Osobę fizyczną mającą miejsce zamieszkania za granicą, nie posiadającą obywatelstwa polskiego
Osobę prawną z siedzibą za granicą
Jednostkę organizacyjną nie będącą osobą prawną posiadającą zdolność prawną, z siedzibą za granicą.
Osoby zagraniczne wymienione w ustępie 1 i 2 art. 13 ustawy mogą podejmować i wykonywać działalność gospodarcza na terytorium RP na takich samych zasadach jak obywatele polscy, pozostałe osoby ( art. 13 ust. 3 ) mają prawo do podejmowania i wykonywania działalności gospodarczej wyłącznie w formie: spółki komandytowej, komandytowo – akcyjnej, z ograniczoną odpowiedzialnością i akcyjnej, a także do przystępowania do takich spółek oraz obejmowania bądź nabywania ich udziałów lub akcji, o ile umowy międzynarodowe nie stanowią inaczej.
Wpis do CEIDG
Ewidencja działa od 1 lipca 2011 r. na mocy ustawy o swobodzie działalności gospodarczej z 2 lipca 2004 r.[31]. Umożliwia bezpłatny dostęp do informacji o przedsiębiorcach i innych podmiotach w zakresie wskazanym w ustawie. Wpisy do ewidencji są dokonywane zdalnie poprzez system teleinformatyczny prowadzony przez Ministra Gospodarki lub tradycyjnie za pośrednictwem urzędu gminy wybranego przez wnioskującego o wpis przedsiębiorcę.
Ewidencja działalności gospodarczej osób fizycznych była wprowadzona przez ustawę o działalności gospodarczej z 1988 r. (tzw. ustawa Wilczka (Dz. U. z 1988 r. Nr 41, poz. 324), ministra przemysłu w rządzie Mieczysława Rakowskiego) i była prowadzona jako jawna przez właściwe dla miejsca prowadzenia działalności urzędy samorządowe. Do końca grudnia 2011 r. do centralnej zostały przeniesione wpisy prowadzone przez samorządy.
Zadania CEIDG :
- prowadzenie ewidencji przedsiębiorców, którzy są osobami fizycznymi
- dostarczenie informacji o podmiotach gospodarczych w zakresie wskazanym w ustawie
- umożliwienie korzystania z danych, które są bezpłatnie udostępniane
- możliwość ustalenia terminu i zakresu zmian wpisów w CEIDG i identyfikacja tych zmian z podmiotem, które je wprowadził.
Wszelkie czynności związane z wpisem do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) – prowadzonej przez Ministra Gospodarki są bezpłatne.
Wpisowi do rejestru CEIDG podlegają wyłącznie osoby fizyczne, prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą jednoosobowo lub jako wspólnicy spółek cywilnych. Inne podmioty w tym osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej podlegają wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego.
Wypełniania wniosku o wpisu do CEIDG składa się w dowolnym urzędzie gminy lub miasta.
Wniosek CEIDG dla osób fizycznych wykonujących działalność gospodarczą jest jednocześnie:
- wnioskiem o uzyskanie, zmianę albo skreślenie wpisu w rejestrze REGON;
- zgłoszeniem identyfikacyjnym albo aktualizacyjnym do naczelnika urzędu skarbowego (NIP);
- oświadczeniem o wyborze formy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych;
- zgłoszeniem albo zmianą zgłoszenia płatnika składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych;
- oświadczeniem o kontynuowaniu ubezpieczenia społecznego rolników.
Zgodnie z przepisami ustawy USDG, wpisowi do CEIDG nie podlega wykonywanie działalności wytwórczej w rolnictwie w zakresie upraw rolnych oraz chowu i hodowli zwierząt, ogrodnictwa, warzywnictwa, leśnictwa i rybactwa śródlądowego, a także wynajmowanie przez rolników pokoi, sprzedaż posiłków domowych i świadczenie w gospodarstwach rolnych innych usług związanych z pobytem turystów oraz wyrobu wina przez producentów będących rolnikami wyrabiającymi mniej niż 100 hektolitrów wina w ciągu roku gospodarczego.
Niektóre rodzaje działalności gospodarczej nie mogą być wykonywane przez osoby fizyczne (np. prowadzenie banku). Wniosek o wpis do CEIDG stanowią wszystkie jego części jeżeli są wypełnione (CEIDG-RD, MW, RB, SC, PN).
Wniosek w wersji papierowej należy wypełnić komputerowo albo na maszynie lub długopisem pismem wyraźnym, bez poprawek i skreśleń. W razie potrzeby dokonania korekty składanego wniosku, należy wypełnić dodatkowy formularz CEIDG-POPR. W przypadku wniosku wypełnionego elektronicznie na stronie www.ceidg.gov.pl nie ma podziału na ww. części.
Zgłoszenie osoby ubezpieczonej czyli osoby prowadzącej działalność gospodarczą oraz innych ubezpieczonych (osoby współpracującej, pracowników, zleceniobiorców) do ubezpieczeń społecznych lub ubezpieczenia zdrowotnego następuje niezależnie od złożenia wniosku CEIDG-1, w formie zgłoszenia ZUS ZUA albo ZUS ZZA, przekazywanego w formie elektronicznej lub pisemnej bezpośrednio do ZUS. Przedsiębiorca jest zobowiązany do złożenia dokumentu ZUS ZUA lub ZUS ZZA w terminie 7 dni od dnia powstania obowiązku ubezpieczeń.
Rejestracja w CEIDG jest wolna od opłat. Wszelkie informacje zachęcające Państwa do dokonania wpłaty związanej z rejestracją działalności gospodarczej osoby fizycznej w Polsce są nielegalne. Przedsiębiorca może podjąć działalność gospodarczą w dniu złożenia wniosku o wpis. Wpis jest dokonywany nie później, niż następnego dnia roboczego po dniu wpływu do CEIDG poprawnego wniosku. Zaświadczeniem o wpisie w CEIDG jest wydruk ze strony internetowej CEIDG. Organy administracji publicznej nie mogą domagać się od przedsiębiorców okazywania, przekazywania lub załączania do wniosków zaświadczeń o wpisie w CEIDG. Numerem identyfikacyjnym przedsiębiorcy w CEIDG jest numer identyfikacji podatkowej (NIP). Jeżeli wnioskodawca nie posiada, bądź nie pamięta swojego NIP powinien we wniosku o wpis do CEIDG zaznaczyć rubrykę "Nie posiadam numeru NIP". Po zarejestrowaniu działalności gospodarczej NIP zostanie nadany/zweryfikowany i umieszczony we wpisie przedsiębiorcy w CEIDG automatycznie.
Dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą numerem identyfikacyjnym w CEIDG oraz właściwym identyfikatorem we wszelkich kontaktach z administracją podatkową jest numer NIP.
Wraz z wnioskiem o wpis do CEIDG składa się oświadczenie o braku orzeczonych – wobec osoby, której wpis dotyczy – zakazów, pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia. Przedsiębiorca ma prawo we wniosku o wpis do CEIDG określić późniejszy dzień podjęcia działalności gospodarczej niż dzień złożenia wniosku. Przedsiębiorca może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej na okres od 30 dni do 24 miesięcy. Jeżeli przedsiębiorca nie wznowi działalności przed upływem okresu 24 miesięcy, wpis zostanie wykreślony z urzędu. Przedsiębiorca może wznowić działalność przed upływem 30 dni od jej zwieszenia. (28 lub 29 w lutym). Z punktu widzenia formalnoprawnego w takim przypadku nie nastąpią skutki prawne (podatkowe, ubezpieczeniowe) wynikające z faktu zawieszenia. Zarówno data rozpoczęcia zawieszenia jak i wznowienia działalności gospodarczej nie może być wcześniejsza niż dzień złożenia wniosku.
Przedsiębiorca jest zobowiązany złożyć wniosek o zmianę wpisu w terminie najpóźniej 7 dni od dnia zmiany danych oraz wniosek o wykreślenie wpisu w terminie 7 dniu od dnia trwałego zaprzestania wykonywania działalności gospodarczej. W przypadku zaprzestania należy podać datę przypadającą na ostatni dzień wykonywania działalności gospodarczej. Data zaprzestania działalności gospodarczej nie może być późniejsza niż data złożenia wniosku. Przedsiębiorca wykonujący działalność gospodarczą jako wspólnik w więcej niż jednej spółce cywilnej może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej w jednej lub kilku takich spółkach. Przedsiębiorca wykonujący działalność gospodarczą w różnych formach prawnych może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej w jednej z tych form. W przypadku wykonywania działalności gospodarczej w formie spółki cywilnej zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej jest skuteczne pod warunkiem jej zawieszenia przez wszystkich wspólników. Gdy przedsiębiorca staje się płatnikiem podatku VAT to najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia sprzedaży towarów lub świadczenia usług objętych VAT w Urzędzie Skarbowym właściwym ze względu na miejsce wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, składamy druk zgłoszeniowy VAT-R. Naczelnik urzędu skarbowego rejestruje przedsiębiorcę jako "podatnika VAT czynnego". Od 1 stycznia 2015 r. rejestracja przedsiębiorcy dla celów VAT jest bezpłatna (obowiązek uzyskiwania potwierdzenia zgłoszenia rejestracyjnego został zniesiony). Przedsiębiorca, który wystąpi z wnioskiem o wydanie potwierdzenia rejestracji, jest zobowiązany wnieść opłatę skarbową w wysokości 170 zł. Osoby posiadające podpis elektroniczny mogą złożyć VAT-R za pośrednictwem CEIDG. Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą rozliczają się z tego tytułu z należnych podatków. Ważne jest aby rozliczeń takich dokonywać we właściwym urzędzie skarbowym, gdyż nie zawsze jest on taki sam w zakresie podatku PIT, CIT i VAT. Podatek (PIT) jest rozliczany z urzędem skarbowym według miejsca zamieszkania podatnika. W przydatku podmiotów rozliczających się z tytułu podatku dochodowego od osób prawnych (CIT) – urzędem skarbowym w którym należy rozliczać ten podatek jest urząd właściwy ze względu na siedzibę spółki. Podstawowym kryterium ustalania właściwości miejscowej urzędu skarbowego w sprawie podatku od towarów i usług (VAT) jest miejsce wykonywania czynności, które podlegają opodatkowaniu tym podatkiem, a więc miejsce wykonywania działalności gospodarczej.
Wpis do KRS
Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) utworzony w oparciu o ustawę z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym[32]. Jest to scentralizowana baza informatyczna danych składająca się z trzech osobnych rejestrów:
- rejestr przedsiębiorców,
- rejestr stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej,
- rejestr dłużników niewypłacalnych.
Zgodnie z art. 8 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym Rejestr jest jawny. Każdy ma prawo dostępu do danych w nim zawartych za pośrednictwem Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego (Centralna Informacja) oraz prawo otrzymać, również drogą elektroniczną, poświadczone odpisy, wyciągi, zaświadczenia i informacje z Rejestru.
KRS jest jednym z rejestrów publicznych zawierającym niezbędne dane o podmiotach podlegających obowiązkowemu wpisowi do tego rejestru, ten rejestr jest jednym dla całego kraju.
Informacje dotyczące podmiotu zawierają dane dotyczące adresu siedziby, nazwy, umowy, sposobu powstania i reprezentowania, wspólników, wkładów, przedmiotu działalności oraz sytuacji finansowej. Ponadto KRS zawiera inne istotne dane przedsiębiorcy o zaległościach podatkowych i celnych, zaległościach wobec ZUS, wierzycielach i wysokości niespłaconych wierzytelności. Dodatkowym źródłem informacji o zadłużonych osobach fizycznych jest Rejestr Dłużników Niewypłacalnych (RDN).
Na każdym przedsiębiorcy spoczywa szereg obowiązków które, wynikać mogą z trzech głównych źródeł: 1) z przepisów prawa (głównie aktów prawnych rangi ustawy i rozporządzenia); 2) z decyzji administracyjnych (m.in. wymaganych prawem pozwoleń i zezwoleń); 3) z umów cywilnoprawnych.
Zgodnie z art. 14 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej[33] przedsiębiorca może podjąć działalność gospodarczą po uzyskaniu wpisu do rejestru przedsięborców w Krajowym Rejestrze Sądowym. Społka kapitałowa w organizacji może podjąć działalność gospodarczą przed uzyskaniem wpisu do rejestru przedsiębiorców (art. 14 ust. 4 wymienionej ustawy).
Obowiązkami publicznoprawnymi przedsiębiorcy związanymi z podejmowaniem działalności gospodarczej są obwiązeek rejestracji oraz obowiązek uzyskania koncesji, zezwolenia, licencji lub zgody na prowadzenie działalności gospodarczej albo wpisu do rejestru działalności regulowanej w przypadku, gdy przedsiębiorca zamierza podjąć działalność w sferze regłamentowanej.
Istnienie publicznych powszechnie dostępnych rejestrów takich jak KRS jest jedną z gwarancji bezpieczeństwa obrotu gospodarczego. Wpis do rejestru potwierdza status przedsiębiorcy.
Dane podstawowe wpisywane do KRS automatycznie przekazywane do Centralnego Rejestru Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników (CRP-KEP) i rejestru REGON. Za pośrednictwem CRP-KEP dane przekazywane również do Centralnego Rejestru Płatników Składek, który jest prowadzony przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS).
Wniosek o wpis składa się na urzędowym formularzu albo na formularzu udostępnionym w systemie teleinformatycznym (na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości). Składając wniosek, wnioskodawca bez wezwania uiszcza opłatę sądową, a jeżeli wpis podlega ogłoszeniu – również opłatę za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Jeżeli opłata nie zostanie wniesiona wniosek będzie odrzucony.
Wniosek o wpis spółki, której umowa zostałą zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy udostępnionego w systemie teleinformatycznym sąd rejestrowy rozpoznaje w terminie jednego dnia od daty jego wpływu.
Jeżeli rozpoznianie wniosku wymaga wezwania do usunięcia przeszkody do dokonania wpisu, wniosek powinien byc rozpoznany w terminie 7 dni od usunięcia przeszkody przez wnioskodawcę, co nie uchybia terminom określonym w przepisach szczególnych. Jeżeli rozpoznanie wniosku wymaga wysłuchania uczestników postępowania albo przeprowadzenia rozprawy, wniosek należy rozpoznać nie później niz w terminie miesiąca.
Wniosek do KRS należy wypełnić poprawnie i dokładnie. Formularze wniosków wykorzystywane w KRS można pobrać na stronie internetowej lub w oddziale KRS. Rejestracji spółki również można dokonać na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości po założeniu konta
Po dokonaniu wpisu do KRS powstaje osoba prawna. Wpis do KRS ma charakter obligatoryjny i konstytutywny. Elementami formalnymi spółki jawnej są: firma i siedziba spółki, określenie wkładów wnoszonych przez każdego wspólnika i ich wartość, przedmiot działalności spółki oraz czas jej trwania (art. 25 k.s.h.)[34].
Żeby uzyskać odpis z Krajowego Rejestru Sądowego na papierze należy złożyć wniosek CI KRS-COD. We wniosku podać należy informacje podstawowe wnioskującego (imię i nazwisko / nazwa lub firma oraz adres), oznaczenie rejestru, z którego ma być wydany odpis, nr KRS podmiotu, rodzaj odpisu (aktualny lub pełny). Wnioski należy składać wraz z dowodem wniesienia opłaty. Wniosek nieprawidłowo wypełniony, nieopłacony, wniosek od którego uiszczono opłatę w wysokości niższej od należnej, pozostawia się bez nadania biegu, informując o tym wnioskodawcę.
Odpis z Krajowego Rejestru Sądowego pobrany ze strony Ministerstwa Sprawiedliwości ma taką samą moc dowodową jak odpis w formie papierowej.
Aktualizacja wpisu może być dokonana w formie papierowej lub za pośrednictwem strony internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości[35] na której można złożyć wniosek. Przedsiębiorca jest obowiązany zgłosić zmianę danych wpisanych do rejestru w terminie 14 dni od dnia zajścia zdarzenia, które spowodowało zmianę tych danych.
Art. 9 ust. 5 ustawy o KRS[36] stanowi, że jeżeli wnioski i dokumenty zostały złożone drogą elektroniczną, w aktach rejestrowych przechowuje się wydruk tych wniosków i dokumentów wraz ze wskazaniem osób, które je podpisały.
Od 15 stycznia 2015 r. dla spółek z ograniczoną odpowiedzialnością zarejestrowanych przez system S24 obowiązuje krótki termin od zawarcia umowy spółki do uzyskania wpisu do KRS który wynosi 7 dni. Porównując z treścią art. 169 §1 i §2 k.s.h. jest to bardzo duża różnica ponieważ termin sześciu miesięcy jest znacznie większy w przypadku nie korzystania ze wzorca umowy.
5. Wpis do innych rejestrów:
5.1 Do rejesrtu statycznego (rejestr podmiotów gospodarki narodowej)
Zgodnie z art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej[37]. podmiot gospodarki narodowej ma obowiązek rejestracji w krajowym rejestrze urzędowym podmiotów gospodarki narodowej (REGON) prowadzonej działalności.
Wpis lub zmiana wpisu w rejestrze REGON przedsiębiorców będących osobami fizycznymi następuje na podstawie danych z wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), który przedsiębiorca składa za pośrednictwem formularza elektronicznego dostępnego na stronie internetowej CEIDG, w Biuletynie Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw gospodarki oraz za pośrednictwem elektronicznej platformy usług administracji publicznej ePUAP. Wniosek o wpis do CEIDG może być również złożony przez przedsiębiorcę w wybranym urzędzie gminy osobiście lub wysłany listem poleconym. CEIDG przesyła do GUS odpowiednie dane zawarte we wniosku o wpis do CEIDG niezbędne dla uzyskania, zmiany albo skreślenia wpisu w krajowym rejestrze urzędowym podmiotów gospodarki narodowej (REGON).
Dla pozostałych grup podmiotów gospodarki narodowej obowiązują poniższe zasady dokonywania zgłoszeń do rejestru REGON.
Wpis, zmiana wpisu lub skreślenie z rejestru REGON podmiotów wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego, z wyłączeniem rejestru dłużników niewypłacalnych i podmiotów, o których mowa w art. 49a ust. 1 o Krajowym Rejestrze Sądowym, następuje na podstawie danych przekazywanych do rejestru REGON drogą elektroniczną z KRS, a w zakresie danych uzupełniających wymienionych w art. 42, ust. 3a, pkt 2 ustawy o statystyce publicznej - z CRP KEP.
Zgodnie z przepisami prawa przedsiębiorcy powinni zgłaszać się do właściwych urzędów statystycznych tylko w przypadku, gdy:
- wniosek dotyczy zmian nieobjętych wpisem do CEIDG, tj.: zmiana liczby pracujących, - wpis działalności nie podlegającej wpisowi do CEIDG – np.: działalność gospodarstwa rolnego (z ewentualnym upoważnieniem dla osoby, która składa wniosek w imieniu przedsiębiorcy – jeżeli zgodnie z art. 32 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego[38] podmiot działa przez pełnomocnika);
- wniosek o wpis do rejestru podmiotów składa spółka kapitałowa w organizacji – zgodnie z brzmieniem art. 14 ust. 4 ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. USDG – spółka kapitałowa może podjąć działalność gospodarczą przed uzyskaniem wpisu do rejestru przedsiębiorców;
występują z żądaniem wydania aktualnego zaświadczenia o numerze identyfikacyjnym REGON.
Wpis lub zmiana wpisu w rejestrze REGON podmiotu gospodarki narodowej niebędącego przedsiębiorcą następuje:
dla szkół i placówek oświatowych na postawie danych przekazywanych z bazy danych Systemu Informacji Oświatowej (SIO) do rejestru REGON,
dla pozostałych podmiotów na podstawie wniosku RG-OP lub RG-OF.
Wniosek RG-OP lub RG-OF powinien być złożony w urzędzie statystycznym lub jego oddziale w województwie, na terenie którego:
osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej ma siedzibę,
osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą niepodlegająca wpisowi do CEIDG ma miejsce zamieszkania.
Zgodnie z art. 42 ust. 6 ustawy o statystyce publicznej podmiot jest zobowiązany do zgłoszenia odpowiedniego wniosku w ciągu 14 dni od zaistnienia okoliczności uzasadniających wpis, zmianę lub skreślenie z rejestru REGON.
W zmodernizowanym systemie rejestru REGON przewiduje się możliwość złożenia wniosku RG-OP i RG-OF (tylko gdy wystąpią wyżej opisane okoliczności upoważniające do złożenia wniosku bezpośrednio w urzędzie statystycznym) w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub profilem zaufanym na platformie ePUAP. Dokumenty dołączone do wniosku złożonego w formie dokumentu elektronicznego powinny mieć również formę dokumentu elektronicznego.
Wnioski RG-OP i RG-OF w formie dokumentów elektronicznych powinny być złożone do odpowiedniego (zgodnie z ww. zasadą) urzędu statystycznego[39].
Do rejestru podatkowego
Identyfikatorem podatkowych podatników prowadzących działalność gospodarczą jest NIP. Nadanie tego numeru jest czynnością materialno-techniczną, dokonywaną przy użyciu Centralnego Rejestru Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników (CRP KEP), po złożeniu zgłoszenia identyfikacyjnego. NIP nie może mieć ukrytego lub jawnego charakteru znaczącego, określającego pewne cechy podatnika.
Potwierdzeniem nadania NIP jest ujawnienie tego numeru w CEIDG. Informacja o NIP jest automatycznie przekazywana do CEIDG za pośrednictwem systemu teleinformatycznego nie później niż następnego dnia roboczego po dniu wpływu do urzędu skarbowego poprawnego zgłoszenia.
NIP dla osoby niewpisanej w CEIDG: osoba fizyczna rozpoczynająca działalność gospodarczą, ale niepodlegająca wpisowi do CEIDG, zgłoszenie identyfikacyjne, na postawie którego jest jej nadawany NIP, składa na formularzu NIP-7. Zgłoszenie to można złożyć w wersji papierowej – składając bezpośrednio we właściwym urzędzie skarbowym lub przesyłając na jego adres. Można również dostarczyć je drogą elektroniczną za pośrednictwem systemu e-Deklaracje. NIP-7 przesyłany przez internet musi być opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Naczelnik urzędu skarbowego wydaje potwierdzenie nadania NIP niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni od dnia wpływu do niego poprawnego zgłoszenia identyfikacyjnego.
NIP dla podmiotów zarejestrowanych w KRS: Zgłoszenie identyfikacyjne podmiotów podlegających wpisowi do KRS opiera się na dwóch rodzajach danych: podstawowych (objętych treścią wpisu w KRS, z wyłączeniem rejestru dłużników niewypłacalnych) oraz uzupełniających. Podatnik zgłasza informacje podstawowe tylko we wniosku o wpis do KRS. KRS przekazuje je automatycznie, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, do CRP KEP oraz krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (rejestru REGON). Natomiast do ZUS (Centralnego Rejestru Płatników Składek) są one przekazywane z CRP KEP.
NIP jest nadawany automatycznie po zamieszczeniu w CRP KEP danych podstawowych danego podmiotu, a w przypadku oddziału przedsiębiorcy zagranicznego - po zamieszczeniu danych uzupełniających potwierdzających status płatnika składek ubezpieczeniowych. Informacja o NIP powinna być przekazana przez CRP KEP do KRS automatycznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Procedura ta może się wydłużyć do 3 dni, jeżeli zachodzi konieczność przeprowadzenia przez urząd skarbowy postępowania wyjaśniającego, czy podmiot nie otrzymał już wcześniej NIP. Potwierdzeniem nadania NIP jest ujawnienie go w KRS.
Podmiot zgłasza natomiast samodzielnie dane uzupełniające. Są to informacje wymagane w relacjach z administracją podatkową, GUS i ZUS. Do danych uzupełniających niezbędnych w kontaktach z administracją podatkową zalicza się: skróconą nazwę (firmę), wykaz rachunków bankowych, adresy miejsc prowadzenia działalności, adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej, dane kontaktowe, a w przypadku osobowych spółek handlowych i podmiotów podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców na zasadach określonych dla spółek osobowych - dane dotyczące poszczególnych wspólników (w tym ich identyfikatory podatkowe). Zgłoszenie identyfikacyjne w zakresie danych uzupełniających trzeba złożyć na formularzu NIP-8 w terminie 21 dni od dnia dokonania wpisu do KRS. NIP-8 można przekazać w formie papierowej lub elektronicznej. Zgłoszenie przesyłane przez internet podpisuje uprawniona osoba przypisanym sobie bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Osoba ta musi być uprzednio zgłoszona na formularzu UPL-1.
NIP dla spółki cywilnej:spółka cywilna, aby uzyskać NIP odrębny od NIP-ów wspólników, składa zgłoszenie identyfikacyjne na formularzu NIP-2. Zgłoszenie można złożyć w formie papierowej lub przesłać przez internet. Formularz elektroniczny podpisuje uprawniona osoba (zgłoszona na UPL-1) bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Potwierdzenie nadania NIP jest wydawane niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni od dnia wpływu do urzędu skarbowego poprawnego zgłoszenia identyfikacyjnego.