Этапы контроля в управлении
Контроль состоит из следующих основных этапов (стадий): выработка стандартов и критериев; подготовка к проведению контроля; измерение достигнутых результатов; сопоставление со стандартами и критериями реальных результатов; принятие корректирующих управленческих взаимодействий.
Этап 1. Выработка стандартов, нормативов и критериев для контроля. На данном этапе происходит разработка и утверждение параметров организации, по сравнению с которыми будут оцениваться ее деятельность и направления дальнейшего развития. Это стандарты, нормы, нормативы, планы, критерии или, обобщенно, цели. Такие цели разрабатываются в форме показателей результативности и нормативов контроля, которые позволяют сопоставить реально сделанную работу с запланированной.
К наиболее важным нормативам относятся поддающиеся контролю цели и задачи контролируемой деятельности, основные из которых определяются нормативно – правовыми актами (в том числе, законами и подзаконными актами), регулирующими деятельность организации. Часть целей и задач, но уже в более конкретном выражении содержится в решениях субъектов управления по выполнению названных нормативных правовых актов, планах деятельности организации и ее подразделений. Соответствие контролируемой деятельности этим целям и задачам является одним из важных критериев ее оценки.
Достаточно просто устанавливаются показатели результативности для величин, поддающихся количественному измерению, в честности, прибыли и объема продаж. Так, в качестве одной из целей может быть определено, например, получение прибыли в 2006 году 10 млн. руб. Некоторые важные цели не поддаются количественному выражению напрямую, в их числе, повышение степени удовлетворенности работой. В таком случае производятся различного рода обследования и опросы, производятся косвенное выражение цели через другие показатели. В произведенном примере это количество увольнений: сокращение увольнений обычно считается проявлением высокой степени удовлетворенности персонала работой.
Все стандарты и нормативы, используемые для контроля, должны быть определены, исходя из целей, задач и стратегий организации. Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, характеризуются наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, а также конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы.
В некоторых сферах деятельности организаций за норматив контроля деятельности может приниматься, в частности, наличие и использование имеющихся сил и средств, а также методов, применяемых для решения стоящих перед организацией задач. Требования, касающиеся допустимых оснований, условий, порядка проведения конкретной деятельности, также могут содержаться в соответствующих нормативно – правовых актах.
Необходимым условием для последующего сравнения результатов со стандартами деятельности является своевременное доведение информации об установленных стандартах и критериях оценки до сведения персонала организации.
Этап 2. Подготовка к проведению контроля. Этот этап предполагает:
- конкретизация объекта и предмета контроля;
- определения масштаба контроля;
- формирование временных рабочих коллективов (групп, инспекторских бригад, комиссий) или назначение должностных лиц, которым поручается осуществление контроля, распределение между ними контрольных функций или заданий;
- методическую подготовку контролирующих;
- уточнение нормативов (стандартов) контроля (что, как, по каким критериям или показателям следует контролировать);
- выбор наиболее рациональных для данного объекта форм и методов контроля;
- предварительное ознакомление (при необходимости) субъектов контроля с условиями и результатами деятельности подлежащего контролю объекта;
- разработку плана проведения контроля и его утверждение субъектом менеджмента, принявшим решение о проведении контроля.
Уточнение нормативов (стандартов) контроля в каждом конкретном случае осуществляется в зависимости от характера объекта, предмета и целей проведения контроля.
Этап 3. Осуществление измерения достигнутых показателей работы организации. Измерение результатов позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты и нормативы, - это самый трудоемкий и самый дорогостоящий элемент контроля. Основное условие качественного выполнения этого процесса – выбор таких показателей, которые реально отражают движение организации по пути достижения поставленных перед ней целей. С учетом сказанного, процесс измерения обычно делается выборочным и он должно в полной мере соответствовать составу установленных стандартов, норм и плановых заданий.
Что бы быть эффективной, система измерения должна максимально соответствовать тому виду деятельности, которых подвергается контролю. Здесь важно правильно выбрать единицу измерения, установить частоту измерений, их скорость и точность, а также определить, сколько однородных объектов контроля подвергаются проверке одновременно (масштаб контроля). Для обеспечении эффективности контроля важно довести до сведения соответствующих работников организации не только установленные стандарты, но и полученные результаты измерения контролируемых параметров.
Этап 4. Сравнение фактически достигнутых результатов с установленными стандартами. Подобного рода сравнение дает возможность установить наличие отклонений в ту или иную сторону, выявить значимые для контролируемой деятельности факторы и условия. На этом этапе оказывается помощь объектам контроля в устранении выявленных недостатков, определении состава мероприятий по улучшению деятельности, готовятся предложения для включения в итоговые документы по результатам контроля.
Надо иметь в виду, что выгоды от применения системы контроля должны «перевешивать» затраты на ее использование. В этой связи высокая степень контроля не всегда означает его эффективность. Если масштаб контроля завышен, то возникающие первоначально небольшие отклонения могут перерасти в крупную проблему для организации еще до фиксации этих отклонений системой контроля. В противоположной ситуации, если масштаб контроля занижен, организация будет бурно реагировать и на очень незначительные отклонения, что потребует больших непроизводительных затрат времени и сил. Такая система контроля парализует и дезорганизует работу организации. В конечном итоге она может стать для организации разорительной. Таким образом, проведение измерений – не самоцель: в коммерческой деятельности контрольные измерения производятся ради увеличения прибыли, а не для того что бы как можно точнее становить, что же происходит на самом деле.
Этап 5. Подведение итогов контроля. По параметрам, оцениваемым в процессе контроля, могут быть получены результаты трех видов: положительные, когда фактические параметры деятельности выше («лучше») запланированных; отрицательные, когда фактические данные оказались ниже («хуже») запланированных; нейтральные, когда организация (подразделение) функционирует в соответствии с планом, отклонения минимальны и корректировочных регулирующих воздействий не требуется.
По результатам контроля возможны следующие решения: невмешательство в работу подконтрольного объекта(ничего предпринимать не требуется); устранение возникших отклонений от исполнения решения; пересмотр и изменение стандартов и нормативов деятельности. В первом случае фактические достигнутые результаты совпадают с запланированными. Во втором – следует установить причины отклонений, добиться их устранения и создать условия для осуществления деятельности в соответствии с установленными стандартами и нормативами, устранения отклонений от значений показателей, предусмотренных управленческим решением. Это происходит через изменение некоторых внутренних переменных. Третий случай означает необходимость пересмотра планов, а следовательно, стандартов и нормативов, оказавшихся нереалистичными в сложившихся условиях. Это может произойти вследствие того, что планы составлены слишком оптимистично, а требования соответствующих стандартов выполнить практически невозможно. В таком случае стандарты пересматриваются в сторону понижения.
Контроль может выявить необходимость пересмотра стандартов в сторону повышения. Это нередко случается в успешно работающих организациях, но может свидетельствовать и о невысоком уровне планирования – о том, что план изначально был составлен ненапряженным.
Подведение итогов контроля предполагает формирование окончательных выводов и оценок состояния контролируемой деятельности и степени ее соответствия действующим требованиям, подготовку итоговых документов (акта или справки по результатам контроля, предложений о мероприятиях по устранению недостатков и т.д.), а также доведение результатов проверки до объектов контроля, а при необходимости – и до более широкого круга работников организации. Эта стадия управленческого контроля фактически дает основу для осуществления корректирующих воздействий, а так же для оценки деятельности.