Репертуар коллектива на предстоящий год;
Участие коллектива в смотрах, концертах, фестивалях;
Отчет руководителя о работе коллектива за год.
Данный ЖУРНАЛслужит основанием для составления рабочего табеля и начисления заработной платы руководителю, аккомпаниатору, концертмейстеру данного коллектива, и является обязательным учетным документом для любого клубного формирования.
Отчет и контроль в деятельности учреждения культуры клубного типа.
По итогам своей работы за прошедший год учреждения культуры отчитываются перед вышестоящими органами культуры.
В учреждениях культуры клубного типа применяется три вида отчетности:
· Статистическая отчетность
· Информационная отчетность
· Творческий отчет (отчет перед населением).
Статистический отчет
Годовой статистический отчет каждое клубное учреждение высылает вышестоящему отделу культуры не позднее 10 января текущего года по форме 7-НК. Статистический отчет содержит цифровые данные о работе учреждения культуры за прошедший год, представляет собой количественный анализ работы и составляется на основе данных первичного учета работы учреждения культуры.
Годовой статистический отчет отражает:
Сведения об учреждении культурно-досугового типа.(полное наименование отчитывающейся организации, почтовый адрес, вид деятельности по ОКДП, отрасль по ОКОНХ, территория по ОКАТО, министерства, орган управления по ОКОГУ, организационно-правовая форма, формы собственности по ОКФС).Раздел «Материально-техническая база». здесь отражаются данные по характеристике здания: требует или нет проведение капитального ремонта, число помещений, число зрительных залов, посадочных мест в залах, число досуговых помещений, площадь, занимаемая ими, число помещений для музейной и библиотечной работы, число киноустановок, персональных компьютеров, автоматизированных рабочих мест, наличие доступа в Интернет.
Раздел «Культурно-досуговые формирования».
В данном разделе отражается число клубных формирований, из них для детей до 14 лет включительно, в том числе хоровых, хореографических театральных, оркестров народных инструментов, духовых, фольклорных и других, а также число участников в них.
Раздел «Культурно-досуговая деятельность».
В данном разделе отражается число всех проведенных мероприятий за год и число посетителей этих мероприятий. Из общего числа для детей до 14 лет; проведено на платной основе; из общего числа мероприятий – киновидеосеансы.
1. Раздел «Библиотечная деятельность».
Заполняется учреждениями культуры в которых имеется библиотека и отражает число пользователей на коней года, из них для детей до 14 лет, от 15 до 24 лет; число посещений за год ; число печатных документов, в том числе – видео-аудио материалы, материалы на электронных носителях, количество выданных экземпляров за год.
2. Раздел «Музейная деятельность».
Заполняется учреждением культуры, в котором имеется Музей и отражается количество единиц фонда, из них – живопись, графика, скульптура, предметы быта и этнографии, число посещений за год, их них школьниками, студентами, учащимися.
3. Раздел «Персонал учреждений культурно-досугового типа».
Здесь отражается численность работников, их них штатных, из общего числа – специалисты культурно-досуговой деятельности, имеют высшее и среднее специальное образование, стаж работы менее 3 лет.
4. Раздел «Поступление и использование финансовых средств».
Здесь отражается, сколько всего финансовых средств поступило, в том числе из бюджета, доходов от основных видов уставной деятельности, от благотворителей и спонсоров. Далее отражается расходование средств: на оплату труда, материальные затраты, на социально-значимые мероприятия.
Статистический отчет подписывает руководитель, главный бухгалтер, должностное лицо ответственное за составление формы. За недостоверное предоставление данных содержащихся в статистическом отчете, в соответствие с существующим законом предусмотрена административная ответственность.
Информационная отчетность.
Информационный отчет (текстовой, письменный) отчет, как правило, предоставляется одновременно со статистическим отчетом. Это своего рода объяснительная записка с подробным обоснованием, пояснением и дополнением цифровых данных, содержащихся в статистическом отчете. В данном отчете дается анализ работы учреждения культуры за прошедший год, вскрываются недостатки и их причины, намечаются меры и вносятся предложения по улучшению и совершенствованию работы. Основой для составления информационного отчета является Перспективный план работы учреждения культуры за прошедший год.
Творческий отчет (отчет перед населением)
Отчет перед населением – один из ответственейших видов отчетности, так как учреждение культуры отчитывается перед теми, для кого непосредственно ведет всю культурно - досуговую и просветительскую деятельность. И если в отчетах можно написать все что угодно, то население не обманешь.
Сегодня нет стандартных требований к проведению такого отчета, а потому каждое учреждение культуры самостоятельно выбирает форму и содержание отчета, исходя из своеобразия и особенностей учреждения.
Такой отчет может быть проведен в « День открытых дверей».
Структурными элементами такого отчета могут быть:
1. Собрание или конференция зрителей, посетителей, представителей обслуживаемых учреждением культуры населенных пунктов, предприятий, учреждений и организаций.
2. Отчет директора, Правления, наблюдательного совета или художественного совета о работе за год и перспективах на предстоящий год.
3. Обсуждение отчета участниками конференции.
4. Отчет подкрепляется творческим отчетом коллективов и кружков художественной самодеятельности.
В это день проходят концерты, спектакли, творческие встречи, вечера отдыха, открытые уроки, даются мастер-классы и другие комплексные мероприятия.
Творческий отчет должен решать следующие задачи:
· демонстрировать лучшие образцы работы учреждения культуры;
· оценивать итоги работы за прошедший период;
· пропагандировать и рекламировать деятельность учреждения культуры;
· создавать имидж и положительную репутацию;
· привлекать новых участников, посетителей, потребителей услуг, спонсоров, меценатов, благотворителей;
· демонстрировать передовые формы и методы работы, инновационные мероприятия.
Отчет перед населением – ответственный публичный экзамен культурно-досугового учреждения, проверка его соответствия высокому призванию быть опорной базой для самообразования, развития культуры в муниципальном образовании, развития творческих способностей и удовлетворения потребностей населения в сфере
Контроль как функция менеджмента
В менеджменте контроль является одной из важнейших функций управления, так как обеспечивает эффективное достижение целей организации.
Значение контроля определяется тем, что он является способом организации обратных связей, благодаря которым менеджер получает информацию о ходе выполнения его решений.
Контроль позволяет видеть всю действительную картину дел, поэтому от его эффективности зависит качество принимаемых решений и своевременное их исполнение.
Различают контроль за результатом и контроль за процессом работы (стратегический, тактический, административный).
Выбор ориентации контроля зависит от ряда факторов: конкретного вида деятельности, ситуации, сроков, в которых необходимо выполнять работу, уровня подготовки и зрелости коллектива, общего стиля руководства.
Формы контроля:
· финансовый,
· производственный,
· маркетинговый,
· контроль качества.
Процесс контроля может быть сведен к трем этапам:
· установление норм (планов, заданий);
· измерение соответствия выполнения этих норм;
· коррекция отклонения от норм , планов, заданий.
С точки зрения контролирующих инстанций можно различать несколько основных видов контроля:
· Ведомственный контроль.Это контроль со стороны вышестоящих инстанций, по линии административного подчинения (например, со стороны учредителя). Круг вопросов ведомственного контроля обычно определяется Уставом.
· Государственный контроль. Это контроль со стороны государственных органов - Роспотребнадзор, пожарная инспекция, налоговая инспекция, прокуратура и другие (может быть ведомственным и вневедомственным).
· Общественный контроль. Это контроль со стороны профсоюзных организаций, творческих союзов, общественных организаций, СМИ, контроль со стороны граждан – как оценка деятельности учреждения культуры.
· Самоконтроль. Это вид контроля на формирование и развитие, которого, в конечном счете, направлены другие виды контроля. Здесь контроль зависит от личной направленной культуры: чести, совести, долга.
К средствам контроля относятся:
документы, материалы, технические средства, законы, приказы, распоряжения, планы и программы, инструкции и Устав, а также материалы учета и отчетности, характеризующие реальное положение дел.
Традиционным и эффективным средством контроля является проведение совещаний (планерки и оперативные совещания), а также проверки: рейды, смотры, инспекторские проверки и ревизии. Проверки и ревизии могут быть плановыми и внеплановыми, фронтальными (комплексными) и тематическими (целевыми).
Система контроля, для того чтобы быть эффективной, должна соответствовать ряду требований:
· Контроль должен быть всеобъемлющим (каждый менеджер должен воспринимать контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей);
· Контроль следует сосредоточить на результатах;
· Контроль должен быть экономичным (суммарные затраты на него не должны превышать достигаемых с его помощью результатов).
· Система контроля должна быть простой (избыточная сложность создает беспорядок);
· Контроль должен быть непрерывным во времени;
· Контролировать, а не давить! (главным в контроле является вопрос ЧТО, а не КАК контролировать).
Литература:
1. Макаров С. Ф. Менеджер за работой. М., Молодая гвардия, 1989
2. Михеева Н.А., Галенская Л.Н. Менеджмент в социально-культурной сфере. Учебное пособие. Издательство Михайлова, 2000
3. Менеджмент. Под редакцией В.И. Королева, М., Экономист, 2006
4. Менеджмент и маркетинг культуры. Учебное пособие СПб ГУКиИ под ред. БолотниковаИ.М. 2009
5. Мескон М.Х. и др. Основы менеджмента. М., Дело, 1992
6. Морозова Е.Я., Тихонова Э.Д. Экономика и организация предприятий социально-культурной сферы. Учебное пособие. Издательство Михайлова. 2002
7. Тарасов В.К.Персонал – Технология, отбор, подготовка менеджеров, Л.,1989
8. Тульчинсий Г.Л. Менеджмент в сфере культуры. СПб, издательство «Лань», 2009