Сьогодні стан справ в даній області характеризується крайньою невизначеністю
1. Це пов’язано з безперервним збільшенням обсягу технологічних пропозицій, що вимагають високих інвестицій і відповідно з посиленням залежності від зовнішніх послуг (наприклад, від постачальників програмного забезпечення), внутрішньофірмові асигнування на потреби використання інформаційних технологій ростуть випереджаючими темпами порівняно з іншими витратами підприємства. При цьому вищий менеджмент мало обізнаний про загальні витрати у сфері інформаційних технологій. Так, компетентні рішення керівництва охоплюють приблизно лише 5% відповідних витрат.
2. Змінюється роль інформаційних технологій в господарській діяльності багатьох підприємств. При виконанні внутрішньофірмових процесів функція інформаційних технологій перестала бути допоміжною, перетворившись на найважливішу складову частину продукту або виробничих потужностей. Господарські ризики в даний час багато в чому визначаються ризиками в даній сфері. Реалізація ж сучасних високопродуктивних організаційних проектів, наприклад «віртуальних підпріємств» без жорсткої прив'язки виробничих ділянок до певного місця, вимагає повного використання потенціалу інформаційних технологій за допомогою телекомунікаційних засобів.
3. Не сприяє стабілізації швидке зростання витрат у сфері IT. Щоб контролювати їх збільшення і добитися більшої гнучкості в рішенні інформаційно-технологічних проблем, багато підприємств йдуть в основному двома шляхами.
Перший полягає в тому, що фірма створює внутрішній інформаційно-технологічний виртуальний офіс, який пропонує послуги і зовнішньому ринку, доводячи тим самим можливість рентабельного використання своїх потужностей.
Частіше підприємства вибирають інший шлях, коли велика частина власного інформаційно-технологічного персоналу переводиться в розпорядження заново створюваних дочірніх віртуальних підприємств або спільних із спеціалізованими інформаційно-технологічними партнерами підприємств, що також самостійно виступають на ринку. На материнському підприємстві залишається невелика група співробітників, на яку покладаються функції інформаційного менеджменту.
Вищий менеджмент починає усвідомлювати, який важливий вплив здійснюють інформаційно-технологічні рішення на сам господарський процес і культуру підприємства. Тому він все більш усвідомлює, що вимушений делегувати відповідні питання внутрішньофірмовим віртуальним підрозділам або зовнішнім організаціям. У зв’язку з цим виникають такі ключові питання:
- яким є ставлення провідного персоналу до інформаційних технологій, які наслідки витікають з більш ефективної її організації і використовування у виробництві нових товарів і послуг;
— що має знати вище керівництво фірми в області інформаційних технологій, щоб ухвалювати компетентні рішення при трансформації до віртуального підприємства;
- якою мірою допустимо делегування функцій у сфері інформаційних технологій віртуальному підприємству;
- яка має бути роль вищого менеджменту в управлінні інформаційно-технологічним потенціалом.
Для організації плідної роботи між розкиданими по світу фахівцями єдиного трудового колективу можна використовувати недорогі програми колективної роботи (Інтернет засоби), що мають важливі функції і не вимагають втручання фахівців. Ці програми, які часто називають «віртуальним офісом», володіють багатьма властивостями традиційних додатків колективної роботи, але не вимагають серйозних капіталовкладень і технічної підтримки. Установка більшості таких програм займає не багато часу (від декількох хвилин до години), а їхня вартість коливається від разової плати в 50 $ до 5-25 $ на місяць на одного користувача. Ці програми не вимагають підтримки штатних фахівців: функції адміністратора виконує один із членів команди або усі вони працюють рівноправно. До того ж, це досить швидкісні програми, які можна використовувати навіть при швидкості зв'язку в 28,8 Кб/сек.
Далі наведемо список функцій, які бажано мати в програмних засобах для колективної роботи:
Голосування (якщо дискусія з будь-якого питання зайшла в тупик).
Календарний план і розклад робіт. Індивідуальний інтерфейс. Дискусії (Основа роботи будь-якої команди — прекрасний засіб організації «мозкових атак»). Конференц-зв’язок. Електронна пошта. Керування документообігом.
Людям необхідне спілкування — особливо у світі бізнесу. Вони звикли до електронної пошти, мережевих дискусій і колективної роботи з документами. Великі організації встановлюють у себе такі додатки для загальної роботи, як Lotus Notes i Microsoft Exchange; маленькі організації, у яких немає спеціального персоналу для обслуговування інформаційних систем, покладаються на Інтернет. В міру зростання малого підприємства додаток для організації колективної роботи стає абсолютно необхідним. Тільки після цього необхідно приділяти увагу появі виділеного сервера і штатного фахівця, котрий забезпечує роботу системи.