Избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного и того же документа
Как видим, проблем очень даже немало, а результатом их является фактическая неуправляемость организации, которая выражается в том, что руководители не могут ответить даже на такие общие вопросы по документам и исполнителям:
какие документы и по каким проблемам находятся в работе;
какова предыстория и состояние решения конкретных вопросов;
Чем занимались и занимаются конкретные исполнители и подразделения.
Руководители, конечно, хотят навести порядок в сфере делопроизводства с использованием компьютерных технологий, но применяют такие простые организационные решения, лишь минимально соответствующие уровню задач компании. Например, часто используемый подход – создание и поддержание разумной схемы размещения файлов на сервере как механизма совместной работы, использование электронной почты как средства передачи документов и контроля исполнения.
Данные меры работают, но только до определенного момента. Как только решаемые компанией задачи усложняются, увеличиваются ее размеры, возможностей указанных решений становится недостаточно, компания снова приближается к информационно-управленческому хаосу.
Единственный путь решения – автоматизация делопроизводства и документооборота компании путем внедрения полноценной информационной системы документационного обеспечения управления (сокращенно ИСДОУ).
Причины проблем документационной деятельности.
В России еще в 1980-гг. многие предприятия требовали от своих программистов создать для своего вычислительного центра Автоматизированную Систему Контроля Исполнения Документов. И программисты честно трудились, и создавали умные программы, и деньги для этого выделялись немалые. Но как только умная машина попадала в руки чиновнику, начиналось непонятное: весь чиновничий аппарат объявлял тихую и негласную забастовку по отношению к ПК: автоматизированная система отнимала чувство чиновничьей значимости и незаменимости. С одной стороны, чиновника обязывали предоставлять системе информацию, обладателем которой традиционно был он и только он. С другой стороны, получалось, что теперь по простому запросу к базе данных руководитель получал справку о состоянии дел, минуя его, чиновника, из рук какого-то оператора ЭВМ. Более того, система регулярно оповещала о его нерасторопности и забывчивости как исполнителя.
Конечно, помимо субъективных, существовали и объективные факторы, сдерживающие автоматизацию делопроизводства. Главным из них был крайне неудобный способ передачи информации между компьютерами – на магнитных носителях, а также крайне небольшой объем памяти, но определяющим был, безусловно, фактор субъективный.
Мало что изменилось и сегодня: любое уважающее себя учреждение закупает высокопроизводительные персональные компьютеры, в любой момент их можно объединить в локальную или корпоративную сеть, что обеспечит полную технологическую поддержку электронного документооборота, а дальше использования Pentium'oв для подготовки документа в редакторе Word с последующей его распечаткой на лазерном принтере дело не идет.
Если рассматривать проблему с другой стороны, то источник возникновения большинства проблем лежит в том, что уже изначально существует противоречие – всюду требуется централизованное управление документацией, а сама технология учета ведется децентрализованно. Карточно-журнальный учет работы с документами ведется автономно в каждом подразделении. При этом процедура выяснения состояния конкретного документа состоит в последовательном сборе данных о документе во всех точках его прохождения.
Для того же, чтобы обеспечить эффективное централизованное управление по какой-либо совокупности документов, необходимо тщательно и своевременно отслеживать и дублировать информацию из подразделений в центре. Это требует огромных накладных расходов: нужны строго регламентированные и трудоемкие технологии сбора и анализа распределенной информации, детально проработанные нормативно-методические документы и подготовленный персонал. Сегодня практически ни одна организация не может позволить себе в полном объеме поддерживать такие технологии.
К сожалению, опыт истории не раз показывал, что прогресс не всегда приводит к устранению проблем, иногда он просто заменяет одни проблемы другими. В полной мере это относится и к новым компьютерным технологиям. С их внедрением возникают не только новые перспективы, но и новые «подводные камни», дополнительные источники потенциального риска. Например, появляются неслыханные ранее возможности для незаконного доступа к конфиденциальной информации, а также вероятность утраты больших массивов ценной информации из-за отказа оборудования, вирусной атаки или неквалифицированных действий пользователя. Потерять можно не только информацию, существует возможность расстаться с большим капиталом.
Но трудности существуют и на государственном уровне: пока государство и суды не признают электронные документы, бизнес может использовать автоматизированные системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ) только для поддержки оперативной деятельности.
Не установлен и порядок признания юридической силы электронных документов государственными органами и судами; отсутствует официально признаваемая методика (стандарт) работы с электронными документами, обеспечивающая признание их юридической силы; отсутствуют методики экспертизы ценности электронных документов, передачи их на архивное хранение, уничтожения электронных документов, работы с грифованными электронными документами, и т.д.