Особенности осуществления внутреннего аудита в организации
Организация эффективно функционирующей системы внутреннего аудита в коммерческой фирме — это сложный многоступенчатый процесс, включающий следующие этапы:
1. Критический анализ и сопоставление определенных для прежних условий хозяйствования целей функционирования организации, принятого ранее курса действий, стратегии и тактики с видами деятельности, размерами, оргструктурой, а также с ее возможностями.
2. Разработка и документальное закрепление новой (соответствующей изменившимся условиям хозяйствования) деловой концепции организации (что собой представляет организация, каковы ее цели, что она может, в какой области имеет конкурентные преимущества, каково желаемое место на рынке), а также комплекса мероприятий, способного привести эту деловую концепцию к развитию и совершенствованию организации, успешной реализации ее целей, укреплению ее позиций на рынке. Такими документами должны быть положения о финансовой, производственно-технологической, инновационной, снабженческой, сбытовой, инвестиционной, учетной и кадровой политике. Данные положения должны разрабатываться на основе глубокого анализа (с проведением необходимых расчетов) каждого элемента политики и выбора из имеющихся альтернатив наиболее приемлемых для данной организации. Документальное закрепление политики организации в различных сферах ее финансово-хозяйственной деятельности позволит осуществлять предварительный, текущий и последующий контроль всех аспектов ее функционирования, отраженных в соответствующих пунктах (элементах) политики.
3. Анализ эффективности существующей структуры управления, ее корректировка. Необходимо разработать положение об организационной структуре, в котором должны быть описаны все организационные звенья с указанием административной, функциональной, методической подчиненности, направления их деятельности, функции, которые они выполняют, установлен регламент их взаимоотношений, права и ответственность, показано распределение видов продуктов, ресурсов, функций управления по этим звеньям. То же самое относится и к положениям о различных структурных подразделениях (отделах, бюро, группах и т.д.), к планам организации труда их работников. Необходимо разработать (уточнить) план документации и документооборота, штатное расписание, должностные инструкции с указанием прав, обязанностей и ответственности каждой структурной единицы. Без такого строгого подхода невозможно осуществлять четкую координацию функционирования всех звеньев внутреннего контроля.
4. Разработка формальных типовых процедур контроля конкретных финансовых и хозяйственных операций. Это позволит упорядочить взаимоотношения работников по поводу контроля финансово-хозяйственной деятельности, эффективно управлять ресурсами, оценивать уровень достоверности (качества) информации для принятия управленческих решений.
5. Организация отдела внутреннего аудита (аудиторского комитета).
Практическая польза от создания отдела внутреннего аудита для каждой отдельно взятой организации различна. Наиболее общие аспекты целесообразности создания отдела внутреннего аудита в российских организациях заключаются в следующем:
во-первых, это позволит совету директоров или исполнительному органу наладить эффективный контроль за автономными подразделениями организации;
во-вторых, проводимые внутренними аудиторами целевые контрольные проверки и анализ выявляют резервы производства и наиболее перспективные направления развития;
в-третьих, внутренние аудиторы наряду с контролем часто выполняют и консультативные функции в отношении должностных лиц финансово-экономических, бухгалтерских и иных служб в головной организации, ее филиалах и дочерних компаниях.
Мотивацией организации внутреннего аудита на крупных и средних предприятиях служат:
- усложнение системы законодательства;
- стремление управлять финансовыми ситуациями;
- усиление эффективности управления деятельностью самого предприятия и его структурных подразделений;
- контроль за рациональным использованием ресурсов;
- выполнение обязательств;
- эффективность системы учета.
Ключевое условие успешного функционирования системы внутреннего аудита в компании — это соблюдение следующих принципов его эффективности.
1. Принцип ответственности гласит: каждый внутренний аудитор (как субъект внутреннего контроля), работающий в организации, за ненадлежащее выполнение контрольных функций должен нести экономическую, административную и дисциплинарную ответственность. Ответственность должна быть формально установлена за выполнение каждой контрольной функции, ясно очерченной и формально закрепленной за конкретным субъектом. В противном случае субъект не будет в должной мере осуществлять контроль.
2. Принцип сбалансированности, неразрывно связанный с предыдущим, означает: аудитору нельзя предписывать контрольные функции, не обеспеченные средствами для их выполнения; не должно быть средств, не связанных той или иной функцией. При определении обязанностей субъекта контроля должен быть предписан соответствующий объем прав и возможностей и наоборот.
3. Принцип своевременного сообщения оботклонениях гласит: информация об отклонениях должна быть представлена лицам, уполномоченным принимать решения по соответствующим отклонениям, в максимально короткие сроки. Если сообщение запаздывает,нежелательные последствия отклонений усугубляются; объект переходит уже в другое состояние (действие), что лишает смысла сам проведенный контроль. При предварительном контроле несвоевременное сообщение о возможности возникновения отклонений также лишает смысла проведенный контроль.
4. Принцип соответствия контролирующей и контролируемой систем гласит: степень сложности системы внутреннего аудита должна соответствовать степени сложности подконтрольной системы. Успешно справиться с разнообразием в подконтрольной системе может только такое контролирующее устройство, которое само достаточно разнообразно. Необходимо, чтобы адекватность достигалась в главном, в принципиальном, чтобы звенья системы внутреннего контроля могли гибко настраиваться на изменения соответственных звеньев системы объектов внутреннего аудита компании.
5. Принцип комплексности гласит: объекты различного типа должны быть охвачены адекватным внутренним аудитом; нельзя добиться общей эффективности, сосредоточив аудит только над относительно узким кругом объектов.
6. Принцип разделения обязанностей гласит: функции между служащими распределяются таким образом, чтобы за одним человеком не были закреплены одновременно следующие функции: санкционирование операций с определенными активами, регистрация данных операций, обеспечение сохранности данных активов, осуществление их инвентаризации. Во избежание злоупотреблений и для эффективности аудита эти функции должны быть распределены между несколькими лицами.
7. Принцип разрешения и одобрения гласит: должно быть обеспечено формальное разрешение и одобрение всех финансово-хозяйственных операций ответственными официальными лицами в пределах их полномочий. Формальное разрешение — это формальное решение либо относительно общего типа хозяйственных операций, либо относительно какой-либо конкретной операции. Формальное одобрение — это конкретный случай использования общего разрешения, выданного администрацией. Без наличия формально установленных процедур санкционирования невозможно считать систему внутреннего контроля организации эффективной.
Все перечисленные выше принципы взаимосвязаны, порядок их сочетания зависит от конкретных обстоятельств.
Основные требования к организации системы внутреннего аудита хотя и не являются принципами, но также обусловливают эффективное функционирование его системы.
1. Требование ущемления интересов. Необходимо создавать специальные условия, при которых любые отклонения ставят какого-либо работника или подразделение организации в невыгодное положение и побуждают их к регулированию «узких мест». Необходимость таких условий обусловливается возможностью появления отклонений, в которых определенные работники или коллектив заинтересованы.
2. Недопущение концентрации прав первичного контроля в руках одного лица. Сосредоточение первичного контроля в одних руках может привести к недостоверному учету в интересах данного лица.
3. Требование заинтересованности администрации. Функционирование системы внутреннего аудита не может быть эффективным без честности, должной заинтересованности и участия должностных лиц управления.
4. Требование приемлемости (пригодности) методологии внутреннего контроля. Ставящиеся перед центрами ответственности контрольные цели и задачи должны быть рациональными. Необходимо целесообразное распределение контрольных функций. Программы внутреннего аудита и применяемые методы должны быть целесообразными.
5. Требование непрерывности развития и совершенствования. Со временем даже самые прогрессивные методы управления устаревают. Система внутреннего контроля должна быть построена таким образом, чтобы можно было гибко ее «настраивать» на решение новых задач,возникающих в результате изменения внутренних и внешних условий функционирования организации, и обеспечить возможность ее расширения и модернизации.
6. Требование приоритетности. Абсолютный контроль над обычными незначительными операциями (например, мелкими расходами) не имеет смысла и только отвлекает силы от более важных задач. Но если высшее руководство считает, что какие-либо области деятельности организации имеют стратегическое значение, то в каждой такой области обязательно должен быть налажен контроль, даже если эта область с трудом поддается измерению по принципу «затраты-эффект».
7. Исключение ненужных этапов шагов процедур в проведении контроля. Контроль необходимо организовывать рационально, так как это часто связано с дополнительными затратами труда и средств.
8. Требование единичной ответственности. Каждая отдельная контрольная функция должна быть закреплена только за одним центром ответственности. Во избежание безответственности недопустимо закрепление отдельной функции за двумя или несколькими центрами ответственности. Но закрепление нескольких контрольных функций за одним центром ответственности вполне допустимо. Например, отдельной контрольной функцией главного бухгалтера является контроль осуществляемых хозяйственных операций на предмет их соответствия законодательству Российской Федерации. Он же должен нести ответственность за недоведение до руководства информации о нарушениях. Контрольная функция внутреннего аудитора в этом случае — осуществление проверки на предмет качества исполнения бухгалтером своей контрольной функции. Аудитор оценивает и законность отраженных операций, но ответственность он должен нести за необнаружение негативных операций, отраженных бухгалтером. Данное требование не распространяется на ситуации, когда во избежание ошибок и/или злоупотреблений отдельных должностных лиц (центров ответственности) принимается коллегиальное решение (например, принятие решений по сбытовой политике).
9. Требование потенциального функционального замещения. Временное выбытие отдельных субъектов внутреннего контроля не должно прерывать контрольные процедуры. Для этого каждый внутренний контролер должен уметь выполнять контрольную работу вышестоящего, нижестоящего и одного-двух работников своего уровня во избежание потери адекватной связи с объектом контроля за время их выбытия. Данный принцип распространяется и на центры ответственности.
10. Требование регламентации. Эффективность функционирования системы внутреннего аудита прямо связана с тем, насколько подчинена регламенту контрольная деятельность в организации. Насколько деятельность подчинена четкому регламенту — настолько можно ожидать от нее успеха. Конечно, все предусмотреть невозможно; приходится принимать решения в условиях неопределенности, но там, где это возможно, необходимо формально установить правила, регулирующие порядок деятельности.
В общем случае основным критерием эффективности внутреннего аудита служит соблюдение принципов функционирования его системы, описанных выше. Если эти принципы в организации не соблюдаются, система внутреннего аудита будет либо недейственной, либо действенной, но нерезультативной. Но в любом случае она не будет эффективной. Если в организации все принципы соблюдены, система внутреннего аудита может считаться эффективной при обязательном условии превышения значения показателя ее результативности над ее стоимостью. В заключительной части статьи рассмотрим остальные аспекты эффективности внутреннего аудита.
Заключение
Внутренний аудит – это один из способов контроля за эффективностью деятельности звеньев структуры экономического субъекта.
Функции внутреннего аудита могут выполнять специальные службы или отдельные аудиторы, состоящие в штате экономического субъекта, ревизионные комиссии (ревизоры), привлекаемые для целей внутреннего аудита сторонние организации и (или) внешние аудиторы. К функциям внутреннего аудита относятся:
- проверка систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля, их мониторинг и разработка рекомендаций по улучшению этих систем;
- проверка бухгалтерской и оперативной информации, включая экспертизу средств и способов, используемых для идентификации, оценки, классификации такой информации и составления на ее основе отчетности, а также специальное изучение отдельных статей отчетности, включая детальные проверки операций, остатков по бухгалтерским счетам;
- проверка соблюдения законов и других нормативных актов, а также требований учетной политики, инструкций, решений и указаний руководства и (или) собственников;
- проверка деятельности различных звеньев управления;
оценка эффективности механизма внутреннего контроля, изучение и оценка контрольных проверок в филиалах, структурных подразделениях экономического субъекта;
- проверка наличия, состояния и обеспечения сохранности имущества экономического субъекта;
работа над специальными проектами и контроль за отдельными элементами структуры внутреннего контроля;
- оценка используемого экономическим субъектом программного обеспечения;
специальные расследования отдельных случаев, например подозрений в злоупотреблениях;
- разработка и представление предложений по устранению выявленных недостатков и рекомендаций по повышению эффективности управления.
Цель аудиторской деятельности — конкретная задача, на решение которой направлена деятельность аудитора; она определяется законодательством, системой нормативного регулирования аудиторской деятельности, договорными обязательствами аудитора и клиента.
Целями внутреннего контроля на предприятии являются:
1) осуществление эффективной деятельности предприятия;
2) обеспечение соблюдения требований руководства каждым работником предприятия;
3) обеспечение сохранности имущества предприятия.
Благодаря внутреннему аудиту решаются следующие масштабные задачи:
1. Контроль над соблюдением законодательства, достоверностью информации, а также происходит оценка эффективности деятельности отдельных структурных и операционных подразделений.
2. Полный анализ результативности систем управления рисками, что позволяет применять новые методы их снижения.
3. Оценка соответствия системы корпоративного управления его основным принципам.
Организация эффективно функционирующей системы внутреннего аудита в коммерческой фирме — это сложный многоступенчатый процесс.
Мотивацией организации внутреннего аудита на крупных и средних предприятиях служат:
- усложнение системы законодательства;
- стремление управлять финансовыми ситуациями;
- усиление эффективности управления деятельностью самого предприятия и его структурных подразделений;
- контроль за рациональным использованием ресурсов;
- выполнение обязательств;
- эффективность системы учета.
В общем случае основным критерием эффективности внутреннего аудита служит соблюдение принципов функционирования его системы.
Список использованной литературы.
1. Ковалева О.В., Константинов Ю.П. Аудит: Учебное пособие. – М.: Из – во Приор, 2002
2. Подольский В.Н., Савин А.А. Аудит: Учебник для вузов – М.: ЮНИТИ – ДАНА, Аудит, 2007
3. Чернышева Ю.Г. Анализ финансовой хозяйственной деятельности. Ростов на Дону: Феникс 2005
4. Шеремет А.Д., Неташев Е.В. Методика финансового анализа предприятия. М.: ИНФРА – М, 2003
5. Шеремет А.Д., Суйц В.П. Аудит – М.: ИНФРА – М, 2007
6. Андреев В.Д. Внутренний аудит: учеб. пособие. – М.: Финансы и статистика, 2008.
7. Белбожецкий И.А. Бухгалтерский учет и внутренний аудит. - В 2-х частях. - М.: Бухгалтерский учет, 2006.
8. Контроллинг как инструмент управления предприятием / Под ред. Н.Г. Данилочкиной. - М: Аудит, ЮНИТИ, 2009.
9. Мельник М.В. Ревизия и контроль: Учебное пособие. - М: ИД ФБК-ПРЕСС, 2007.
10. Соколов Я.В. Бухгалтерский учет: от истоков до наших дней: Учебное пособие для вузов. - М.: Аудит, ЮНИТИ, 2006.
11. http://guardmag.com - Роль внутреннего аудита в обеспечении экономической безопасности предприятия
12. Бурцев В.В. Организация внутреннего аудита / В.В. Бурцев // Финансовый менеджмент. – 2005. – № 6.
13. Воропаев Ю.Н. Оценка риска аудита и бизнеса / Ю.Н. Воропаев // Бухгалтерский учет. – 1996. – № 6.
14. Филипьев Д.Ю. Внутренний аудит: мифы и реальность / Учет и контроль. – М.: Финансы. – 2007. - №1.
15. Хорохордин Н.Н. Служба внутреннего аудита: этапы создания, цели и задачи // Аудиторские ведомости. - 2007. - № 10.