Технология ввода данных в MS Excel. Формулы, функции, мастер функций
Ячейка предназначена для того, чтобы хранить различные значения различных типов. Она имеет уникальный адрес, может иметь имя, может иметь и менять значения. Интервал (блок, диапазон) ячеек - прямоугольная область смежных или несмежных ячеек. Он задается указанием адреса верхней левой и правой нижней ячеек, разделенных символом двоеточие.
Чтобы ввести данные в ячейку, следует: 1. Сделать ячейку активной - поместить курсор в нужную ячейку и один раз щелкнуть левой клавишей мыши. 2. Ввести данные прямо с клавиатуры в режиме редактирования ячейки (курсор ввода находится внутри. 3.Завершить ввод нажатием клавиши Enter. Для того чтобы изменить (отредактировать) уже введенные данные, следует: 1.очистить ячейку (клавиша Delete) и повторить ввод данных; 2. исправить содержимое ячейки, для этого: войти в режим редактирования и изменить данные.
Ячейки имеют заданный формат, который можно установить из меню Формат командой Ячейки. В ячейки можно вводить данные различных типов: текст, числа, даты, время, формулы, функции.
В Excel существует несколько способов, которые позволяют упростить и ускорить процесс ввода данных: повторный ввод (копирование) уже существующих данных, автозаполнение и ввод прогрессий. Для копирования существующих данных следует: 1. выделить ячейку; 2. подвести указатель мыши к маркеру автозаполнения и перетащить рамку выделения по всем ячейкам. Для того чтобы создать собственную последовательность для автозаполнения, нужно: 1. Выполнить команду меню Сервис > Параметры и выбрать вкладку Списки; 2. В элементе управления Списки сделать активным пункт Новый список; 3. В поле Элементы списка ввести последовательность строк, которые должны образовать новый список. 4. Процесс формирования нового списка завершить нажатием кнопки Добавить. Для создания прогрессии нужно: 1. Ввести значение первого элемента прогрессии в выбранную базовую ячейку. 2. Выделить блок ячеек, который должны будут занять члены прогрессии (либо в дальнейшем придется указать значение последнего элемента). 3. Выполнить команду меню Правка > Заполнить > Прогрессия. 4. В появившемся диалоговом окне Прогрессия указать тип и параметры формируемой последовательности значений.
Формула - это выражение, состоящее из операндов, которое используется для выполнения вычислений над имеющимися данными. Каждая формула начинается с символа равно (=). В качестве операндов могут быть: числа, логические значения, ссылки на адреса ячеек (диапазон ячеек), встроенные функции. Сама формула – это тоже значение (результат вычислений), которое хранится в ячейке рабочего листа. Excel выполняет вычисления последовательно, но некоторые операции имеют более высокий приоритет и выполняются раньше других: 1. Возведение в степень и выражения в круглых скобках. 2. Умножение и деление. 3. Сложение и вычитание.
Технические возможности Excel позволяют создавать достаточно сложные формулы. Однако подлинная мощь Excel как программного средства реализуется через широкий набор встроенных функций. Все функции имеют одинаковый стандартный формат: имя функции и находящийся в круглых скобках перечень аргументов, разделенных точками с запятой.
Существенную помощь пользователю в процессе конструирования выражений, содержащих формулы, может оказать Мастер функций. Вызвать его можно, например, через меню Вставка > Функция. В Excel редактирование формул производится так же, как и редактирование любых введенных данных. Копируются формулы так же, как и другие данные.
Очевидно, что при копировании и перемещении формул в определенных случаях адреса должны оставаться неизменными, а в других ситуациях надо, чтобы их пересчитали с учетом относительного изменения местоположения. Для решения данной задачи в процессорах электронных таблиц поддерживается система относительных и абсолютных ссылок. Абсолютная ссылка - это не изменяющийся при копировании и перемещении формулы адрес ячейки, содержащий исходные данные. В качестве признака абсолютной ссылки в адресе используется знак $. Различают: полную абсолютную ссылку (знак $ ставится и перед именем столбца, и перед номером строки, в этом случае при копировании и перемещении адрес ячейки не меняется) и частичную абсолютную ссылку (знак $ ставится либо перед номером строки, либо перед именем столбца, в данном случае при копировании и перемещении неизменной остается только одна из координат). В случае относительных ссылок при копировании и перемещении формул происходит пересчет адресов ячеек, на которых они указывают, с учетом относительного изменения места этих формул на листе. Как нетрудно заметить, по умолчанию используется именно относительная адресация.