Функции и полномочия проектных ролей команды управления проектом

Практическая работа №20

Тема: Распределение основных функциональных обязанностей команды управления проектом.

Куратор проекта (Спонсор) - проектная роль должностного лица, отвечающего за стратегическое управление ходом реализации проекта. Куратор принимает решение по стратегическим вопросам проекта, осуществляет утверждение основных изменений в объеме работ, сроках, этапах, в бюджете проекта, находящихся вне компетенции Руководителя проекта. Как правило, Куратором проекта (Спонсором) является менеджер высшего звена организации.

Основные функции:

· общее руководство ходом реализации проекта;

· обеспечение выделения необходимых ресурсов для выполнения проекта, обеспечение финансирования работ;

· рассмотрение и утверждение регламентирующих документов, необходимых для организации и выполнения проекта;

· получение и анализ сводной отчетности о ходе реализации проекта;

· управление изменениями базовых параметров проекта и решение проблем, находящихся вне компетенции Руководителя проекта.

Основные полномочия:

· утверждение целей проекта;

· согласование назначения Руководителя проекта;

· утверждение общего плана и бюджета проекта;

· получение от Руководителя проекта сводной отчетности о ходе его выполнения;

· принятие принципиальных решений при возникновении критических изменений, влияющих на сроки, стоимость и качество результатов проекта.

Руководитель проекта - проектная роль должностного лица, ответственного за управление проектом. Руководитель проекта непосредственно отвечает за достижение целей проекта в рамках выделенного бюджета, в соответствии с плановыми сроками осуществления проекта и с заданным уровнем качества.

Основные функции:

· формирование команды проекта и команды управления проектом;

· планирование, организация и контроль выполнения работ по достижению целей проекта с требуемыми качеством, затратами и в заданный срок;

· распределение ресурсов проекта и организация взаимодействия команды проекта в процессе его выполнения;

· организация взаимодействия с Заказчиком и обеспечение всех необходимых коммуникационных связей с другими участниками проекта;

· учет фактических затрат ресурсов по исполнению проекта;

· формирование и предоставление Куратору отчетности по проекту.

Основные полномочия:

· назначение задач команде проекта (отдельным ее членам) и контроль их выполнения;

· требование от команды проекта выполнения своих ролевых функций;

· подтверждение или отклонение отчетов о фактических затратах исполнителей проекта;

· обоснование необходимости и запрос Куратору проекта на выделение дополнительных ресурсов на проект;

· обращение к Куратору за поддержкой в случае необходимости.

Архитектор системы - проектная роль должностного лица, отвечающего за предметную область проекта. Архитектор системы подчиняется непосредственно Руководителю проекта.

Архитектор системы непосредственно отвечает за разработку информационной системы в соответствии с плановыми сроками проекта и с заданным уровнем качества.

На роль Архитектора системы назначается специалист, наиболее компетентный по внедряемой информационной системе. Архитектор системы должен знать методологии и технологии построения ИС, стандарты и нормативные документы в области проектирования и создания ИС, разработки и оформления технической документации.

Основные функции:

· определение состава, продолжительности и технологии выполнения работ по разработке и внедрению информационной системы;

· определение ресурсов, которые необходимы для разработки и внедрения ИС в рамках, заданных условиями проекта;

· определение квалификационных требований и состава рабочих групп специалистов по направлениям деятельности, распределение их по задачам, организация работ и верификация результатов в процессе реализации проекта;

· обеспечение целостности функциональной архитектуры внедряемой информационной системы;

· организация подготовки, согласования и утверждения всей технической документации, необходимой для создания ИС в рамках проекта;

· планирование и согласование фактических трудозатрат специалистов при исполнении проекта;

· формирование и предоставление руководителю проекта необходимой отчетности;

· анализ хода выполнения и промежуточных результатов создания ИС;

· организация, проведение и документирование процедур передачи Заказчику разработанной ИС.

Основные полномочия:

· участие в календарном планировании работ по созданию ИС;

· назначение задач рабочим группам проекта и контроль их выполнения;

· требование от исполнителей качественного выполнения порученных задач и своевременной информации о возникающих проблемах;

· обоснование необходимости и запрос руководителю проекта на выделение дополнительных ресурсов на проект.

Администратор проекта - проектная роль должностного лица, отвечающего за информационное обеспечение руководителя проекта, организацию и ведение документооборота по проекту. Администратор проекта функционально закрепляется за конкретным проектом и подчиняется непосредственно Руководителю проекта.

Основные функции:

· обеспечение Руководителя проекта структурированной информацией, обеспечивающей возможность контроля за проектом, планами, ресурсами и приоритетами;

· ведение протоколов совещаний;

· обеспечение своевременной подготовки, движения и архивации документов по проекту.

Основные полномочия:

· передача и получение от участников проекта необходимой документации по проекту;

· контроль соблюдения участниками проекта установленной системы документооборота;

· затребование от конкретных исполнителей по проекту оперативной информации и отчетов о ходе работ по проекту.

Распределение основных функций между членами команды управления проекта представляют в виде таблицы 1, которая дает точное представление о том, кто и за что отвечает на протяжении всего проекта.

Таблица 1. Распределение основных функциональных обязанностей команды управления проектом
Функциональные обязанности	Куратор проекта (Спонсор)	Руково дитель проекта	Архитектор систе мы	Администратор проекта
Планирование
Разработка и периодическая актуализация плана		+	+
Утверждение плана	+
Управление командой проекта
Назначение сотрудника на роль Руководителя проекта	+
Формирование команды проекта		+
Определение квалификационных требований и состава рабочих групп специалистов по функциональности ИС			+
Обеспечение выделения необходимых ресурсов для выполнения проекта	+
Непосредственное руководство Командой проекта		+
Формирование предложений по стимулированию Команды проекта		+
Обеспечение стимулирования Команды проекта		+
Организация выполнения работ
Организация взаимодействия с Заказчиком и обеспечение всех необходимых коммуникационных связей с другими участниками проекта		+
Организация подготовки, согласования и утверждения всей технической документации, необходимой для создания ИС в рамках проекта			+
Организация, проведение и документирование процедур передачи Заказчику разработанной ИС		+	+
Рассмотрение и утверждение регламентирующих документов, необходимых для организации и выполнения проекта	+
Ведение организационно-распорядительной и отчетной документации. Поддержание в актуальном состоянии списка команды проекта				+
Обеспечение команды проекта необходимыми информационными материалами				+
Материально-техническое и хозяйственное обеспечение команды проекта				+
Контроль хода выполнения проекта
Организация и проведение совещаний по обсуждению хода работ проекта		+
Подготовка и предоставление Куратору отчетов о ходе работ проекта		+
Получение и анализ сводной отчетности о ходе реализации проекта	+
Контроль соответствия результатов проекта Техническому заданию на разработку ИС			+
Согласование фактических трудозатрат специалистов при исполнении проекта		+	+

В состав команды проекта, как было отмечено выше, входит не только команда управления проектом, но и Исполнители. Примеры проектных ролей Исполнителей, характерных для IT-проектов: функциональный архитектор, функциональный консультант, разработчик, администратор ИС, тестировщик, менеджер по качеству, системный аналитик. На проекте один член команды может выступать одновременно в нескольких ролях. Совмещение ролей часто встречается на небольших проектах, что позволяет снизить накладные расходы проекта. Но не все роли можно совмещать, поскольку подобное совмещение может затруднить контроль и оценку результатов проекта. Допускается совмещение таких проектных ролей, как Руководитель проекта и администратор проекта, функциональный архитектор и функциональный консультант, функциональный консультант и аналитик, менеджер разработки и разработчик, менеджер по качеству и тестировщик. Но не следует совмещать роли менеджера по качеству и разработчика, руководителя проекта и разработчика, тестировщика и разработчика.

В PMBOK процесс управления человеческими ресурсами разбит на два процесса - управление командой проекта и управление участниками проекта. В данной лекции будет рассмотрен только один процесс - управление командой.

Согласно PMBOK, управление командой проекта включает в себя следующие процессы по организации команды проекта и управления ею.