Автоматизированные системы управления товарными запасами в торговле
Поскольку на розничных торговых предприятиях сконцентрирована основная часть товаров, то от уровня управления ими в магазине в значительной степени зависит товароснабжение населения. Поэтому в каждом магазине должен осуществляться постоянный контроль за состоянием товарных запасов, предусматривающий не только наблюдение за соответствием их установленным размерам, но и повседневный контроль за условиями хранения товаров.
Для управления товарными запасами в магазинах все более широкое распространение получает электронная техника. В первую очередь это кассовые терминалы с системой учета товародвижения, сканеры и принтеры штриховых кодов и др. С помощью такой техники можно осуществлять не только эффективный контроль за товарными запасами в магазине или целой фирме, но и осуществлять управление другими направлениями коммерческой деятельности (ценообразование, работа с поставщиками и т.д.).
Система управления запасами RS-Balance автоматизирует следующие функции:
управление размещением и хранением ТМЦ;
контроль поступления и выбытия ТМЦ;
организацию и проведение инвентаризации, переоценки;
выполнение комплектации и разукомплектации.
При наличии складских помещений (в том числе удаленных) важно правильно и своевременно разместить полученные товары и обеспечить быстрый поиск для отгрузки, для чего проводится идентификация мест хранения и ведется учет их заполняемости. При размещении и внутренних перемещениях учитываются требования к хранению ТМЦ в соответствии с такими их характеристиками, как несовместимость (запрет на контакт) различных групп, сроки хранения, оборачиваемость, вес, объем.
В процессе проведения инвентаризации система предоставляет сведения о количестве ТМЦ на местах хранения по структурным подразделениям и материально ответственным лицам. Кроме того, она позволяет:
вводить вид учетных цен для каждой товарной позиции (партионный, по средневзвешенной цене, по средней цене);
осуществлять контроль сроков хранения и отслеживать даты их окончания;
вести серийные номера товаров;
устанавливать и вести мониторинг гарантийных сроков для контроля возврата от клиентов или возврата поставщику некачественных товаров;
получать информацию об остатках по партиям на складах и в подразделениях.
Также в рамках подсистемы "Управления запасами" реализуются внутренние операции списания следующих объектов учета:
товарно-материальных ценностей (при обнаружении брака, боя, порчи и проч.);
товаров с истекшим сроком годности;
материалов;
основных средств;
недостачи - на основании актов сверки учетных и фактических остатков при проведении инвентаризации.
Опыт многих фирм показывает, что даже небольшое снижение уровня сверхнормативных запасов и ускорение оборачиваемости товарно-материальных ценностей позволяют добиться существенного увеличения рентабельности. Для решения этих задач требуется оперативная, полная и достоверная информация о текущем состоянии складских запасов, оборачиваемости товаров, перспективных потребностях в различных видах товарно-материальных ценностей, позволяющая принимать экономически обоснованные решения о частоте и объемах поставок, а также по увязке планов сбыта с планами закупок. Рассмотрим на примере конфигурации "Управление торговлей" системы программ "1С: Предприятие 8.0" основные механизмы информационного обеспечения поддержки принятия решений, направленных на оптимизацию управления запасами торгового предприятия.
В конфигурации "Управление торговлей" имеется ряд инструментов, позволяющих эффективно решать задачи анализа объема и структуры продаж, а также оборачиваемости товаров.
Прежде всего следует выделить реализованные в конфигурации средства проведения ABC-анализа товаров, позволяющие разделить их на три основные группы в зависимости от приносимой прибыли (выручки, объема продаж).
Другим важным направлением оптимизации закупок является анализ оборачиваемости товаров. Для решения этой задачи в конфигурации "Управление торговлей" можно использовать отчет "Анализ оборачиваемости товаров". В частности, он содержит показатели средних остатков товаров и их расхода за выбранный период, средний срок хранения (в днях) и коэффициент оборачиваемости, рассчитываемый как отношение количественного расхода товара к средней величине остатков за выбранный пользователем период. Анализ оборачиваемости создает основу для принятия решений по объему и частоте закупок при среднесрочном планировании с учетом экономически обоснованного размера партий поставок. Положительный эффект проявляется и за счет высвобождения оборотных средств при сокращении или отказа от закупок неходовых товаров.
Очевидно, что для оптимизации складских запасов в средне- и долгосрочной перспективе необходима увязка планов закупок с прогнозами спроса и планами сбыта. Для решения задач планирования продаж в конфигурации "Управление торговлей" используется специализированный документ "План продаж". Он позволяет формировать планы продаж компании в натуральном и стоимостном выражении на любой выбранный пользователем период.
В качестве базы для определения продажной стоимости и себестоимости товаров может выступать любой тип используемых компанией цен (закупочные, оптовые, розничные и т.д.) на любую дату.
В качестве базового типа цен может быть выбрана максимальная, минимальная или средняя цена предшествующего периода, с учетом или без учета уже имеющихся складских запасов, повышающих или понижающих коэффициентов.
Общий план продаж может формироваться несколькими документами, показатели которых рассчитываются по-разному. Это может быть необходимо для учета сезонных колебаний на объем сбыта, цен продажи и закупки разных групп товаров, а также для планирования по различным направлениям реализации.
Например, отдельными документами можно формировать планы продаж собственных товаров, товаров взятых и переданных на комиссию, реализуемых по разным каналам сбыта и регионам.
Планы, сформированные несколькими документами, сводятся в единый план выбранного периода с помощью отчета "Планы продаж".
Помимо показателей натурального объема, стоимости и себестоимости продаж в отчете выводятся показатели прибыли по каждому виду товаров и их группам.
Таким образом, конфигурация "Управление торговлей" системы программ "1С: Предприятие 8.0" предоставляет пользователю широкий спектр инструментов, позволяющих принимать эффективные решения, направленные на оптимизацию складских запасов и ускорение оборачиваемости товаров.