Как установить приоритеты, используя диаграмму приоритетов
В моей работе с Генри, когда я помогал ему улучшить производительность (результативность) его работы на авиалинии (см. гл. 43, кривая производительности), одним из вопросов, который мы анали-
10
Срочность
| Квадрант 2 Срочно, но не важно | Квадрант 1 Важно, срочно |
| Квадрант 4 Не срочно и не важно | Квадрант 3 Важно, но не срочно |
5 Важность
«Итак, это рационально для конкретной ситуации, но я принимаю субъективные решения?» - спросил Генри. «Да. Но нам приходится начинать с того места, где мы находимся сейчас. И, по Вашему признанию, это борьба с огнем — выполнение того, что сейчас самое срочное, является это важным или нет. Пока вы боретесь с "горящими" проблемами, они "поджигают" другие менее срочные задачи. Те становятся более срочными и будут "горящими" завтра утром». На этих моих словах Генри задумчиво кивнул. «Так что не ждите мгновенных перемен. Их не может быть».
Мгновенных перемен и не произошло. Но Генри смог изменить ход событий. Через полгода он уверенно контролировал самый драгоценный ресурс, имеющийся в распоряжении как менеджера, как и вообще любого человека, - свое время. Диаграмма приоритетов сработала.
Рис. 41.1. Диаграмма приоритетов
зировали, было использование им своего времени. Поэтому я рассказал ему о диаграмме приоритетов. Он быстро уловил ее принципы. «Сначала должны выполняться работы из квадранта I, поскольку они наиболее важные и срочные. Для меня это нечто вроде предотвращения коллапса системы технического обслуживания самолетов. Затем мне следует сбалансировать свое время между важными, но не срочными задачами, как, например, развитие информационной технологии для поддержки нашей проектируемой системы планирования технического обслуживания, и срочными, но не особенно важными, вроде презентации документов по стратегии развития информационных технологий на завтрашней конференции. Мне стоит подумать, должен ли я вообще выполнять задачи, относящиеся к квадранту 4, как, например, отвечать на полученные по почте послания, которые меня вообще не интересуют».
«Это идея, - ответил я. - Продвигаться от квадранта I к квадранту 4, балансируя запросы из квадрантов 2 и 3. Рейтинг конкретной задачи окажет Вам помощь, но Вы все еще принимаете субъективные решения. Например, Вы можете иметь три задачи, все с рейтингом в 32 балла. Но одна из них может принадлежать квадранту I, другая -квадранту 2 и третья - квадранту 3».
V
| Эффективность |
|
|IIIM ■» lUIUllW
эффективность/ Экономичноаь