Виробничо-професійний стиль
Запам’ятайте!
1. Активних дієприкметників на -ший, -вшийв українській мові немає: рос.сделавший;прибывший ; бывший; уснувший; укр. той, що зробив; прибулець; колишній; заснулий.
2. Активні дієприкметники теперішнього часу на -учий (-ючий)не характерні для сучасної української літературної мови і є маловживаними. Вони утворюються не від усіх дієслів і дуже рідко керують залежними словами. Трапляються в науковій термінології (випускаюча кафедра, описуючий пристрій, узагальнюючий виступ, дестабілізуючі чинники), у художніх творах (синіючі далі).
В українській мові збереглися лише деякі давні дієприкметники теперішнього часу на -учий (-ючий), ачий (-ячий),що перетворилися вже на якісні прикметники, тобто виражають постійну ознаку предмета, причому здебільшого в інтенсивному вияві. Це – співучий (співучий народ), живучий(живуча істота), родючий (родючий ґрунт), палючий (палюче сонце), кусючий (кусюча муха),лежачий (лежачий камінь), ходячий (ходячий анекдот), зрячий (зряча людина), терплячий(терплячий чоловік) та ін.
Серед термінів, що мають паралельно з варіантом на -учий (-ючий) інші форми словотворення, слід вибирати останні, тобто не знеболюючий, а знеболювальний; не дезінфікуючий, а дезінфекційний; недеформуючий, а деформівний тощо.
Замість активних дієприкметників слід уживати:
1) прикметники з суфіксами -льн-, -н- (рос. окружающий – укр. навколишній; рос. измеряющий –укр. вимірювальний; рос. тормозящий – укр. гальмівний);
2) іменники (рос. выступающий – укр. промовець; рос. поступающий – укр. вступник; рос. трудящийся –укр. трудівник);
3) підрядні означальні речення (заболевший – той, що захворів; інженер, работающий над проектом – інженер, який працює над проектом);
4) дієприслівникові звороти (рос. выступающие депутаты призывали – укр. виступаючи, депутати закликали).
Вибір такого засобу залежить насамперед від суті позначуваного поняття, а також від значення іменника, з яким він поєднується.
Пасивні дієприкметники
Пасивні дієприкметники виражають ознаку предмета за дією, яка зумовлена дією іншого предмета:розроблені препарати, проведений експеримент.
Пасивні дієприкметники в українській мові мають форму минулого часу і творяться від основи інфінітива за допомогою суфіксів:
-н: написаний, обговорюваний (від написати, обговорювати);
-ен (-єн): розбуджений, подвоєний (від розбудити, подвоїти);
-т: збитий, розвинутий (від збити, розвинути).
1. В українській мові в суфіксах пасивних дієприкметників не подвоюють літеру н(рос. данный – укр. даний; рос. окруженный – укр. оточений; рос. сделанный – укр. зроблений).
2. У суфіксах пасивних дієприкметників ніколи не пишуть літеру и (ї), а тільки е (є): загоїти – загоєний, заспокоїти – заспокоєний.
3. Дієприкметники з часткою -сяв українській мові не утворюють!
4. Пасивних дієприкметників на-мийв українській мові немає:
рос.значимый,незабываемый,незаменимый,называемый; укр.значущий,незабутній, незамінний,якого називають.
Пасивні дієприкметники властиві українській мові, але вони частіше виступають у ролі означення
- Особливості вживання дієприслівників у професійному спілкуванні.
- Координація форм підмета й присудка.
Діловий стиль вимагає особливої чіткості в погодженні головних членів речення - підмета й присудка. Підмет у діловому тексті часто виражається цілісним за значенням сполученням слів, тому виникають варіанти погодження присудка з підметом. В одному випадку переважає погодження за змістом, в іншому - за формою. „Зміст і форма... - розмірковує щодо цього В. Кононенко. - Головним...у цьому „союзі" є, звичайно, зміст. Мовна форма підпорядкована його вираженню. Правильно передані граматичні відношення допомагають якнайповніше розкрити, що саме хотів повідомити мовець."4. Розгляньмо особливості координації присудка з підметом докладніше.
1. Якщо підмет має у своєму складі числівник, який закінчується на одиницю (21,71,161 тощо), то присудок ставиться у формі однини: 21 студент склав залік; 161 делегат зареєструвався на конференції,
Якщо перед підметом стоять займенники-означення у формі множини (усі, ці, ті, ваші), дієслово узгоджується із займенником у множині: Усі 31 учень вибігли в коридор.
1. Якщо числівник у складі підмета закінчується на два, три, чотири, присудок ставиться у формі множини. Однина можлива тоді, коли повідомлення фіксує певний факт як підсумок або коли повідомленню надається безособового характеру, напр.: Було звільнено три працівники.
3. При підметах із числівниками від п 'яти і більше (сто двадцять
робітників, дев ятнадцять депутатів, п 'ять підприємств тощо) при-
судок може стояти і в однині, і в множині:
а) однина свідчить про цілісність, внутрішню нерозчленованість
предмета, наголошує на кількості виконавців, а не дії {Сімдесят шість
студентів взяло участь у конкурсі „Найкращий студент року "); при-
судок в однині стосується підмета-назви неістоти (П 'ять яблунь цього
року добре уродило); форму однини зумовлює присудок у препозиції
{Прибуло ще десять делегатів); присудок в однині буде тоді, коли скла-
дений підмет означає часовий відрізок - вік людини, кількість років,
годин (Минуло двадцять років);
б) множина свідчить про активність дії (Кілька бійців стійко три-
мали оборону); самостійність дії (Шість аспірантів склали іспит до-
строково); присудок стоїть у постпозиції (Шість учасників пленуму
дали прес-конференцію). Якщо до складу підмета входять збірні чис-
лівники (двоє, троє, четверо, п 'ятеро та ін.), то можливі обидві фор-
ми присудка (Двоє студентів прийшли /Двоє студентів прийшло).
4. Підмети зі словами низка, частина, більшість, меншість, багато, чимало, кілька, декілька, трохи (кількісними іменниками та неозначено-кількісними числівниками) вимагають від присудка форми однини (Більшість студентів нашої групи гарно вчиться; Декілька учасників конференції виступило на пленарному засіданні). Множина вживається тоді, коли підмет чи присудок - однорідні члени (Чимало приватних засновників і потенційних інвесторів чекають на сприятливіший інвестиційний клімат) або коли підмет і присудок відділені підрядним реченням (Частина осіб, які мають початковий рівень підготовки, розпочинають навчання; Багато фірм, які володіють достатніми інвестиційними ресурсами, досягли комерційного успіху).
5. При складеному підметі, вираженому прийменниковим сполученням іменника у називному відмінку з іменником в орудному відмінку, присудок ставиться у множині, якщо вказує на рівність двох осіб (Студенти з викладачами добре підготувалися до зустрічі відомого науковця). Однак, якщо іменник в орудному відмінку супроводить називний, є додатком, тоді присудок узгоджується лише з простим підметом в однині (Він із сестрою пішов до тітки).
6. При підметі, вираженому займенником хто, присудок ставиться в однині (Усі, хто прибув на конференцію, мають зареєструватися).
7. Коли підметом є словосполучення із займенниками дехто, дещо, ніхто та ін., присудок вживається в однині (Дехто з присутніх участі у голосуванні не брав).
8. Якщо до складу підмета входить прикладка, виражена іменником іншого, ніж підмет, роду, присудок у цих випадках узгоджується в роді з підметом, а не прикладкою (означенням, яке дає предметові іншу назву). Прикладкою є поняття вужче, видове, а підметом - ширше, родове (Музей-садиба письменника відкрився торік; Виставка-про-даж була влаштована у Палаці мистецтв).
9. Коли підмет виражений родовою та власною (умовною) назвою, присудок узгоджують із загальною, родовою назвою (Банк „Надра " /Банк „Мрія " / Банк „Інтелект " оголосив про збільшення видів послуг). У разі відсутності родового поняття, якщо умовна назва відмінювана, присудок узгоджується з нею граматично - за родом, числом („Аваль" надав кредити), якщо вона невідмінювана, то присудок узгоджується з відсутнім родовим поняттям, напр.: „ІНКО" запропонував нові послуги.
10. Якщо підмет виражений абревіатурою, присудок орієнтується на граматичний рід ключового слова (УНІАН (агентство) оголосило про прес-конференцію; ДНУ (університет) був заснований 1661 року). Якщо абревіатури морфологізувалися як іменники, присудок узгоджується з їхніми граматичними ознаками роду, числа (ВАК (Вища атеста-ційна комісія) прийняв ухвалу).
- Особливості вживання конструкцій з прийменником ПО.
Найчастіше трапляються помилки у перекладах з російської мови конструкцій з прийменником по. В окремих значеннях цей прийменник має в українській мові різні відповідники. При перекладі деяких російських словосполучень українською мовою прийменник випускається. Наведемо російські конструкції з прийменником по та їх російські відповідники: Позначення шляху руху, або місця, де відбувається дія бегать по стадиону бігати по стадіону идти по тропинке йти по стежці (стежкою) подниматься по підніматися по сходах лестнице (сходами) гулять по городу гуляти по місту Позначення напрямку идти по ветру йти за вітром плыть по течению пливти за течією Позначення способу називання называть по фамилии називати на прізвище называть по имени и називати на ім’я і отчеству по батькові Позначення причини отпуск по болезни відпустка через хворобу по ошибке через помилку по недоразумению через (з) непорозуміння по случаю з нагоди по вашей вине з вашої вини по счастливой завдяки щасливому случайности випадку Позначення часу по выходным дням у вихідні дні (вихідними днями) по праздникам у (на) свята (святами) по вечерам вечорами по целым дням цілими днями Позначення мети, призначення вызвать по делам викликати у службових службы справах комиссия по состав- комісія для складання лению резолюции резолюції ателье по обслужи- ательє для обслуговування ванию фотолюбителей фотолюбителів метоприятия по заходи щодо (до, для)покращення улучшению біта побуту Позначення кількості по чайной ложке по чайній ложці по 5 литров по 5 літрів Позначення понять, що окреслюють певне коло знань, галузь науки, діяльності, спеціальності тощо агент по снабжению агент з постачання инспектор по технике інспектор з техніки безопасности безпеки специалист по микро- фахівець з (у галузі) мікро- биологии біології чемпион по теннису чемпіон з тенісу работать по техни- працювати в галузі ческой части техніки дежурный по этажу черговий по поверху приказ по армии наказ по армії занятия по психологии заняття з психології учебник по химии підручник з хімії Позначення спорідненості, близькості тетя по матери тітка по матері знакомый по институту знайомий по інституту Позначення якості, властивості, відношення важный по значению важливий за значенням добрый по натуре добрий за значенням большой по объему великий за обсягом необычный по вкусу незвичайній на смак по единой форме за єдиною формою старший по возрасту старший за віком (старшого віку) по прибытии поезда після прибуття поїзда по истечении срока після закінчення строку послать по почте послати по пошті (поштою) сообщить по телефону повідомити по телефону (телетелефоном) Позначення відповідності по инициативе за ініціативою (згідно з ініціативою) по приказу за наказом (згідно з наказом) по поручению за дорученням по заказу на замовлення
- Функціональні стилі сучасної української літературної мови.
Як вже зазначалось, літературна мова реалізується в усній і писемній формах і поділяється на стилі.Мовний стиль – це сукупність засобів, вибір яких зумовлюється змістом, метою та характером висловлювання. Саме слово "стиль" походить із латинської мови (stilus) і послідовно означає "загострена паличка для писання". Сукупність лексичних, фразеологічних, морфологічних і синтаксичних, орфоепічних та акцентуаційних засобів у певній сфері та формі взаємин мовців становить поняття функціонального стилю. Оскільки суспільні функції мови часто переплітаються, то й функціональні стилі мають як специфічні елементи, так і міжстильові загальномовні засоби.
Найдавнішим серед стилів є розмовний. Пізніше, з появою письма, почали формуватися художній та діловий.
Розрізняють стилі писемної форми мови та стилі усної форми мови. У писемній мові виділяють вісім стилів: науковий, публіцистичний, інформаційний, художній, офіційно-діловий, виробничо-професійний, епістолярний та конфесійний. В усній формі мови виділяють два стилі: розмовно-побутовий і ораторський. Але треба зазначити , що усі стилі мають усну та писемну форму вираження.
Кожний стиль має:
1)сферу поширення та вживання (коло мовців);
2)функціональне призначення (регулювання стосунків, повідомлення, вплив, спілкування);
3)систему мовних засобів (лексику, фразеологію, граматичні форми, типи речень);
4)характерні ознаки (форма та спосіб викладу);
5)підстилі, тобто різновиди
Науковий стиль – це мова науки, техніки, освіти. Мета мовлення: - повідомлення про результати наукових досліджень. Основні ознаки:
- ясність( зрозумілість) і предметність тлумачень;
- логічна послідовність і доказовість викладу;
- об'єктивний аналіз;
- точність і лаконічність висловлювань;
- аргументація і переконливість тверджень;
- детальні висновки.
Основні мовні засоби наукового стилю спрямовані на інформування, пізнання, вплив і характеризуються:
- використанням наукової термінології;
- наявністю схем, таблиць, графіків, систем математичних, фізичних, хімічних знаків і значків;
- залученням цитат і посилань на першоджерела;
- відсутністю індивідуальної авторської манери та емоційно-експресивної лексики;
- чіткою композиційною структурою тексту (поділ на розділи, частини, пункти, параграфи із застосуванням нумерації);
- окрім переважного вживання іменників та відносних прикметників наявні дієслівні форми, частіше безособові; значну роль відіграють дієприкметниковий та дієприслівниковий звороти.
Форма реалізації наукового стилю – монолог.
Науковий стиль має такі підстилі:
1)власне науковий (монографія, рецензія, наукова доповідь, курсова й дипломна роботи, реферат, тези). Який у свою чергу поділяється на науково-технічні тексти та науково-гуманітарні;
2)науково-популярний , мета якого дохідливо і доступно викладати інформацію про наслідки наукових досліджень у журналах , книгах тощо;
3)науково-навчальний – реалізується у навчальних підручниках, лекціях, бесідах і не виключає елементів емоційності.
Публіцистичний стиль. Сфера використання – громадсько-політична, суспільно-виробнича, культурноосвітня діяльність, навчання.
Основне призначення:
1. Інформаційно-пропагандистськими методами вирішувати актуальні, злободенні, суспільно-політичні проблеми.
2. Активний вплив на читача (слухача) , спонукання його до діяльності, до необхідності зайняти певну громадську позицію, змінити погляди чи сформувати нові.
3. Пропаганда певних думок, переконань, ідей, теорій і втілення їх у життя.
Основні ознаки:
1) доступність мови і формулювань;
2) поєднання логічності доказів і полемічності викладу;
3) висловлювання точних найменувань, дат, подій, учасників, положень і фактів з емоційно-експресивною образністю.
4) наявність яскравих засобів позитивного чи негативного авторського тлумачення.
Основні мовні засоби публіцистичного стилю:
1. Поєднання елементів наукового, офіційного, художнього й розмовного стилів.
2. Лексика насичена суспільно-політичними, соціально-економічними термінами, закликами, гаслами (електорат, багатопартійність…)
3. Наявність багатозначної образної лексики, емоційно-оцінних слів, експресивних сталих словосполучень, перифрази.
4. Уживання у переносному значенні наукових, спортивних, музичних, військових та інших термінів.
5. Короткі прості речення, часто питального або окличного характеру, звертання.
Публіцистичний стиль за жанром, мовними особливостями та способом подачі інформації поділяється на підстилі:
1)художньо-публіцистичний (памфлети, фейлетони, політичні доповіді, нариси);
2)есе (короткі нариси вишуканої форми);
3)науково-публіцистичний (літературно-критичні статті, огляди, рецензії).
В окрему групу виділяється інформаційний стиль – стиль засобів масової інформації (газети, журнали, листівки, радіо, телебачення, статті, репортажі, інтерв'ю.)
Художній стиль
Реалізується в художній літературі. Він є всеосяжним, оскільки може поєднувати у собі всі стилі мови. Художній стиль широко використовується у творчій діяльності, різних видах мистецтв, у культурі й освіті. Крім інформаційної, художній стиль виконує найсуттєвішу – естетичну функцію.
Ознаки художнього стилю:
- образність (образ-персонаж, образ-колектив, образ-символ, словесний образ);
- естетика мовлення (можливість викликати у читачів почуття прекрасного);
- експресія, як інтенсивність вираження (урочисте, піднесене, ввічливе, пестливе, лагідне, іронічне, жартівливе мовлення);
- зображувальність (тропи: епітети, порівняння, метафори…)
- суб'єктивне розуміння.
Основні мовні засоби художнього стилю:
1) лексика найрізноманітніша, емоційно-експресивна (синоніми, антоніми, омоніми…);
2) уведення до творів із стилістичною метою історизмів, архаїзмів, діалектизмів, просторічних елементів;
3) запровадження авторських новотворів;
4) широке використання різноманітних типів речень.
За родами і жанрами художній стиль поділяється на підстилі:
1)епічні (прозові: казка, роман, байка, повість…)
2)ліричні ( поезія, поема, балада, пісня, епіграма)
3)драматичні (драма, трагедія, комедія, мелодрама)
4)комбіновані (ода, художня публіцистика, усмішка)
Епістолярний стиль
Стиль приватного листування. Основні ознаки епістолярного стилю:
- наявність певної композиції;
- початок, що містить шанобливе звертання;
- головна частина, у якій розкривається зміст листа;
- кінцівка, де підсумовується написане та іноді постскриптум (приписка до закінченого листа після підпису).
Основні мовні засоби епістолярного стилю: поєднання елементів художнього, публіцистичного та розмовного стилів
Конфесійний стиль
Сфера використання: релігія та церква. Призначення – обслуговувати релігійні потреби як окремої людини, так і всього суспільства. Він реалізується у релігійних відправах, проповідях, молитвах, церковних книгах.
Основні засоби:
1) суто церковна термінологія та слова-символи;
2) непрямий порядок слів у реченні та словосполученні;
3) значна кількість метафор, алегорій, порівнянь;
4) наявність архаїзмів.
Конфесійний стиль від інших відрізняє небуденна урочистість, піднесеність, наявність виражальних засобів.
Конфесійний стиль має такі підстилі:
1)публіцистичний;
2)науковий;
Художній.
Виробничо-професійний стиль
Обслуговує виробничу, професійну діяльність. Близький за структурою до наукового та розмовного стилів.
Переважає професійна лексика, тобто слова, що означають назви знарядь праці та процесів виробництва. Використовується у сільському господарстві, рибальстві, промисловості, текстильному виробництві тощо.
Розмовний стиль
Обслуговує повсякденне усне спілкування людей у побуті та на виробництві. Розрізняють неформальне та формальне спілкування. Перше – нерегламентоване, його мета і характер визначаються особистими (суб'єктивними) стосунками мовців. Друге – обумовлене соціальними функціями мовців, регламентоване за формою і змістом.
Основні ознаки:
1) безпосередня участь у спілкуванні;
2) усна форма спілкування;
3) невимушеність спілкування;
4) використання несловесних засобів (логічних наголосів, тембру, пауз, інтонації);
5) використання позамовних чинників (рухи, жести, міміка);
6) емоційна реакція.
Основні мовні засоби: емоційно-експресивна лексика, прості, переважно короткі речення, часте використання займенників, фразеологізми, діалектизми, професійні та просторічні слова.
Розмовний стиль поділяється на:
1)розмовно-побутовий;
Розмовно-офіційний.
Ораторський стиль
Це стиль промови, доповіді, лекції, публічного виступу. Переконливе, пристрасне слово – дійовий засіб організації стосунків між людьми у діловій сфері, могутній чинник виховання. Живе слово, особистий приклад – величезна сила. Поведінка оратора, його мова, жести, вигляд – усе це взірець для слухачів. Справжній промовець – неповторна індивідуальність. Ораторський стиль виявляється в таких якостях:
1) безпосередність (спілкування віч-на-віч або з аудиторією);
2) невимушеність (природність, розкутість спілкування);
3) емоційність спілкування, що забезпечує виразність мовлення за рахунок доцільного використання вербальних та невербальних засобів;
4) правильності, грамотності спілкування (відповідності нормам літературної мови);
5) точності (використання слова у відповідності до його мовного значення);
6) стислості (використання таких мовних засобів, які найбільш яскраво виражають головну думку);
7) виразності .
Ораторський стиль – це такий стиль, де найповніше виявляються сліди розумово-мовленнєвої діяльності людини і лише постійна робота над ним є найдієвішим чинником розвитку й удосконалення усієї діяльності оратора.
Офіційно-діловий стиль – це функціональний різновид мови, який використовується для спілкування у державно-політичному, громадському й економічному житті, законодавстві, у сфері управління адміністративно-господарською діяльністю. Офіційно-діловий стиль – це мова ділових паперів: розпоряджень, постанов, заяв, автобіографій, протоколів, наказів, розписок та ін.
Найважливіші риси, які визначають діловий стиль:
1. Виклад інформації в діловому тексті робиться відповідно до таких принципів: 1) об'єктивність змісту, 2) повнота інформації у стислій формі, 3) логічність і послідовність, 4) обґрунтованість, 5) нейтральний тон. Останній принцип дотримується завдяки використанню слів, позбавлених емоційності: віддієслівних іменників (розподіл, відрахування, використання), безособових дієслів (взято, прийнято), у розпорядчій документації переважають інфінітивні форми дієслова (затвердити, зобов'язати), назв осіб за їх функцією (позивач,відповідач) та ін.
2. Наявність усталених мовних зворотів, певна стандартизація початків і закінчень речень (у зв'язку з,відповідно до, згідно з та ін.). Стандарт потрібний для того, щоб досягти однозначності і достовірності інформації.
3. Наявність реквізитів, які мають певну черговість. У різних видах ділових паперів склад реквізитів неоднаковий, він залежить від змісту документа, його призначення.
4. Лексика здебільшого нейтральна, вживається в прямому значені. Залежно від того, яку саме галузь суспільного життя обслуговує офіційно-діловий стиль, він може містити суспільно-політичну, професійно-виробничу, науково-термінологічну лексику.
5. Для чіткої організації текст ділиться на параграфи, пункти, підпункти.
6. У текстах часто вживаються словосполучення з дієсловами у формі теперішнього часу із зазначенням позачасовості, постійності дії (рішення надсилається, виробнича рада розглядає).
7. Найхарактерніші речення – прості поширені (кілька підметів при однорідному присудку, кілька присудків при одному підметі, кілька додатків при одному з головних членів тощо).
Офіційно-діловий стиль має такі функціональні підстилі:
1)законодавчий – використовується у законодавчій сфері, регламентує та обслуговує офіційно-ділові стосунки між приватними особами, між державою і приватними та службовими особами. Реалізується в конституції, законах, указах, статутах, постановах;
2)дипломатичний – використовується у сфері міждержавних офіційно-ділових стосунків у галузі політики, економіки, культури. Регламентує офіційно-ділові стосунки міжнародних організацій, структур, окремих громадян. Реалізується в конвенціях (міжнародних угодах), комюніке (повідомленнях), нотах (зверненнях), протоколах, меморандумах, договорах, заявах, ультиматумах;
3)юридичний – використовується у юриспруденції (судочинство, дізнання, розслідування). Цей підстиль обслуговує і регламентує правові та конфліктні стосунки:
- між державою і підприємствами та організаціями всіх форм власності;
- між підприємствами, організаціями та установами;
- між державою та приватними особами;
- між приватними особами.
Реалізується в актах, позовних заявах, протоколах, постановах, запитах, повідомленнях.
- Офіційно-діловий стиль, його особливості.
- Науковий стиль, його особливості й різновиди.
- Документ – основний вид ділового спілкування.
1. Поняття про документ. Документ як основний вид офіційно-ділового стилю.
Документ — основний вид ділового мовлення, що фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об’єктивність. Це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.
Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони – писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.
Відтворюють документи на папері, фотоплівці, електронному носієві тощо. Сьогодні, у період активного розвитку інформаційних ресурсів, усе частіше документи відтворюються на електронних носіях, проте не варто забувати про певну ненадійність цих засобів. Тому будь-які документи мусять бути продубльовані на паперових носіях.
2. Критерії класифікації документів:
за походженням;
за місцем виникнення;
за призначенням;
за напрямом;
за формою;
за терміном виконання;
за ступенем гласності;
за стадіями створення;
за терміном зберігання;
за технікою відтворення;
за носієм інформації та інші.
за найменуванням — заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, тощо;
за походженням — службові (офіційні) та особисті;
за місцем виникнення — внутрішні і зовнішні;
за призначенням — організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;
за напрямком — вхідні й вихідні;
за формою — стандартні (типові) й індивідуальні;
за строками виконання — звичайні (31 день), термінові (7 днів), дуже термінові — з позначенням «дуже терміново» (визначений строк виконання);
за ступенем гласності — секретні й несекретні;
стадіями створення —
- оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник;
- копія — точне відтворення оригіналу (помітка «Копія»);
- дублікат — другий примірник оригіналу при його втраті; дублікат як і оригінал мають однакову юридичну силу;
- витяг (виписка) з документу — відтворення деякої частини документу.
за складністю — прості й складені;
за строками зберігання — постійного (75 років), тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;
за технікою відтворення — рукописні й відтворені механічним способом;
за носієм інформації — оформлені на папері, диску, фотоплівці тощо.
Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називається діловодством.
Документи створюють з затвердженою формою, тобто відповідно до формуляр-зразка.
Кожний документ складається з окремих елементів, які заниваються реквізитами.
Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр-зразок — це модель побудови однотипних документів.
Бланк — друкована стандартна форма документа з реквізитами, що містять постійну інформацію (довідка).
Культура писемного ділового спілкування (загальні вимоги до оформлення, поняття про реквізити документів).
Реквізити – це складові компоненти того чи того виду документа. Правильність оформлення та розміщення реквізитів свідчить про високу культуру ведення офіційно-ділових документів.
Реквізити документу:
| № з/п | Реквізит | Розташування та правила оформлення |
| 1. | Державний герб України | Посередині бланку або у кутку над серединою рядка з назвою організації |
| 2. | Емблема організації чи підприємства | Поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку |
| 3. | Зображення державних нагород | У верхньому лівому кутку або посередині документа |
| 4. | Код підприємства, установи, організації | У верхньому правому кутку |
| 5. | Код форми документа | У верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи |
| 6. | Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа | |
| 7. | Повна назва установи, організації або підприємства — автора документу | У верхньому лівому кутку. |
| 8. | Назва структурного підрозділу | У лівому верхньому кутку |
| 9. | Повна поштова адреса, номер телефону, номер рахунку, реквізити банку | У верхньому лівому кутку |
| 10. | Назва виду документу | Зліва або посередині сторінки (крім листів) |
| 11. | Дата | Датується днем його підписання або затвердження. На бланках — у верхній частині разом із індексом. Якщо документ створений не на бланку, то дата ставиться під текстом зліва. Словесно-цифровий спосіб (13 березня 2009 р.), цифровий спосіб (13.03.2009 р.) запису дати |
| 12. | Індекс | У верхній частині зліва (номер документа): шифр структурного підрозділу, номер справи, реєстраційний номер документа: № 36-10/2007 |
| 13. | Посилання на індекс та дату вхідного документу. | У верхній частині документу: дата та індекс: на № 36-10/27 від 10.03.2009 р. |
| 14. | Місце укладання документа | У верхній частині сторінки зліва: назва міста чи населеного пункту. |
| 15. | Гриф обмеження доступу до документа | З правого боку під кодом форми документа: «ДСК» («для службового користування»), «СЕКРЕТНО», «ЦІЛКОМ СЕКРТЕНО» |
| 16. | Адресат | З правого боку у верхній частині документу |
| 17. | Гриф затвердження | У верхній правій частині документу |
| 18. | Резолюція | Це напис, зроблений керівником установи на документі, який містить вказівки щодо виконання цього документа. У правому верхньому кутку. |
| 19. | Заголовок до тексту | Друкується малими літерами, розміщується під назвою документу, відображає головну ідею документу (здебільшого починається з прийменника «про…»). |
| 20. | Відмітка про контроль | З лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документу. Її проставляють за формою «К» або «Контроль» |
| 21. | Текст | Розташовується на всю ширину сторінки (від поля до поля). Складається з таких логічних елементів: — вступ; — доказ; — закінчення. |
| 22. | Відмітка про наявність додатків | Частіш за все наприкінці тексту документу |
| 23. | Підпис | Підписують, як правило, перший примірник документу. До складу підпису входять: — найменування посади (з лівого боку); — підпис (між назвою посади і прізвищем); — ініціали і прізвище особи, яка підписала документ (праворуч) |
| 24. | Гриф погодження | Гриф погодження розміщують нижче реквізиту «Підпис» |
| 25. | Віза | Внутрішнє погодження документу (на першому примірнику документа) |
| 26. | Печатка | Проставляється таким чином: захоплює кілька літер посади особи, яка підписала документ. |
| 27. | Відмітка про засвідчення копій | У правому верхньому кутку пишеться слово «копія», під підписом відмітка про завірення копії. |
| 28. | Прізвище виконавця та номер телефону | Обов’язковий реквізит на вихідних документах. Ставиться в нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа |
| 29. | Відмітка про виконання документа й направлення його до справи | Розміщується в лівій або центральній частині ніжнього поля першої сторінки документа |
| 30. | Відмітка про наявність документа в електронній формі | Містить повне ім’я файлу і .його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Ставлять у центрі нижнього поля лицьового боку першого аркуша документа. |
| 31. | Відмітка про надходження | Розташовується на нижньому правому полі першої сторінки документа. |
- Класифікація документів.
- Заява, особливості складання.
Заява - це публічне офіційне повідомлення в усній або письмо-вій формі, в якому викладається певне прохання.
Розрізняють заяви від організацій і установ та особисті заяви.
В особистій заяві реквізити рекомендується розміщувати у та-кій послідовності:
праворуч на останній третині рядка пишуть назву організаціїабо установи, куди подається заява; прізвище, ініціали її керівника;
нижче колонкою викладають відомості про того, хто подаєзаяву: посада, місце роботи, прізвище, ім'я, по батькові, домашняадреса;
ще нижче, посередині рядка пишутья слово «ЗАЯВА»;
через один рядок з абзацу з великої літери починають текстзаяви, в якому чітко викладають прохання з коротким його обґрун-туванням;
під текстом з нового рядка пишуть перелік додатків із зазна-ченням кількості сторінок;
ліворуч ставиться дата, праворуч - підпис особи, котра писа-ла заяву (підписувати слід чітко і розбірливо).
Варто пам'ятати! Під час написання тексту заяви спостеріга-ються варіанти в таких деталях оформлення: прізвище керівникаорганізації, до якої звертаються із заявою, може вказуватися або невказуватися; серед даних про освіту особи, котра звертається із зая-вою, номер і серія паспорта ставляться лише тоді, коли у заявійдеться про виплату грошей; перелік документів, що додаються,може починатися словами: «ДО ЗАЯВИ ДОДАЮ» (тоді назви доданих документів ставляться у знахідному відмінку: «довідку», «ав-тобіографію»), або словами: «ДО ЗАЯВИ ДОДАЮТЬСЯ ТАКІДОКУМЕНТИ»: (далі назви документів пишуть у називному відмі-нку), або словом «ДОДАТОК»: 1) , 2) ,
3) : .
У тексті заяви, коли є кілька паралельних способів висловлен-ня, вибирати потрібно найточнішу граматичну форму.
Характеристика - документ, в якому дається оцінка ділових іморальних якостей працівника.
Характеристика має такі реквізити:
назва документа;
прізвище, ім'я, по батькові;
рік народження; освіта;
текст;
- підпис керівної особи; печатка організації, яка видала харак-теристику; дата складання.
У тексті характеристики необхідно зазначити, з якого часу пра-цює особа, як ставиться до виконання своїх службових і громадсь-ких обов'язків, які має нагороди, стягнення, як підвищує свій фахо-вий рівень, який авторитет має у колективі тощо.
Правильно написана характеристика має чотири логічнопов'язані між собою частини. Перша - анкетні дані. Вони йдуть заназвою документа, в них зазначають прізвище, ім'я, по батькові,посаду, вчений ступінь і звання, освіту. їх прийнято розміщувати устовпчик праворуч. Друга - дані про трудову діяльність (фах, три-валість роботи в організації, просування по службі, рівень профе-сійної майстерності). Третя - власне характеристика, в якій оціну-ють ставлення працівника до виконання своїх посадових обов'язків,до підвищення професійного і наукового рівня, його стосунки утрудовому колективі. Тут же подаються відомості про урядові на-городи або заохочення. Четверта - призначення характеристики.
Характеристика видається працівникові на руки або з його ві-дому пересилається до підприємства, установи, організації, які на-діслали запит на неї.
Текст характеристики викладають від третьої особи. Підписина цьому документі засвідчуються круглою гербовою печаткою.
- Автобіографія, її реквізити.
В автобіографії обов'язково вказуються:
прізвище, ім'я, по батькові;
дата народження;
місце народження;
відомості про навчання (повне найменування всіх навчаль-них закладів, в яких довелось навчатися);
відомості про трудову діяльність (коротко у хронологічнійпослідовності перелічити місця праці та посади);
відомості про громадську роботу (всі її види);
^ короткі відомості про склад сім'ї (батько, мати, чоловік,дружина, діти).
Назву документа («Автобіографія») пишуть посередині рядка,трохи нижче верхнього поля. Кожне нове повідомлення має почи-натись з абзацу.
Усі дати пишуться за таким зразком: «13 грудня 2002 року», «уберезні 1998 року», «протягом 1997/1998 навчального року».
Дату написання ставлять ліворуч під текстом, підпис автора -праворуч.
- Резюме.
Резюме - документ, в якому викладаються відомості про гро-мадянина, що шукає роботу. Окрім загальних відомостей про себе,переліку посад, які особа займала, та видів робіт, які вона викону-вала, особливо в останні роки, вказуються захоплення людини,професійні навички, знання іноземних мов тощо.
Питання для перевірки знань
Зміст та класифікація документів з особового складу.
Документація, яка супроводжує прийом, звільнення, та пе-реведення на іншу посаду (ділянку).
Документи з контрактної системи наймання працівників.
Визначення трудового контракту. Розділи, що є складовимиконтракту.
Накази з особового складу та їх особливості.
Характеристика, її основний зміст та порядок оформлення.
Трудові книжки, особливості їх заповнення, зберігання тавидачі працівникові в результаті звільнення.
Особові картки.
Особові справи, склад документів, що входять до особовоїсправи.
Особливості документального оформлення працівників домісцевих державних адміністрацій.
Особливості документального оформлення відряджень пра-цівників місцевих державних адміністрацій.
Особливості документального оформлення відпусток пра-цівників місцевих державних адміністрацій.
- Характеристика.
Характеристика - документ, в якому дається оцінка ділових іморальних якостей працівника.
Характеристика має такі реквізити:
назва документа;
прізвище, ім'я, по батькові;
рік народження; освіта;
текст;
- підпис керівної особи; печатка організації, яка видала харак-теристику; дата складання.
У тексті характеристики необхідно зазначити, з якого часу пра-цює особа, як ставиться до виконання своїх службових і громадсь-ких обов'язків, які має нагороди, стягнення, як підвищує свій фахо-вий рівень, який авторитет має у колективі тощо.
Правильно написана характеристика має чотири логічнопов'язані між собою частини. Перша - анкетні дані. Вони йдуть заназвою документа, в них зазначають прізвище, ім'я, по батькові,посаду, вчений ступінь і звання, освіту. їх прийнято розміщувати устовпчик праворуч. Друга - дані про трудову діяльність (фах, три-валість роботи в організації, просування по службі, рівень профе-сійної майстерності). Третя - власне характеристика, в якій оціну-ють ставлення працівника до виконання своїх посадових обов'язків,до підвищення професійного і наукового рівня, його стосунки утрудовому колективі. Тут же подаються відомості про урядові на-городи або заохочення. Четверта - призначення характеристики.
Характеристика видається працівникові на руки або з його ві-дому пересилається до підприємства, установи, організації, які на-діслали запит на неї.
Текст характеристики викладають від третьої особи. Підписина цьому документі засвідчуються круглою гербовою печаткою.
Розписка - письмовий документ, який підтверджує певну дію,що відбулась, найчастіше - одержання грошей або матеріальнихцінностей від організації або приватної особи. Складається довіль-но. Одержану суму грошей вказують цифрами, а в дужках - пропи-сом, іноді називаючи свідків, у присутності яких вина написана. Утакому випадку останні завіряють документ своїми підписами.
Перепустка - це посвідчення особи, що дає право на вхід до ор-ганізації, має типову форму, виготовляється друкарським способомабо має форму картки з відповідним рівнем захисту від підробки.
Резюме - документ, в якому викладаються відомості про гро-мадянина, що шукає роботу. Окрім загальних відомостей про себе,переліку посад, які особа займала, та видів робіт, які вона викону-вала, особливо в останні роки, вказуються захоплення людини,професійні навички, знання іноземних мов тощо.
Питання для перевірки знань
Зміст та класифікація документів з особового складу.
Документація, яка супроводжує прийом, звільнення, та пе-реведення на іншу посаду (ділянку).
Документи з контрактної системи наймання працівників.
Визначення трудового контракту. Розділи, що є складовимиконтракту.
Накази з особового складу та їх особливості.
Характеристика, її основний зміст та порядок оформлення.
Трудові книжки, особливості їх заповнення, зберігання тавидачі працівникові в результаті звільнення.
Особові картки.
Особові справи, склад документів, що входять до особовоїсправи.
Особливості документального оформлення працівників домісцевих державних адміністрацій.
Особливості документального оформлення відряджень пра-цівників місцевих державних адміністрацій.
Особливості документального оформлення відпусток пра-цівників місцевих державних адміністрацій.
Складання особистих документів: заяви, резюме, автобіог-рафії.
Складання розписки.
Особисті доручення, особливості їх складання.
- Пояснювальна записка.
Пояснювальна записка— це документ, в якому:
- особа викладає причини якихось подій, фактів, допущених нею порушень (укладається з власної ініціативи або ж на вимогу керівника структурного підрозділу чи установи);
- міститься додаток чи доповнення до основного документа, в якому пояснюється зміст окремих його положень (мета, актуальність, структура, зміст призначення та ін. плану, звіту, проекту тощо).
Пояснювальні записки можуть бути службовими(відтворюються, як правило, на бланках) й особистими (відтворюються на аркушах паперу за підписом автора).
Службова пояснювальна записка містить такі реквізити:
1. Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі ліворуч).
2. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч).
3. Назва документа.
4. Дата.
5. Номер.
6. Заголовок (Про…).
7. Текст.
8. Посада адресанта.
9. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.
Приклад службової пояснювальної записки
Відділ капітального Проректорові з адміністративно-
будівництва господарської роботи ДДУ
Литовченку Г. О.
Пояснювальна записка
12.11.2008 р.
№ 22-1/18
Про тимчасове припинення електропостачання.
11.11.2008 р. о 18.30 було припинено електропостачання в гуртожитках № 3, 5, 12, 14 по вул. Миру в зв’язку з тим, що шквальним вітром було зламано дерево в районі підстанції № 2, яке впало й пошкодило лінію електропередач. Подачу електроенергії було терміново припинено. Пошкодження було усунено протягом наступних двох годин. Електропостачання було повністю відновлене о 20.35.
Інженер-електрик (підпис) Р. О. Шведов
Особисті пояснювальні записки часто пишуться з такими реквізитами:
1. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали).
2. Адресант (посада, установа, прізвище, ініціали).
3. Назва документа.
4. Текст.
5. Дата.
6. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.
- Доповідна записка.
Доповідна записка - це документ, адресований керівникові структурного підрозділу, установи, вищої організації, у якому викладається інформація про факти, події,ситуацію, що склалася, виконану роботу тощо, а також наводяться свої висновки й пропозиції.
Укладається з власної ініціативи або ж за вказівкою керівника.
Доповідна записка складається з таких реквізитів:
1. Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі зліва).
2. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч).
3. Назва документа.
4. Дата.
5. Номер.
6. Заголовок (Про…).
7. Текст.
8. Посада адресанта.
9. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.
Деякі реквізити в доповідних записках як внутрішніх документах досить часто не пишуться (структурний підрозділ, звідки надійшов документ, номер, заголовок).
Приклад доповідної записки
Кафедра української мови Деканові факультету
психології Тарасову Г. Д.
ДОПОВІДНА ЗАПИСКА № 34-12/243 25.03.2006 р.
Про введення курсу української мови.
Мовна культура – один із найважливіших показників нашої духовної культури. Сьогодні, на жаль, писемне мовлення студентів 1 курсу хибує численними відхиленнями від орфографічних і пунктуаційних норм української мови. Практичні заняття з правопису української мови в межах курсу «Ділова українська мова» (10 – 12 годин) не дають змоги радикально змінити ситуацію на краще.
З метою поліпшення мовної підготовки студентів прошу включити в навчальний план на 2006 – 2007 навчальний рік курс сучасної української літературної мови (36 годин аудиторних занять)
Завідувач кафедрою
української мови (підпис) М.С.Сіверко
- Оголошення. Запрошення.
· 1. Оголошення — документ, у якому подається інформація, адресована певному колу зацікавлених осіб • організаційні (про подію чи захід. Адресуються як конкретній групі осіб, так і широким верствам населення). рекламні (про навчання, роботу, послуги. Розраховано на широкий загал).
· 2. Писані Мальовані Друковані (у газетах, журналі) На окремих аркушах (афіші) Щодо оформлення
· 3. Щодо змісту Оголошення про майбутню подію (назва виду документа, текст, який містить дату, місце, ПІБ організатора, зміст (порядок денний) події, коло осіб, яких запрошують, умови входу, підпис). Про потребу в послугах або можливість їх надання (назва виду документа, текст, підпис і адреса (телефон) автора оголошення).
· 4. ОГОЛОШЕННЯ З грудня 2008 р. в актовій залі центрального корпусу Національного педагогічного університету ім. М.П.Драгоманова відбудеться літературний вечір, присвячений 280-й річниці з дня народження Григорія Сковороди. Початок о 15.00. Організаційний комітет ОГОЛОШЕННЯ Сім'я з двох осіб винайме д вокімнатну квартиру поліпшеного планування на Мінському масиві строком на 1 рік. Тел. 430-97-05.
· 5. Запрошення
· 6. Запрошення адресується конкретній особі і містить пропозицію взяти участь у певній події або заході.
· 7. Реквізити запрошення: назва виду документа; звертання до адресата; текст (дата і місце проведення заходу або події, порядок денний, тематика, прізвища доповідачів, прізвища й телефони відповідальної особи, маршрут проїзду); підпис; печатка (у разі потреби).
· 8. ЗАПРОШЕННЯ Шановний Андрію Івановичу! Запрошуємо Вас узяти участь у роботі науково-практичної конференції "Українська мова — державна мова". Доповіді, що виголошуватимуться на пленарному з асіданні: Становлення української мови як державної (А.Д.Заболотний). Українська мова — мова ділових паперів (К.М.Зюбрецький). Труднощі впровадження української мови в документацію різних галузей промисловості (П.П.Очеретни й ). Науково-практична конференція відбудеться в актовому залі Будинку вчителя (вул. Володимирська, 57) 30-31 жовтня 2009 року. Початок о 12.00. Їхати: тролейбусами № 5, 8, 9, 17. Всеукраїнське товариство «Просвіта»
· 9. ЗАПРОШЕННЯ Шановна Теліженко Оксано Іванівно! Запрошуємо Вас на прем'єру повнометражного науково-історичного фільму "Українці. Віра", яка відбудеться 12 травня 2009 року в Червоному залі Будинку кінематографістів (вул. Саксаганського, 6). Початок о 19-й годині. Т/О "Київнаукфільм“.
· 10. Повідомлення про захід — різновид службового листа, в якому викладено запрошення взяти участь у нараді, конференції, зборах.
· 11. Реквізити повідомлення про захід : дата і час проведення заходу; місце його проведення; назва заходу; порядок денний (або тематика); прізвище й телефон відповідальної особи; маршрут проїзду.
- Прес-реліз.
Введення
Прес-реліз - повідомлення для преси, інформаційне повідомлення, яке містить в собі новина про організацію (можливо і приватну особу), яка випустила прес-реліз, виклад її позиції по якомусь питанню і передане для публікації в ЗМІ.
Як правило, містить офіційну позицію організації у вигляді реакції на той чи інший інформаційний привід. Офіційні державні органи іноді випускають прес-релізи в формі "відповідей на питання".
Перший прес-реліз в історії був випущений 30 жовтня 1906 "батьком" сучасного PR Айві (Ivy Lee) і пов'язаний з досить трагічним випадком на залізниці Пенсільванії.[1]
Прес-реліз є головним PR-документом в будь-якій організації. Прес-реліз дозволяє організації інформувати ЗМІ про важливі події, що відбулися в організації і є цікавими або необхідними для висвітлення їх широкій громадськості та / або конкретної цільової аудиторії. Прес-релізи розповсюджуються серед журналістів набрифінгах і прес-конференціях, або розсилаються через засоби зв'язку.