Внутренний документооборот предприятия. Проф. Стандарты
Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов.
Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Организация делопроизводства дает возможность:
осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и ответственно; предоставлять информацию последовательно и объективно; обеспечивать информационную поддержку при принятии управленческих решений; обеспечивать согласованность, непрерывность и производительность деловой и управленческой деятельности; повышать эффективность деятельности всей организации; обеспечивать бесперебойность деятельности в случае чрезвычайных ситуаций; соблюдать требования нормативной среды, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности; обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая риски, связанные с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации; защищать интересы организации и права сотрудников, а также всех заинтересованных сторон; предоставлять документированные доказательства личной, общественной и деловой деятельности; обеспечивать деловую, персональную и культурную идентичность; Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация - исполнение - согласование - утверждение - регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.
Внутренняя документация подразделяется на:
на организационно-правовые, распорядительные, информационно-справочные, финансово-бухгалтерские документы; документация по трудовым отношениям, личные документы.
Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. К ним относятся:
Устав, Учредительный договор, Положение об организации, Положение о структурном подразделении,
Штатное расписание, Правила внутреннего трудового распорядка, Должностная инструкция и проч.
Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Примеры: Приказ, Распоряжение, Указание, Решение, Постановление.
Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т. е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Примеры: Служебная записка, Докладная записка, Объяснительная записка, Предложение, Заявление, Протокол, Акт, Справка, Заключение и прочие.
Финансово-бухгалтерские документы – документы, необходимые для ведения бухгалтерского учета и составления налоговой, бухгалтерской и статистической отчетностей. Примеры: главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, первичные документы, кассовые книги и прочие.
Документация по трудовым отношениям связана с отношениями между работодателем и работниками. Примеры: приказы по личному составу, трудовые контракты, \личные дела, личные карточки формы Т-2, лицевые счета по заработной плате, трудовые книжки, графики отпусков и прочие.
Личные документы относятся к физическим лицам. Примеры: резюме; автобиографии; расписки; личные доверенности и некоторые другие документы.
Профессиональный стандарт– 1. многофункциональный нормативный документ,определяющий в рамках конкретного вида экономической деятельности (области
профессиональной деятельности) требования к содержанию и условиям труда, квалификации, знаниям, умениям и широким компетенциям работников по различным квалификационным уровням; 2. структурированные требования к содержанию и качеству
труда в определенной области профессиональной деятельности, определенные в терминах требований к тому, что человек должен знать и уметь делать в определенной области трудовой деятельности.