Разговорный и письменный языки
Ответ заключается в отличии письменного и разговорного языков. Если вы написали текст и хорошенько порепетировали, то к нужному сроку вы будете достаточно хорошо знать его наизусть; но если вы начали с того, что составили письменный вариант, то это все равно будет звучать как заученный текст. Если же использовать разговорную версию, то это будет звучать как неофициальная беседа.
Для этого нужно записать текст выступления на разговорном языке, однако для этого нужно знать, что он в себя включает.
Причем лучше писать всю презентацию целиком, так как это всегда самый лучший способ создания чего-либо: лучшего аргумента, лучшего порядка, лучшей фразы, и у вас гораздо больше шансов придумать и выработать это, заставив себя написать все это заранее, чем когда вы придумываете на ходу.
3.2.1. Отличия разговорного языка от письменного
Прежде всего, разговорный язык имеет свои корни не в литературе или газетах, а в спонтанной речи обычных людей. Если вы работаете с письменным вариантом языка, то вы спрашиваете себя, является ли то, что вы написали, ясным, кратким и грамотным; при работе же с разговорным языком вы пропускаете все это через другой фильтр: может ли кто-нибудь действительно сказать такое своему собеседнику? Или, чтобы быть более точными, есть ли тут что-нибудь такое, чего один человек не мог бы сказать другому?
В письменной речи часто встречается то, что просто не возможно было бы сказать в обыденной речи:
Архаичный, напыщенный или литературный язык будет мешать коммуникации. Являясь частью аудитории, вы немедленно ощутите, что "для кого бы этот человек ни говорил, это наверняка не для меня". Это не значит, что все должно происходить на уровне обычной светской болтовни; напротив, мастерство как раз и состоит в умении написать так, чтобы аудитория ощущала только то, что с ними разговаривает очень интересный человек.
На самом деле, написать на хорошем разговорном языке может означать написать неграмотно. Грамматически правильный язык может оказаться плох как разговорный; просто посчитайте, сколько раз кто-нибудь скажет вам завтра "с какой целью". Очень немногие скажут так в обыкновенном разговоре.
Конечно же, вы можете обратиться к народным выражениям, что поможет сделать вашу речь ярче и выразительнее:
Кроме того, в разговорной речи вы можете использовать первое и второе лицо там, где более официальный письменный язык требовал бы использования третьего:
Совершенно ясно, что ни один уважающий себя писатель, работающий с литературным языком, не поставит на странице выражения: "что за вещи" и "подобные вещи" так близко друг от друга, но в разговорной речи это проходит незамеченным.
3.2.2. Использование разговорной речи
В разговорной речи в отличие от письменной следует избегать абстрактных существительных, поскольку они губительны для коммуникации. Здравомыслящий человек, который в частной беседе скажет вам: "Сначала мы убедимся, что вам достаточно хорошо слышно", - напишет так: "Мы уделим особое внимание обеспечению адекватных возможностей для восприятия звука".
Полный запрет на употребление абстрактных существительных значительно повышает эффективность воздействия на аудиторию. Для того, чтобы произвести на слушателя именно то впечатление, которое вы хотите, следует помнить, что ключевыми здесь будут слова "точно", "именно": конкретное существительное будет метким орудием, а абстрактное - грубым инструментом (сравните, например, «рука» и «мануальная преграда»).
Другим жизненно важным правилом хорошей разговорной речи является использование коротких слов и коротких предложений. Не говорите: «Иногда обстоятельства создают ситуацию, в которой один или несколько членов персонала желают получить возможность выбора между продолжением работы после обычного срока выхода на пенсию, который определен в их официальном договорном соглашении, в котором могут быть заключены подходящие договоренности относительно возможности дальнейшего поддержания их вклада и вытекающего отсюда улучшения их возможных прибылей". Скажите просто: "Иногда люди хотят продолжать работать и после шестидесяти лет. Если это так, они могут остаться в рамках пенсионного договора".
Помимо этого, есть и некоторые другие полезные правила, которые стоит иметь в виду, когда вы выбираете, какие использовать слова:
• используйте активный залог глаголов чаще, чем пассивный; например, "нам нужна ваша помощь", а не "мы нуждаемся в вашей помощи", а также "каски спасают людям жизни" вместо "жизни спасаются касками";
• избегайте технических терминов, если вы не уверены, что аудитория знакома с ними;
• всегда пользуйтесь словами и выражениями, которые вы действительно используете в разговоре;
• беспощадно искореняйте жаргон, так как он может смутить аудиторию.
Таким образом, отправным пунктом должна являться разговорная речь, а не письменная, не следует говорить того, что в обычном разговоре прозвучало бы официально, напыщенно или литературно. Одновременно с этим вы должны быть осторожны со словами, которые имеют разное значение: в каком именно значении используется слово необходимо пояснить.
3.2.4. Порядок слов
Важное отличие состоит также в том, что, когда вы читаете написанное, вы можете двигаться своим собственным темпом, который, удобен для вас, вы можете сделать паузу, чтобы поразмышлять, или чтобы посмотреть в словарь, либо вы можете вернуться назад и прочесть еще раз начало предложения, главы или всей статьи.
Устная речь воспринимается вами с ходу. Вы никак не сможете заглянуть вперед, в конец предложения, или назад, в его начало, а также Вы не можете ни на секунду остановить его или заставить его двигаться медленнее.
Поэтому при написании текста презентации вы должны не только передать всю имеющую отношение к делу информацию ясно, но вы также должны представить ее в наилучшем порядке, обеспечивающем мгновенное усвоение.
Например, если вы говорите: "Диккенс, Сократ, Дрейк, Линкольн, Генрих VIII - все они носили бороды", - вы не можете понять, почему упоминаются все эти имена, пока не прозвучит последнее слово предложения. Когда это происходит, вы просите слушателей вернуться назад и мысленно пририсовать всем пятерым бороды - если они смогут вспомнить, кто там был.
Если вы говорите: "Диккенс носил бороду, и то же самое можно сказать о Сократе, Дрейке, Линкольне и Генрихе VIII", - то вы все время как бы рисуете эти бороды.
Точно так же, если кто-то говорит вам: "В прошлом году Гарри Смит взошел на Маттерхорн, переплыл Геллеспонт, пересек Сахару, пробежал от Лондона до Брайтона, прошел в каноэ через Ниагарский водопад, и все это он проделал с завязанными глазами и с одной рукой, привязанной за спиной", - они могут добиться определенного шокового эффекта, но при этом вам придется возвратиться и еще раз прокрутить все это в своей голове в свете новой полученной информации.
В обычном разговоре главные мысли почти всегда помещают ближе к началу. Прочтите канцелярский вариант: "Что бы ни говорил управляющий работами, но если верен финансовый проект и исследования рынка говорят в нашу пользу, то по крайней мере на основные товары можно не раздумывая увеличивать бюджет". Во-первых, вы должны удерживать в голове все эти подробности до тех пор, пока не узнаете, о чем же собственно спорят управляющий работами и оратор; во-вторых, так никто не говорит.
Лучше было бы построить фразу следующим образом: "Что бы ни говорил управляющий работами, можно не раздумывая увеличивать бюджет на основные товары, если верен финансовый проект и исследования рынка говорят в нашу пользу". Таким образом, лучше поместить все второстепенные детали после основной мысли.
3.2.3. Расстановка указателей
Также необходимо учесть, что у аудитории также нет возможности делить текст на главы. Для этого можно использовать "расстановку указателей". Проблема состоит в том, что вы точно знаете, к чему вы должны прийти в ходе своей презентации и каким путем вы идете, а слушатели - нет. Они не могут ни увидеть ваши записи, ни заглянуть вперед, чтобы узнать, что их ждет, как они могли бы поступить с книгой или отчетом. Поэтому очень важно обеспечить им некий эквивалент глав.
Для этого требуется всего лишь подводящее итог предложение, сопровождаемое заявлением или вопросом, позволяющим перейти к новому разделу: "Итак, мы убедились, что наша теперешняя складская площадь окажется недостаточной, когда мы откроем свои филиалы в северных регионах. Так что же нам делать? Мы сузили практическую возможность выбора всего до трех вариантов. Я сначала кратко их напомню, а затем мы их по очереди обсудим. Возможность первая..." Хорошее деление на главы очень помогает запоминанию, поскольку вы даете аудитории не только информацию, но и указатели, к какому пункту обсуждения она относится. Расстановка указателей проясняет ситуацию.
Пример.
Если бы Гамлет проводил презентацию, а не говорил сам с собой, он мог бы организовать ее так:
Быть или не быть - вот в чем вопрос;
Что благородней - духом покоряться
Пращам и стрелам яростной судьбы
Иль, ополчась на море смут, сразить их
Противоборством? Умереть, уснуть -
И только; и сказать, что сном кончаешь
Тоску и тысячу природных мук,
Наследье плоти, - как такой развязки
Не жаждать? Умереть, уснуть -
Уснуть! И видеть сны, быть может?
Вот в чем трудность;
Какие сны приснятся в смертном сне,
Когда мы сбросим этот бренный шум, -
Вот что сбивает нас...
И хотя на самом деле эта методика не творит чудеса с поэзией или драмой, но зато определенно позволяет трезво взвесить аргументы.
3.2.4. Подстегивание интереса к фактам
Большую помощь при расстановке указателей оказывает риторический вопрос. Например: "Наша нынешняя складская площадь окажется недостаточной. Что же нам делать? Что ж..." Он также играет важную роль в определении порядка подачи информации. Следует заметить, что факты гораздо проще усвоить, если их хочется узнать, чем нежели когда вам просто представляют их. Риторический вопрос - хороший помощник, если нужно подстегнуть интерес аудитории.
Сравним два способа подачи фактов. В документальном фильме, в котором восстанавливался путь Ганнибала через Альпы, ведущий сказал: "Возможно, именно на этой плоской скале Ганнибал провел третью ночь, поскольку Ливии пишет, что в третий день они прошли всего пять миль, а у Полибия мы находим, что они разбили лагерь на высокой плоской скале".
Насколько лучше было бы сказать: "А теперь нам предстоит выяснить, где они провели третью ночь. Это должно быть где-то поблизости, поскольку у Ливия говорится, что в третий день они прош-ли всего пять миль, а у Полибия мы находим, что лагерь был разбит на высокой плоской скале". К этому моменту все уже ищут поблизости скалу, и вполне возможно, что они увидят ее до подсказки ведущего.
3.2.5. Использование примеров и аналогий
Хорошо подобранная параллель, входящая в сферу опыта аудитории, часто экономит затраты на визуальные средства, или время, требующиеся на объяснение. Человеку, который только начинал разбираться, что же такое программное обеспечение помогла бы следующая аналогия:
"Сравним программное обеспечение с секретарями. Их ценность зависит от трех факторов:
а) интеллекта и пригодности для работы;
в) их образования - математика, родной язык, иностранные языки, стенография, машинопись, бухгалтерия и т. д.;
с) того, насколько хорошо они знают и выполняют работу в вашей организации.
Теперь относительно программ:
а) является ли программа серьезной разработкой - как и с уровнем интеллекта, вы не сможете с этим ничего поделать;
б) есть ли базовая операционная система и стандартное программное обеспечение - такое, как широкая печать и ведение документации - то есть то, что нужно в компьютере почти каждому пользователю, равно как каждому нужно, чтобы секретарь умел стенографировать и печатать;
в) есть ли возможность совместимости с собственным программным обеспечением, специальными программами для компании, которые будут написаны по заказу, точно также нужно объяснить только что принятой на работу секретарше ее обязанности".
Такая понятная и простая параллель, может, объясняет и не все, но она ясна, лаконична и идеальна для презентации: если кто-то захочет узнать больше, к его услугам огромное количество специальной литературы.
Итак, отличия сценария презентации от письменного документа: он требует словаря, грамматики и синтаксиса разговорной речи и воспринимается слушателем сходу; аудитория не может посмотреть, что уже сделано, а что еще предстоит, пропустить какой-то раздел или послушать что-то еще раз. В то же время необходимо признать, что принципы литературного языка совпадают с правилами публичного выступления: сжатость, ясность, живость, сила, избегание двусмысленностей – таковы цели сценария презентации, равно как и составления какого-нибудь документа. Но пути достижения этих целей различны.
Различные уровни знаний
Важную роль играет также отличие в уровне знаний присутствующих. Кто-то из слушателей - опытный специалист, кто-то относительно хорошо информирован, а кто-то имеет весьма смутное представление о предмете беседы. Если бы речь шла о статье в журнале, это не имело бы значения: кто-то прочел бы все быстро, кто-то медленно, а кто-то лишь мельком просмотрел бы. Никто бы не стал вас порицать, если бы вы рассказывали об известных им фактах - они купили этот журнал, и их проблемы, если он слишком техничен или в нем вообще нет ничего, что им хотелось бы узнать. Но уж если вы пригласили людей на презентацию, то следует задаться вопросом: хорошо ли вы объясняете все менее опытным, не нагоняете ли вы скуку на специалистов или, не дай Бог, не оскорбляете ли вы их? Не потакаете ли вы наиболее сведущим в этом вопросе слушателям в ущерб остальным (которые могут занимать более высокое положение в компании)?
Работники радио сталкиваются с этой проблемой на каждом шагу. Предположим, к примеру, что вы пишете о том, почему Черчилль проиграл всеобщие выборы в 1945 г., и ожидаете, что значительная часть вашей аудитории достаточно молода, чтобы не знать предыстории этого вопроса. Если вы скажете: "Черчилль был лидером Консервативной партии. Он возглавлял коалиционное правительство в течение большей части второй мировой войны. До того, как началась война, он провел в парламенте уже десять лет, не занимая никакого сколько-нибудь серьезного поста, хотя перед этим он был министром финансов?", то половина аудитории решит, что это элементарно и слушать дальше не стоит.
Для возбуждения и поддержания интереса слушателей часто приходится использовать уловки. Скажите, например, так: "Как же вы решились отвергнуть человека, который занимал столь ответственный пост министра финансов, затем почти на десять лет исчез с политической арены, а вернувшись за несколько месяцев стал премьер-министром коалиционного правительства, и фактически привел нацию к победе во второй мировой войне?"
Нужно искать самые разные пути, позволяющие мягко и ненавязчиво сообщать подоплеку вопроса. Есть множество просто неоценимых выражений, которые можно часто использовать без вреда для выступления:
• "честно говоря";
• "главным образом";
• "в общем";
• "за некоторым исключением" и т.д.
Все это поможет вам избежать нагромождения многочисленных отступлений и пояснений, показав при этом специалистам, что вы знаете материал. А если не хочется погружаться в проблему из-за квалифицированного меньшинства, то можно просто подготовить печатный вариант со всеми деталями и вручить его по окончании презентации (ни в коем случае не в начале, иначе они будут читать во время вашего выступления). Но, конечно, в этом случае следует сказать специалистам, что все детали содержатся во вспомогательных документах.
В качестве альтернативы (или дополнения) можно пригласить коллегу-специалиста в данной области, чтобы он провел техническую презентацию только для специалистов или ответил на технические вопросы после окончания основной презентации.
Готовя презентацию необходимо помнить обе части совета К. П. Скотта:
"Никогда не переоценивайте знания своих слушателей;
никогда не недооценивайте их интеллект".
Уверенность, что аудитория глупее вас, может оказаться губительной, хотя иногда разумно предполагать, что они не так уж хорошо информированы.