Коммуникации в организации. Коммуникационный процесс: элементы и этапы. Формы организационных коммуникаций. Роль коммуникации в обществе и управлении. Эффективные коммуникации
Коммуникация- от латинского связь, пересылка сведений от точки передачи отправления к точке приема без изменения последовательности, структуры, содержания.2 средства сообщения и связи, информационные контакты, процесс обмена информацией. В современном мире особенно возросла роль информационных коммуникаций. Средством всемирных электронных коммуникаций становится интернет.
Управление организацией осуществляется через людей. Одним из важнейших инструментов управления для менеджера является направление им сигналов или посланий своим подчиненным об их поведении, необходимом для достижения организационных целей. Используя это и получая от подчиненных обратную связь, менеджер организует, мотивирует и руководит подчиненными. Многое зависит от способности менеджера эффективно передавать и получать такие сигналы и послания, чтобы достигалось их наиболее адекватное восприятие теми, кому они предназначены. Многие менеджеры понимают важность этой проблемы и уделяют этому большое внимание.
Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникации со своим внешним окружением. С потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью внимание уделяется созданию определенного образа организации на местном, общенациональном, и международных уровнях. В отношениях с государством организации создают разнообразные письменные отчеты. Обсуждения , собрания, переговоры, записки, отчеты циркулирующие внутри организации, часто является реакцией на возможности или проблемы создаваемые внешней средой.
Коммуникационный процесс- это процесс обмена информацией между 2или более людьми. Основная цель процесса- обеспечение понимания информации, которая является предметом обмена.
В процессе обмена информацией выделяют 4 базовых элемента:
- отправитель- лицо. Генерирующее идеи или собирающее информацию и передающие её
- сообщение- информация, закодированная символами
- канал- средство передачи информации
- получатель- лицо, которому предназначена информация и который интерпретирует её.
Выделяют восемь основных категорий коммуникационного процесса:
· отправитель — человек (или группа), желающий сообщить информацию;
· сообщение — информация, смысл и идея, которые хочет передать отправитель;
· канал — способ, которым передается информация: устно, письменно, невербально, по телефону, через Интернет и т.п.;
· код — система знаков и символов, посредством которой передается смысл сообщения. В качестве кода могут выступать слова, произнесенные вслух, написанный текст, жесты, мимика, условные сигналы и т.п.;
· контекст — внешняя среда, обстановка, ситуация, наполненные индивидуально различимыми смыслами и ассоциациями;
· получатель — человек (или группа), до которого отправитель хочет донести свое сообщение;
· шумы (помехи) — все, что искажает смысл сообщения;
· обратная связь — реакция (отклик) получателя на воспринятое им послание.
Таким образом, процесс коммуникации включает в себя несколько этапов:
формирование сообщения отправителем — формулирование идеи, осознание необходимости передать сообщение;
выбор канала связи и отображение сообщения с помощью системы кодов;
передача закодированного сообщения отправителем;
восприятие закодированного сообщения получателем;
расшифровка кода и формулирование идеи сообщения;
реакция на воспринятое сообщение.
Эффективные коммуникации — обмен информацией, на основе которого руководитель получает возможность принятия эффективных решений и доводит до сотрудников принятые решения.
Многие теоретики и практики менеджмента согласны с утверждением, что коммуникации — главное препятствие на пути достижения целей организации.Основная причина низкой эффективности коммуникаций в организациях заключается в забвении факта, что коммуникация — это обмен. В ходе обмена обе стороны играют активную роль: недостаточно лишь передать информацию — необходимо, чтобы другая сторона восприняла ее.
Различают межличностные и организационные коммуникации. Если проблемы межличностных коммуникаций кроются в индивидуальных особенностях людей и контексте передачи сообщения, то основным фокусом организационных коммуникаций становится создание эффективной системы передачи сообщений.
Виды коммуникаций:
1. Коммуникации по нисходящей (руководитель-подчиненные)
Это наиболее очевидный вид организационных коммуникаций. Коммуникации между руководителем и подчиненными связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности в решение задач отдела; с обсуждением проблем эффективности работы; достижение признания и вознаграждения с целью мотивации; совершенствованием и развитием способностей подчиненных; со сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме; оповещением подчиненного о грядущем изменении; а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.
Коммуникации по восходящей ( снизу вверх )
Коммуникации по восходящей выполняют функцию оповещения руководства организации о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.
2. Горизонтальные коммуникации (между подразделениями)
В дополнение к обмену информацией по вертикали (нисходящие или восходящие) организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними необходим для координации задач и действий. Поскольку организация — это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении. В обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специальные группы. Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании отношений сотрудничества между работниками организации. Доказано, что такие отношения являются важной составляющей удовлетворенности работников организации.
3. Коммуникации между руководителем и рабочей группой
В дополнение к обмену информацией между руководителем и подчиненным имеет место обмен между руководителем и его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий группы. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как следовало бы работать вместе, о предстоящих изменениях и возможных их последствиях для этого и других отделов, о недавних проблемах и достижениях, предложениях рационализаторского характера.
4. Неформальные коммуникации
Организации состоят из формальных и неформальных компонентов. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Слухи «витают возле автоматов с охлажденной водой, по коридорам, в столовых и в любом другом месте, где люди собираются группами». Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа «только между нами». Приписываемая слухам репутация неточной информации сохраняется и до сегодняшнего дня. Тем не менее исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т.е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной.