Организация публичного выступления

Каждому деловому человеку (предпринимателю или менеджеру) приходится выступать перед какой-нибудь группой слушателей. Содержание выступления может быть разным: план работы коллектива, отчет о работе, техническое совещание и т.п. Разной может быть и аудитория слушателей: очередное собрание акционеров предприятия, научно-техническая конференция, доклад на расширенном заседании Совета директоров, выступление на научно-экономическом совете с инновационным предложением.

Надо уметь убедительно и грамотно выступать перед аудиторией!

Предварительный анализ выступления

Чтобы добиться успеха, нужно заранее представить себе аудиторию, и до начала подготовки (до выбора темы и сбора материала) ответить самому себе на ряд вопросов.

1. Перед какой аудиторией нужно выступать (статус, возраст, пол и т.д.)?

2. Зачем нужно выступать? Какова конечная цель выступления (отчет, план, презентация)?

3. Кто и когда выступал перед данной аудиторией в последний раз, и что было достигнуто в конечном итоге?

4. Кто представит вас аудитории, как вы будете охарактеризованы?

5. Как готовить выступление, чтобы оно соответствовало особенностям данной аудитории?

6. Есть ли неформальные лидеры в данной аудитории, будут ли они присутствовать, надо ли устанавливать с ними контакт?

7. Ожидаются ли «каверзные вопросы»; если да, то какого рода?

8. Какой наглядный материал полезен для данной аудитории: графический, цифровой и т.д.?

9. Есть ли «свои люди» в данной аудитории, способные помочь в подготовке выступления и обеспечить обратную связь при его оценке?

10. Чем закончить предлагаемое выступление?

Подготовка к выступлению

Она сугубо индивидуальна, зависит от уровня знаний и квалификации, но можно сформулировать и общие требования.

1. Работа с исходным материалом:

А) Материалы должны содержать новые, наиболее интересные факты по типичным (актуальным!) для всех вопросам.

Б) Подготовка материалов ведется лично (с привлечением нужных отделов и служб).

2. Выбор темы выступления. Это могут быть:

А) План работы.

Б) Отчет о работе.

В) Потребность высказать собственное мнение по проблеме.

3. Продумывание главной идеи.

Нужно выделить стержневую идею выступления (хорошие результаты, повышение зарплаты, введение инноваций и т.п.).

4. Качество информации:

А) Объем данных должен быть больше, чем собираетесь использовать в речи.

Б) Выступление должно содержать большой процент достоверных статистических данных.

5. Подготовительные материалы должен включать:

А) Готовое содержание.

Б) Изложение статистических данных и фактов.

В) Призыв к действию и конкретным делам.

Г) Резюме (выводы) выступления.

6. Письменная запись выступления может быть в следующих формах:

А) Краткие тезисы выступления (на листе размера А5).

Б) Конспект доклада.

В) Подробный отчет (доклад) с выделенными маркером местами.

7. Репетиция выступления:

А) Прочтение перед зеркалом.

Б) Выступление перед «группой поддержки».

В) Запись на видео и анализ выступления.

Конкретные рекомендации оратору при подготовке выступления:

ü название выступления желательно обсудить с коллегами;

ü оцените интерес аудитории, уровень ее информированности – помните, слушателей интересуют лишь те аспекты работы, которые имеют отношение к их собственной деятельности;

ü продумайте форму речи: язык, стиль, подбор цитат, цифр. Старайтесь излагать свои мысли простым языком с минимумом иностранных терминов. Учтите, что абсолютные цифровые показатели на слух воспринимаются тяжело. Их чрезмерное применение может снизить интерес аудитории. Поэтому их надо представлять в виде наглядных таблиц, а в устной речи использовать только относительные числа: коэффициенты, индексы, проценты;

ü выберите тональность выступления: она может быть предостерегающей, торжественной, мрачной, беспечной, шутливой, счастливой и т.п. Овладейте несколькими вариантами тональности – возможна перестройка по ходу выступления;

ü используйте только культурную речь, избегайте штампов, нелитературных выражений, различных вульгаризмов, слов-паразитов, жаргонных слов вне зависимости от состава аудитории;

ü совершенствуйте технику произнесения речи, продумайте жесты, голосовую модуляцию, выражение лица;

ü продумайте, как наиболее эффективно использовать наглядные пособия, но в любом случае готовьтесь сделать доклад устным, если техника выйдет из строя;

ü развивайте в себе чувство времени: из принятого регламента выходить нельзя. На всякий случай имейте сокращенный вариант выступления;

ü для выступления одевайтесь скромно (без эксцентричности в одежде) – вы и так будете в центре внимания; ведь одежда не должна отвлекать слушателей от целостного восприятия сообщения.

ü нужно провести генеральную репетицию выступления не позднее 1 дня до его даты;

ü начать подготовку нужно за 5-7 дней до выступления: подготовка текста выступления (1 день), наглядных пособий (1 день), коррекция текста (2 дня), подготовка технические средства (1 день), репетиция (1 день).

Структура выступления

Традиционно выступление состоит из трех частей:

1) Начало – стержневая идея: что послужило поводом для выступления. Задача – произвести приятное и яркое впечатление;

2) Основная часть. Задача – сохранить интерес аудитории к теме выступления:

- краткая история рассматриваемого вопроса;

- тенденции развития проблемы;

- накопленный опыт (положительный и отрицательный) решения рассматриваемых вопросов;

- предложения по решению проблемы (это главное содержание, а предыдущее только подводит к этому);

3) Заключительная часть – довести до аудитории выводы выступления, т.е. те 25% информации, которые должны хорошо запомниться.

Технология выступления