Рассмотрим наиболее часто используемые форматы

ФОРМАТИРОВАНИЕ ДАННЫХ

Ввод данных

В ячейках рабочего листа могут размещаться два типа данных: константы и формулы.

Константы разделяются на пять категорий: числовые значения, текстовые значения, логические значения, ошибочные значения, значения дат.

Числовые значения

Числовые значения могут содержать цифры от 0 до 9 и специальные символы: +, –, Е, е, (, ), ., „ $, %, /. В русифицированной версии в качестве спецсимвола денежной единицы может использоваться также комбинация «р.». Последовательность, содержащая другие символы, рассматриваются как текст.

Введенные числа выравниваются в ячейке по правому краю. Для изменения выравнивания в выделенных ячейках может использоваться команда Формат Ячейки, вкладка Выравнивание.

Ввод чисел

Числа в Excel могут вводиться в двух формах:

- нормальной форме: <Целая часть>,<Дробная часть>. Разделителем целой и дробной частей десятичного числа служит запятая. Допускается вставлять символ пробела между триадами, например: 123 456,98;

- экспоненциальной форме: mEsn, где m - мантисса числа, Е или е - символ основания системы счисления, s - знак порядка, n - порядок числа. mEsn=m*10^sn. Например, число 1.2×10³, введённое в виде 1,2Е3, будет воспринято как 1200, а число 10^-3, введённое как 1Е-3, воспримется как 0.001.

Специальные символы Excel

/ - простые и смешанные дроби вводятся с использованием косой черты (/). Например, если ввести 4 1/2 , то Excel выведет 4.5 в строке формул, а если 0 2/3, то 0.666... Для того чтобы Excel не интерпретировал дробь как дату, необходимо целую и дробную части разделять пробелом.

– и + - если начинать ввод числа со знаков "+" или "–", Excel опускает "плюс" и сохраняет "минус".

Е и е - используются при вводе чисел в экспоненциальном представлении.

() - числовые значения в круглых скобках интерпретируются как отрицательные, например (15) воспринимается как –15.

, - запятая интерпретируется как разделитель целой и дробной частей десятичного числа.

$ - если начать ввод числа со знака доллара, Excel применит к ячейке денежный формат.

% - числовые значения, заканчивающиеся знаком %, отображаются в процентном формате.

Различают хранимые и отображаемые числовые значения:

- хранимое в ячейке числовое значение не может иметь более 15 значащих разрядов. Если вводится большое количество разрядов, то используется экспоненциальное представление с не более чем 15 значащими цифрами мантиссы. Хранимые значения отображаются в строке формул;

- отображаемое значение - то, которое появляется в ячейке. Количество отображаемых разрядов числа зависит от ширины столбца. Если ширины столбца недостаточно для вывода числа, Excel может вывести либо округлённое значение, либо строку символов #.

Примеры хранимых и отображаемых значений

Вводимое значение	Хранимое значение	Отображаемое значение
0,0078	0,0078	0,0078
1,37E3		1,37Е+03
12,35	12,35	12,35
		1,23457Е+14

Ввод текста

Ввод текста аналогичен вводу чисел, то есть необходимо выделить ячейку, набрать на клавиатуре текст и зафиксировать ввод.

Форматирование отображаемых данных

Управление отображением данных в ячейках осуществляется через окно диалога Формат ячеек, в котором на вкладке Число один из встроенных форматов. Окно диалога может быть вызвано через меню Формат или через контекстное меню ячейки.

Рассмотрим наиболее часто используемые форматы.

Общий формат. По умолчанию любое числовое или текстовое значение выводится в формате Общий. Этот формат обычно отображает точно то, что вводится в ячейку.

Если число вводится в ячейку, для которой задан общий числовой формат, то Excel может автоматически изменить его на другой. Например, если вводится 3,62р., то будет использован денежный формат.

Числовые форматы управляют режимами отображения целых чисел и чисел с фиксированной точкой и позволяют в окне диалога выполнять следующие установки:

- устанавливать число отображаемых разрядов после десятичной точки;

- включать/выключать разделитель триад десятичного числа (обычно это пробел);

- выделять красным цветом отрицательные числа.

Денежные форматы аналогичны форматам категории Числовой, за исключением того, что они позволяют управлять выводом символа денежной единицы, который можно выбрать в окне списка Обозначение. 123,45р. $ 123,45.

Процентные форматы. Форматы этой категории выводят числа, завершаемые знаком %. Особенности работы процентных форматов:

- если операция форматирования ячейки предшествует вводу данных, то вводимое число отображается без изменений;

- если форматируются ранее введённые данные, то число перед отображением умножается на 100.

Дробные форматы предназначены для вывода дробных значений как фактических дробей, а не в виде десятичных значений. Например, 2/5, 1/4, 3 3/4.

Экспоненциальные форматы используются для вывода больших и малых значений в виде mEsn. Например, заряд электрона составляет 1,6*10^-19 Дж. Для его ввода и отображения удобно использовать экспоненциальный формат: 1,6E-19.

Текстовый формат. Значения в ячейке, отформатированные как текст, выравниваются по левому краю. Особенности работы Excel с числовыми данными, отформатированными с помощью текстового формата:

- если сначала ввести число, а затем отформатировать ячейку как текст, то значение в ячейке будет восприниматься Excel как число, а если наоборот, то как текст;

- формула, введённая в ячейку, отформатированную как текст, начинает рассматриваться и отображаться в виде текста.

Форматы времени и дат служат для отображения времени и дат. 14 марта. 14 мар. 14 марта 2001 г. 14.03.01. 13:30. 1:30 PM.