Первичный и сводный учет денежных средств
Первичный учет представляет собой начальную стадию системного восприятия регистрации отдельных операций, характеризующих хозяйственные процессы и явления, происходящие в организации. Его объектами являются: заготовление, приобретение и расходование материальных ресурсов, затраты на производство, движение полуфабрикатов и остатков незавершенного производства, объем выпуска продукции, ее отгрузка и реализация, расчеты с поставщиками, покупателями, заказчиками, банками, финансовыми органами, учредителями и т. п.
В соответствии с правилами все предприятия должны хранить свои денежные средства в учреждениях банка. Наличные деньги расходуются только на те цели, на которые они получены: на выдачу заработной платы, на командировочные, операционные, хозяйственные и другие расходы. Максимальная сумма которая может находиться в кассе предприятия устанавливается лимитом.
Лимит остатка кассы предприятия устанавливается банком по согласованию с предприятием в размере, необходимом для обеспечения нормальной работы предприятия. Для установления лимита остатка наличных денег в кассе, предприятие представляет в учреждение банка расчет по форме №0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу» .
Основанием для отражения в бухгалтерском учете движения наличных денежных средств служат первичные документы.
Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 №88 утверждены согласованные с Минфином России Минэкономики России унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций:
- № КО-1 «Приходный кассовый ордер» - применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации (приложение К);
- № КО –2 «Расходный кассовый ордер» - применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации (приложение Л);
- № КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов» – применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов;
- № КО-4 « Кассовая книга»- применяется для учета поступлений и выдачи наличных денег организации в кассе.
Документы, являющиеся основанием для совершения кассовых операций, поступают в бухгалтерию, где работники бухгалтерии в соответствии со своими должностными обязанностями:
- проверяют правильность оформления документов, их соответствие действующему законодательству и характеру совершаемых операций, а также наличие необходимых письменных указаний руководителя организации или лиц уполномоченных им на совершение хозяйственных операций;
- оформляют расходные и приходные кассовые ордера;
- получают необходимые подписи уполномоченных лиц, предусмотренные бланками кассовых документов;
- регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3);
- передают кассиру приходные и расходные кассовые ордера вместе с приложенными к ним оправдательными и распорядительными документами.
Документы оформляются в одном экземпляре, четко и ясно чернилами, шариковой ручкой. Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.
Приходный кассовый ордер и квитанция к приходному кассовому ордеру, заполняются одновременно и подписываются главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия. Квитанция выдается только после получения денег.
Расходные ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.
Расходный кассовый ордер подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным.
Прием и выдача денег по кассовым документам может производится только в день их составления.
Кассир при получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов:
- проверяет наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия;
- проверяет правильность оформления документов;
- проверяет наличие перечисленных в документах приложений.
В случае не соблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.
В случае соблюдения всех перечисленных требований и соответствия документов кассир принимает наличные деньги.
При приеме наличных денег кассир проверяет их платежеспособность в соответствии с признаками платежеспособности банкнот и монеты банка России, утвержденными Положениям ЦБ РФ от 09.10.2002 №199-П «О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории РФ»
Полученная кассиром сумма должна соответствовать указанной в приходном кассовом ордере.
После приема денег кассир подписывает квитанцию и расшифровывает подпись (ставит фамилию и инициалы), заверяет печатью. Квитанция подписанная главным бухгалтером и кассиром выдается на руки сдавшему деньги.
Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.
На предприятии ООО «Система» все расчеты производятся с использованием Контрольно-кассового аппарата, кассир выдает покупателям (заказчикам) чек (приложение М), подтверждающий прием от него наличных средств.
Чек контрольно-кассовой машины должен содержать следующие реквизиты, установленные Постановлением Правительства РФ от 07.08.98 №904 «О внесении изменений и дополнений в Положение по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением»:
- наименование организации;
- ИНН;
- заводской номер ККМ;
- порядковый номер чека;
- дату и время покупки (оказания услуги);
- стоимость покупки;
- признак фискального режима.
На кассовую машину администрация заводит журнал кассира- операциониста по форме № КМ – 4, который должен быть прошнурован и пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного бухгалтера предприятия и печатью.
В соответствии с пунктом 14 «Порядок ведения кассовых операций в РФ» выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам (форма КО-2) или надлежащие оформленными другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.
Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.
Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия. В случае соблюдения всех выше перечисленных требований кассир выдает наличные деньги.
При выдаче денег по РКО или заменяющего его документу отдельному лицу кассир:
- требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя
Выдачу денег кассир производит только лицу указанному в расходном кассовом ордере. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени, отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя, отчество лица, которому доверено получение денег. Доверенность остается в документах дня, как приложение к РКО.
- записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек – цифрами;
- выдает деньги получателю.
При завершении операции кассир обязан подписать расходные кассовые ордера, а приложенные к ним расходные документы погасить штампом или надписью «оплачено» с указанием числа месяца и года.
Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.
На титульном листе расчетно-платежной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера.
В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.
Разовые выплаты на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.
Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке в ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «по доверенности». Доверенность остается в документах дня, как приложение к ведомости.
По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий стипендий (не свыше 3 рабочих дней) кассир должен:
- в расчетно-платежной ведомости построчно проверить выданную заработную плату и против фамилии лиц которым не произведены указанные выплаты, в графе «расписка в получении» поставить штамп или сделать отметку от руки «депонировано»;
- расчетно-платежная ведомость закрывается двумя суммами в конце ведомости необходимо сделать надпись о фактически выплаченных и депонированных суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «деньги по ведомости выдавал (подпись)» Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;
- если есть депонированные суммы, составить реестр депонированных сумм;
- передать в бухгалтерию платежную ведомость и реестр депонированных сумм для проверки и выписки расходного кассового ордера на выданную сумму;
- записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп «Расходный кассовый ордер №___».
Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в расчетно-платежных ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм, и передает кассиру РКО для регистрации в кассовой книге.
В обязанности кассира входит ведение кассовой книги (форма №КО-4). Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге.
Предприятие ведет только одну кассовую книгу.
Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______листов».
Общее количество пронумерованных и прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия.
Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой.
Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них с (горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону не отрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.
Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.
Первые и вторые экземпляры нумеруются одинаковыми номерами.
Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются.
Сделанные исправления в кассовой книге заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.
На предприятии ООО «Система кассовая книга ведется автоматизированным способом, при котором листы кассовой книги формируются виде машинограмм: «Вкладной лист кассовой книги» (приложение Д), и «Отчет кассира» (приложение Ж).
В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последний за каждый месяц автоматически печатается общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год – общее количество листов кассовой книги за год.
Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист» и «Отчет кассира» проверяет правильность составления документов, подписывает их и передает отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги. По окончании отчетного года «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется главным бухгалтером и руководителем предприятия и книга опечатывается.
Отраженные в первичных документах данные о движении денежных средств в кассе, находят свое отражение после соответствующих группировок в регистрах аналитического и синтетического учета.