За 30 хвилин перед початком
Поради організаторові
При підготовці та проведенні прес – конференції.
Прес – конференція – це спеціальний захід ,який проводять для того, щоб поширити важливу інформацію одночасно серед багатьох ЗМІ.
Види прес – конференцій:
Позитивні– готуються заздалегідь, мають на меті представлення позиції чи особи, нової програми, досягнень або змін, дії, які позитивно впливають на діяльність організації чи середовища, можуть виступати як складовою частиною великої PR – акції, так і самостійною акцією.
Захисні – коли організації інкриміновані певні вчинки чи дії, які мали негативний вплив або розголос у суспільстві, природно, що громадськість і ЗМІ чекають на відповідь.
Підготовка прес - конференції:
1. Не варто скликати прес – конференції занадто часто. Робіть це тільки тоді, коли відбувається справді визначна, вирішальна подія.
2. Спробуйте заздалегідь довідатися, чи не збігається термін проведення вашої прес – конференції з іншими заходами, цікавими для преси. Якщо це так, то перенесіть прес – конференцію на інший день чи час.
3. Надсилайте запрошення (прес - анонс) за 5-10 днів перед її проведенням
4. Прес – анонс надсилайте не тільки редакторові, а й журналістові, який постійно висвітлює відповідну тематику.
5. На вхідних дверях будинку, де відбувається прес – конференція, мусить висіти табличка – вказівник. Далі вздовж усього шляху до зали мають бути стрілки – вказівники.
6. При вході до зали на видному, просторому місці потрібно поставити столи для реєстрації та роздавальних матеріалів.
7. Заздалегідь приготуйте аркуш – заготовку для реєстрації журналістів. Внесіть туди прізвище та ім’я журналістів, назву видання, службовий телефон. Зберігайте ці списки: вони допомагатимуть вам поступово оновлювати базу даних.
8. Всі організатори прес – конференції мусять мати на грудях з лівого боку бейдж.
9. Кожний журналіст, який прийшов на прес – конференцію, має піти з неї, несучі в руках інформаційну добірку матеріалів для майбутньої статті (передачі).
10. Оптимальна кількість доповідачів – одна або дві особи.
11. Для кожного доповідача приготуйте окрему табличку, яка стоятиме перед ним на столі. Тут належить написати чіткими великими літерами ім’я, по батькові повністю та прізвище. Назву посади писати не потрібно.
12. На центральній стіні обов’язково належить повісити великий кольоровий логотип Організації.
13. Якщо ваша організація час до часу інформаційні плакати, то їх можна розвісити на стінах конферанс – зали.
14. На прес – конференції варто висвітлювати одну або дві (але в жодному разі не більше) головні теми (події, новини), бо інформаційний ефект почне розпорошуватися.
15. Спробуйте наперед передбачити незручні чи неприємні запитання. Відповіді напишіть на папері заздалегідь і проведіть репетицію.
16. Обов’язково зробіть диктофон ний запис усієї прес – конференції. Нерідко хтось із журналістів, не потрапивши на прес – конференцію, все – таки хоче підготувати публікацію.
17. Не ображайтеся на журналістів, якщо після вашої прес – конференції в пресі з’явилося дуже мало публікацій. Це може означати лише одне: ваша новина була не цікавою для преси. Просто проаналізуйте ситуацію і зробіть для себе належні висновки!
Проведення прес – конференції
Поради модераторові
За 30 хвилин перед початком
На цей час усе має бути вже готове, бо деякі журналісти прийдуть раніше. Починається реєстрація всіх журналістів та гостей, їм роздають прес – пакети (перед початком прес – конференції!).
- Обов’язково треба особисто вітатися з усіма, хто приходить.
- Якщо доповідач вже прийшов, то спробуйте делікатно обмежити його контакти з журналістами перед початком прес – конференції.
За 10 хвилин перед початкомтреба ще раз поговорити з доповідачем про те, що:
- вступна промова має тривати 3-4 хвилини. У вступному слові доповідач має сказати найголовніше – те, задля чого ви зібрали пресу. А все, про що доповідачеві хочеться розповісти додатково, він обов’язково скаже трохи пізніше, коли відповідатиме на питання журналістів. Для цього він матиме ще 30-35 хвилин;
- бажано давати лаконічні відповіді.