Общие понятия о зависимостях, законах и закономерностях организации
Организационную структуру процессы изменений составляют комиссия по управлению, проектные и рабочие группы. Как правило, организационная структура, созданная с целью реализации изменений в культуре, не является основной частью организационной структуры компании. И как система организация обладает определенными признаками, как-то:
- состоит из множества элементов, взаимодействующих друг с другом, т.е. имеет свойство целостности;
- имеет четкую организационную форму, т.е. между ее элементами существуют упорядоченные связи;
- объединяет входящие в нее элементы единой целью;
- обладает свойством эмерджентной, т.е. качественно новым свойством целого, которого нет ни у одного ее элемента, взятого в отдельности.
Работа над осуществлением изменений в культуре организации означает творческий подход, тщательную подчитку, хорошее планирование, выбор правильного пути и добросовестную работу.
В любой организации имеются управляемые, частично управляемые и неуправляемые процессы. Каждый процесс включает 4 составляющие:
входное воздействие (вход) (поступающая информация, распоряжение руководителя)
преобразование входящего воздействия (обработка вход воздействия по известным или новым алгоритмам)
результат преобразования вод воздействия (управленческое решение или исполнительское действие самого руководителя)
влияние результата на входное воздействие (корректировка алгоритма обработки начального входного воздействия или изменение его значения)
Между входным воздействием и выходным результатом имеется зависимость, кот может иметь различный вид: табличный, графический, формульный, словесный.
Зависимости могут быть объективными (формируются независимо от воли и сознания людей) и субъективными (формируются людьми для реализации глобальных целей организации или страны); кратковременными (например, зависимость выбора вариантов решения оперативного планирования от имеющегося времени) и долговременными (например, зависимость заработной платы работника от его производительности); моральными (связаны с соблюдением в обществе норм повеления человека, идеалов добра и зла) и аморальными (связаны с обычаями и традициями, так или иначе нарушающих права человека. Эти зависимости проявляются в незаконных общественных формированиях или в организациях, находящихся в неестественных условиях существования).
Закон - это зависимость, которая либо зафиксирована в законодательных документах; является общепринятой нормой для большой группы людей или организаций (такие нормы в Библии, Коране); получила признание и поддержку авторитетных ученых (законы организации).
Закономерность является частью закона. Закон или закономерность с позиций менеджмента можно представить как связь целей управления со средствами и методами их достижения. Таким образом, закон имеет механизм действия и механизм использования. Механизм действия заключается в формировании зависимости выходных параметров от входных, а механизм использования - это набор правил и норм для реализующего механизм действия работника с указанием перечня его прав и ответственности.
Законы организации по важности делятся на 2 уровня:
основополагающие (законы синергии, самосохранения, развития)
менее важные (информативности-упорядоченности, единства синтеза и анализа, композиции и пропорциональности, специфические законы социальной организации).
26. Общие законы организации :Закон синергии.
Основной закон организации – закон синергии – заключается в том, что сумма свойств (потенциалов, энергии, качеств) организованного целого превышает «арифметическую» сумму свойств, имеющихся у каждого из вошедших в состав целого элементов в отдельности. Важнейшая особенность системы – наличие качеств, не сводимых к сумме качеств составляющих ее элементов. Даже если система относительно невелика, то и ее рациональность выражается в том, насколько больше может выиграть коалиция в целом по сравнению с тем, что может получить каждый ее участник, действуя в одиночку.
Эффект синергии зависит не столько от числа и качественного состава образующих элементов, сколько от способа их соединения, механизмов осуществления внутрисистемных связей. Чем разнообразнее эти связи, тем больше и количество способов взаимодействия между элементами организации, тем выше организационный потенциал системы как целостного образования. Необходимым условием существования организационного целого является наличие связей между отдельными составляющими ее частями, которые неоднородны и противоречивы. Неоднородность и противоречивость целого – основа функционирования и развития целостной системы. В социальных организациях связи между элементами выступают в следующих формах:
– административные связи, принадлежности и подчиненности, на основе которых формируется иерархия в организации;
– технологические связи, диктуемые производственной необходимостью;
– хозяйственные связи, побуждаемые экономическими интересами;
– социально-психологические, профессионального, делового и межличностного общения.
Свойством, объясняющим, почему люди объединяются в организации, является прирост дополнительной энергии, превышающий сумму индивидуальных усилий их участников. Но не всегда полезный результат общего усилия, приходящийся на одного из членов группы, действующих совместно, бывает больше, чем результат такого же усилия, приходящегося на каждого из них, если бы они действовали в одиночку. Совместные действия группы людей как необходимое условие получения организационного эффекта не являются исчерпывающим условием. Чтобы этот эффект был достигнут, необходимо, чтобы совместное усилие было синхронизировано, чтобы не только цели, но и направления деятельности были согласованы. Введение в организации простейших форм расчленения общей работы, распределение участников по отношению друг к другу в последовательную зависимость еще более усиливает совокупный эффект. Новый уровень возрастания эффекта синергии дает разделение труда по специальностям, по операциям и т. д. Операции отделяются одна от другой, располагаются в пространстве одна рядом с другой, каждая из них поручается отдельному работнику, и все они одновременно выполняются кооперирующимися между собой работниками. Специализация позволяет значительно повысить производительность труда коллектива работников за счет роста индивидуальных возможностей, накопления опыта, умения, а также применения на различных операциях специализированного инструмента. Таким образом, тайна синергетического эффекта коренится в принципах объединения индивидуальных и групповых усилий: единства цели, разделения труда, согласованности и т. д.
Закон самосохранения.
Срок существования системы ограничен во времени, в течение которого она располагает энергией для воспроизводства и замещения выбывающих элементов и для поддержания связей между всеми образующими ее элементами. Система только тогда способна к самодвижению и изменению, когда она обладает свободной энергией. Свободная энергия – это мера разности потенциалов двух подсистем. Любая система обладает запасом энергии, заключенным в разнообразии ее элементов, напряженности связи между ними. Благодаря энергии связей элементы удерживаются внутри системы, сохраняя ее целостность. Наличие свободной энергии в организованных системах является условием их стабильного функционирования. Согласно закону самосохранения каждая система, если она хочет сохраниться как целостное образование, должна минимизировать свои затраты на получение полезной единицы конечного результата. В условиях простого воспроизводства получаемая энергия направляется на возмещение израсходованной в процессе производственной деятельности. Но в условиях меняющейся среды необходимо также осуществлять действия, направленные на приспособление организации к изменившимся условиям: изменять технологию, переходить на выпуск новой продукции, повышать ее качество, устранять недостатки и т. д. Но для этого необходима дополнительная энергия. Эта энергия может появиться у организации только в результате ее производственной экономии. Экономить энергию можно многими способами: за счет сокращения производства, увольнения части работников, продажи оборудования и т. д. Но такой путь экономии приводит организацию к разрушению и гибели. Закон самосохранения требует экономии другого рода – за счет роста эффективности, повышения производительности труда, сокращения потерь и т. д. Важным показателем прочности, устойчивости организации как целостной системы является характер взаимодействия со средой. Саморегуляция системы заключается в том, что при внутреннем или внешнем воздействии на систему некоторые ее элементы приобретают дисфункциональные свойства, и в целях самосохранения система стремиться нейтрализовать эти дисфункции. Высшая ступень развития форм регуляции – управление. В системах имеется целый ряд регуляторов, подчиненных друг другу. Поскольку регуляция как процесс – это изменение взаимосвязи элементов системы, направленной на ее сохранение, то управление может быть охарактеризовано как процесс передачи информации по каналам связи, при котором поддерживается и усиливается функциональный характер свойств этих элементов. Взаимодействие организации со средой требует выработки определенной стратегической линии.
1. Демпфирование. Принимает форму накопления материалов и оборудования для будущего использования. Если техническое ядро стабильно, то демпфирующие усилия направлены на то, чтобы сила воздействия среды стала бы минимальной.
2. Сглаживание. Похоже на демпфирование, но стоит ближе к требованиям среды. Сглаживанием организация стремится уменьшить список требований, исходящих из среды.
3. Прогнозирование. Организации специально занимаются прогнозированием, создавая соответствующие подразделения.
4. Рационирование. Нормирование ресурсов, распределение продуктов строго по необходимости. Организация, защищая свою технологию, специально сужает распределение, засекречивается и не полностью удовлетворяет спрос на свою продукцию.
Закон развития.
Любая организация в процессе своего существования претерпевает определенные изменения, характеризующиеся изменением ее внутренних свойств и характеристик, совершенствованием функционирования, переходом от одного качественного состояния к другому. Причинно-следственную связь между возможностью получения синергетического эффекта и временем функционирования организации выражает закон развития, или онтогенеза, организации. Следует различать понятия «функционирование» и «развитие системы». Самосохранение организации обеспечивает возможность ее функционирования и одновременно создает возможность для развития. Под функционированием подразумевают процессы, которые происходят в системе стабильно и реализуют фиксированную цель. Развитием называют то, что происходит с системой при изменении или корректировке ее целей. Характерной чертой развития является то, что существующая структура перестает соответствовать новой цели и для обеспечения новой функции приходится изменять структуру, а иногда и всю систему.
Законом онтогенеза направляется изменчивость структур в процессе развития систем: когда и какие элементы надо изъять из системы или дополнительно включить в нее. Системный подход к организации позволяет органически соединить генетическое и прогностическое истолкование объектов и процессов.
Дело генетики в том, чтобы отыскать источники, предпосылки, основы возникновения объекта, проследить, какие этапы этот объект проходил в своем становлении, каким он был и каким стал. Однако мало объяснить прошлое объекта, необходимо раскрыть, куда идет, в каком направлении движется данный объект, каковы перспективы его движения. То есть для системного подхода важны прогноз, предвидение. В онтогенезе выделяются количественная (размеры, динамика, продолжительность жизни) и качественная (появление новых функций, структур) стороны. Наиболее распространенной тенденцией организационных изменений является рост организации. Он может измеряться различными величинами:
– ростом доходов;
– ростом объемов выпускаемой продукции;
– увеличением единиц используемого оборудования;
– увеличением персонала и т. д.
Развитие организации представляет собой необратимое, направленное и закономерное изменение ее характеристик и параметров. Только одновременное наличие всех трех указанных свойств выделяет процессы развития системы среди других изменений. Обратимость изменений характеризует процессы функционирования и представляет собой циклическое воспроизведение постоянной системы функций.
Отсутствие закономерности характерно для случайных процессов катастрофического типа. Поэтому изменения организации будут являться не проявлением внутренних тенденций развития, а возможностью приспособления, адаптации к изменившимся условиям. При отсутствии направленности изменения не могут накапливаться, и поэтому процесс лишается характерной для развития единой, внутренне взаимосвязанной линии. В результате развития возникает новое качественное состояние объекта, которое выступает как изменение его состава или структуры.
ЗАКОН ИНФОРМИРОВАННОСТИ
Всем организациям присущи информационные процессы – обмен информацией между компонентами системы, системой в целом и окружающей ее средой. Не исследовав информационные процессы, невозможно эффективно управлять организацией. Закон информированности означает, что степень организованности может быть выше тогда, когда имеется новая информация и когда эта информация использована. Понятие «информация» означает сообщение о чем-либо, передаваемое людьми, т. е. информация – это уменьшение неопределенности в результате получения сообщений. Неопределенность существует тогда, когда из-за неполноты информации необходим выбор из числа возможных альтернатив. При получении дополнительной информации у человека появляется возможность определить, к чему приведет осуществление тех или иных действий, увидеть их конечный результат и на этой основе осуществить выбор наиболее рационального пути. Учет требований закона информированности при проектировании и формировании организации означает, что уровень ее организованности будет выше тогда, когда заранее получена полная информация о характеристиках элементов как потенциальных структурных единицах системы и особенностях их поведения. При сознательно проводимом системообразовании необходимо выделить в качестве исходного материала для последующих построений элементы внешней среды, а для этого – научиться различать их, сопоставлять и сортировать. Большое значение имеет информация для обеспечения нормального функционирования организации в условиях возмущающих воздействий как внешнего, так и внутреннего порядка. Благодаря информационным процессам система способна осуществить целесообразное взаимодействие с окружающими условиями, координировать и субординировать отношения собственных компонентов, направлять их движение, равно как и движение себя самой к запрограммированной цели, несмотря на отклоняющие воздействия. Способность системы воспринимать полезное и отсекать ненужное зависит от степени информированности системы, от того, насколько богат зафиксированный и хранящийся системой информации опыт решения проблемных ситуаций, связанных с возмущающими воздействиями. Чем разнообразнее, многостороннее опыт, а соответственно, информация, в которой этот опыт зафиксирован, тем устойчивее система. Информация выполняет в организации следующие задачи:
– выступает специфической формой взаимосвязи, взаимодействия компонентов и элементов системы, а также системы в целом с окружающей средой;
– обслуживает все уровни, функции управления – от подготовки и принятия решений до подведения итогов его выполнения;
– содержит сведения о методах и средствах управления, которые нужно использовать для обеспечения эффективного функционирования системы, достижения поставленных целей;
– является непосредственной причиной, определяющей выбор системой того или иного варианта поведения, перевода системы в новое состояние, обеспечивающее ее движение к заданной цели.