принимают клиентов, хранят и обрабатывают документы, архивы и т. п..

Главный офис — офис, в котором находится руководство фирмы, место пребывания центрального аппарата компании или предприятия, где размещается топ-менеджмент компании или предприятия, дирекция, секретариат и другие важные административные подразделения. Место расположения фирмы указывается при регистрации фирмы. Некоторые для придания важности (значимости) свой главный офис (контору) называют штаб-квартирой, что является неправильным применением термина.

Под офисом иногда также подразумевается рабочий кабинет руководителя или сотрудника какой-либо общественной организации, государственного органа, фирмы, корпорации и т. д.

Классификация

Для удобства делового оборота офисы принято относить к той или иной категории. Наиболее распространённой является буквенная классификация, в соответствии с которой выделяются основные категории офисных помещений A, B, C, D, (A — наиболее высокий, D — наиболее низкий класс) которые дополнительно уточняются путём дополнения символами «+» и «-» (A+, A, A- и т. д.), либо цифровыми индексами (A1, A2 и т. д.). Присвоение класса в определенной степени субъективно и производится с учётом следующих характеристик помещений:

· Расположение

· Тип здания

· Год постройки

· Права

· Управление зданием

· Конструктивные решения

· Межэтажные перекрытия

· Окна

· Планировка и отделка

· Инженерные системы

· Системы кондиционирования и вентиляции

· Телекоммуникации

· Парковка

· Лифты

· Охрана

· Инфраструктура.

Цель работы - создать проект современного офиса, разработать план проекта.

Задачи работы:

1. Изучение современных систем организационного управления.

2. Определение взаимосвязи между информационными потоками и техническими средствами систем управления.

3. Определение современного уровня автоматизации обработки экономической информации.

4. Определение стоимости проектирования и содержания офиса.

5. Закрепление навыков самостоятельной работы с учебной, технической и справочной литературой.

В результате работы предложен проект современного офиса.

1. ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ОФИСЕ.

1.1 Характеристика предприятия и цели деятельности

Парфюмерно-косметический магазин Л’Этуаль. Клиентами парфюмерно-косметического магазина являются жители города. Цены магазина ориентированы на клиентов со средним достатком, т.е. со среднемесячной заработной платой. Тем более, что мы предполагаем сохранить цены стабильными, при условии если это же будет гарантировано нашими поставщиками расходного инвентаря, с которым нас связывает соглашение, предусматривающее возможность повышения отпускных цен. Магазин обслуживает на высоком уровне, но особо не дорогие, актуальные, престижные, пользующиеся большим спросом. Л’Этуаль начал свою деятельность в 2002 году, как частное предприятие, имеющее помещение на правах собственника. Прибыль формируется как разность между объемом реализации услуг и затратами на покупку товаров с учетом собственных издержек.

Оценка рынка сбыта

В 2007 году продолжился процесс перераспределения каналов дистрибуции парфюмерии и косметики в пользу универмагов, специализированных магазинов и «магазинов возле дома» (дрогери) за счет ухода косметики с открытых рынков. Среди специализированных магазинов и универмагов особенно активно ведется борьба за покупателя, сопровождающаяся высокими темпами роста расходов на рекламу и PR, а также на программы привлечения и удержания клиентов.

По итогам 2007 года наибольшее число продаж парфюмерии и косметики пришлось на долю универмагов – 30% от общего объема и на специализированные сети 24% – (см. диаграмму 3). Еще в 2005 году на открытые рынки приходилось 20,4% всех продаж, в 2006-м их доля уменьшилась до 16%, а в 2007 году составила 15%. Совокупная доля универмагов, специализированных сетей и аптек увеличилась с 51,9% в 2005-м и 55% в 2006 до 58,9% в 2007 году.

Универмаги

Для потребителя преимуществом покупок в универмагах является возможность закупить в одном месте все необходимое – продукты, косметику, бытовую химию, в последнее время и одежду. Естественно, что речь идет о покупках сегмента масс-маркет.

Специалисты полагают, что доля продаж на открытых рынках будет уменьшаться и дальше, что в результате может привести к падению продаж российских производителей, у которых нет денег на вход в розницу. Поскольку речь идет о самом нижнем ценовом сегменте, это соответствует общим тенденциям развития российского рынка парфюмерии и косметики.

Таким образом, на данном рынке заметно усиливаются позиции организованного сегмента.

Специализированные сети

В Россию уже пришли крупнейшие западные игроки: крупная московская сеть Rivoli заключила союз с германской Douglas, «ЛЭтуаль» приобрела франшизу французской сети Sephora, а A.S. Watson – петербургскую сеть «Спектр».

С появлением у нас западных компаний подавляющая часть парфюмерно-косметической розницы стала принадлежать следующим сетям: «Арбат Престиж», «ЛЭтуаль-Sephora» (работают как отдельные сети), ILE DE BEAUTE, DOUGLAS-RIVOLI, Rive Goche (принадлежит питерской компании «Парфюм-Стандарт»), Brocard (принадлежит немецкой Brocard Group Ltd.), «Мак-Дак», «Южный двор».

Дрогери

Другим каналом розничного сбыта являются небольшие парфюмерно-косметические магазины, находящиеся в спальных районах, недалеко от потребителя – так называемые дрогери. Такие магазинчики также постепенно преобразуются или выкупаются сетевыми игроками, но несколько иного масштаба, чем «Арбат Престиж» или «ЛЭтуаль». Свои сети в формате дрогери развивают компании «Южный двор» и «Мак-Дак».

Основной путь реализации этой продукции – через аптеки. Сегодня в аптеках представлены в основном западные брэнды, причем их ассортимент за последние годы расширился. Так, осенью 2005 года в аптеках появился американский брэнд RoC (Johnson & Johnson), а аптеки «36,6» пополнили свой ассортимент товарами под британской аптечной маркой Boots. В линейке брэндов – средства по уходу за кожей лица и тела, стайлинговые средства и декоративная косметика.

1.3 Сведения о конкурентах

Рост благосостояния российского населения естественным образом сказывается на объемах текущего, повседневного потребления. До последнего времени российский рынок парфюмерно-косметической продукции переживал настоящий бум. Его объем оценивается в 6 млрд. долларов, а среднегодовые темпы роста еще недавно составляли 15–20%. Эти показатели резко выделяют Россию на фоне стагнирующих рынков Запада. Так, во Франции и Великобритании темпы роста объемов потребления ПКП не превышают 3% в год, а в Германии – 1,3%.

Продолжает укреплять свои позиции цивилизованная розница. По итогам минувшего года наибольшее число продаж парфюмерно-косметических товаров пришлось на долю универмагов – 30% от общего объема. Но все настойчивее наступают специализированные сети, которым в 2007 г. досталось 24%. При этом число последних заметно увеличилось за счет прихода новых игроков, среди них известная французская сеть Sephora, открывшая 5 магазинов в Москве и Санкт-Петербурге. Претендуют на звание лидеров рынка и салоны, приобретающие все большую популярность с точки зрения распространения парфюмерии.

Рынок уже достиг определенной степени развития, и существующая система дистрибуции (посредничества) рискует стать фактором стагнации, если не будет динамично предлагать инновационные схемы распространения и продажи продукции. По некоторым оценкам, система дистрибуции находится под угрозой исчезновения. Сейчас розничным операторам гораздо выгоднее работать с производителями напрямую, тем более что многие из них открыли свои представительства в России. Если до прошлого года дистрибуторы могли диктовать свои условия и определять политику на рынке, то сейчас условия диктует розница.

Отношения между поставщиками, дистрибуторами и ритейлерами на косметическом рынке становятся все жестче. Среднее звено этой цепочки в лице дистрибутора с начала своего возникновения (1990-е гг.) чувствовало себя достаточно уверенно. Кульминация пришлась на 2000 год, когда производитель опосредованно, через дистрибутора, стал практически давить на розницу, диктуя цены и условия поставки. Однако этот этап длился недолго. В 2003 году ситуация в корне изменилась. Экономическая ситуация в стране стабилизировалась (политика государства понятна, таможенные и налоговые правила известны, правила игры на рынке также сформировались), и постепенно западные производители начали работать самостоятельно. Таким образом, из вчерашнего партнера дистрибутор превратился в некий барьер, отделяющий западного производителя от крупных розничных сетей.

Компания L’Oreal одна из первых начала работать в России через собственное представительство, и вскоре ее примеру последовали и другие западные компании. Свои представительства уже есть у Chanel, Clarins Group (марки Clarins, Thierry Mugler), Estee Lauder Lachen (марки Estee Lauder и Clinique), Cosmopolitan Cosmetics (марки Gucci и Escada), Antonio Puig (Paco Rabanne, Carolina Herrera).

В таких условиях российским дистрибуторам ничего не остается делать, как развивать собственную розничную торговлю, тем более что у большинства из них (как, скажем, у «Парфюм-Стандарта») достаточно развитая региональная сеть. А компания «Арбат Престиж», например, раньше других отказалась от оптового бизнеса и сделала ставку на развитие розничной сети – магазинов «Арбат Престиж».

Таким образом, дистрибуторы к этим переменам подготовились заранее. Внешне их действия сходны только в одном – все компании взялись за строительство торговорозничной инфраструктуры, хотя преуспели в этом в разной степени. Но в остальном, каждая из них предпочла выстраивать свою линию обороны.

Hermitage & Star Beaute (входит в группу Luxe-Holding) – один из самых крупных импортеров парфюмерии. Ближе всех к ней две компании: IFD (дистрибуторское подразделение группы «Курс»), и «Единая Европа – Холдинг». По оценкам самих участников, эти структуры контролируют примерно половину продаж селективной косметики в России.

Доминирующее положение Hermitage & Star Beaute заняла в 1999 году, когда ей удалось перехватить дистрибуцию шести селективных марок группы L’Oreal (Lancome, Armani, Guy Laroche, Cacharel и др.) у швейцарской фирмы Temtrade – прежнего дистрибутора этой продукции. Затем акционеры группы выстроили небольшую сеть Rivoli и в декабре 2002 года первыми из игроков на рынке парфюмерии класса люкс нашли для нее стратегического инвестора – немецкую компанию Douglas-Holding. Ей принадлежит одноименная сеть приблизительно из 750 парфюмерных магазинов с оборотом в $1,4 млрд. в год. В результате слияния появилась компания Douglas-Rivoli, управляющая сейчас 14 одноименными бутиками.

Трансформирует свой бизнес и группа «Курс». На месте дистрибуторской компании Cofidec, ранее входившей в «Курс», недавно выросла новая структура – IFD. Теперь она вместо Cofidec займется дистрибуцией 30 брендов, из которых самыми продаваемыми остаются марки Davidoff, Burberry и S.T. Dupont. Но хитом продаж в этой сети стали не марки из дистрибуторского портфеля «Курса», а Christian Dior, которую поставляет Seldico.

Параллельно с занятием дистрибуторским бизнесом выстраивалась розничная сеть «Л'Этуаль».

И, наконец, третий сильный игрок – компания «Единая Европа-Холдинг». В первую тройку эта компания вошла в 1999 году, когда «Арбат Престиж», решив сосредоточиться исключительно на развитии розницы, полностью передал ей свой дистрибуторский бизнес. За строительство собственных магазинов (сеть Ile de Beaute) «Единая Европа» взялась позже других и, судя по всему, не предпринимала пока попыток объединять свою розницу с иностранными ритейлерами.

На первый взгляд может показаться, что «Единая Европа», оставшись сегодня без стратегических инвесторов, завтра лишится и главных активов в виде своего марочного портфеля. Но при ближайшем рассмотрении оказывается, что компания надежно защитила свой бизнес. Не случайно именно «Единой Европе» поручено презентовать парфюмерию под знаменитым французским брендом Louis Feraud.

2. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СИСТЕМА СТРУКТУРЫ УПРАВЛЕНИЯ

В организационной структуре управления предприятием находит свое отражение минимально необходимое количество ступеней и звеньев управления, взаимосвязанных между собой. Правильно построенная структура является экономичной и создает предпосылки для оперативного управления, взаимосогласованной работы всех структурных подразделений предприятия.

При её формировании учтены принципы разделения труда, единоначалия, централизации, подчинённости, скалярной цепи. Это позволяет при функционировании системы управления поддерживать трудовую дисциплину, соблюдать соответствие между полномочиями работника и его ответственностью.

Л’Этуаль имеет линейно-функциональную структуру управления производством. Управление предприятием осуществляет директор, который находится в подчинении у наблюдательного совета и общего собрания акционеров.

В подчинении у директора предприятия находятся функциональные подразделения, и линейные руководители, которые непосредственно ему подчиняются. К ним относятся:

¾ заместитель директора по коммерческим вопросам;

¾ заместитель директора по производству;

¾ заместитель директора по экономическим вопросам;

¾ заместитель директора по идеологической работе и техническим вопросам;

¾ главный бухгалтер;

¾ ведущий юрисконсульт.

Большое значение в эффективном руководстве предприятием имеют такие отделы, как: отдел кадров, отдел управления качеством, подразделение охраны объекта и штаб гражданской обороны, которые несут ответственность за свою деятельность перед самим директором предприятия.

Руководство работой предприятия в целом возглавляет директор. Директор является доверенным лицом государства и наделён большими полномочиями. Он распоряжается всеми выделенными фабрике материальными и денежными ресурсами, отвечает за всю деятельность фабрики: за выполнение плана по всем показателям и всем цехам, за качество и ассортимент продукции, соблюдение финансовой и трудовой дисциплины, охрану собственности предприятия, а также за улучшение условий труда и культурно-бытовых условий рабочих и служащих фабрики.

3.ПРОФИЛЬ РАБОТЫ ПЕРСОНАЛА.

Заместитель директора по экономическим вопросам руководит работой по планированию, организации труда и заработной платы, учёту и контролю, осуществлению хозрасчёта, проектированию цен на новые изделия. Ему подчинены планово-экономический отдел, отдел организации труда и заработной платы, отдел АСУП и ведущий экономист по ценным бумагам.

Заместитель директора по коммерческим вопросам руководит хозяйственно-финансовой деятельностью предприятия в области материально-технического снабжения, заготовки и хранения сырья, сбыта продукции, транспортного обслуживания. Он принимает меры по расширению хозяйственной самостоятельности предприятия, своевременному заключению и исполнению договоров с поставщиками и потребителями, расширению прямых хозяйственных связей. Он же организует участие подчиненных ему служб в составлении различных планов, разработке стандартов по материально-техническому обеспечению качества продукции, организации хранения и транспортирования сырья, сбыту готовой продукции, контролирует выполнение планов, целевое использование банковского кредита, прекращение производства продукции, не имеющей сбыта, и обеспечивает своевременную выплату заработной платы.

Главный бухгалтер должен обеспечить рациональную организацию учёта и отражения в документах всех средств предприятия, операций с ними, результатов деятельности предприятия. Он осуществляет (совместно с другими отделами и службами) экономический анализ деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета для выявления внутрихозяйственных резервов, реализации излишнего оборудования, укрепляя за счёт этих и других мер хозрасчёт на предприятии. Он осуществляет контроль над оформлением приема и расхода материальных ценностей, предъявлением претензий к поставщикам, проведением инвентаризации, своевременным взысканием дебиторской и погашением кредиторской задолженности, правильным расходованием фонда заработной платы, обоснованностью и законностью списания с бухгалтерского баланса оборудования, транспортных средств, инвентаря, проведением и оформлением переоценки основных фондов и товарно-материальных ценностей. Главный бухгалтер обязан обеспечить такую организацию учета и контроля, которая предупреждала бы возможность образования недостач, растрат, незаконного исчисления премий, а также незаконного расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей и других нарушений и злоупотреблений.

Для оказания помощи директору и его заместителям по решению задач, связанных с развитием техники, планированием и организацией всей деятельности фабрики, в аппарате управления предусмотрен ряд функциональных отделов. Каждый отдел предприятия является самостоятельным структурным подразделением предприятия. Он возглавляется начальником отдела, который назначается и увольняется директором предприятия. Структура и штат отдела утверждаются директором предприятия применительно к типовым структурам и нормативам численности, исходя из условий и особенностей производства, а также объема работы, возлагаемой на отдел.

Отдел организации труда и заработной платы обеспечивает работу в области совершенствования организации труда, форм и систем заработной платы, материального и морального стимулирования работников предприятия. Он участвует в разработке планов по труду и заработной плате, составлении разделов бизнес-плана, календарных планов, совместно с отделом АСУП разрабатывает задачи по внедрению автоматизированных систем управления в вопросах нормирования и организации труда и заработной платы. Этот отдел руководит работами по изучению трудовых процессов, организации и условий труда на фабрике и выявлению резервов роста производительности труда, а также разработкой мероприятий по улучшению использования рабочего времени, аттестации и рационализации рабочих мест. Он обеспечивает контроль за расходованием фонда оплаты труда, за правильностью применения форм и систем ЗП, тарифных ставок и расценок, должностных окладов, установления разрядов рабочим и категорий специалистам.

Бухгалтерия осуществляет организацию бухгалтерского учёта хозяйственно-финансовой деятельности предприятия и контроль за сохранностью, движением и экономным использованием всех видов ресурсов, основных и оборотных средств. Здесь заполняют приходные документы, требования на внутренние перемещения, на отпуск со склада; инвентарные карточки учета основных средств; акты на выбытие (списание) основных средств. Здесь ведётся учёт поступающих товароматериальных и денежных средств, издержек производства и обращения, исполнение смет, калькуляции себестоимости продукции, расчёты по заработной плате, по платежам в бюджет, ведение финансовой и статистической отчётности в целях выявления внутрихозяйственных резервов. Задачей бухгалтерии является совершенствование и расширение сферы деятельности внутрихозяйственного расчёта, своевременное составление бухгалтерской отчётности на основе данных первичных документов и их представление в установленном порядке в соответствующие органы.

Отдел охраны труда и техники безопасности осуществляет контроль над созданием безопасных и здоровых условий труда на предприятии, соблюдением действующего законодательства, инструкций, правил и норм по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии. Он осуществляет связь с медицинскими учреждениями, НИИ и другими организациями по вопросам охраны труда и техники безопасности и принимает меры по внедрению их рекомендаций, организует изучение условий труда на рабочих местах, работу по проведению паспортизации санитарно-технического состояния оборудования, предохранительных и защитных устройств. Отдел охраны труда и техники безопасности участвует в разработке и внедрении более совершенных конструкций оградительной техники и других средств защиты, маршрутов безопасного движения транспорта и пешеходов на территории предприятия, мероприятий по созданию безопасных и здоровых условий труда, в разработке проектов перспективных и годовых планов по улучшению условий труда на предприятии. Он же обеспечивает проведение входных инструктажей работников по технике безопасности. Важной задачей является контроль над составлением смет расходов на мероприятия по охране труда и технике безопасности.

4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧИХ МЕСТ

Планировка – целесообразное пространственное размещение в горизонтальной и вертикальной плоскости всех элементов оснащения, необходимых для выполнения производственного задания.

Рассматривается внешняя и внутренняя планировка рабочего места.

Внешняя планировка определяет связь с другими рабочими местами. Для рабочего - это получение заготовок, инструмента, сдача готовых деталей. Для менеджера - получение и передача информации. При планировании рабочего места изучаются грузопотоки и документопотоки, разрабатываются предложения по устранению дублирования потоков.

Задачи внешнего планирования:

Необходимо соблюдать нормы площади рабочего места (для специалиста - не менее 4,5 кв. метра при высоте потолка 3-3,2 м, что соответствует санитарной норме площади письменного стола). Нормативы удельной площади в машиностроении предусматривают минимальную производственную площадь для одного станка: для мелких станков – 10-12 кв. м.; для средних – 15-25 кв. м.; для крупных – 30-45 кв. м.; для особо крупных – 50-100 кв. м.

Задачи внутренней планировки:

Принципы планирования:

Зону максимальной досягаемости составляет размах вытянутых рук. Зона минимальной досягаемости – размах согнутых в локтях рук. Зона оптимальной досягаемости – сектор наложения максимальной зоны досягаемости правой и левой руки.

Правило 1. Что берется правой рукой – располагается справа, что берется левой рукой – располагается слева.

Правило 2. Загружать обе руки одновременно. (Например, телефон – слева, калькулятор – справа).

Правило 3. Каждый предмет должен иметь постоянное место нахождения.

Правило 4. Часто используемые предметы располагаются ближе, редко используемые предметы располагаются дальше.

При этом учитываются углы обзора: угол мгновенного зрения – 18 градусов; угол эффективной видимости – 30 градусов; угол обзора при фиксированном положении головы – 120 градусов; угол обзора при повороте – 220 градусов.

При планировании рабочей позы учитывается, что рабочая поза «сидя» используется при выполнении работ с усилиями до 5 кг, рабочая поза «сидя-стоя» - при усилиях от 5 до 10 кг, рабочая поза
«стоя» - при весе предмета труда свыше 10 кг.

Оптимальный километраж, проходимый в течение рабочего дня составляет 10км. Например, ткачихи проходят в течение рабочего дня до 30-40 км.

При размещении средств информации и органов управления должны учитываться принципы: частоты, важности, технологичности, сопряженности.

Принцип частоты заключается в том, что в оптимальной зоне видимости располагаются рабочие органы управления оборудованием, к которым работник обращается наиболее часто. Принцип важности обеспечивается за счет того, что в оптимальной зоне располагаются наиболее важные органы управления оборудованием. Принцип технологичности заключается в размещении органов управления оборудованием по ходу техпроцесса. Соблюдение принципа сопряженности предполагает расположение взаимосвязанных органов управления в непосредственной близости.

5. ОФИСНАЯ МЕБЕЛЬ

Офисная мебель - один из важнейших компонентов любого офисного пространства. Мебель может дополнять общее дизайнерское решение офиса, а если она подобрана неудачно, то может разрушить впечатление от любого сколь угодно прекрасного интерьера. В современном офисе мебель - это не столько элемент обстановки, сколько инструмент, служащий эффективной работе компании. Все критерии долговечности, функциональности, гибкости и эстетичности относятся к мебели в той же (если не большей) мере, как и к перегородкам, покрытиям пола, потолкам и осветительной технике.

К офисной мебели относится то, за чем работают сотрудники любого офиса: столы, стулья и кресла, стеллажи и полки, шкафы и стойки-ресепшн. Некоторые руководители приобретают мягкие диваны в комнаты для отдыха и в комнаты, предназначенные для ведения переговоров. В независимости от выбранной мебели, главное, чтобы все органично вписывалось в интерьер помещения, а также сочеталось с видом деятельности компании.

Всю офисную мебель можно разделить на мебель, предназначенную для кабинета руководителя (директора), мебель, предназначенную для рядовых сотрудников и мебель для клиентов и партнеров.

Мебель, предназначенная для оснащения рабочих мест рядовых сотрудников офиса, - это компьютерные или обычные столы, кресла и шкафы, которые отличаются своей удобностью и качеством.

Если офисное помещение имеет большие размеры, то целесообразнее выбрать офисные перегородки, которые выделят нужное рабочее пространство для каждого сотрудника.

Выбирать этот атрибут мебели нужно тщательно т.к. работник буквально прикован к нему на протяжении всего дня. Стулья и кресла должны быть максимально удобными, функциональными и комфортными.

Стеллаж, полка или шкаф, должны быть вместительными, прочными, обеспечивать быстрый и беспрепятственный доступ к хранимой на них информации и соответствовать выбранному стилю в интерьере.

В офисе, оборудованном со вкусом и с заботой о персонале, правильно распределено рабочее пространство, минимально снижается риск межличностных конфликтов и развития различных «офисных» болезней, время не теряется даром, а нагрузка распределяется равномерно между сотрудниками, что создает благоприятные условия и наибольшую производительность труда.

6. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ОФИСЕ

Информационная технология автоматизации офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.

База данных. Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

Могут ежедневно по электронной почте поступать с биржи сведения о курсе валют или котировках ценных бумаг, в том числе и акций этой фирмы, которые ежедневно корректируются в соответствующем массиве базы данных.

Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.

Текстовый процессор. Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает по компьютерной сети. Таким образом, в распоряжении менеджера имеется эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.

Электронная почта (E-mail) , основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Это ограничение, по мнению многих исследователей, не является слишком важным, поскольку в пятидесяти случаях из ста служебные переговоры по телефону имеют целью лишь получение информации.

Когда фирма решает внедрить у себя электронную почту, у нее имеются две возможности. Первая - купить собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть компьютеров, реализующих функцию электронной почты. Вторая возможность связана с покупкой услуги использования электронной почты, которая предоставляется специализированными организациями связи за периодически вносимую плату.

Аудиопочта. Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.

Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем. Для этого посылающий сообщение должен дополнительно указать список лиц, которым данное сообщение предназначено. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.

Главным преимуществом аудиопочты по сравнению с электронной является то, что она проще - при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.

Табличный процессор. Он так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными представленными в табличной форме. Объединяя эти операции по общим признакам, можно выделить наиболее многочисленные и применяемые группы технологических операций:

7. СРЕДСТВА ОРГТЕХНИКИ

Организационная техника - неотъемлемая часть технического оборудования любого офиса.

К офисной технике в широком смысле можно отнести любые технические средства, облегчающие работу в офисе, начиная от карандашей и авторучек и кончая компьютерами и их сетями. К офисной технике в узком смысле относят лишь технические средства, используемые в бумажном делопроизводстве, и средства административно-управленческой связи.

Организационная техника составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Слабое использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации, и к другим отрицательным последствиям.

Средства оргтехники для офиса фирмы могут включают в свой состав, такие устройства и оборудование: персональный компьютер, телефонные и радиотелефонные аппараты, мини-АТС, директорский коммутатор, громкоговорящее телефонное переговорное устройство, факсимильный аппарат, копировальный аппарат, ризограф, диктофоны, проекционную аппаратуру, ламинатор, машину для уничтожения документов, сшиватель документов, картотечное оборудование, стеллажи и шкафы для хранения документов, сейф, тележку и др.

Устройства и приспособления индивидуального пользования, облегчающие труд работников, занятых в сфере управления (менеджеры, секретари, референты и т. д.), обычно называют малой оргтехникой. К ней относятся канцелярские принадлежности: ручки, карандаши, фломастеры, дыроколы, степлеры, скоросшиватели, различные штемпели, клеящие карандаши, скотч-ленты и т. п.

8. ЛОКАЛЬНАЯ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНАЯ СЕТЬ ОФИСА

Локальная вычислительная сеть (ЛВС) современного предприятия является транспортной инфраструктурой для передачи разнородных потоков информации. ЛВС обеспечивает взаимодействие компонентов корпоративной информационной системы (КИС), бизнес-приложений, пользователей, наконец, современная ЛВС обеспечивает сотрудников телефонной и видеосвязью. В последнем случае сеть называют конвергентной, иными словами способной к передаче не только данных, но и трафика реального времени - голоса, видео. В частности, большая часть предлагаемого «Технориумом» оборудования поддерживает данный функционал.
Важнейшими характеристиками современной ЛВС являются:

Производительность, адекватная предъявляемым КИС требованиям
Поддержка коммуникационных стандартов необходимых для работы КИС
Совместимость с оборудованием смежных подсистем
Масштабируемость
Отказоустойчивость
Управляемость

С этих характеристик (требования уточняются в техническом задании) и начинается разработка архитектуры ЛВС. При этом используются современные методы, технологии и устройства, которые позволяют наилучшим образом достичь баланса между основными требованиями к ЛВС, возможностями оборудования и, наконец, ограничениями бюджета и времени.

В качестве основы построения ЛВС должна использоваться стратегия, позволяющая создавать и поддерживать сетевые комплексы способные к количественному и качественному росту по требованию бизнеса. При этом максимальным образом сохраняя уже сделанные инвестиции и обеспечивая минимальный уровень затрат на поддержку сети. Гибкие, с обновляемым программным обеспечением, сетевые устройства – именно они должны работать в современной сети растущего предприятия.

Топология во многом определяет важные свойства ЛВС – быстродействие, надежность (живучесть) и производительность.

В магазине Л’Этуаль используется топология «звезда» - каждое сетевое устройство соединено с коммуникационным устройством, называемым концентратором или хабом.

Преимущества сетей топологии «звезда»:

-легко подключить новый ПК;

-имеется возможность централизованного управления;

-сеть устойчива к неисправностям отдельных ПК и к разрывам соединения отдельных ПК.

-высокое быстродействие сети, так как общая производительность сети зависит только от производительности центрального узла.

-отсутствие столкновения передаваемых данных, так как данные между рабочей станцией и сервером передаются по отдельному каналу, не затрагивая другие компьютеры.

Однако помимо достоинств у данной топологии есть и недостатки:

-низкая надежность, так как надежность всей сети определяется надежностью центрального узла. Если центральный компьютер выйдет из строя, то работа всей сети прекратится.

-высокие затраты на подключение компьютеров, так как к каждому новому абоненту необходимо ввести отдельную линию.

-отказ хаба влияет на работу всей сети;

-большой расход кабеля;

Рис. 1 Топология «звезда»

10. ГЛОБАЛЬНАЯ СИСТЕМА ИНТЕРНЕТ В ОФИСЕ

Интернет – всемирная система объединенных компьютерных сетей. Интернет образует глобальное информационное пространство, служит физической основой для Всемирной паутины и множества других систем (протоколов) передачи данных. В настоящее время, когда слово «Интернет» употребляется в обиходе, чаще имеется ввиду Всемирная паутина и доступная в ней информация, а не сама физическая сеть.

Интернет состоит из многих тысяч корпоративных, научных, правительственных и домашних компьютерных сетей. Объединение сетей разной архитектуры и топологии стало возможным благодаря протоколу IPи принципу маршрутизации пакетов данных.

Для обмена сообщениями между компьютерами, подключенными к Интернету, используется сервис, именуемый электронной почтой. В процессе обмена принимают участие несколько элементов: отправитель почтового послания, почтовый сервер отправителя, выполняющий роль почтового отделения, почтовый сервер получателя и получатель.

Это компьютерная сеть, которая объединяет как отдельные компьютеры, так и локальные сети, которые находятся на большом расстоянии друг от друга. Интернет – самая известная и популярная глобальная сеть.

Продажи косметики и парфюмерии on-line – наиболее динамично развивающийся канал сбыта. Рост продаж через Интернет в 2007 году, по данным Национальной ассоциации участников электронной торговли, вырос на 1000% (с 0,8 до 8 млн долларов). В то же время в физическом выражении объем торговли косметики через Интернет пока весьма незначителен – 0,8% всех продаваемых on-line товаров.

Достоинство этого канала сбыта заключается в том, что, продавая парфюмерию on-line, производители могут предложить большие скидки, благодаря чему растет лояльность покупателя к брэнду.

Интернет становится дополнительным мощным средством продаж косметики и гигиенических продуктов для таких компаний, как Avon и Oriflame. Однако по сравнению с традиционными каналами сбыта объем продаж в интернете незначителен.

В то же время крупные российские продавцы косметики не рассматривают интернет как серьезный канал реализации косметики и парфюмерии. До недавнего времени этот сегмент розницы даже не замеряли.

Помаду и духи можно посмотреть в магазине, а потом заказать через интернет. Но подобная схема имеет смысл только в том случае, если потребитель в итоге сможет существенно сэкономить (как, например, при покупке бытовой техники или компьютеров).

Через интернет человек приобретает косметику и парфюмерию только тогда, когда точно знает, что хочет (марку духов, номер помады и т.п.). Новинки же он покупает в обычных магазинах. Здесь же совершаются импульсные покупки, на которых и держится парфюмерно-косметическая розница.

Поэтому сайты косметических и парфюмерных брэндов, как правило, нацелены на продвижение рекламных образов и на предоставление информации об ароматах. Владельцы селективных марок передают интернет-продажи другим торговым организациям, занимаясь в сети лишь имиджевой рекламой и промо-акциями, нацеленными на покупателей-новаторов и стойких приверженцев брэнда. Чтобы заинтересовать покупателей новинкой, среди посетителей сайта проводятся конкурсы и викторины: вопросы связаны с рекламой или продукцией брэнда. Призы – естественно, флаконы новинок.

В России уже не первый год существуют вполне грамотно разработанные и активно работающие сайты отечественных интернет-магазинов. Например, www.aromat.ru и www. aedes.com.

Заключение

Изучив состояние рынка косметики и парфюмерии в России, а также развитие розничной сети парфюмерно-косметических магазинов Л’Этуаль, можно сделать следующие выводы:

1. В настоящее время парфюмерный рынок достаточно велик и его развитие эксперты оценивают как очень перспективное. Российский рынок является чрезвычайно привлекательным для иностранных игроков. Развитию рынка парфюмерной продукции способствует рост платежеспособности населения и развитие инфраструктуры. Кроме этого, россияне являются самыми активными по сравнению с западными потребителями парфюмерно-косметической продукции, они готовы тратить большую долю своего дохода на такую продукцию. В частности, в результате роста уровня жизни населения и увеличения доли среднего класса, имеет место тенденция постепенного превращения люксовых марок в продукт массового потребления.

2. В последние несколько лет идет процесс перераспределения каналов дистрибуции парфюмерии в пользу универмагов, специализированных магазинов и «магазинов возле дома» (дрогери) и сокращения доли открытых рынков. Наиболее острая борьба за покупателя ведется среди специализированных магазинов и универмагов, которая сопровождается высокими темпами роста расходов на рекламу и PR, на программы привлечения и удержания клиентов.

3. Основные игроки розничной продажи парфюмерно-косметической продукции – «Арбат Престиж», «Л'Этуаль», «ILE DE BEAUTE». По результатам исследований, эти компании лидируют у покупателей и по показателю узнаваемости и по числу совершения покупок.

4. Постепенно у российских покупателей формируется культура потребления. Рыночная структура становится аналогичной западным и мировым стандартам. Дистрибуторам в связи с этим следует обратить внимание на более четкое позиционирование и продуманную ассортиментную политику, повышение качества работы с потребителем, подбор и обучение персонала, рациональное использование площади, интерьер, способы организация товара, а также стимулирование сбыта на месте продажи.

Сеть Л’Этуаль обладает массой преимуществ перед своими конкурентами и альтернативными каналами сбыта, но, хоть и является лидером, должна вести активную работ по привлечению покупателей, так как многие люди предпочитают ее конкурентов из-за более низких цен.

6. Приведенные в данной работе могут существенно повысить конкурентоспособность сети Л’Этуаль без применения политики снижения цен. Они не являются трудоемкими и не требуют особых материальных затрат – следовательно, их легко воплотить в жизнь.

Список использованных источников

1. Багиев Г.Л. и др. Маркетинг: уч. для вузов/Г.Л. Багиев, В.М. Тарасевич, Х. Анн; под общ. ред. Г.Л. Багиева – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ЗАО «Издательство «Экономика»», 2001–718 с.

2. Котлер Ф. Маркетинг менеджмент – СПб: ПитерКом, 1999–896 с.

3. Маркетинг: учебник/кол. авторов; под. ред. проф. Н.П. Ващекина – 3-е изд. перераб. и доп. – М.: ИД ФБК-ПРЕСС, 2004 – 312 с.

4. http://www.apcehm.org/

5. http://marketing.rbc.ru/

6. http://www.salespro.ru/

7. http://www.intercharm.ru/

8. http://www.informarket.ru/

9. http://www.dermis.ru/

10. http://www.smoney.ru/

11. http://www.sostav.ru/

12.http://www.atlant.ru/

13. http://www.business.ua/