Створення звіту з використанням Майстра звітів
Створення звітів
Звіти – представлення інформації у друкованому вигляді. Для створення звітів МS Accеss дозволяє використовувати такі засоби:
- Майстер звітів, який дозволяє досить швидко створювати звіт на основі відбору полів з вхідних інформаційних таблиць.
- Конструктор звітів, у якому користувач самостійно розробляє потрібний із заданими властивостями.
- Автозвіт: стрічковий, який дозволяє автоматично створювати найпростіший табличний звіт на основі однієї таблиці.
- Автозвіт: у стовпець, який дозволяє автоматично створювати звіт з полями, назви яких розташовуються в один або декілька стовпців.
- Майстер діаграм;
- Поштові наклейки.
Для створення звіту будь-яким із зазначених способів необхідно виконати такі дії:
1) Відкрити базу даних.
2) У вікні бази даних вибрати вкладку “Отчеты» і натиснути на кнопку “Создать”.
3) У діалоговому вікні “Новый отчет», що з’явилось на екрані, вибрати один з можливих засобів формування звіту.
Створення найпростішого звіту за допомогою засобу “Автоотчет”
Найпростішим способом створення табличного звіту є використання засобу “Автоотчет”. З цією метою у діалоговому вікні “Новый отчет» потрібно вибрати “Автоотчет: ленточный» і як джерело для побудови звіту у цьому ж вікні вибрати таблицю або запит, на основі якого й буде побудовано звіт. На екрані з’явиться готовий до використання звіт.
У цей звіт автоматично будуть включені усі поля вибраної таблиці або запиту. Назви полів розташовуються зверху звіту в рядок. На кожній сторінці звіту розміщуються декілька записів, що робить зручним перегляд даних та їх порівняння.
Створення звіту з використанням Майстра звітів
Створення звіту за допомогою Майстра зводиться до вибору таблиць, які мають скласти інформаційну основу звіту, визначення списку полів звіту та послідовність їх розміщення.
Для запису Майстра звітів у вікні діалогу “Новый отчет» потрібно зі списку можливих варіантів побудови звіту виділити “Мастер отчетов» і натиснути на кнопку “ОК”.
Потрібно вибрати зі списку, що з’явився, таблицю або запит, на базі якої (якого) створюється звіт. З списку полів необхідно перенести у список “Выбранные поля» ті поля, які ви бажаєте розмістити у створюваному звіті.
Якщо звіт створюється на основі декількох таблиць, то аналогічно вибираються і переносяться у створюваний звіт потрібні поля з інших таблиць. Якщо після цього натиснути на кнопку “Готово”, то на екрані з’явиться попередній варіант звіту.
Якщо натиснути на кнопку “Далее”, то з’явиться наступне вікно Майстра звітів. На другому кроці створення звіту з допомогою Майстра необхідно визначити, чи потрібно групувати дані по якому-небудь полю. Поля, за якими необхідно виконати групування, вибираються зі списку полів, що висвічуються у лівій частині вікна.
При цьому вони автоматично з’являються у верхній частині правого списку в окремій рамці й виділяються синім кольором. МS Accеss пропонує варіант групування даних. Якщо він не задовольняє, то є можливість за допомогою кнопок вікна діалогу задати свій варіант, пам’ятаючи, що МS Accеss допускає до 10 рівнів групування.
У наступному вікні Майстра звітів є можливість виконати сортування записів і підрахунок підсумків у полях звіту. З метою сортування записів звіту у цьому вікні необхідно вибрати поля, за якими має відбутись сортування та порядок сортування. Дозволяється вибирати до 4 полів сортування.
Щоб виконати підрахунки підсумків у полях звіту, потрібно натиснути кнопку “Итоги” та у діалоговому вікні “Итоги”, що з’явиться після цього, за допомогою прапорців здати для потрібних полів тип операції для підсумкових підрахунків (Sum, Avg (середнє), Min, Max). Після цього натиснути на кнопку “ОК”, щоб повернутися у вікно сортування.
Наступні два кроки формування звіту за допомогою Майстра дозволяють визначити вид макета і стиль оформлення звіту.
На останньому кроці створення звіту є можливість задати ім’я звіту й вибирати один з двох варіантів продовження роботи:
- а) Перегляд і друкування звіту.
- б) Модифікація звіту за допомогою Конструктора звітів.
Побудований за допомогою Майстра звіт може повністю задовольнити ваші вимоги. Проте у деяких випаках виникає потреба внести зміни у структуру і форму звіту, дещо поліпшити його зовнішній вигляд. У цьому випадку є можливість використати створений звіт як чорновий варіант і скористатись Конструктором звітів для його модифікації та поліпшення.