Использование Конструктора отчетов
Из отчета нельзя изменить исходные данные.
Создание отчета
При создании отчета надо перейти на объект Отчеты окна База данных и нажать кнопку Создать. Создание отчетов может выполняться:
Ø в автоматическом режиме для одной таблицы в двух видах -в столбец или ленточный;
Ø с помощью Мастера отчетов;
Ø с помощью Конструктора.
Использование мастера отчетов
Задача 1. Создать отчет по сотрудникам и их детям с группировкой по полю ФИО и сортировкой по дате рождения детей.
Порядок работы в режиме Мастера отчетов:
ü В окне Новый отчет выберите в качестве источника таблицу ЛИЧНАЯ, нажмите кнопку ОК.
ü В окне Создание отчета выберите поле ФИО и передайте его п список Выбранные поля.
ü В этом же окне в списке Таблицы/Запросы выберите таблицу ДЕТИ и передайте ноля ИмяРеб и ДатаРсждРеб в список Выбранные поля. Нажмите кнопку Далее>.
ü В списке Выберите тип представления данных - по ЛИЧНАЯ. Нажмите кнопку Далее>.
ü На вопрос Добавить уровни группировки? оставьте все без изменения. Нажмите кнопку Далее>.
ü В следующем диалоговом окне можно задать сортировку в группе - в первом списке выберите поле ДатаРождРеб. Нажмите кнопку Далее>.
ü Выберите макет Ступенчатый, ориентация - Книжная. Нажмите кнопку Далее>.
ü Выберите стиль - Строгий.
ü Задайте имя отчета Дети_сотрудников. Нажмите кнопку Готово.
Пример отчета на рис. 1. Заметим, что отчет не отсортирован по фамилиям сотрудников, так как он создан на основе не отсортированной таблицы.
Рис.1. Отчет по сотрудникам и их детям
Использование Конструктора отчетов
Конструктор отчетов может применяться либо для доработки отчета уже созданного отчета или для создания нового. Пример окна конструктора отчетов для отчета Дети_сотрудников показан на рис.2. Структура окна похожа на окно конструктора форм, но использование отдельных областей имеет свои особенности.
Рис.2. Окно Конструктора отчета Дети_сотрудников
Область заголовка может содержать заголовок отчета и другие данные, например логотип фирмы, дату.
Область верхнего колонтитула содержит подписи полей - заголовки столбцов отчета. Стандартно эти заголовки повторяют подписи, заданные для полей в макете таблицы. Вызвав контекстное меню и пункт Свойства на вкладке Макет, можно изменить подпись столбца, его шрифт и выравнивание. Сами подписи можно перемещать и изменять их размер.
Область заголовка группы появляется, если отчет содержит группы. В этой области размещается поле группировки, в нашем случае - поле ФИО.
Область данных содержит поля данных, для которых также можно изменять положение и свойства - оформление, шрифты, выравнивание и т. д.
Область нижнего колонтитула стандартно используется для размещения текущей даты слева (функция Now()), а справа - номер страницы и общее количество страниц отчета.
Выражение: ="Страница" & [Page] & "из" [Pages]
содержит обращение к свойству Page (страница), определяющему текущий номер страницы отчета, и к свойству Pages страницы), определяющему общее количество страниц в отчете. Эти свойства соединены с текстовыми константами значком &, означающим "написать рядом".
При необходимости оформление нижнего колонтитула можно изменить.
Область примечания используется для размещения выражений, выполняющих итоговые вычисления.
При выполнении вычислений по группам будет создаваться еще область примечаний для групповых вычислений.
Задача 2. Создать отчет по текущим назначениям сотрудников. Подсчитать сумму окладов.
Для решения задачи используем запрос Работа_Текущая1.
Порядок работы с помощью мастера:
Ø В окне Новый отчет выберите в качестве источника запрос Ра6отпа__Текущая1. Нажмите кнопку ОК.
Ø В окне Создание отчета все поля передайте кнопкой 
в список Выбранные поля. Нажмите кнопку Далее>. На запрос Выберите видпредставления данных выберите - по ЛИЧНАЯ.
Примечание. В этом пункте можно задать представление по Подразделениям, чтобы создать отчет текущих назначений сгруппированных по подразделениям с подведением промежуточных итогов.
Ø В следующем окне задайте сортировку по возрастанию по полю ФИО. Нажмите кнопку Далее>.
Ø Выберите макет Табличный, ориентация - Книжная. Нажмите кнопку Далее>.
Ø Выберите стиль - Строгий.
Ø Задайте имя отчета Работа_текущая. Нажмите кнопку Готово.
Ø Просмотрите отчет.
Ø Для усовершенствования отчета перейдите в режим конструктора.
Ø Растяните область примечаний.
Ø Выведите Панель элементов на экран Вид Панель элементов.
Ø Выберите элемент Поле на панели элементов и растяните прямоугольник поля в области примечаний.
Ø В рамке подписи напишите: Сумма окладов.
Ø В рамке поля введите выражение для суммирования окладов: =SUM ([Оклад])
Ø В область заголовка отчета вставьте элемент Надпись и введите название отчета Работа текущая.
Ø Выполните предварительный просмотр отчета (кнопка Вид Предварительный просмотр).
Ø Вернитесь в режим конструктора. Корректируйте шрифты, выравнивание, подписи, расположение полей.
Еще раз сохраните отчет. Пример отчета – ниже на рис.3.
Рис.3. Пример отчета Работа_текущая