Основные виды служебных документов
В рамках служебной документации выделяют группы жанров, объединяемых по ряду признаков – функциональному, содержательному, временному (сроки исполнения):
1. личные документы (автобиография, анкета, доверенность, жалоба, заявление);
2. распорядительные документы (приказ постановление, распоряжение)
3. административно-организационные (договор, контракт, отчет, устав)
4.информационно-справочные (акт, выписка, докладная записка, справка).
Рассмотрим самые часто встречаемые типы, с которыми я сталкивался:
Заявление — внутренний служебный документ, предназначенный длядоведения до сведения должностного лица (как правило, вышестоящего) информации узкой направленности. В абсолютном большинстве случаев заявление пишется от имени одного лица, однако могут иметь место и коллективные заявления, когда проблема, поднимаемая в документе, затрагивает интересы сразу нескольких человек или даже всего коллектива.
Заявление всегда пишется по конкретному поводу и посвящено, как правило, одному вопросу. Пишется заявление на имя того лица, в компетенции которого находится поднимаемый вопрос.
Доверенность – документ, с помощью которого одно лицо предоставляет другому лицу полномочия представительствовать вместо него перед третьими лицами (чаще получить что-либо). Текст начинается с местоимения Я с дальнейшим перечислением всех своих (доверителя) паспортных и адресных данных и тех же данных доверенного лица, а также конкретное указание содержания действий, на которые получает полномочия доверенное лицо. Любая доверенность имеет определенный срок, оговоренный в тексте. Максимальный срок действия доверенности – 3 года.
Характеристика - официальный документ, в котором содержится оценка деловых и личных качеств сотрудника. В характеристике указываются анкетные данные сотрудника, его должность, время работы в данной организации (на данном предприятии), квалификация, сведения о его отношении к работе, профессиональном росте, моральных качествах, чертах характера и т. д. Характеристика должна быть составлена на фирменном бланке организации и подписана уполномоченным представителем организации.[5]
В компании существуют следующие группы документов, все они подразделяются по целевому назначению.
В ТОО имеется организационно-распорядительная документация. Она подразделяется на пять основных групп:
- Распорядительная документация (постановления, распоряжения,
- решения, приказы по основной деятельности, указания), характеризующая административную деятельность учреждения.
- Справочно-информационная документация(письма, телеграммы,
- докладные записки, справки, обзоры, сводки и др.).
- Организационная документация (положения, уставы, инструкции,
- протоколы), посредством которой определяется статус компании, структурных звеньев и порядок их работы.
- Документация о личном составе(приказы о личном составе, личные дела
- и карточки, записки о переводе, характеристики и др.).
- Предложения, заявления и жалобы граждан.
Финансово-расчетная документация ТОО «Дин».
Документы по финансово-расчетным операциям составляют в основном работники финансового отдела и бухгалтерии. Правильно составленные документы по финансово-расчетным операциям способствуют рациональному использованию денежных средств. Документы по финансово-расчетным операциям являются письменным доказательством действительного осуществления финансово-расчетной операции или права на ее совершение. Любая финансово-расчетная операция может осуществляться только на основании документов и должна своевременно оформляться соответствующими документами. Документы по финансово-расчетным операциям служат также для предварительного и последующего контроля за сохранностью собственности, за соблюдением действующего законодательства и целесообразностью производимых и произведенных операций.
Предварительный контроль осуществляется руководящими работниками при подписании документов, на основании которых совершаются определенные финансово-расчетные операции (прием и выдача денег, перечисление с расчетных счетов, акты-сверок и т. д.).
Акт сверки взаиморасчетов представляет собой документ, отображающий расчеты двух организаций за определенный срок. Т.к. действующим законодательством не предусмотрена официальная форма акта сверки взаиморасчетов субъектов хозяйствования, то организация имеет право самостоятельно разработать удобную для нее форму акта сверки.
Справочно-информационная документация.
Объяснительная записка — это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.
Заявление — это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника. Заявления составляются по кадровым вопросам: при приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др.[6]