Алгоритм процесса подготовки презентации
Первый этап – определение цели презентации, Как мы уже говорили, все начинается с цели. Цель любой презентации – рассказать аудитории о чем-то важном для вас и интересном для нее. Эту цель можно и нужно озвучить. Помните о том, что презентация должна иметь стержневую идею (основной тезис), которую необходимо ясно сформулировать с самого начала.
Второй – определение специфики аудитории (или определение целевой аудитории). Люди будут слушать вас, если то, что вы говорите, интересно, важно и полезно для них. Для этого определите специфику вашей аудитории, составьте ее социально-психологический портрет.
Старайтесь использовать примеры, близкие и понятные данной аудитории. Ссылайтесь на то, что ей знакомо, используйте терминологию, которую люди понимают или могут использовать сами.
Есть еще одно преимущество создания социально-психологического портрета целевой аудитории: заранее зная, кто будет вас слушать, вы легко сможете предугадать, какие вопросы, скорее всего, будут заданы, соответственно, у вас будет время продумать стратегии и тактики ответов.
Третий этап - Ответы навопросы – обязательная структурная часть презентации, она следует после вашего выступления. Как правило, после слов: «У кого есть вопросы?» наступает своеобразный «момент истины», в котором проверяется ваша внутренняя сила и степень владения материалом. Порой на этом этапе презентаторы напоминают профессиональных бойцов: они или нападают, или защищаются, оправдываясь. Заметим, что агрессивно-оборонительная позиция весьма не продуктивна. Гораздо больше очков вам принесет спокойствие и подчеркнуто нейтральное отношение к спрашивающему. Особенно пригодится на этом этапе умение беспристрастно оценивать суждение слушателя и находить в нем рациональное зерно
В заключение несколько правил, нарушение которых может оттолкнуть аудиторию,утомить слушателей и способствовать потере контакта, а значит, к провалу презентации. Чтобы не допустить такой ситуации презентатору нельзя демонстрировать плохие привычки, а соблюдать следующие правила:
• не демонстрировать собственную значимость, а для этого вместо местоимения «Я», лучше использовать так называемый «Вы-подход», то есть «вам будет интересно», «вы узнаете», «для вас сегодня...» и т.д.;
• не начинать речь с извинений, например: «извините, что я занимаю ваше время», если нужно в чём-то извиниться, то лучше пусть это сделает тот, кто представляет презентатора;
• не злоупотреблять фактами и цифрами, произносимыми к тому же в устной форме, целесообразнее представлять необходимый фактический материал в визуальной форме;
• избегайте нелитературных слов, сложных профессиональных терминов, примитивных словечек, используйте стандартные выражения для конкретной аудитории, на языке ей понятном;
• не рассказывайте неуместных шуток, анекдотов и историй, в то же время правильная шутка, своевременно рассказанная на профессиональном уровне, может быть не только хорошо воспринята, но и весьма полезна;
• не делайте язвительных замечаний по поводу каких бы то ни было особенностей аудитории, тем более, их религиозной, расовой или политической принадлежности, если всё же необходимо что-то критическое сказать, то лучше используйте третье лицо и сохраняйте корректность.
Таким образом, коммуникативные презентации требуют достаточно много специальных умений и навыков. Вместе с тем, всему, о чём написано в статье, можно научиться, если поставить такую цель. В связи со сказанным, актуальны слова Уильяма Джеймса: «Величайшим открытием моего поколения является то, что люди могут изменить свою жизнь, изменив свои установки и настрой мысли».
Презентации могут проводиться на выставках, конференциях и семинарах, в офисах, в торговых залах. В процессе подготовки учтите все особенности помещения, в котором предстоит выступать. Простор, акустика, освещение, наличие кондиционеров – все это будет существенно влиять на настрой собравшихся. Осматривая помещение, старайтесь не пропускать ни одной детали, поскольку упущенные мелочи могут вылиться в серьезные проблемы во время проведения презентации. Не лишним будет проверить возможность варьирования уровня освещенности и исправность каждого задействованного в демонстрации аппарата.
Подумайте, как вы разместите слушателей в выбранном помещении, помните о соблюдении баланса между комфортом и концентрацией внимания. Теснота и неудобные стулья заставят слушателей отвлекаться, но это не значит, что нужно посадить их в уютные мягкие кресла. Этим вы можете добиться противоположного эффекта – не удивляйтесь, услышав храп. Идеальный вариант – стулья с прикрепленным к подлокотнику планшетом для письма, стоящие несколькими рядами на достаточном расстоянии друг от друга. Подробные рекомендации по подготовке помещения к презентации вы найдете в материалах хрестоматии.