Редагування робочого листа

Формули

Формула починається з символу «=» і складається з операндів, об'єднаних знаками операцій (+, +, /, ^, %,,<> <=, >=, <, > і круглими дужками). Операндом може бути число, текст, логічне значення, адреси клітин, функція. У полі клітини після введення формули може відображатися або формула, або значення, одержане по формулі.

Тип відображення вмісту клітини залежить від того, чи задана опція Сервис>Параметры>Вид>Формула. Якщо встановлена опція Формула, тоді в комірці відображається формула, в іншому випадку – значення, обчислене за цією формулою. Якщо в результаті введення числа або обчислень по формулі клітина заповнюється символами «######», то це означає, що ширина клітини (стовпця) недостатня для виведення значення. Для зміни ширини клітини (стовпця) потрібно встановити покажчик миші на межу стовпця (при цьому покажчик набуває вигляду двонаправленої стрілки)і, утримуючи натиснутою ліву кнопку миші, перемістити межу клітини (стовпця) праворуч або ліворуч для отримання необхідної ширини, потім відпустити кнопку миші.

Для введення одного і того ж значення в декілька клітин синхронно, слід виділити клітини, в які необхідно ввести дані (виділені клітини можуть бути як суміжними, так і не суміжними), ввести в одну з виділених клітин дані і натиснути комбінацію клавіш [Ctrl-Enter].

Функція Автозавершення. Для введення однакових текстових даних в декілька клітин стовпця, необхідно ввести це значення в одну клітину, а в інших випадках досить ввести перший символ тексту і натиснути клавішу [Enter] (продовження буде введено автоматично). Для заміни автоматично введених символів слід продовжити введення тексту самостійно. Для видалення автоматично введених символів потрібно натиснути клавішу [BackSpace]. Для відключення цієї функції слід скористатися командою Сервис>Параметры>Правкаі включити перемикач Автозаповнення значень клітин.

Функція Вибір із спискупризначена для спрощення введення текстових значень, якщо клацнути правою кнопкою миші на комірці, а потім з контекстного меню вибрати команду Вибрати із списку. Excel відобразить на екрані список всіх введених текстових значень цього стовпця. Для внесення в клітину одного з приведених значень досить просто вибрати це значення.

Копіювання даних у межах рядка або стовпця можна виконати таким чином:

§ виділити клітину з даними, які потрібно скопіювати;

§ сумістити покажчик миші з маркером заповнення, втому випадку він набуде вигляд маленького, худенького чорного плюса і перемістити його уподовж клітин, які підлягають заповненню;

Для заповнення несуміжних клітин потрібно:

§ виділити їх, утримуючи натиснутою клавішу [Ctrl];

§ Правка>Заполнить>Вниз, Вправо, Вгору, Вліво, залежно від напряму заповнення.

Послідовність значень, побудована за певним правилом, називається ряд.У Excel розрізняють ряди текстових величин, чисел і дат. Для введення ряду значень в діапазон клітин можна скористатися командою Правка>Заполнитьабо спеціальним прийомом роботи з мишею, який називається автозаповненням. Його можна використовувати для копіювання одного і того ж значення в суміжних клітинах.

Для створення ряду текстових значень, чисел або дат достатньо:

§ ввести послідовно в суміжні клітини значення ряду, які необхідні для створення закономірності;

§ виділити всі клітини з введеними значеннями, які відносяться до ряду;

§ сумістити покажчик миші з маркером заповнення, при цьому він набуває знаку «+»;

§ натиснути ліву кнопку миші і, утримуючи її натиснутої|, перемістити маркер заповнення по клітинах, які повинні бути заповнені значеннями ряду , потім відпустити кнопку миші.

При перетягуванні маркера заповнення вниз або праворуч від виділеної клітини (або діапазону клітин), будуть створені значення, характер зростання яких залежить від послідовності і виділеного діапазону. При перетягуванні маркера вгору або вліво буде створена низхідна послідовність значень. Якщо в процесі автозаповнення не буде виявлена закономірність у виділених клітинах, то їх вміст дублюватиметься.

Ці ж дії можна виконати за допомогою команди Правка > Заповнити > Прогресія.

§ У полі Кроквводиться приріст (крок), який використовуватиметься для обчислення кожної чергової клітини.

§ Перемикач Розташуванняуказує напрям переміщення по діапазону (по рядках, по стовпцях).

§ Перемикач Типпризначений для вказівки типу зміни значення поточної клітини при переході до наступної клітини діапазону на основі значення в полі Крок.

§ За умовчанням встановлюється Арифметична (1) (крок + значення клітини). Можна також встановити наступні типи прогресії: Геометрична (2) (крок * значення клітини).

§ Дати (3) - приріст значень в клітинах діапазону залежить від додаткового значення, вказаного в перемикачі Одиниці (день, робочий день, місяць, рік).

§ Автозаповнення (4) вказує, що Ехсеlповинен проаналізувати серію вже введених в клітини діапазону значень і слідувати одержаному шаблону при заповненні решти клітин діапазону.

§ У полі Граничне значеннявказується останнє значення в серії.

Для створення призначеного для користувача списку автозаповнення необхідно:

§ ввести текстові значення в деякі клітини робочого листа;

§ виділити діапазон, що містить всі ці клітини;

§ Сервіс > Параметри > Списки;

§ клацнути на кнопці Імпорт (список створений) цього діалогового вікна;

§ клацнути на кнопці ОК.

Приклади побудови послідовності значень в результаті автозаповнення приведені в таблиці 1.

Таблиця 1

Тип ряду|лави,низки| Початкове Продовження ряду
Текст Банк   Банк Банк Банк  
Текст з Товар 1   Товар 2 Товар 3  
Текст з 1-й квартал   2-й квартал 3-й квартал  
Дні тижня Понеділок   Вівторок Середа Четвер  
Дні тижня ПН   Вт ср чт  
Місяці янв   фев, березень, апр  
Дата 15 янв 15 апр   15 июл 15 окт  
Числа    
Числа 1 3
Числа 100 90   80 70 60  

У Ехсеl існує можливість створення Приміток до клітин, тобто заміток безпосередньо пов'язаних з конкретною коміркою. У яких цілях вони можуть використовуватися - цілком очевидно: можливість забезпечити будь-які клітини обширними матеріалами пояснень, не розташовуючи текст на робочому листі.

Для створення примітки до клітини необхідно:

1. виділити клітину, який необхідно забезпечити приміткою;

2. Вставка > Примітка;

3. ввести у вікно, що з'явилося, текст примітки;

4. по закінченню введення клацнути мишею де-небудь поза цим вікном.

Якщо в деякій клітині була створена Примітка, Ехсеl помічає верхній правий кут цієї клітини маленьким червоним трикутником, який вказує, що дана клітина забезпечена приміткою. Прочитати примітку до клітини дуже просто: слід помістити покажчик миші в її центр і Ехсеl відображає на екрані вікно з приміткою. Крім того, вибравши команду Вид>Примечание,можна переглянути і обробити всі існуючі примітки до клітин даного робочого листа.

2. Основні елементи електронної таблиці та операції з ними

Виконання більшості команд в Ехсеl над вмістом клітин стає можливим тільки після їх виділення. Прийоми виділення окремих клітин, рядків, стовпців і діапазонів клітин приведені Табл. 2.

Щоб відмінити виділення діапазону клітин необхідно клацнути мишкою по якому-небудь елементу таблиці.

Таблиця 2

Щоб виділити Як це виконати
Окрему клітину   Перемістити на потрібну клітину табличний курсор за допомогою клавіш управління курсором, або клацнути мишкою в даній комірці
Діапазон клітин   Встановити покажчик мишки на першу клітину діапазону і, утримуючи натиснутою ліву кнопку миші, перемістити покажчик мишки в останню клітину діапазону, потім відпустити ліву кнопку мишки; (+Shift)
Не сусідні клітини (або не сусідні діапазони) Виділити першу клітину (або перший. діапазон клітин), потім, утримуючи натиснутою клавішу Ctrl, виділити останні клітини (або діапазони клітин);  
Великий діапазон клітин   Виділити першу клітину, потім, утримуючи натиснутою клавішу Shift виділити останню клітину діапазону (для переміщення до останнього клітини можна використовувати смуги прокрутки), після цього відпустити Shift
Весь рядок   Клацнути лівою кнопкою мишки по номеру рядка Shift +пропуск
Весь стовпець   Клацнути лівою кнопкою миші по заголовку стовпця Ctrl+пропуск.
Сусідні рядки або стовпці   Протягнути покажчик миші по заголовках рядків або стовпців. Виділити, перші рядки/стовпці, потім, утримуючи натиснутою клавішу Shift, виділити останні рядки / стовпці
Не сусідні рядки або стовпці   Виділити перший рядок або стовпець, утримуючи натиснутою. клавішу Ctrl, виділити наступні рядки або стовпці
Всі клітини листа   Натиснути кнопку у верхньому лівому кутку робочого листа, де перетинаються заголовки рядків і стовпців

Копіювання і переміщення виділеного діапазону клітин можна здійснити декількома способами: за допомогою миші, меню, контекстного меню і відповідних кнопок стандартної панелі інструментів або клавіатури. Найбільш зручним способом є використання миші. Якщо потрібно створити декілька копій даних, то доцільно скористатися методом копіювання через буфер обміну. Дії, які виконуються при переміщенні, аналогічні діям при копіюванні. Різниця полягає в тому, що при переміщенні дані виділеного діапазону віддаляються, а при копіюванні - ні. Методи копіювання і переміщення приведені в Табл. 3.

Таблиця 3

Метод   Копіювання Переміщення Примітка
За допомогою миші   Виділити потрібний діапазон клітин Встановити мишу на межу виділеного діапазону При цьому переміща-тимуться межі виділеного діапазону, указуючи нове положення даних. Примітка 1. Виділений діапазон даних з'явиться на новому місці.
Натиснути Ctrl і ліву кнопку миші, потім, утримуючи їх натиснутими, перемістити покажчик миші на нове місце Натиснути ліву кнопку миші і, утримуючи її натиснутої, перемістити покажчик миші, на нове місце.
За допомогою контекстного меню Виділити потрібний діапазон клітин Клацнути по ньому правою кнопкою миші Примітка 2. Навколо виділеного діапазону з'явиться рамка рядка стану з повідомленням про необхідність вибору нового місця для виділених даних
З контекстного меню вибрати команду Копіювати З контекстного меню вибрати команду Вирізати
Виділити клітину, з якою буде суміжна клітина верхнього лівого кута виділеного діапазону. 5. Клацнути правою кнопкою миші з контекстного меню вибрати команду Вставити. Див. прим. 1
За допомогою меню Виділити потрібний діапазон клітин Див. прим. 2   Див. прим. 1  
Правка >Копировать 2. Правка| >Вырезать
Виділити клітину, з якою буде суміжна клітина верхнього лівого кута виділеного діапазону. Правка >Вставить
За допомогою панелі інструментів Виділити потрібний діапазон клітин. Див. прим. 2     Див. прим. 1  
Натиснути кнопку Копіюватистандартній панелі інструментів Натиснути кнопку Вирізати зістандартної панелі інструментів
клацнути мишею на кнопці Вставити зістандартної панелі інструментів
За допомогою клавіатури Виділити потрібний діапазон клітин Див. прим. 2     Див. прим. 1  
Натиснути комбінацію клавіш Ctrl +C Натиснути комбінацію клавіш Ctrl +X
Виділити клітину, з якою буде суміжна клітина верхнього лівого кута виділеного діапазону. Натиснути комбінацію клавіш Ctrl +V
         

 

Редагування робочого листа

Після створення робочого листа виникає потреба в його редагуванні. Операція редагування виконується над виділеним фрагментом електронної таблиці. Виділений фрагмент можна очистити, видалити , скопіювати, перемістити, вставити. Дані робочого листа можна редагувати двома способами:

§ у терміні формул;

§ безпосередньо у комірці, перейшовши в режим редагування.

Для редагування вмісту клітини спочатку потрібно її виділити, потім клацнути мишею в рядку формул або натиснути клавішу [F2] (або двічі клацнути мишею по комірці). Вміст клітини з'явиться в рядку формул.

Редагування вмісту клітини завершується натисненням клавіші [Еnter] (кнопки в рядку формул або клавіш управління курсором).

Для очищення вмісту виділеного діапазону клітин можна скористатися клавішею [Del]. При цьому програма Ехсеl очистить тільки дані без з їх форматів.

Очистити виділений діапазон можна командою:

Правка>Очистить>Все- вилучає формати, значення і примітки клітин;

> Формати- вилучає тільки формати клітин;

> Вміст- вилучає вміст клітин

>Примітка- вилучає примітку клітин.

В результаті операції очищення клітини змінюється тільки їх вміст, самі клітини залишаються в таблиці.

Програма Ехсеl дозволяє редагувати дані робочого листа, вставляючи або видаляючи стовпці, рядки і клітини. Операції вставки і видалення, на відміну від операцій очищення, копіювання і переміщення даних, приводять до зміни структури, робочого листа. Вставка стовпця здійснюється ліворуч від виділеного, при цьому існуючі стовпці зрушуються вправо. Рядки вставляються над виділеним рядком із зрушенням існуючих рядків вниз. Клітини вставляються ліворуч від виділеної або над виділеною. Після вибору напряму зрушення по правій сторону - клітини вставлятися зліва від виділеної, а якщо вибрати напрям переміщення вниз, то клітини вставлятися над виділеною. При видаленні стовпців, рядків і клітин існуючі дані переміщуються для заповнення звільненого робочого простору.

Порядок вставки і видалення стовпців, рядків і клітин приведений табл. 4.

Таблиця 4

Об'єкт   Спосіб   Вставка Видалення|віддалення|
Стовпець (стовпці)   За допомогою контекстного меню 1. Клацнути лівою кнопкою миші по заголовку стовпця (або протягнути мишу з натиснутою лівою кнопкою). 2. Клацнути правою кнопкою миші по виділеному.
3. З контекстного меню вибрати команду Вставити. 3. З контекстного меню вибрати команду Видалити.
Стовпець (стовпці)   За допомогою меню   1. Виділити стовпець (стовпці).
2. З контекстного меню вибрати команду Правка| >Вставить 2. З контекстного меню вибрати команду Правка >Удалить
Рядок (рядки) За допомогою контекстного меню 1. Виділити рядок (рядки) 2. Клацнути правою кнопкою миші по виділеному
3.Добавить> Рядок 3. Команд> Видалити
За допомогою меню 1. Виділити рядок (рядки)
2. Правка > Вставити 2. Правка > Видалити
Клітину або діапазон клітин   За допомогою контекстного меню   1. Виділити клітину або діапазон клітин. 2. Клацнути правою кнопкою миші по виділеному.
3.Добавить>Ячейки >вибрати напрям зрушення (вправоабо ліво) >натиснути ОК. 3. Видалити > клітини >вибрати напрям зрушення(вправоабо вліво) >натиснути ОК  
Клітину або діапазон клітин|   За допомогою меню   1. Вставка > Клітина >вибрати напрям зрушення (вправоабо вліво) >натиснути ОК 1. Правка > Видалити > вибрати напрям зрушення (вправоабо вліво) > натиснути ОК

 


Зміну ширини стовпця і висоти рядка можна здійснювати декількома способами:

§ за допомогою миші;

§ команд (див. Табл. 5).

Таблиця 5

Об'єкт Як виконати
Ширина стовпця _ За допомогою миші: 1. Помістити покажчик миші на праву межу заголовка стовпця, ширину которого потрібно змінити (покажчик миші приймає форму <||>). 2. Натиснути ліву кнопку миші і, утримуючи її, перемістити межу стовпця; 3. Відпустити кнопку миші. _ Для збільшення/зменшення ширини декількох стовпців потрібно виділити їх, використовуючи клавішу Ctrlабо Shift, і повторити кроки 2-3. _За допомогою меню: 1.Виділити стовпець(ці). 2. Формат > Стовпець > Ширина > вказати ширину стовпця > натиснути ОК. _ За допомогою меню: 1. Виділити стовпець (ці) 2.Формат > Стовпець > Автопідбір ширини(ширина встановиться по найширшій комірці). За допомогою миші: двічі клацнути лівою кнопкою миші на правій межі поля заголовка стовпця (ширина встановиться по найширшій комірці).
Висота рядка А. За допомогою миші: 4. Помістити покажчик миші на нижню межу заголовка рядка, висоту якого потрібно змінити (покажчик миші приймає форму $). 5. Натиснути ліву кнопку миші, і, утримуючи її, перемістити межу рядка. 6. Відпустити кнопку миші. B Для збільшення/зменшення висоти декількох рядків потрібно виділити їх, використовуючи клавішу: [Ctrl] або [Shift] і повторити кроки 2-3. С За допомогою меню: 1. Виділити рядок (-ки); 1. Формат>Рядок>Висота>вказати висоту строки> натиснути ОК|   D За допомогою меню: 1. Виділити рядок (-ки). 2.Формат > Рядок > Автопідбір висоти(висота встановиться по найвищій комірці). Е За допомогою миші: двічі клацнути лівою кнопкою миші на нижній межі поля номера рядка (висота встановиться по найвищій комірці).