По результатам пунктов 2.1. и 2.2. целесообразно заполнить следующие таблицы
| Таблица 1-Идентификация процесса | ||
| Предметная область | Описание | |
| Тип процесса | Указать, к какому типу относится процесс (основной, вспомогательный, управляющий). | |
| Назначение процесса | Описание | |
| Цели процесса | Перечисление | |
| Индекс сложности | Отражает уровень вложенности процесса | |
| Владелец процесса | Департамент, отдел, физическое лицо | |
| Отделы функционирования | Отделы, участвующие в данном процессе | |
| Участники | Персонал | |
| Входы процесса | Перечисление, описание | |
| Выходы процесса, результаты | Перечисление; описание | |
| Поставщики процесса | Перечисление | |
| Клиент процесса (пользователь) | Описание | |
| Предшествующий процесс | Название, владелец | |
| Ресурсы процесса | Краткое описание | |
| Следующий процесс | Название | |
| Применяемые нормативные документы | Перечисление |
Таблица 2-Матрица ответственности
| Должности Подпроцессы | |||||||||||||
При заполнении таблицы используются следующие обозначения: ОТ — ответственный за выполнение подпроцесса; УЧ — участвующий в согласовании подпроцесса; ИН — получающий информацию о ходе и результатах процесса; ИСП — исполнитель; В — визирующий результаты.
Измерение текущего процесса
Для многих процессов не существует нормальных критериев измерения их эффективности и производительности.
Первый шаг в отношении измерения процесса состоит в том, что выявляются все слабые стороны текущего процесса. Все идеи следует сгруппировать по небольшому количеству согласованных тем. Коротко и четко сформулированная идея должна завершать предложение: "Слабой стороной текущего процесса является...." .
Второй шаг — повторение данной процедуры в отношении сильных сторон существующего процесса. Это занятие помогает выявить основные требуемые черты нового процесса и причины необходимости изменить существующий процесс.
Третий шаг — решение, какие именно моменты существующего процесса следует измерять. Например, если слабой стороной процесса является отсутствие универсальной системы контроля запасов, измерителем эффективности процесса может быть процент правильно выполненных заказов. Похожим образом слабая сторона "плохой контроль за мощностью" будет измеряться числом опозданий поставок покупателям.
Последним шагом является решение об основных показателях, с помощью которых будут измеряться процессы и устанавливаться цели для нового процесса.
Создание карты процесса
Одно из самых важных средств — это карта процесса. Карта позволяет увидеть все части процесса и насколько эти части соответствуют друг другу, а также слабые стороны и излишние сложности в процессе наряду с сильными сторонами, которые нужно сохранить в новом процессе. Карта процесса также позволяет разрабатывать различные альтернативы существующему процессу и сравнивать их, решая, какую из них выбрать. Разработанные программные пакеты для моделирования процессов на ЭВМ позволяют вводить (и изменять) ключевые параметры в разрабатываемые процессы для выявления возможных узких мест или для наглядного представления объема работы, требуемого для достижения этих параметров.
Метод Структурный анализ процессов (Structured Process Analysis, SPA), использует принципы, взятые из теории моделирования данных. Он основан на принципе иерархии процессов. Как мы уже видели, процесс можно разбить на составляющие его субпроцессы. Мы можем далее разделить каждый субпроцесс на главные виды работ, выполняемые внутри его, а каждый вид, в свою очередь, на отдельные работы. Например, процесс найма нового сотрудника включает в себя работу по рекламе имеющейся вакансии, работу по описанию рабочего места и требований к кандидату. Это в свою очередь включает в себя отдельные работы типа набора в текстовом редакторе требований к кандидату.
Схема информационных потоков — это простой способ показать поток входов и выходов. На уровне отдельных работ, таких, как разработка должностной инструкции, можно использовать алгоритмические схемы (flow charts), чтобы проиллюстрировать имеющиеся этапы, принимаемые решения, ввод информации или движение материальных ресурсов.