Роль проверки первичной кассовой документации

В соответствии с Уставом Организация обязана осуществлять оперативный и бухгалтерский учет результатов финансово-хозяйственной деятельности, отчитываться о результатах деятельности в порядке и сроки, устанавливаемые ООО «Марка Рус» и законодательством Российской Федерации. Бухгалтерский учет в организации осуществляется по единой журнально-ордерной системе учета, для автоматизации бухгалтерского учета используется единая автоматизированная система. Учет реализации продукции (товаров, работ, услуг) для определения финансовых результатов от реализации в бухгалтерском учете осуществляется на основе метода начислений, при котором определение выручки от реализации продукции (работ, услуг) производится с даты отгрузки продукции, выполнения работ или оказания услуг. При этом датой отгрузки продукции считается день передачи соответствующего товарораспорядительного документа, датой выполнения работ считается день, когда выполнение работ ( оказание услуг ) было фактически завершено.

Инвентаризацию производят:

-Товарно-материальных ценностей ежегодно по состоянию на 1 октября;

-основных средств – один раз в три года по состоянию на 1 ноября;

-расчетных статей баланса – по итогам расчетов за год.

Учет ведется на бланках первичных документов, утвержденных Госкомстатом РФ.

Основными задачами бухгалтерского учета денежных средств являются: точный, полный и своевременный учет этих средств и операции по их движению; контроль за наличием денежных средств и денежных документов, их сохранностью и целевым использованием; контроль за соблюдением кассовой и расчетно-платежной дисциплины; выявления возможностей более рационального использования денежных средств.

Синтетический и аналитический учет движения денежных средств ведется с помощью программы 1 С 8.2. Предприятие, а также с помощью специальных программ разработанных отделом бюджетирования. Данные учета используются для контроля этих показателей за каждый отчетный день (месяц, год, весь период существования организации). Эти данные позволяют анализировать источники поступления денежных средств на расчетный счет организации, контролировать целевое использование средств, исполнение обязательств перед бюджетом и прочими хозяйственными органами согласно утвержденному календарному графику финансовых платежей, а также планировать денежные поступления в будущем.

Денежные средства являются составной частью оборотных активов организации. К денежным средствам организации относятся деньги в кассе, на расчетных, текущих, специальных счетах, валютных и депозитных счетах. Проверка правильности отражения поступлений денежных средств поступающих с выручкой является начальным этапом для дальнейшего анализа денежных активов. Анализ денежных активов проводится в рамках политики управления денежными активами, которая является элементом политики управления оборотными активами организации в целом.

Моя практика проходила в отделе реализации и движения товара.

Организация «Марка Рус» для ведения кассовой отчетности помимо минимально необходимых действий и документов для обеспечения ведения кассовых операций использует и дополнительные форма кассовой отчетности, пример которых приведен выше.

В мои должностные обязанности в период прохождения практики входило:

• проверка и обработка всей первичной документации, связанной с поступлением розничной выручки в кассы торговых центров, (отчеты по выручке, отчеты кассира-операциониста, Z-отчеты, вкладные листы кассовой книги, препроводительные инкассационные ведомости и т.д.);

• работа со старшими кассирами торговых центров компании на предмет исправления не верно заполненных документов по кассовой дисциплине;

• Проверка кассовой дисциплины (командировки) в торговых подразделениях компании в г. Москве и регионах;

• Работа в архиве с большими объёмами бумажной документации.

В Центральный офис со всем магазинов присылают папки с первичной кассовой документацией, моей основной задачей являлось проверить правильность заполнения первичных документов.

По итогам проверки папок каждого магазина составляется отчет по ошибкам за период, который направляется в проверяемый магазин на доработку. Пример отчета про ошибкам магазина M&S Мега Краснодар за период с 01.01.14 по 31.01.14 приведен в приложении 2.

Документы за один день обычно следующие:

КО-2 – Расходно-кассовые ордера: на возврат товара, на инкассацию торговой выручки (Приложение 3).

КМ-3 - Акт о возврате денежных сумм по кассе (Приложение 4).

КО-1 – Приходный кассовый ордер (Приложение 5).

КМ-6. Справка-отчёт кассира-операциониста (Приложение 6).

КМ-7. Сведения о показаниях счётчиков ККМ и выручке организациим (Приложение 7).

КМ-4. Журнал кассира-операциониста (Приложение 8).

Краткая информация по этим документам:

Расходный кассовый ордер (РКО) используется для оформления выдачи наличных денежных средств из кассы организации.

Выдача наличных денег по данным ордерам может производиться только в день их составления.

При составлении РКО ему присваивается очередной порядковый номер и до передачи в кассу он регистрируется бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).
Унифицированная форма № КО-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88.

Как правильно заполнить форму КО-2: расходный кассовый ордер выписывается бухгалтером в одном экземпляре. Его подписывает руководитель и главный бухгалтер (или уполномоченное лицо).

В случае, когда к ордеру прилагается документ (заявление, счет и т.п.), имеющий разрешительную надпись руководителя, его подпись на расходном ордере не ставится.

При получении расходного ордера кассир обязан проверить:
- наличие подписи главного бухгалтера и руководителя;
- правильность оформления полученных документов;
- наличие прилагаемых документов.

Бланк расходного кассового ордера – служит для оформления выдачи наличных денег из кассы. Причем в нем фиксируется не только сумма, но и лицо, получившее её, а также основания для получения. Форма расходного кассового ордера — КО-2 – имеет унифицированный характер и утверждена для обязательного использования всеми субъектами предпринимательской деятельности, а также иных организаций, имеющих кассу и осуществляющих движение денежных средств по ней. Данный бланк не относится к бланкам строгой отчетности, не может их заменять, но в обязательном порядке подлежит учету по Журналу регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

Акт по форме КМ-3 применяют для оформления возврата денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам.

Унифицированная форма № КМ-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 г. № 132.

Как правильно заполнить акт по форме КМ-3:

В шапке акта указывают:

- наименование организации;

- данные о контрольно-кассовой машине (модель, регистрационный номер и номер производителя);

- ФИО кассира, оформляющего возврат;

В табличной части акта указывают номер и сумму каждого чека, по которому был возврат. Также указывают должность и ФИО сотрудника, разрешившего возврат денег по чеку.

Все перечисленные чеки должны быть прикреплены к данному акту. Общее количество чеков пишется прописью в строке «Приложение».

Акт по форме КМ-3 составляется в одном экземпляре, подписывается членами комиссии и утверждается руководителем организации. Далее он направляется в бухгалтерию вместе с приложенными погашенными чеками. Акт хранят в течение пяти лет.

На указанную в акте сумму уменьшается выручка кассы и заносится в журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4).

Приходный кассовый ордер (ПКО) применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации. ПКО выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии (как правило, кассиром) и подписывается главным бухгалтером. Ордер состоит из двух частей: самого ПКО и квитанции к нему.

Квитанция к ПКО подписывается главным бухгалтером и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

Прием денег по приходному кассовому ордеру может производиться только в день его составления.
Унифицированная форма № КО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88.

Как правильно заполнить форму КО-1: приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре и составляется на основании документа, подтверждающего факт оплаты (товарный или кассовый чек, авансовый отчёт, Z-отчет по ККМ).

ПКО регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов до передачи в кассу; нумерация ведётся с начала года.

После внесения наличных денег в кассу кассир подписывает приходный ордер и квитанцию, также на квитанцию ставится печать или штамп кассира. Далее квитанция выдаётся лицу, внёсшему денежные средства. После завершения кассовой операции кассир ставит на ПКО специальный штамп «Получено» с датой и личной подписью.

Справку-отчёт кассира-операциониста по форме № КМ-6 применяют для составления отчёта о показаниях счётчика одной контрольно-кассовой машины (ККМ) и выручке за рабочую смену.

Унифицированная форма № КМ-6 утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 г. № 132.

Справка-отчёт составляется ежедневно в одном экземпляре кассиром-операционистом, который ставит на ней свою подпись и вместе с выручкой сдаёт старшему кассиру или руководителю. Если в организации одна или две кассы, то кассир может сдавать выручку непосредственно инкассаторам банка. О сдаче денежных средств в банк делается отметка в справке-отчёте.

Справка-отчет подписывается кассиром-операционистом, старшим кассиром и руководителем организации. На основе данных из справки-отчета составляют сводный отчета "Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации" (форма № КМ-7).

Форма № КМ-7 применяется для составления сводного отчёта о показаниях счётчиков контрольно-кассовых машин (ККМ) и выручке организации за текущий рабочий день. Данная форма является приложением к Справке-отчету кассира-операциониста за текущую дату.

Унифицированная форма № КМ-7 утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 г. № 132.

Форма КМ-7 составляется в одном экземпляре старшим кассиром ежедневно и вместе с актами, справками-отчетами кассиров-операционистов, приходными и расходными ордерами передается в бухгалтерию организации до начала работы следующей смены.

В форме согласно показаниям счетчиков на начало и конец работы по каждой ККМ рассчитывается выручка, в том числе с распределением её по отделам, что подтверждается подписями соответствующих заведующих отделами. В конце таблицы подводятся итоги показаний счётчиков всех контрольно-кассовых машин и итоговая выручка организации с распределением её по отделам.

Согласно актам указывается итоговая сумма денег, выданных покупателям по возвращенным ими кассовым чекам, на которую уменьшается общая выручка организации. Сведения подписываются руководителем и старшим кассиром организации.

Кассовая книга - это учетная ведомость, предназначенная для регистрации операций по поступлению и выдаче наличных денежных средств в организации.
Унифицированная форма № КО-4 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88.

Каждая организация может вести только одну кассовую книгу. Книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, на которой делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано ___ листов». Общее количество листов книги заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Кассир заносит информацию о совершённых кассовых операциях сразу же после поступления приходного или расходного ордера. Записи в книге ведутся в двух экземплярах через копирку. Вторые экземпляры служат отчётом кассира, к которому прикрепляются все кассовые документы. В конце каждого рабочего дня кассир подсчитывает итоги за день и выводит остаток денег в кассе на следующее число.

Сущность и содержание политики управления оборотными активами

Политика управления оборотными активами - это процесс, состоящий из совокупности мероприятий по формированию необходимого объема, оптимизации состава и обеспечению эффективного использования оборотных активов организации, а также определения оптимальной величины и структуры источников их финансирования^{^[1]}.

Политика управления оборотными активами должна обеспечить поиск компромисса между риском потери ликвидности и эффективностью работы. Для этого необходимо решить две важные задачи:

· обеспечение платежеспособности. Организация, не имеющая достаточного уровня оборотного капитала, может столкнуться с риском неплатежеспособности;

· обеспечение приемлемого объема, структуры и рентабельности активов. Различные уровни активов по-разному воздействуют на прибыль.

Основные этапы управления оборотными активами организации представлены на рис. 1. Рассмотрим более подробно содержание каждого этапа.

Рис. 1. Основные этапы политики управления оборотным капиталом.

Этап 1.Анализ оборотных активов в предшествующем периоде. На этом этапе рассматривается динамика оборотных активов, сопоставляются темпы и изменения объемов реализации и средней суммы всех активов, оборачиваемость оборотных активов, рентабельность.

Рассчитывается и оценивается длительность операционного, производственного и финансового циклов.

Продолжительность операционного цикла (ПОЦ) – период времени от момента расходования компанией денежных средств на приобретение входящих запасов до поступления денег от дебиторов за реализованную продукцию.

ПОЦ = + + + ,

где ПОЦ – продолжительность операционного цикла, в днях;

– период оборота среднего остатка денежных активов, в днях;

– продолжительность оборота запасов сырья, материалов и других материальных факторов производства в составе оборотных активов, в днях;

– продолжительность оборота запасов готовой продукции, в днях;

продолжительность оборота дебиторской задолженности, в днях.

Неэффективная система управления, неритмичность процесса производства, нерациональная структура оборотных активов, излишек оборотных активов приводят к замедлению оборачиваемости, увеличению продолжительности операционного цикла.

При разработке политики управления оборотными активами необходимо учитывать, что ускорение их оборачиваемости оказывает прямое и косвенное воздействие на размер прибыли компании. Прямое воздействие ускорения оборота активов на размер прибыли определяется тем, что повышение скорости этого оборота активов приводит к пропорциональному возрастанию суммы прибыли, генерируемой оборотными активами при прочих равных условиях. При косвенном воздействии снижение периода оборота оборотных активов приводит к снижению потребности в них. А уменьшение размера используемых оборотных активов вызывает снижение затрат, что при прочих равных условиях ведет к возрастанию размера прибыли.

В процессе управления оборотными активами в рамках операционного цикла выделяют производственные и финансовые циклы.

Производственный цикл характеризует период полного оборота материальных элементов оборотных активов, используемых для обслуживания производственного процесса, начиная с момента поступления сырья, материалов и полуфабрикатов и заканчивая моментом отгрузки изготовленной из них готовой продукции покупателям.

Формула для определения продолжительности производственного цикла имеет следующий вид:

ППЦ = + + ,

где ППЦ – продолжительность производственного цикла, в днях;

период оборота среднего запаса сырья, материалов и полуфабрикатов, в днях;

период оборота среднего объема незавершенного производства, в днях;

период оборота среднего запаса готовой продукции, в днях.

Финансовый цикл представляет собой период полного оборота денежных средств, инвестированных в оборотные активы, начиная с момента погашения кредиторской задолженности за полученное сырье, материалы и полуфабрикаты и заканчивая инкассацией дебиторской задолженности за поставленную продукцию.

ПФЦ = ППЦ + ,

где ПФЦ - продолжительность финансового цикла, в днях;

ППЦ – продолжительность производственного цикла, в днях;

средний период оборота дебиторской задолженности, в днях;

средний период оборота кредиторской задолженности, в днях.

Рассчитывается СОК, чистых оборотных активов, чистых активов и текущих финансовых потребностей.

СОК = СК – В/оА = СОА = ТА – ЗК,

где СК – собственный капитал организации, В/оА – внеоборотные активы, ТА – текущие активы, ЗК – заемный капитал.

Чистый оборотный капитал (ЧОК) – это часть собственных и долгосрочных активов, вложенных в оборотные активы.

ЧОК = СК + ДЗ – В/оА = ЧОА = ТА – ТП,

где ДЗ – долгосрочные кредиты и займы, ТП – текущие пассивы.

Текущие финансовые потребности (ТФП) – это необходимая величина средств для финансирования текущей деятельности организации.

ТПФ = Оборотные активы – Наиболее ликвидные оборотные активы м- Кредиторская задолженность.

В настоящее время утвердилось понимание чистых активов как активов организации, свободных от всех долговых обязательств; получается, что чистые активы – это практически собственный капитал компании.

Взаимосвязь между размером получаемой прибыли и величиной оборотных активов показана на рисунке 2.

Рис 2. Взаимосвязь прибыли и оборотного капитала.

При низком уровне оборотного капитала производственная деятельность не поддерживается должным образом. Отсюда – возможная потеря ликвидности, периодические сбои в работе и низкая прибыль. При некотором оптимальном уровне оборотного капитала прибыль становится максимальной. Дельнейшее повышение величины оборотных средств приведет к тому, то организация будет иметь в распоряжении временно свободные, бездействующие текущие активы, а также излишние издержки финансирования, что повлечет снижение прибыли.

Этап 2. Выбор политики формирования оборотных активов:

Теоритически возможны четыре варианта:

· Идеальная модель – текущие активы по величине совпадают с текущими обязательствами (чистый оборотный капитал равен нулю). Данная модель идеальна с точки зрения соответствия принципу финансирования долгосрочных целей за счет долгосрочных источников средств, текущей деятельности – за счет краткосрочных источников, однако она не реальна с практической точки зрения, поскольку не дает запаса финансовой прочности и ликвидности.

· Агрессивная модель – долгосрочные пассивы являются источником финансирования внеоборотных активов и постоянной части текущих пассивов (чистый оборотный капитал равен постоянной части текущих пассивов). Переменная част текущих активов должна при этом покрываться кредиторской задолженностью и, в случае ее недостаточности, краткосрочными заемными средствами.

· Консервативная модел предполагает отсутствие кредиторской задолженности и краткосрочных заемных средств. Все потребности компании полностью покрываются долгосрочными источниками. В этом случае риск потери ликвидности отсутствует полностью, тем не менее с позиции рентабельности данная модель не оптимальна и означает сокращение инвестиционных возможностей компании. С практической точки зрения носит искусственный характер.

· Компромиссная модель устанавливает равновесие между приемлемым уровнем ликвидности и рентабельности. В этом случае долгосрочными пассивами покрывается постоянная часть текущих пассивов и около половины переменной части.

Этап 3. Оптимизация структуры оборотных активов на основании типа выбранной политики. Общий объем оборотных активов равен сумме запасов сырья на конец предстоящего периода + сумма запасов готовой продукции на конец периода + сумма текущей дебиторской задолженности на конец периода + сумма денежных активов на конец периода + сумма прочих активов на конец периода.

Этап 4. Оптимизация соотношения постоянной и переменной части оборотных активов. Потребность в оборотных активах колеблется в зависимости от сезонных и других особенностей осуществления операционной деятельности. Помесячно строится график «сезонной волны», рассчитываются коэффициенты неравномерности.

Этап 5. Обеспечение необходимой ликвидности оборотных активов. Хот все виды оборотных активов являются ликвидными, общий уровень их срочной ликвидности должен обеспечивать необходимый уровень платежеспособности по текущим обязательствам. Определяется доля высоко- и среднеликвидных активов.

Этап 6. Обеспечение необходимой рентабельности оборотных активов. Обеспечение своевременного использования временно свободного остатка денежных активов для формирования эффективного портфеля краткосрочных инвестиций.

Этап 7. Выбор форм и источников финансирования оборотных активов. Обеспечиваются выбор политики финансирования в организации оборотных активов и оптимизации структуры источников их финансирования. Перечислим основные принципы формирования активов:

· учет ближайших перспектив развития операционной деятельности и форм ее диверсификации;

· обеспечение соответствия объема и структуры активов объему реализации и сбыта;

· определение оптимального состава активов с позиции эффективности финансово-хозяйственной деятельности;

· обеспечение условий ускорения оборачиваемости;

· выбор прогрессивных видов активов с позиции обеспечения их рыночной стоимости.

Риск потери ликвидности или снижение эффективности, обусловленный изменениями в текущих активах, принято называть левосторонним, поскольку эти активы размещены в левой части баланса. Подобный риск, но обусловленный изменениями в обязательствах, по аналогии называют правосторонним.

В рамках политики управления оборотными активами необходимо выделять политику управления запасами, дебиторской задолженностью и денежными средствами.

Заключение

В качестве объекта преддипломной практики выступило Общество с Ограниченной Ответственностью ООО «Марка Рус», осуществляющее в России розничную торговлю одеждой и аксессуарами. Компания динамично развивается, с каждым годом увеличивая число своих магазинов. Поэтому для компании особенно важно правильное отражение первичной документации и ее достоверность, так как компания работает абсолютно легально в соответствии с законодательством Российской Федерации. Компания, вводя позицию бухгалтера по проверке кассовой дисциплины, хочет быть уверенна, что к проведению аудиторских, налоговых и других проверок, документы, в том числе и по кассовой дисциплине всегда были в порядке. Результаты внутренней проверки кассовой дисциплины бухгалтером сводятся в табличные отчеты и используются в дальнейшем отделом бюджетирования для анализа динамики выручки, наличных и безналичных поступлений на счета организации и др. показателей. Получаемая в результате такого анализа информация важна как для планирования финансово-хозяйственной деятельности организации и для оценки ее перспектив в рамках политики управления денежными активами.

Политика управления денежными активами представляет собой часть общей политики управления оборотными активами организации, состоящую из мероприятий по оптимизации совокупного размера их остатка с целью обеспечения постоянной платежеспособности и эффективного использования в процессе финансово-хозяйственной деятельности.

Список литературы:

1. Об обществах с ограниченной ответственностью: Федеральный закон №14 от 08. 02. 98 г. (ред. от 11.07.11) // Справочная информационная система Консультант Плюс.

2. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ // Справочная информационная система Консультант Плюс.

Финансы организаций (предприятий): Учебник. – 2-е изд., испр. и доп. – М.:ИНФРА-М, 2013. – 462 с.

3. Приходько Е.А. Краткосрочная финансовая политика: Учеб. пособие. – М.: ИНФРА-М, 2013. – 332с.

4. Финансовый анализ для менеджеров: оценка, прогноз: учебник для магистров/Т.И.Григорьева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательство Юрайт; ИД Юрайт, 2012. – 462 с.

5. Финансовый менеджмент: учебное пособие/А.Н.Гаврилова, Е.Ф.Сысоева, А.И.Барабанов, Г.Г. Чигарев, Л.И.Григорьева, О.В. Долгова, Л.А.Рыжкова. – 6-е изд., стер. – М.:КНОРУС, 2013. – 432с.

6. Управление финансами. Финансы предприятий: Учебник. – 3-е изд. / Под ред. А.А.Володина. - М.:ИНФРА-М, 2014. - 364с.+Доп.материалы[Электронный ресурс; Режим доступа http://www.znanium.com]. – (Высшее образование: Бакалавриат)

7. http://www.consultant.ru/ - Консультант Плюс

8. http://www.marks-and-spencer.ru/ - сайт компании Marks&Spenser

[1] Приходько Е.А. Краткосрочная финансовая политика: Учеб. пособие. – М.: ИНФРА-М, 2013. – 332с.