ДВОЙНАЯ ЗАПИСЬ ОПЕРАЦИЙ НА СЧЕТАХ
Сущность двойной записи заключается в том, что каждая хозяйственная операция она затрагивает два объекта учета, т. е. должна получить отражение на двух счетах. Происхождение двойной записи связано с тем, что все имущество организации приобретено за счет определенных источников, т.е. денежная оценка имущества равна денежной оценке источников, которые это имущество составляют. Так, например, приобретение какого-либо имущества (стола, станка и т.д.) осуществляется за счет определенного источника (уставный фонд, прибыль, кредит). Следовательно, двойная записьпредставляет собой элемент метода бухгалтерского учета, обеспечивающий двойственность отражения каждой хозяйственной операции по дебету и кредиту разных экономически связанных счетов.
Элемент метода двойной записи имеет контрольное значение, которое заключается в том, что итоги дебетовых оборотов по всем счетам должны быть равны общему итогу кредитовых оборотов по всем счетам. Это связано с тем, что одна и та же хозяйственная операция в равной сумме отражается дважды - по дебету одного и кредиту другого взаимосвязанного счета. Отсутствие такого равенства свидетельствует о допущенных ошибках в учете, которые необходимо найти и устранить.
Взаимосвязь между счетами, возникающая в результате двойной записи, называется корреспонденцией счетов, а счета — корреспондирующими. Для правильного отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций необходимо знать какие объекты бухгалтерского учета и счета участвуют в них. Это позволит точно определить их корреспонденцию. Запись операций с указанием дебетуемого и кредитуемого счетов и суммы называется бухгалтерской проводкой. Существуют простые и сложные бухгалтерские проводки. Простой называется проводка, в которой участвуют два счета. Сложной называется бухгалтерская проводка, в которой один счет по дебету корреспондирует с несколькими счетами по кредиту или один счет по кредиту корреспондирует с несколькими счетами по дебету.
Для правильного определения корреспонденции счетов следует пользоваться методикой составления корреспонденции счетов и бухгалтерской проводки (составления записи на счетах бухгалтерского учета), которая включает в себя 4 этапа:
1) исходя из содержания хозяйственной операции определяются объекты учета и счета, на которых эти объекты отражаются;
2) определяется вид счета по отношению к балансу (активный или пассивный);
3) устанавливается характер изменения объектов на счетах (увеличение или уменьшение) в результате данной хозяйственной операции;
4) на основании определения активного и пассивного счета, устанавливается корреспонденция счетов и составляется запись на счетах бухгалтерского учета.
Применяется методика составления корреспонденции счетов и составления бухгалтерской проводки следующим образом.
Пример 1: с расчетного счета в кассу поступили деньги в сумме 6 000 тыс. руб.
В соответствии с методикой:
1) объект № 1 – денежные средства в наличной форме, отражается на счете 50 «Касса», объект № 2 – денежные средства в безналичной форме на расчетном счете в банке, отражается на счете 51 «Расчетный счет»;
2) Счета 50 «Касса» и 51 «Расчетный счет» расположены в активе баланса и, следовательно, являются активными;
3) вдумчивое прочтение хозяйственной операции указывает на то, что объект № 1, денежные средства в наличной форме, увеличивается, объект № 2, денежные средства в безналичной форме на расчетном счете в банке, уменьшается. Следовательно, на счете 50 «Касса» происходит увеличение, а на счете 51 «Расчетный счет» - уменьшение.
4) Применение определения активного счета к вышеприведенным изменениям на счетах 50 «Касса» и 51 «Расчетный счет», позволяет составить следующую бухгалтерскую проводку:
Дебет счета 50 «Касса»; Кредит счета 51 «Расчетный счет» - 6 000 тыс. руб.
Бухгалтерская проводка может иметь и другой вид:
Дебет счета 50 «Касса» - 6 000 тыс. руб.
Кредит счета 51 «Расчетный счет» - 6 000 тыс. руб.
Пример 2: поступили материалы от поставщиков на сумму 500 тыс. руб.
В соответствии с методикой:
1) объект № 1 – материалы, отражается на счете 10 «Материалы», объект № 2 – кредиторская задолженность организации поставщику, отражается на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
2) Счет 10 «Материалы» расположен в активе баланса и, следовательно, является активным, а счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» расположен в пассиве баланса и, следовательно, является пассивным;
3) внимательное осмысление хозяйственной операции позволяет сделать вывод о том, что объект № 1, материалы, увеличивается, объект № 2, кредиторская задолженность организации поставщику, тоже увеличивается. Следовательно, на счете 10 «Материалы» происходит увеличение и на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» тоже происходит увеличение.
4) Применение определения активного счета к увеличению на счете 10 «Материалы» и применение определения пассивного счета к увеличению на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» позволяет составить следующую бухгалтерскую проводку:
Дебет счета 10 «Материалы»; Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - 500 тыс. руб.
При определении вида счета, активный или пассивный, следует помнить, что не все счета бухгалтерского учета отражаются в балансе. Так, например, не отражаются в балансе счета 90 «Реализация», 25 «Общепроизводственные расходы» и некоторые другие счета. В этом случае следует руководствоваться классификацией имущества и источников формирования имущества. Так, счет 25 «Общепроизводственные расходы» является активным, потому что на нем отражается вид имущества – затраты общепроизводственного характера. Счет 90 «Реализация» является активно-пассивным. Активными на нем являются субсчета 2 «Себестоимость реализации», 3 «НДС», 4 «Акцизы», 5 «Прочие налоги и сборы из выручки», 6 «Экспортные пошлины», так как на них отражены виды затрат организации при реализации продукции, работ, услуг. К пассивным субсчетам на счете 90 «Реализация» относится субсчет 1 «Выручка от реализации», так как выручка является источником возмещения затрат и получения прибыли. Пассивным является также субсчет 9 «Прибыль/ убыток от реализации», так как на нем первоначально отражается прибыль или убыток от реализации.