Согласования и визирования договора
3.1. Проект договора, имеющий подчистки, исправления, а также незаполненные строки не должен представляться на согласование.
3.2. Для всех структурных подразделений, должностных лиц администрации города устанавливается следующий порядок согласования договоров:
а) проект договора предварительно согласовывается разработчиком со структурными подразделениями (должностными лицами) по принадлежности предмета договора в соответствии с п. 3.3. настоящего Положения;
б) проект договора представляется для согласования в отпечатанном виде. Вместе с проектом договора необходимо представлять все приложения, указанные в тексте договора, а также документы, на которые в проекте делается соответствующая ссылка;
в) при отсутствии замечаний к проекту договора руководитель структурного подразделения администрации города в срок не позднее 1 (одного) рабочего дня, управления организационно-правовой и кадровой работы и финансового управления не позднее 3 (трех) рабочих дней согласует проект договора. При наличии замечаний по проекту договора руководитель структурного подразделения администрации города в указанные сроки оформляет в письменной форме мотивированное заключение, содержащее перечень замечаний по проекту договора и предложений по их устранению;
г) при наличии замечаний согласовывающих лиц разработчик дорабатывает проект договора с учётом замечаний. После устранения замечаний проект договора подлежит повторному рассмотрению структурным подразделением администрации города, составившим замечания, и о снятии замечаний руководителем структурного подразделения делается отметка на листе согласования.
д) в случае несогласия разработчика с замечаниями он вправе отстаивать свою точку зрения. В этом случае обсуждение спорных вопросов проводится с участием всех заинтересованных лиц под руководством заместителя главы муниципального образования, начальника управления, курирующего соответствующее направление деятельности, либо главы муниципального образования. Обсуждение может проводиться коллегиально на совместном заседании всех заинтересованных лиц.
е) после доработки проекта договора разработчиком документ печатается в чистовом виде в необходимом количестве экземпляров и согласовывается в соответствии с п. 3.3. настоящего Положения;
3.3. До подписания договора разработчику необходимо получить визы всех должностных лиц, в соответствии с их компетенцией, в нижеследующем порядке и последовательности, при этом обязательными подразделениями и лицами, согласующими договор, являются:
а) работник, подготовивший договор, и руководитель структурного подразделения, а в случае его отсутствия по уважительной причине (командировка, отпуск, болезнь), проект договора визируется лицом, его заменяющим;
б) руководитель отдела бухгалтерского учёта и отчётности;
в) руководитель управления экономического развития и торговли (при необходимости);
г) заместитель главы муниципального образования по экономическому развитию и финансам, начальник финансового управления;
д) заместитель главы муниципального образования, начальник управления, курирующий соответствующее направление деятельности;
е) заместитель главы муниципального образования по организационно-правовым вопросам, начальник управления организационно-правовой и кадровой работы или специалист управления организационно-правовой и кадровой работы в соответствии с распределением должностных обязанностей.
В случае необходимости проект договора согласовывается также со структурными подразделениями администрации города соответствующего профиля.
3.4. При согласовании договора визы ставятся на последнем листе экземпляра договора, остающегося в администрации города. Виза обязательно включает в себя личную подпись должностного лица, фамилию, дату. Виза должна быть проставлена разборчиво. В случае, если проставление виз на последнем листе договора невозможно или это недопустимо, визы ставятся на отдельном листе согласования по прилагаемой к настоящему положению форме, который прикрепляется к договору и подшивается вместе с ним при дальнейшем его учёте и хранении.
3.5. Согласование проекта договора может также осуществляться в системе «Дело» через общественную приемную администрации города. Лица, участвующие в процедуре согласования, согласовывают проект договора в течение 1-го (одного) рабочего дня, управление организационно-правовой и кадровой работы и финансовое управление – в течение 3-х (трёх) рабочих дней. В отдельных случаях (когда текст договора очень объёмный или трудный для восприятия, изобилует специальными терминами, требует специальных познаний и в других подобных случаях) этот срок может быть увеличен до 10 дней.
Если у лиц, согласовывающих проект договора возникают замечания по тексту договора, они излагают их в соответствующем поле регистрационной карточки договора в подсистеме «Дело-Web» или на отдельном листе с аргументированными замечаниями и предложением эффективного решения спорного вопроса.
Подписание договора
4.1. Согласованный в установленном выше порядке со всеми заинтересованными структурными подразделениями проект договора представляется на подпись уполномоченному на то должностному лицу, договор подписывается, заверяется печатью администрации города.
При отсутствии всех необходимых виз, без устранения имеющихся замечаний, проект договора и документы, являющиеся его неотъемлемой частью, не должны представляться на подпись уполномоченному на то должностному лицу.
4.2. Не допускается подписание договора, по которому имеются неурегулированные вопросы.
При получении от контрагента договора, подписанного им с протоколом разногласий, протокол разногласий до его подписания уполномоченными на то должностными лицами подлежит согласованию в установленном настоящим Положением порядке во всех заинтересованных структурных подразделениях.
Работа по урегулированию разногласий возлагается на структурное подразделение – исполнителя.
Договоры, подписанные одной из сторон с протоколом разногласий, являются не заключенными, и не подлежат исполнению до полного урегулирования всех разногласий.
Разногласия считаются урегулированными, когда из текста протокола разногласий или протокола согласования разногласий однозначно следует, в какой редакции согласованы спорные условия договора.
В случае составления администрацией города протокола разногласий на проект договора, представленный организацией – контрагентом, протокол разногласий оформляется подразделением - исполнителя, при этом в договоре перед подписью уполномоченного на то должностного лица администрации города проставляются слова «С протоколом разногласий».
4.3. При подписании договора необходимо убедиться, что представитель контрагента имеет юридическое право и полномочия на подписание документа. Если представителем контрагента выступает генеральный директор, который действует без доверенности, необходимо ознакомиться с приказом о его назначении, либо ознакомиться с протоколом собрания учредителей контрагента. В отношении последних следует обратить внимание на ограничение полномочий генерального директора, которые предоставляются ему только с согласия правления, Совета директоров, собрания учредителей и т.д. Например, в уставе организации, в разделе «Компетенция генерального директора» может быть указано, что директор вправе совершать сделки на сумму свыше 100 тыс. руб. только с согласия Совета директоров организации, представителем которой он является. Поэтому следует ознакомиться с соответствующим разделом устава организации - контрагента и убедиться, что полномочия генерального директора не ограничены.
В том случае, если представитель действует по доверенности, необходимо проверить наличие её обязательных реквизитов:
- даты совершения доверенности (доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна);
- подписи руководителя организации, скрепленной печатью организации;
- срока действия доверенности;
- объема полномочий по доверенности.
4.4. С целью защиты договора от замены страниц оригиналы договоров после подписания уполномоченным лицом со стороны администрации города, изготовленный на нескольких страницах, а также сметы, спецификации, приложения, соглашения (протокол) о договорной цене, календарные планы и другие документы, являющиеся неотъемлемой частью договора и имеющиеся на момент его подписания, нумеруются и прошиваются делопроизводителем общественной приемной администрации города и с оборотной стороны скрепляются печатью общественной приемной администрации города. При этом на экземпляре администрации города ставится штамп «Экземпляр администрации города».
4.5. Полностью оформленный и подписанный договор направляется вместе с сопроводительным письмом, подготовленным разработчиком, контрагентам по соответствующему договору, с указанием о возврате экземпляра администрации города обратно.
Если договор является многосторонним, все экземпляры договора вместе одним комплектом направляются каждому из участников договора поочерёдно.
4.6. Договор считается заключённым после возврата подписанного контрагентом (всеми контрагентами) экземпляра договора, заверенного печатью (печатями), если таковые предусмотрены для контрагентов.
4.7. Если в соответствии с законом договор считается заключённым при выполнении каких-либо условий (например, для заключения договора необходима передача имущества или его государственная регистрация), договор считается заключённым после выполнения таких условий.