Советы относительно стиля изложения

Отчетность

ЦЕЛИ ЗАНЯТИЯ

На данном занятии перед участниками ставятся следующие цели:

• Понять важность эффективного общения в процессе аудита.

• Понять, что отчетность - это непрерывный процесс сообщения результатов аудита.

• Научиться определять характеристики отчета об аудите, касающиеся качества.

• Понять важность и необходимость указания позитивных моментов в отчете
результатах аудита.

ОБЩАЯ ИНФОРМАЦИЯ

Отчетность включает в себя не только подготовку отчета о проведенном аудите. Отчетность подразумевает весь процесс информирования о результатах аудита. Как у известно участникам, аудиторы постоянно сообщают о своих наблюдениях, как в письменной форме, так и устно. Они сообщают о своих наблюдениях непосредственно проверяемой стороне и в кратчайшие сроки составляют отчеты о несоответствиях. Для отчета о проведении аудита проводятся периодические встречи с руководством проверяемой стороны и заключительное совещание. В ходе этих встреч, как в устной форме, так и в письменной, всегда сообщается о результатах проведения аудита.

Аудиторы всегда должны помнить, что от них ожидают всестороннего отчета о проведении аудита, и поэтому в отчете не следует ограничиваться только перечислением несоответствий. В нем нужно отразить как положительные, так и отрицательные результаты. Аудиторы всегда должны помнить, что в идеале отчет должен способствовать улучшению системы качества проверяемой стороны, указывая возможности для улучшения.

В отношении отчетности не существует каких-то специально установленных правил. Процедуры, отражающие процесс предоставления отчетности, могут значительно отличаться в разных организациях. Поэтому аудитор, предоставляя письменные и устные отчеты, должен следовать процедурам той организации, по поручению которой проводится аудит.

КАЧЕСТВО ОТЧЕТНОСТИ

Наблюдения, выполненные в ходе аудита, и отчеты являются конфиденциальной информацией, и, следовательно, не подлежат разглашению третьей стороне (за исключением органов по аккредитации). Однако и при этом условии отчетность, как в письменном, так и в устном виде обычно адресована множеству людей в обеих организациях.

Наблюдения, выполненные в ходе аудита, передаются в устной форме в следующих случаях:

• Непосредственно проверяемым лицам, которые могут представлять различные уровни
организации;

• Представителям руководства и различным членам руководства проверяемой
организации в ходе периодических встреч;

• Руководству проверяемой организации, включая высшее руководство, на
заключительном совещании.

Отчеты в письменной форме адресуются:

• Непосредственно проверяемым лицам;

• Руководству проверяемой организации;

• Внутренним аудиторам проверяемой организации;

• Руководству организации, выполняющей аудит;

• Аудиторам, выполняющим последующие аудиты в данной организации;

• Аудиторам органов по аккредитации (при проведении аккредитованной
сертификации).

Всем этим людям нужна фактическая информация о результатах аудита. Эффективный отчет о проведении аудита, как устный, так и письменный должен отвечать ряду условий. Такие условия можно разделить на две группы, касающиеся содержания и формы:

Содержание Форма

• Информативность • Краткость

• Факты • Четкость и разборчивость

• Завершенность • «Прозрачность»

• Точность • Ясность и удобопонятность

Содержание

На основании отчетов о проведении аудита руководство принимает важные решения. Руководство проверяемой организации должно будет решить, удовлетворительно ли работает существующая система качества или же она требует каких-то изменений. При аудитах второй и третьей стороны, руководство организации, выполняющей аудит, на основании отчета и рекомендаций руководителя группы выносит решение о заключении контракта, одобрении поставщика или сертификации системы. Для того чтобы руководство могло принять эффективное решение, отчеты о проведении аудита должны быть:

Информативными

Отчеты должны четко сообщать заинтересованным сотрудникам разных уровней результаты проверки, а также содержать информацию о том, насколько полным является соответствие критериям аудита.

Основанными на фактах

Исключительно важно, чтобы отчет аудитора основывался на фактической информации объективных свидетельствах. Только факты, а не мнение аудитора, могут служить основанием для принятия решений.

Завершенным

В отчете следует отразить всерезультаты проверки для того, чтобы руководство располагало полнойинформацией, необходимой для принятия решений. Имеются в виду как положительные, так и негативные результаты.

Точными

Отчет о наблюдениях, выполненных в ходе аудита, должен быть точным и четким. Форма

От формальной стороны отчета зависит, насколько хорошо проверяемая сторона поймет его содержание. Не будем сейчас говорить о форме составления отчета, которая, как правило, определена в процедурах организации, по поручению которой проводится аудит. Рассмотрим лишь несколько характеристик, имеющих исключительную важность:

Краткость

Отчеты должны быть максимально краткими, но в то же время, исчерпывающими. При чтении или слушании длинных отчетов трудно концентрировать внимание.

Четкость и разборчивость

Если отчет предоставляется в рукописном виде, убедитесь, что он легко читаем. При неразборчивом почерке лучше писать печатными буквами.

Представляя отчет в печатной форме, выберите оптимальный размер шрифта. Шрифт, размером меньше 11, воспринимается с трудом. Обратите внимание на расстояние между строк. Один интервал между строками затрудняет чтение; предпочтительное использовать интервал 1.25 или 1.5.

При устном отчете произносите слова полностью и отчетливо. Не «проглатывайте окончания. Выдерживайте достаточную паузу между словами, чтобы они не сливались в речи. Пауза должна быть чуть продолжительнее между предложениями и более заметной между параграфами и при переходе к следующей теме.

«Прозрачность»

Очень важна форма предоставления отчета; текст нужно разделить на параграфы или разделы. Единый стиль отчетности можно сохранить, если соблюдать единый стиль оформления документации.

Ясность и удобопонятность

Чтобы сделать отчет понятным, нужно четко выражать излагаемые в нем мысли. Если читатель или слушатель поймет что-то иным образом, он может принять неверное решение.

Использование длинных, устаревших и редких слов или длинных предложений затрудняет понимание. Существует множество способов оценки удобочитаемости текста. Один из самых простых - это так называемый «индекс ясности».

Этот метод заключается в следующем:

1. Возьмите произвольный отрывок текста объемом около 200 слов. Отрывок должен начинаться с
полного предложения и заканчиваться таким же образом. Не учитывайте заголовки. Подсчитайте
количество слов в выбранном отрывке.

2. Подсчитайте количество основных знаков пунктуации (точек, вопросительных и восклицательных
знаков).

3. Разделите количество слов на количество основных знаков пунктуации. Вы получите среднее
количество слов в предложении. Запишите это число.

4. Подсчитайте количество слов, состоящих из трех и более слогов (длинных слов). Не учитывайте
имена собственные и слова, к которым добавляется один слог при помощи приставок, суффиксов или
окончаний.

5. Вычислите процент длинных слов в тексте. Запишите полученный результат.

б. Для получения «индекса ясности» сложите показатель среднего количества слов в предложении и

процент длинных слов в тексте.

Если полученный результат превышает цифру 40, то текст может оказаться сложным для восприятия и понимания. Если результат меньше 20, то текст, скорее всего, состоит из слишком отрывистых предложений.

В процессе обычного разговора люди подсознательно придерживаются показателя 30; средний показатель газетных статей в ежедневных выпусках также около 30.

Существуют ограничения в отношении использования этого показателя. Начнем с того, что он применим

лишь к английскому языку и может быть не столь эффективным в отношении других языков. Однако он

позволяет быстро и просто оценить ясность текста на английском языке.

Другой простой и практичный способ проверки ясности изложенного в отчете состоит в
том, чтобы обратиться к лицу, не имеющему отношения к конкретной деятельности, с
просьбой изучить отчет и затем рассказать вам его основное содержание.

Обычно ежедневно в ходе проведения аудита мы просим проверяемых прочитывать и подтверждать составленные нами отчеты о несоответствиях. Одна из целей при этом -

убедиться, что отчет составлен понятно. Если проверяемый не сможет в нем разобраться, то и никто другой его не сможет понять такой отчет!

Советы относительно стиля изложения

Как уже говорилось выше, изложение текста документа так, чтобы он в результате был точным, четким и ясным, является не менее важным, чем содержание документа.

Поэтому используйте простые и однозначные слова, избегая употребления предложен! страдательном залоге и устаревших понятий. Эффективное изложение должно б четким, кратким и конкретным. Если читающий отчет что-то не понимает, он мо принять неверное решение.

Пунктуацияиграет важную роль в изложении и влияет на восприятие текста. Длинные предложения воспринимаются с трудом и часто сбивают читателя с мысли. Предложения и параграфы должны быть максимально короткими. Как правило, рекомендуется излагать одну инструкцию в одном предложении и одну тему в одном параграфе.

Точные формулировкиочень важны. Используйте слова или предложения, имеющие конкретное значение, избегайте слов и предложений, смысл которых можно истолковать по-разному.

Рекомендуется использовать косвенную речь в прошедшем времени. В отчете аудите отражают то, что было выявлено в ходе аудита. К моменту предоставления отчета ситуация может кардинально измениться.

Существует устойчивая тенденция использовать аббревиатуры, инициалы и акронимы Их легко неверно понять или перепутать. По возможности, избегайте их част употребления в тексте. Если возникает необходимость использования аббревиатур, инициалов и акронимов, четко определите их значение в предисловии. Употребляйте аббревиатуры и акронимы только в тех случаях, когда они всем известны.

СВОЕВРЕМЕННОСТЬ

Старайтесь не откладывать составление отчетов на «потом»; по возможности, делайте в отчетность в ходе аудита. Часто возникает желание заняться отчетом, когда будет боль свободного времени, но свободного времени может не оказаться, в результате чего задержите отчет, чем значительно снизите его эффективность и точность. Насколько точными ни были ваши записи, они не могут заменить своевременного отчета о ситуации - отчет, составленный по памяти, будет менее эффективен. При выявлении несоответствий в ходе аудита их следует немедленно зафиксировать и согласовав сотрудниками, участвующими в соответствующем процессе. Разумеется, лучше сразу составить отчет и предоставить его до проведения заключительного совещания. Составление отчета можно перенести на более поздний срок только в случае крайней необходимости. Приучите себя к своевременному составлению отчетов, и вы заметите, что адекватность аудита и быстрота выполнения корректирующих действий значительно возрастут.

ИТОГОВЫЙ ОТЧЕТ

Официальный итоговый отчет, безусловно, является существенным компонентом аудита. Системы отчетности различны в разных компаниях и варьируются от простого сборника отчетов о несоответствиях до всеобъемлющего фактического отчета о проведенном аудите, в котором могут рассматриваться несоответствия (или же отчеты несоответствиях могут быть представлены отдельно).

В отчете о проведенном аудите должна содержаться следующая информация:

• масштаб и цели аудита;

• подробный план проведения аудита, информация об аудиторах и представителе

проверяемой стороны, даты проведения аудита;

• критерии аудита (стандарт по системе качества, Руководство по качеству проверяемой

стороны, условия контракта, планы по качеству и т.п.)

• мнение группы аудиторов о соответствии системы менеджмента качества критериям

аудита;

• выявленные несоответствия;

• возможности системы достичь поставленных целей в области качества;

• список рассылки.

Итоговый отчет может включать:

• общий отчет;

• заполненные контрольные листы;

• заметки аудитора;

• отчеты о несоответствиях;

• матрица по итогам аудита.