Лекция №26 Характеристики эффективного контроля

Эффективный контроль, способный обеспечить достижение целей организации, должен:

иметь стратегическую направленность;
быть ориентированным на результаты;
соответствовать контролируемому виду деятельности;
быть своевременным;
быть достаточно гибким, напористым и приспосабливаться к происходящим изменениям;
быть простым с точки зрения тех целей, для которых он предназначен;
быть экономичным.

Стратегическая направленность контроля предполагает отражение в нем и поддержку общих приоритетов организации. Деятельность в областях, которые не имеют стратегического значения, следует измерять не очень часто, и о полученных результатах можно никому и не сообщать до тех пор, пока отклонения не станут необычно большими. Однако если высшее руководство считает, что какие-то виды деятельности имеют стратегическое значение, то в каждой такой области обязательно должен быть налажен эффективный контроль, даже тогда, когда эта деятельность с трудом поддается измерению.

Ориентация на результаты контроля вытекает из того, что его конечная пель состоит не б том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. Проведение измерений и оповещение об их результатах важно только как средство достижения этой цели. Если вы хотите сделать контроль эффективным, то должны тщательно следить за тем, чтобы эти самоочевидные средства контроля не заняли более важного места, чем подлинные цели организации.

Соответствие контролируемому виду деятельности - для того чтобы быть эффективным, контроль должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно. Неподходящий механизм контроля может скорее маскировать, а не собирать критически важную информацию.

Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Наиболее подходящий временной интервал определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов. Важнейшей целью контроля остается устранение отклонений прежде, чем они примут угрожающий характер. Таким образом, система эффективного контроля - это система, которая дает нужную информацию нужным людям до того, как разовьется кризис.

Гибкость и напористость контроля предполагают, что контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям. Незначительные изменения планов редко бывают сопряжены с необходимостью серьезных изменений в системе контроля. Без достаточной и весьма значительной степени гибкости система контроля будет не действенна в тех ситуациях, для которых она предназначалась. Так, если неожиданно возникает новый фактор издержек, вызванный, скажем, необходимостью адаптации к недавно принятому новому законодательству, то до тех пор, пока он не будет встроен в систему контроля организации, система контроля не сможет отслеживать производственные издержки.

Многие системы управления начинают заметно хромать именно на стадии контроля. Либо контроль отсутствует полностью, либо делаются необъективные выводы. Зачастую причиной является отсутствие настойчивости. Вместо напористости управленческого поведения действуют агрессивно (за счет других), скрыто или вяло агрессивно (балансируя, самоустраняясь). На стадии контроля можно, делая выводы, проанализировать управленческое поведение, приведшее к определенным результатам, с помощью способа, представленного на рис. 7.3.

На рисунке видно, что наилучших результатов можно ожидать при настойчивом и гибком управленческом поведении. На стадии контроля уместно делать выводы и в отношении управленческого поведения, поскольку оно в значительной степени влияет на результаты.

Следует отметить, что эффективный контроль - это простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Но главное состоит в том, что сложная система контроля, непонятная людям, вызывающая отторжение у них, не может быть эффективной. Избыточная сложность ведет к беспорядку, равносильному потери контроля над ситуацией. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с ним и реализующих его.

Экономичность контроля предполагает, что все затраты, совершаемые организацией, должны приводить к увеличению ее преимуществ и доходов. Затраты средств должны приближать организацию к поставленным целям. Таким образом, если суммарные затраты на систему контроля превосходят создаваемые ею преимущества, организации лучше не использовать эту систему контроля вообще или ввести менее тщательный контроль. Поскольку в контроле скрыто много побочных затрат, таких как затраты рабочего времени и отвлечение ресурсов, которые могли бы быть затрачены на решение других задач, поскольку для того, чтобы контроль был экономически оправдан, отношение затрат к возможной прибыли у него должно быть довольно низким. Для того чтобы определить реальное соотношение затрат и прибыли для системы контроля, необходимо рассматривать 'как долгосрочные аспекты, так и краткосрочные.

Любой контроль, который стоит больше, чем он дает для достижения целей, не только не улучшает положение, но направляет работу по ложному пути, выпускает ситуацию из-под контроля.

Краткие выводы

1. Контроль — это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может быть использован для стимулирования успешной деятельности. Процесс контроля состоит из установления стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от этих стандартов.

2. Предварительный контроль обычно реализуется в форме определенной политики, процедур и правил. Он применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам. Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время.

3. Текущий и заключительный контроль базируется на обратных связях. Управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, так как руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним элементом, может вмешиваться в се работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.

4. Первый этап процесса контроля — установка стандартов, т.е. конкретных, поддающихся измерению целей, имеющих временные границы. Для управления необходимы стандарты в форме показателей результативности объекта управления по всем его ключевым моментам, которые определяются при планировании.

5. На втором этапе, путем сравнения показателей функционирования с заданными стандартами, определяется масштаб допустимых отклонений. В соответствии с принципом исключения, только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой.

6. Третий этап процесса контроля — измерение результатов — является самым хлопотным и дорогостоящим. Сравнивая измеренные результаты с заданными стандартами, менеджер получает возможность определить, какие действия необходимо предпринять. Такими действиями могут быть: изменение некоторых внутренних переменных системы, изменение стандартов или невмешательство в работу системы.

7. Контроль часто оказывает сильное влияние на поведение системы. Неудачно спроектированные системы контроля могут сделать поведение работников ориентированным на них, т.е. люди будут стремиться к удовлетворению требований контроля, а не к достижению поставленных целей. Такие воздействия могут также привести к выдаче неверной информации.

8. Проблем, возникающих вследствие воздействия системы контроля, можно избежать, задавая осмысленные приемлемые стандарты контроля, устанавливая двустороннюю связь, задавая напряженные, но достижимые стандарты контроля, избегая излишнего контроля, а также вознаграждая за достижение заданных стандартов контроля.

9. Контроль эффективен, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок, напорист, прост и экономичен.

Основные термины

1. Банковский контроль

2. Бюджетный контроль

3. Валютный контроль

4. Внутри банковский контроль

5. Внутрихозяйственный контроль

6. Гибкость и напористость контроля

7. Государственный контроль

8. Государственный контроль и надзор за сертификацией

9. Заключительный контроль

10. Иммиграционный контроль

11. Инспекционный контроль

12. Контроль

13. Контроль безопасности

14. Контроль за состоянием государственного внутреннего и внешнего долга РФ и за использованием кредитных ресурсов

15. Контроль за состоянием запасов

16. Контроль материнской компании над дочерней компанией

17. Контроль над заработной платой

18. Контроль над иностранной валютой

19. Контроль над ценами

20. Контроль поставок

21. Косвенный контроль над юридическим лицом

22. Кредитный селективный контроль

23. Маркетинговый контроль

24. Масштаб допустимых отклонений

25. Материальные ресурсы

26. Метод управления по принципу исключения

27. Метрологический контроль и надзор

28. Обратная связь

29. Оперативный контроль за исполнением Федерального бюджета

30. Операционный контроль

31. Поведение, ориентированное на контроль

32. Предварительный контроль

33. Приемочный контроль

34. Производственный климат

35. Производственный контроль

36. Простота контроля

37. Процесс контроля

38. Прямой контроль над юридическим лицом

39. Своевременность контроля

40. Системы контроля с обратной связью

41. Сплошной контроль

42. Стандарты

43. Стратегическая направленность контроля

44. Таможенный контроль

45. Текущий контроль

46. Фактический контроль

47. Финансовые ресурсы

48. Хозяйственный контроль

49. Ценовой контроль

50. Экологический контроль

51. Экономичность контроля

52. Экспортный контроль

⇐ Назад