Задания для самостоятельной работы
1. Создайте таблицу «Сводная сессионная ведомость» вашей группы. Таблица состоит из следующих списков:
Список СТУДЕНТ. Поля: Фамилия студента, Предмет, Оценка, Дата экзамена.
Список ПРЕДМЕТ. Поля: Фамилия преподавателя, Предмет, Дата экзамена, Аудитория.
2. Создайте Бланк для разрешения на пересдачу экзамена, который должен автоматически заполняться по данным, содержащимся в списках. Бланк должен заполняться, если оценка равна 2. Используйте для этого функцию ЕСЛИ (оценка=2, печатается фамилия, иначе - ‘’ ‘’).
3. Создайте на одном из рабочих листов список (рис.1.20).
Рис.1.20
Выполните Автоструктурирование.
Выполните «ручное» структурирование по полям Предмет - Семестр, План в часах, Фактически в часах и записям «Весенний - Осенний».
Подсчитайте Итоги по изменяемым полям: а) Предмет; б) Семестр.
Контрольные вопросы
1. Что такое список.
2. Обязательные требования к оформлению списка.
3. Требования к полям списка.
4. Можно ли использовать объединение ячеек при создании списка.
5. Объясните действие функции ПРОСМОТР.
6. Использование функции ЕСЛИ при работе со списками.
7. Что такое структурирование таблиц, для чего оно применяется.
8. Какие требования к подклассам данных структуры.
9. Как вы понимаете термин «Смежные классы».
10. Как выполняется «ручное структурирование»
11. Основные требования для автоструктурируемых таблиц. Почему нельзя выполнить Автоструктурирование для таблицы «Заказы»
12. Что такое промежуточные итоги.
13. Для чего нужно сортировать записи перед просчетом итогов.
Лабораторная работа №2
Консолидация данных и их анализ в сводной таблице
Технологии работы с внешними источниками данных.
Цель работы: изучить механизмы подведения Итогов посредством объединения (консолидирования) данных разных источников. Научиться работать с внешними источниками данных, проводить импорт данных из MS Access в MS Word и MS Excel.
Задачи:
Консолидирование данных из разных списков.
Конструирование сводных таблиц.
Анализ данных в сводных таблицах.
Слияние документов, где в качестве источника данных выступает MS Access.
Расчет итогов в MS Excel на основе импортированных данных из MS Access.
Создание сводных таблиц и диаграмм в MS Excel на основе данных из внешнего источника MS Access.
Теоретические сведения
Консолидация данных - это один из способов вычисления Итогов, но данные источников могут располагаться на одном или нескольких листах, одной или нескольких книг. Консолидация по существу операция обратная агегатированию (рис.2.1).
Рис.2.1
В Excel существуют операции, позволяющие выполнять несколько вариантов консолидации списков:
-по расположению
-по категориям
-с помощью сводных таблиц
При консолидации по расположению все списки источники имеют структуру полей, названия заголовков и количество записей. Например, ведомости заработных плат за несколько месяцев (если отсутствует «текучка кадров»). В данном варианте строка заголовков списков источников одинаковая и совпадает со строкой заголовков результата. Операция консолидации по расположению коммутативна, т.е. результат не зависит от порядка консолидации списков источников.
При консолидации по категориям списки источники содержат однотипные данные, но расположены поля в этих списках по-разному и количество записей тоже разное. Список результатов консолидации также содержит поля отличающихся от расположения полей источников. Операций консолидации по категориям не коммутативна, т.е. структура списка результата зависит от порядка консолидируемых источников. Консолидация данных производится с помощью команды Данные / Консолидация.
Сводная таблица- это таблицы для автоматического подведения итогов взятых из разных списков-таблиц, которые могут находиться на разных источниках, в том числе и на Сайтах Интернет, отличаются структурой полей и количеством записей. Таким образом, сводная таблица является наиболее полным способом вычисления итогов.
Создание и обработка сводных таблиц осуществляется с помощью Мастера сводных таблиц, Данные / Сводная таблица.