Виды делового общения. Переговоры

Это процесс целенаправленного и ориентированного на достижение определенных результатов делового общения в форме диалога. Переговоры проводятся:

• по определенному поводу (например, в связи с необходимостью создания Центра социальной помощи семье и детям в микрорайоне);

• при определенных обстоятельствах (например, несовпадение интересов);

• с определенной целью (например, заключение договора);

• по определенным вопросам (политического, экономического, социального, культурного характера).

Несмотря на большое разнообразие тем переговоров, их структуру можно свести к следующей обобщенной схеме:

1) введение в проблематику;

2) характеристика проблемы и предложения о ходе переговоров;

3) изложение позиции;

4) ведение диалога;

5) решение проблемы;

6) завершение.

Переговоры могут протекать легко или напряженно. Партнеры могут договориться между собой без труда, или с большим трудом, или не договориться вообще. В ходе переговоров обнаруживаются различные интересы, по которым предстоит достигнуть соглашения. Немаловажно, с какими преимуществами (или негативными моментами) связано для партнеров заключение того или иного соглашения.

Следует учитывать и различные субъективные факторы: способности партнеров, их навыки, умение вести переговоры и др. За столом переговоров могут сойтись люди с различным опытом в деловом, профессиональном и коммуникативном планах. Они могут иметь различный темперамент (например, флегматик и холерик), свой стиль общения в зависимости от психологического типа личности (например, доминантность или ригидность), различное специальное образование (например, техническое или экономическое).

Переговоры требуют тщательной подготовки. Чем серьезнее подход к ним (использование анализа, расчетов экономического и социального эффекта, заключений и т. д.), тем больше шансов на успех. Недостаточная подготовка к проведению переговоров, скорее всего, приведет к вялому течению, сбоям и блокированию. Обобщая, можно выделить следующие недостатки в стратегии проведения переговоров.

«Холодный запуск». Партнер вступает в переговоры, не обдумав в достаточной степени их необходимость и цель, а также сложности и возможные последствия.

В этом случае за ним лишь «ответный ход», т. е. он будет реагировать, а не действовать, инициатива будет исходить не от него.

«Отсутствие программы». У партнера нет четкого плана действий в пределах максимальных и минимальных требований. Разумнее вести переговоры, сформулировав мысленно или на бумаге различные варианты действий.

«Главное, чтобы меня это устраивало!» Партнер настолько выпячивает собственные интересы, что представители другой стороны не видят для себя никаких преимуществ.

Подобные несовпадения интересов, зачастую вызываемые узковедомственными или просто эгоистичными соображениями, блокируют собеседника, отбивают у него желание вести переговоры вообще.

«Пускать все на самотек». Партнер не имеет четкого представления о собственных конкретных предложениях и аргументах, детальных требованиях и критериях оценки предмета переговоров, позиции и ожидаемой реакции противной стороны. Эффективность переговоров снижается из-за недостаточной их подготовки.

«Коммуникативные заморыши». Неправильное поведение одного из партнеров отрицательно сказывается на атмосфере переговоров, мешает достижению их целей. Подобное поведение заключается в том, что участник переговоров:

• не слушает (или не умеет выслушать) партнера;

• постоянно пытается от диалога перейти к монологу;

• ведет себя не по-деловому, а излишне эмоционально, несдержанно;

• не аргументирует, а своенравно отстаивает свою позицию;

• неинформативен, т. е. не приводит новые факты, не выдвигает новые предложения, а излагает известные, мешающие решению проблемы позиции;

• не руководствуется общими интересами, совместной ответственностью за результаты переговоров, не выделяет этот аспект.

Чтобы переговоры развивались успешно, необходимо с самого начала постараться найти общую с партнером позицию. Этому способствуют создание благоприятной атмосферы для кооперации на основе общей информационной базы, отношение к партнеру с деловым интересом и уважением.

Начинать рекомендуется с самых важных аспектов предмета обсуждения, пытаясь прийти к согласию по принципиальным вопросам, и только после этого переходить к деталям. При этом в начале переговоров затрагиваются бесспорные, не вызывающие разногласий вопросы, что позволяет создать основу, способствующую развитию переговоров.

После этой фазы переходят к обсуждению таких пунктов, договориться по которым можно относительно легко. И только затем переходят к основным вопросам, требующим подробного обсуждения. Если перенести эти вопросы в начало обсуждения, то переговоры могут заблокироваться или вовсе сорваться. Причем, чтобы не мешать развитию переговоров, не следует акцентировать внимание на расхождении во взглядах, если они не принципиальны.

В отдельных случаях, когда принцип повышения сложности выдержать не удается, переговоры могут увязнуть в обсуждении второстепенных вопросов, хотя стороны еще не пришли к согласию по основным пунктам. Значит, необходимо отсортировать уже достигнутые главные результаты переговоров и на основе этого определить следующие подлежащие обсуждению пункты.

В ряде случаев успех переговоров может предопределить оптимальное речевое поведение, основанное на умелом использовании языка и стиля официально-деловой речи, психолингвистики и социолингвистики, а также психологии общения.

Например, если партнер по переговорам хочет ощущать отношение к себе как к специалисту в соответствующей области, при обращении к нему следует особо подчеркнуть такое отношение: «Как инженер вы знаете по собственному опыту, к чему могут привести… Поэтому я предлагаю…»

Партнер может отреагировать на предложение другой стороны отрицательно. В этой ситуации важно выяснить причины такой его позиции:

• не чувствует ли он себя обделенным?

• не связана ли для него реализация предложения с различными негативными моментами?

• понимает ли он, какие последствия повлечет за собой его отказ, или здесь он видит выгоду для себя?

• есть ли у него полномочия, необходимые для принятия решения?

• не считает ли он, что на него оказывают давление?

Следует позаботиться о том, чтобы партнер мог спокойно изложить свои аргументы, возражения, предложения. Эффективной является при этом такая тактика речевого поведения, как выражение согласия, если, конечно, согласие возможно («Да, конечно», «Полностью согласен с этим», «Правильно», «Разумно» и т. п.).

Иногда на партнера пытаются воздействовать с помощью аргументов, не относящихся к делу, например, апеллируют к чувствам, говорят о долге, ответственности и т. д. Такое речевое поведение возможно, но далеко не всегда эффективно. Во всяком случае, для этого необходимо тонко прочувствовать ситуацию и точно спрогнозировать психологическое состояние и реакцию партнера.

Если переговоры зашли в тупик, следует постараться исправить положение, используя, например, следующие приемы:

• рассмотреть проблему с другой стороны («Подойдем к проблеме с другой стороны…»);

• использовать высказывания партнера для развития своих мыслей («Я бы хотел еще раз остановиться на вашем предложении и сразу же перейти к вопросу о…»);

• уточнить с помощью встречных вопросов, правильно ли понят партнер («Если я правильно понял, у вас есть некоторые сомнения относительно сроков поставки…»);

• сослаться на опыт, накопленный в соответствующей сфере деятельности («Я понимаю, что вам хотелось бы заключить договор сроком на один год. С другой стороны, нельзя не вспомнить, да и вы об этом знаете не хуже меня, что двухлетние договоры были неплохой основой для сотрудничества…»);

• дать возможность партнеру подумать, если новое компромиссное предложение застало его врасплох («Прежде чем принять какое-либо решение, обдумайте еще раз мое предложение»).

Немаловажным в ходе переговоров является умение правильно ставить вопросы. На основании ответов на них можно определить позицию партнера и выявить мотивы, заставившие его занять такую позицию. Например, вопросы могут быть заданы:

• по предмету («Когда вы сможете поставить первую партию?..»);

• по проблеме («Почему нельзя осуществить поставку во II квартале?»);

• с целью выяснить мнение («Как вы оцениваете возможные действия заинтересованных сторон в данной ситуации?»);

• в форме утверждения («Итак, я могу исходить из того, что поставка будет осуществлена во II квартале?»);

• в форме обобщения («Итак, можно отметить, что проблема с транспортом решена?»);

• в форме «вопрос на вопрос» («А вы разве так не считаете?»). При этом следует избегать риторических вопросов, использование которых уместно лишь в монологической речи. И это естественно: они не требуют ответа, а вызывают нужную для оратора мыслительную реакцию, тогда как в диалоге каждая реплика требует ответного хода.

В целом же поведение партнеров может расцениваться как позитивное или негативное:

Более подробные характеристики этих вариантов поведения:

Независимо от того, были ли переговоры успешными или безрезультатными, их итоги должны быть детально проанализированы.

Следует учитывать, что даже манера речи влияет, и порой существенно, на ход переговоров, как, впрочем, и на речевую коммуникацию в целом.

В свое время член палаты общин Великобритании Э. Берк прославился тем, что писал речи, совершенные по логике, аргументации и построению. Но манера речи его была настолько ужасна, что когда он поднимался на трибуну, члены палаты начинали кашлять, шаркать ногами и толпами покидали зал. А самого Берка за его манеру говорить прозвали «обеденным колоколом».

Если говорить слишком громко, то у партнера может сложиться впечатление, что ему навязывают мнение. Если же говорить слишком тихо и невнятно, то партнер вынужден будет задавать встречные вопросы, чтобы убедиться, правильно ли он воспринимает сказанное. Однако если переговоры проходят в небольшом помещении, то лучше использовать так называемый камерный стиль – говорить тихо и ясно.

Если говорить слишком быстро, особенно при сообщении новой информации, то у партнера может возникнуть впечатление, что его просто хотят уговорить. Напротив, если говорить слишком медленно, то партнер наверняка решит, что вы тянете время с какой-то непонятной ему целью. Но если партнер нервничает, то следует замедлить темп и понизить голос.

Стратегия достижения согласия в устной речи

Можно выделить две основные стратегии делового общения: достижение победы и достижение согласия. Стратегия достижения победы, предусматривает успех в речевой коммуникации за счет подавления партнера. Эта доминантная стратегия в отдельных случаях имеет право на использование.

В большинстве же речевых контактов, особенно в сфере сервиса и туризма, в бытовом общении, партнеры стремятся к взаимопониманию, т. е. стараются прийти к успеху путем достижения согласия: клиента нельзя победить – он просто уйдет. Поэтому рассмотрим подробнее стратегию достижения согласия как наиболее перспективную для развития нормального партнерства.

В этом смысле весьма интересна книга Р. Фишера и У. Юри «Путь к согласию, или Переговоры без поражения». В ней описывается метод ведения переговоров, названный авторами переговорами по существу, цель которых – эффективное и дружественное достижение совместного результата. Однако предложенный метод выходит за рамки переговоров и является прежде всего путем к согласию в устной речевой коммуникации в целом.

Свой метод авторы сводят к четырем пунктам.

1. Личность: делайте разграничение между участниками переговоров и обсуждаемыми проблемами.