Справочная информация о содержании писем

Тема 4 Программное обеспечение компьютерных

Информационных технологий

Самостоятельная работа № 5. Текстовый процессор Word. Слияние

Цель самостоятельной работы. Приобретение практических навыков создания однотипных документов, адресуемых разным получателям.

Форма контроля самостоятельной работы: Защита индивидуального задания, представленного в виде электронных и распечатанных документов.

Содержание работы

Процедура слияния чаще всего используется при печати писем для почтовой рассылки. Для выполнения задания необходимо создать два документа, имеющих разное функциональное назначение. Первый документ, называется основным или шаблоном, так как должен содержать типовой текст письма. Второй документ является источником, содержащим список имен, адресов и других параметров получателей писем. При печати писем информация из источника подставляется в шаблон.

Задание 5.1.

Создайте основной документ-шаблон для рассылки и источник данных с информацией о получателях. Выполните слияние документов, просмотрите результаты слияния и распечатайте письма. В таблице предложены варианты заданий. Номер варианта состоит из номера категории письма и вида письма, например, вариант 23 – это гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса.

Таблица - Варианты заданий

№ кат	Категория письма	Виды писем

	Благодарственное письмо	организации	сотруднику	студенту	родителям	преподавателю
	Гарантийное письмо	об оплате	о приеме на работу	о предоставлении юридического адреса	о сроках поставки товара	о сроках годности
	Информационное письмо	реклама продукции, услуг	о компании	подтверждение получения денежных средств	сообщение об изменении цен	напоминание об уплате налога на недвижимость
	Оферта (предложение)	о заключении договора	о поставке продукции	об оказании услуг	о сотрудничестве	о приобретении ценных бумаг
	Рекламация	о несоответствии качества товара условиям договора	о несоответствии качества товара государственным стандартам	о несоответствии количества товара условиям договора	по факту замены товара	о несогласованном изменении цены
	Приглашение	на участие в выставке	на участие в конкурсе	на юбилей	на юбилейный концерт	на участие в конференции

Справочная информация о содержании писем.

Благодарственное письмо организации – это деловое письмо, которое содержит слова благодарности по какому-то поводу: за профессиональную работу, за успешное проведение переговоров, встречу, качественно оказанные услуги и т.п. Письмо-благодарность может быть адресовано организации в целом либо какому-то конкретному человеку.

Гарантийное письмо – это некоммерческое деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги, гарантии качества и прочее.

Информационное письмо – некоммерческое деловое письмо, основной целью которого является информирование, реклама, извещение о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, продукции компании и т.п.

Оферта (договор оферты) - это предложение о заключении договора о сотрудничестве с указанием основных деталей сделки: наименования, количества, качества, цены товара, условий и срока поставки, оплаты, способа доставки. Предложение, сделанное неопределенному кругу людей, называется публичной офертой.

Рекламация - это претензия, которая составляется при совершении сделки в случае неудовлетворенности одной стороной качеством, количеством, ассортиментом полученного товара, сроками поставки и т.п. Письмо-претензия (рекламация) содержит претензии к стороне, нарушившей свои обязательства по договору и требования о возмещении убытков: о замене некачественного товара, устранении дефектов, снижении цены и прочее.

Приглашение – приглашение на различные мероприятия. Рассылка приглашений является элементом построения политики взаимодействия с постоянными и потенциальными покупателями, заказчиками и клиентами на основе индивидуальных и сугубо личных контактов.

Задание 5.2.

Для рассылки писем создайте документ слияния Конверты, используя основной документ слияния.

Методические указания

Рассмотрим технологию слияния на конкретном примере.

Шаг I. Создание основного документа вMs Word

1. Создаем в Ms Word текст типового письма, применяя следующие параметры форматирования: на свое усмотрение.

Текст письма

ООО «Планета» выражает глубокую признательность и искреннюю благодарность Вашей организации за качественную и своевременную поставку продукции.

Стабильные отгрузки позволили нам бесперебойно осуществлять свою деятельность и привлечь постоянных клиентов.

Выражаем уверенность в сохранении сложившихся дружественных отношений и надеемся на дальнейшее взаимовыгодное и плодотворное сотрудничество.

Директор ООО «Планета» Никитин А. С.

2. Сохраняем письмо на диске под именем Письмо_1и закрываем документ.

Письмо предполагается отослать нескольким получателям. Для этого письмо преобразуется в шаблон путем вставки в него специальных полей слияния, в которые будут автоматически заноситься переменные данные из источника данных. Шаблон в нашем случае будет выглядеть следующим образом (в квадратных скобках показаны поля слияния):

Шаблон письма

[Организация]

[Город], [Адрес]

[Фамилия] [Имя] [Отчество]

Директор ООО «Планета» Никитин А. С.

Шаг П. Создание источника данных с помощью Мастера слияния

Для создания шаблона и его использования в среде Word 2010 выполняем следующие действия:

1. Открываем документ Письмо_1.

2. Создаем источник данных с информацией о получателях писем с помощью Мастера слияния. Для вызова мастера на вкладке Рассылкинажимаем значок Начать слияниеи в списке выбираем Пошаговый мастер слияния. На экране открывается область задач Слияние.

3. Дальнейшая работа с мастером осуществляется поэтапно.

Этап 1. Выбираем тип основного документа – Письма и щелкаем по

ссылке Далее. Открытие документа;

Этап 2.В области Выбор документа указываем основу для создания писем Текущий документ и щелкаем по ссылке Далее. Выбор получателейдля выбора источника данных с информацией о получателях.

Этап 3. В области Выбор получателей указываем Создание спискаи щелкаем по ссылке Создать. В открывшемся окне Новый список адресовотображается таблица длязаполнения сведений о получателях письма.

· Прежде, чем заполнять таблицу,изменим ее структуру, нажав кнопку Настройка столбцов.В открывшемся окне Настройка списка адресовс помощью кнопок Добавить, Удалить, Переименовать, Вверх, Внизсоздаем следующие поля источника данных: Фамилия, Имя, Отчество, Организация, Адрес получателя, Город, Рабочий телефон, Адрес электронной почты.

· Заполняем источник данных тремя записями с произвольной информацией по всем указанным полям. Для перехода от столбца к столбцу используем клавишу Tab.

· Нажимаем ОKи сохраняем документ с именем Источник. Документ по умолчанию сохраняется в папке Мои источники данных.

Шаг ПI. Слияние основного документа и источника данных (продолжение работы с Мастером слияния)

Этап 4. Вставляем поля слияния, которые открываются на вкладке Рассылкипри нажатии на кнопку Вставить поле слияния. Щелкаем мышью по ссылке Далее. Просмотр писем.

Этап 5.Просматриваем результат слияния, используя кнопки навигации на панели Слияниеи переходим к следующему шагу по ссылке Далее. Завершение слияния.

Этап 6. На этом этапе необходимо размножить письма, выбрав на панели Слияние опцию Изменить часть писем. В открывшемся диалоговом окне Составные новые документы активным должен быть переключатель все.

При нажатии на ОК на экране отобразятся все созданные письма.

4. Сохраняем письма в файле Письма_2.

5. При необходимости выполняем печать писем.

Шаг IV. Редактирование источника данных

При работе можно вносить изменения в источник данных, например, добавлять или удалять получателей, изменять их реквизиты.

Допустим, надо добавить получателя и обновить письма.

1. Открываем шаблон письма.

2. Щелкаем мышью значок Изменить список получателей на ленте во вкладке Рассылки. Открывается окно Получатели слияния.

3. Щелкаем мышью по имени файла источника данных в прямоугольном окне Источник данных.Активизируется кнопка Изменить.

4. Нажимаем кнопку Изменитьи выполняем редактированиезаписей.

5. НажимаемОК и обновляем список получателей.

6. Вызываем мастер слияния и на пятом этапе просматриваем результаты обновления.

7. На шестом этапе размножаем письма и сохраняем их в файле Письма_3.

8. При необходимости выполняем печать писем.