Внешние условия и критерии
1. Наличие (или оценка статистики итогов) отраслей производства в регионе для комплектования разделов выставки (промышленности, транспорта, сельского и коммунального хозяйства, секторов бытового обслуживания, культуры, здравоохранения, спорта и отдыха) + ; — (число, %, ...).
2. Наличие (или оценка потенциала) торговых и деловых предложений по тематике выставки у предприятий региона + ; — (число, %, ...).
3. Наличие (или оценка уровня остроты) потребностей в прогрессивных технологиях, продукции производственно-технического назначения, проектах и инвестициях у предприятий региона для их развития (а для ярмарок — потребностей в новых товарах для населения, услугах здравоохранения, в спортивном оснащении, организации досуга и отдыха) + ; — (число, %, ...).
4. Наличие (или оценка возможностей) организаций выставочного сервиса в регионе, услугами которых можно воспользоваться) + ; — (число, %, ...).
5. Наличие (или оценка возможности) поддержки выставки местными органами властями, ассоциациями и союзами, финансовыми кругами.
Внутренние ресурсы устроителя выставки:
1. Наличие не менее двух-трех конкретных предложений по тематике выставок, удовлетворяющих внешним условиям + ; — (число, %, ...).
2. Наличие ниш (или оценка дефицита) в тематике выставок, проводимых в регионе другими выставочными организациями + ; — (число, %, ...).
3. Наличие (или оценка достаточности) собственной материально-технической базы для проектирования и размещения выставки + ; — (число, %,...).
4. Наличие (или оценка возможности) назначения приемлемых сроков проведения выставки на имеющихся выставочных площадях + ; — (число, %, ...).
5. Наличие (или оценка уровня) уверенности в работоспособности коллектива привлекаемых менеджеров и специалистов + ; — (число, %, ...).
Плюсовых значений критериев для принятия положительного решения должно быть больше пяти. Чем их больше, тем выше гарантия правильности принимаемого положительного решения. И, наоборот, при половине и более отрицательных значений критериев риск будет увеличиваться, и правильным будет отказаться от проведения выставки. Решение о проведении выставки желательно зафиксировать в Протоколе заседания экспертов.
Выбор тематики новой ярмарки ведется аналогично. Нюанс только в том, что вопрос об официальном порядке учреждения ярмарок в России до сих пор остается дискуссионным из-за спорности вопроса о необходимости их регистрации. Учредить новую городскую или региональную ярмарку сегодня может практически любая организация. Но ее учреждение должно быть признано местной ТПП, администрацией города или МСВЯ. Международные ярмарки учреждают крупные выставочные центры, а регистрирует и принимает в свои члены Международная Ассоциация выставочной индустрии (UFI) по рекомендации национальных выставочных ассоциаций и союзов при соблюдении определенных требований. Одно из них — выставка может быть зарегистрирована как международная ярмарка, если она проводилась уже не менее трех раз и документально подтверждено, что ее основные характеристики соответствуют международным требованиям. Второе требование — число иностранных экспонентов на последней прошедшей выставке должно быть не менее 10% от общего количества участников. В России рекомендации для регистрации международной ярмарки могут предоставить МСВЯ или Торгово-промышленная палата РФ. Сегодня в UFI уже зарегистрировано более 30 российских международных ярмарок таких организаций, как ЗАО «Экспоцентр», ГАО «ВВЦ», ВАО «Ленэкспо», ВАО «Нижегородская ярмарка», АО «Сибирская ярмарка» и др. И несколько ярмарок уже проходят процесс регистрации.
8.3. Приказ о подготовке и проведении
выставки.
Создание оргкомитета, рабочих групп и дирекции выставки
После того, как предварительно изучена ситуация, обсуждено и принято решение о проведении выставки, организация приступает к разработке и реализации выставочного проекта. Работа начинается с разработки концепции выставки и оформления первого приказа по подготовке выставки. Потом, по мере необходимости, будут издаваться и другие приказы, но для того, чтобы их было меньше, чтобы из-за подготовки очередных приказов не прерывались рабочие процессы, очень важно тщательно и качественно проработать основополагающий документ. В нем надо предусмотреть все необходимые поручения, важнейшие сроки завершения работ, правоотношения, ответственность и контроль исполнения. Только на основе четких распорядительных документов возможно четкое планирование и организация работ. Приказы относятся к организационно-распорядительной документации. Поэтому должны быть установлены достаточно четкие требования по их структуре и оформлению.
Первыми пунктами приказа устанавливаются срок, цели и задачи проведения выставки. Затем следуют пункты по организации первоочередных работ, распределению поручений и назначению ответственных исполнителей. Важнейшие из них: создание организационного комитета, разрабатывающего идеологию выставки, рабочей группы при нем и дирекции выставки для руководства текущими работами. Их первейшая задача — разработка тематической идеологии выставки с определением основных разделов выставки, важнейших направлений работ и технико-экономическим обоснованием проекта. Такой документ получил распространение в последние годы и все чаще называется «Концепцией выставки».
Создание оргкомитета, рабочих группы и дирекции выставки. Для выработки тематической идеологии выставки и обеспечения координации работ по ее подготовке и проведению приказом или распоряжением устроителя выставки создается организационный комитет (в дальнейшем — оргкомитет). В его состав приглашаются представители министерств, администрации (города, области и
т.д.); отраслевых ассоциации и союзов, общественных организаций, средств массовой информации, проявивших интерес к данной выставке, а сами эти ведомства и учреждения включаются в перечень соорганизаторов выставки. Важнейшие выставки и ярмарки в России иногда патронирует Правительство РФ и даже Президент.
Помощь администрации, министерств и правительства при проведении выставок неоценима, если она оказывается с энтузиазмом и заинтересованностью. Присутствие их представителей в организационных комитетах чрезвычайно желательно. Их организационные возможности, интеллектуальный и материальный потенциал помогают провести выставку на высоком техническом и качественном уровне. К работе оргкомитета привлекаются руководители крупных предприятий, объединений, научных обществ и общественных организаций, а по отдельным выставкам — даже представители политических движений и партий. Состав оргкомитета определяется в зависимости от масштабов и значимости будущей выставки. Если выставка межотраслевая, оргкомитет создается из представителей заинтересованных министерств и ведомств, а председательство в нем берет на себя один из министров или первых его заместителей. На местных и региональных выставках и ярмарках обычно председательствуют в оргкомитете руководители администраций или их заместители.
Практика организации оргкомитетов самая разнообразная. Пока многое зависит от связей, пробивной способности и удачливости устроителей выставки. Функции оргкомитетов выставок различных уровней хотя и различны по масштабам, но, по сути, имеют много общего. Оргкомитет выставки (ярмарки) уточняет тематическую направленность выставки, сроки ее подготовки и открытия; утверждает основные разделы, тематические планы, перечни экспонатов, заслуживающих особого внимания, проекты художественного оформления, комплексный план работ по подготовке выставки и сопутствующих мероприятий в период ее работы. В комплексе это и есть «Концепция выставки». Оргкомитет на одном из заседаний утверждает ее и принимает как руководство к действию для всех исполнителей на соответствующих направлениях. Он осуществляет контроль за своевременным окончанием всех работ и оказывает помощь в решении сложных вопросов, утверждает процедуру открытия выставки, рассматривает вопросы, связанные с приглашением почетных гостей, предварительные итоги выставки и отчет о ее проведении. Хотя в главном функции оргкомитетов сходны, на практике они могут различаться в зависимости от условий и специфики проводимой выставки. Различия могут быть в официальном оформлении его образования, в определении состава, организации документационного обеспечения, периодичности заседаний, в круге рассматриваемых вопросов, во взаимоотношениях с государственными органами. На крупных выставках, имеющих важное значение для развития науки и промышленности, оргкомитет может создать научно-технический центр. НТЦ создается из крупных ученых и известных специалистов промышленности для изучения и экспертизы выставленной экспонатуры, отбора прогрессивной техники, оборудования и технологий для более тщательного их изучения или подготовки заключений и предложений по закупке их российскими предприятиями и учреждениями.
Оргкомитет является представительным органом. Он собирается периодически и обсуждает или решает вопросы, подготовленные его исполнительными органами — ответственным секретарем оргкомитета или рабочей группой. Одной из первых задач оргкомитета является обсуждение и утверждение концепции выставки. В задачи рабочей группы входит: подготовка заседаний оргкомитета, и в том числе, подготовка документов к рассмотрению на его заседаниях, обеспечение контроля исполнения его решений, осуществление связи с отечественными и зарубежными организациями. В отельных случаях вместо рабочей группы оргкомитетом назначается ответственный секретарь. Некоторые специфические вопросы на заседание оргкомитета может вынести дирекция выставки, являющаяся исполнительным органом организации-устроителя.
Для организации текущей и оперативной работы по подготовке и проведению выставки (или ярмарки) устроитель создает специальный орган управления — дирекцию. Дирекция назначается приказом по предприятию для реализации целей и задач выставки и является его исполнительным органом. Естественно, успех выставки, ее коммерческий, социальный и технический результат во многом будут зависеть от профессиональной компетентности руководства дирекции и ее сотрудников. Дирекция разрабатывает проект концепции выставки и другие документы, планирует работу, заблаговременно устанавливает контакты со всеми организациями и службами, принимающими участие в выставке; способствует налаживанию контактов заинтересованных в выставке лиц и учреждений; осуществляет оперативный контроль хода выполнения работ. Дирекция непосредственно работает с проектировщиками-дизайнерами, строителями-монтажниками и художниками-оформителями; активно способствует налаживанию взаимодействия всех участников большой и сложной работы; обеспечивает слаженность работы всего коллектива в целом. На нее же возлагаются обязанности по администрированию на территории выставки и по реализации всех намеченных совместно с оргкомитетом мероприятий во время ее проведения. В зависимости от статуса выставки состав дирекции может быть разным по численности и должностному распределению обязанностей. У директора и сотрудников дирекций могут быть эксклюзивные, сдвоенные или строенные функции, больше или меньше полномочия. Для рассмотрения в качестве примера можно взять дирекцию, типичную для международной выставки в составе: директор, первый заместитель директора, заместитель директора по административным вопросам, главный художник, методист, специалист по транспорту, бухгалтер, заведующий хозяйством, старший переводчик, офис-секретарь.
Директор выставки, как правило, многоопытный и разносторонний работник. Это не просто администратор-хозяйственник, но еще и опытный организатор рекламы, коммерсант, художник-дизайнер, воспитатель и идеолог одновременно. Он осуществляет руководство деятельностью не только дирекции, но и всего персонала выставки на всех этапах работы; обеспечивает нормальные условия его работы и проживания в местах проведения выставки. Он отвечает за ведение всей финансовой и хозяйственной деятельности по выставке и является распорядителем кредитов. Он заключает контракты и соглашения с фирмами-подрядчиками. Именно директор обязан обеспечить четкое знание каждым сотрудником своих обязанностей и систематическую работу по повышению их культурной и профессиональной подготовки.
Заместители директора являются его ближайшими помощниками в решении различных вопросов в соответствии с распределением обязанностей. Например, первый заместитель директора организует работу по проектированию, монтажу и обслуживанию экспозиций. В отсутствие директора исполняет его прямые обязанности. Кадровые и административные вопросы поручается решать другому заместителю директора.
Главный художник разрабатывает проект оформления экспозиций, осуществляет авторский надзор за проектом и изготовлением элементов художественного оформления. Совместно с директором главный художник принимает участие в переговорах с руководством фирм и организаций по вопросам заключения договоров и контрактов, касающихся проектирования, монтажа и оформления экспозиций и отдельных стендов. Он непосредственно руководит коллективом дизайнеров и художников, контролирует качество работы бригад монтажников и оформителей.
Методист участвует в разработке концепции выставки, руководит разработкой тематического плана, контролирует соответствие монтажа и оформления экспозиций проекту, инструктирует переводчиков, помогает гидам сопровождения почетных гостей приспособить к условиям выставки тексты их рассказов, принимает участие вприеме делегаций и почетных гостей, изучает опыт иностранных экспонентов, разрабатывает предложения по лучшему проведению последующих выставок.
Специалист по транспорту организует транспортно-экспедиторские и погрузо-разгрузочные работы, завоз и вывоз грузов из аэропортов и таможни, организует выполнение таможенных формальностей, рассчитывает стоимость транспортно-экспедиторских работ для включения в смету расходов, сдает необходимые документы в планово-финансовый отдел, контролирует выполнение обязательств транспортно-экспедиторскими фирмами, обеспечивает (в случае необходимости) транспортными средствами экспонентов.
Заведующий хозяйством осуществляет хранение и выдачу материалов, спецодежды, представительских продуктов и сувениров, обеспечивает персонал всем необходимым, ведет учет приобретениям и расходам. По поручению руководства организует протокольные мероприятия. Он отвечает за правильное оформление документов, связанных с приобретением, хранением и расходованием материалов и представительских продуктов.
Бухгалтер участвует в разработке сметы расходов по выставке; а если выставка проводится за границей, проводит необходимую работу по открытию счетов дирекции в иностранном банке. Кроме того, он контролирует правильность расходования сметных ассигнований; визирует финансовые документы дирекции, обеспечивает вторую подпись на платежных поручениях и требованиях. Он проводит все платежные операции и оформляет на них расчетно-денежные материалы, контролирует ведение расчетов по заключенным контрактам и соглашениям, по распоряжению дирекции выдает деньги сотрудникам, производит разные выплаты, подготавливает отчет о хозяйственно-финансовой деятельности дирекции выставки.
Старший переводчик руководит работой переводчиков, обеспечивает перевод отзывов посетителей и других материалов по указанию директора и его заместителей, в случае необходимости оказывает персоналу выставки методическую помощь и консультации по вопросам перевода. При приеме почетных гостей и ответственных делегаций сам выступает в качестве гида-переводчика.
Офис-секретарь (секретарь-делопроизводитель, секретарь-референт) ведет корреспонденцию и делопроизводство дирекции выставки, печатает все необходимые документы дирекции. В период подготовки выездной выставки он заказывает, комплектует иконтролирует отгрузку на выставку канцелярских принадлежностей, материалов, посуды, инструментов и приборов, печатающих устройств, т.е. всего имущества, необходимого для офиса дирекции. При демонтаже и ликвидации выставки секретарь обязана принять меры для сбора, упаковки и оформления к отправке имущества дирекции, за исключением того, что не подлежит возврату.
Начальник раздела. Если на международной выставке отечественная экспозиция представлена несколькими разделами, помимо перечисленных должностей в состав дирекции выставки могут быть включены начальники разделов. Они назначаются из числа работников организатора выставки или из специалистов ведомств и предприятий, представленных на выставке. Если раздел выставки является единой экспозицией одного ведомства, то оно само назначает начальника раздела. Дирекция выставки только решает вопрос: включать или не включать его в свой состав. На него возлагается ответственность за подготовку и работу соответствующего раздела. Он помогает дирекции в профессиональной подготовке персонала своего раздела, конкретизирует задачи дирекции, распределяет поручения и доводит их до исполнителей, контролирует работу, несет материальную ответственность за имущество раздела и административную ответственность — за дисциплину и порядок на закрепленном участке. Для стендистов начальник раздела является непосредственным координатором их работы при посещении делегаций, главным консультантом, советчиком и наставником. По всем возникающим организационным вопросам стендисты в первую очередь обращаются к начальнику раздела. В период работы выставки в сфере внимания дирекции находятся пресс-центр, коммерческий центр, юристы, переводчики, технический персонал и служба безопасности. Переводчиков дирекция обычно нанимает. Поэтому следует обратить особое внимание на их подготовку к работе на выставке. Чаще всего, они работают с группой приема почетных гостей или на встречах и переговорах дирекции. Дирекция может предоставить услуги переводчиков экспонентам для работы на стенде или при организации их переговоров. Поэтому качество работы и возможности переводчиков специально проверяются дирекцией. На выставке могут работать в различных экспертных комиссиях представители министерств, ведомств и органов власти, и дирекция обязана оказывать им всяческое содействие в этой работе.
Структура, штатное расписание и финансовый план дирекции выставки являются базовыми организационными документами, определяющими состав служб, лимиты численности, фонд зарплаты, лимиты затрат и планируемые доходы от проведения выставочного мероприятия.
Структура дирекции — это документ, утверждаемый руководством и определяющий состав служб дирекции выставки, их взаимосвязи с дирекцией и между собой. Структура дирекции может быть представлена перечнем служб или оформлена графическими блоками с названиями подразделений, связанными между собой линиями по подчиненности.
Образец 8.1
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
____________________
«____»_________2002г.
СТРУКТУРА ДИРЕКЦИИ ВЫСТАВКИ «ОТЕЛЬ-2002»
Директор выставки «Отель-2002»
Штатное расписание — документ, утверждаемый руководством и устанавливающий численность дирекции по отдельным специалистам и по дирекции в целом, а также определяющий лимиты по оплате труда и годовой фонд зарплаты.
Образец 8.2
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
фирмы «Сервис Экспо»
«___»__________2002 г.
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ ДИРЕКЦИИ ВЫСТАВКИ «ОТЕЛЬ-2002»
| № п/п | Должность | Кол-во чел. | Месячный оклад (руб.) | Годовой оклад (руб.) | Годовой фонд з/п (руб.) | Примечания |
| 1. | Директор выставки | 8.000 | 96.000 | 96.000 | ||
| 2. | Первый зам. директора. | 7.000 | 84.000 | 84.000 | ||
| 3. | Заместитель директора | 6.000 | 72.000 | 72.000 | ||
| 4. | Главный художник | 6.000 | 72.000 | 72.000 | ||
| 5. | Старший методист | 5.000 | 60.000 | 60.000 | ||
| 6. | Заведующий хоз. частью | 4.000 | 48.000 | 48.000 | ||
| Спец. по транспорту | 4.000 | 48.000 | 48.000 | |||
| 8. | Старший переводчик | 5.000 | 60.000 | 60.000 | ||
| 9. | Переводчик | 4.000 | 48.000 | 192.000 | ||
| 10. | Охранник | 4.000 | 48.000 | 240.000 | ||
| 11. | Разнорабочий | 3.500 | 42.000 | 210.000 | ||
| 12. | Офис-секретарь | 3.500 | 42.000 | 42.000 | ||
| 13. | Гардеробщик | 2.000 | 24.000 | 48.000 | ||
| 14. | Уборщицы | 2.000 | 24.000 | 96.000 | ||
| 15. | Бухгалтер | 5.000 | 60.000 | 60.000 | ||
| Всего: | 30 чел. | 1.428.000 |
Плановая штатная численность дирекции выставки — 30 чел.
Годовой фонд оплаты труда дирекции выставки — 1 428 000 руб.
Директор выставки «Отель-2002»_____________
8.4. Финансовый план и бюджет выставки. Разработка сметы затрат
Финансовый план выставки — это стратегический план хозяйственно-коммерческой работы, с помощью которого по затратам и себестоимости работ проектируют ожидаемую рентабельность мероприятия и направления деятельности, по которым будет формироваться прибыль.
Образец 8.3
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
« » 2002 г.
ФИНАНСОВЫЙ ПЛАН ВЫСТАВКИ «ОТЕЛЬ-2002»
| № п/п | Наименование услуг и работ | Поступления в доход от реализации работ и услуг по выставке | Планов, себестоимость (руб.) | Планов, прибыль (руб.) | ||
| Ст-ть 1 кв. м (руб.) | Кол-во (кв. м) | Сумма (руб.) | ||||
| 1. | Сдача в аренду площади, в том числе с коэффициентом: | Средняя 100 | 215 000 | 110 000 | 105 000 | |
| 1.1. | 0,8 | 48 000 | ||||
| 1.2. | 0,9 | 45 000 | ||||
| 1.3. | 1,0 | 40 000 | ||||
| 1.4. | 1,1 | 33 000 | ||||
| 1.5. | 1,2 | 24 000 | ||||
| 1.6. | 1,3 | 14 950 | ||||
| 1.7. | 1,4 | 10 500 | ||||
| 2. | Сдача в аренду типового стенда размером: | Средняя 200 | 432 000 | 237 000 | 195 000 | |
| 2.1. | 2 х 2 кв. м = 4 х 60 ед. = 240 | 55 200 | ||||
| 2.2. | 2 х 4 кв. м = 8 х 50 ед. = 400 | 88 000 | ||||
| 2.3. | 4 х 4 кв. м = 16 х 10 ед. = 160 | 35 200 | ||||
| 2.4. | 4 х 6 кв.м = 24 х 10 ед. = 240 | 52 800 | ||||
| 2.5. | 4 х 8 кв. м = 32 х 5 ед. = 160 | 33 600 | ||||
| 2.6 | 6 х 8 кв. м = 48 х 5 ед. = 240 | 50 400 | ||||
| 2.7. | 6 х 12 кв. м = 72 х 5 ед. = 360 | 75 600 | ||||
| 2.8. | 6 х 18 кв. м= 108 х 2ед.= 216 | 43 200 | ||||
| 3. | Проектирование и строительство стендов | Средняя 300 | 207 000 | 102 000 | 105 000 | |
| 3.1. | Фирма «Туборг» — 100 кв. м | 28 000 | ||||
| 3.2. | Фирма «Майский чай» — 80 кв. м | 23 200 | ||||
| 3.3. | «Президент-Отель» — 48 кв. м | 14 400 | ||||
| 4. | Валютная выручка: | $ | $ | $ | ||
| Всего | 854 000 | 449 000 | 405 000 |
Плановая прибыль — 405 000 руб.
Налоги, платежи и перечисления в бюджет — 65% или 263 250 руб (405 000
х 0,65 =263 250 руб)
Прибыль, очищенная от налогов и платежей — 113 400 руб (405 000 -
263 250= 131 750 руб)
Директор выставки «Отель-2002»
Главный бухгалтер____________
Разработка сметы затрат и калькуляция работ. Сметы затрат по выставкам могут иметь самый разный состав статей и их комбинации, но графы таблицы сметы постоянны. Каждая смета должна иметь гриф утверждения и подпись разработчика.
Образец 8.4
СМЕТА ЗАТРАТ ПО ВЫСТАВКЕ «ОТЕЛЬ-2002»
| № п/п | Наименование статей затрат | Един, изм | Цена | К-во | Сумма | |||||
| 1. ЭТАП ПОДГОТОВКИ ВЫСТАВКИ ЗАРПЛАТА | ||||||||||
| Основная зарплата персонала | чел. | руб./у.е | чел. | руб./у.е | ||||||
| Зарплата аппарата управления | чел. | руб./у.е | чел. | руб./у.е | ||||||
| Гонорары творческим работникам | чел. | руб./у.е | чел. | руб./у.е | ||||||
| Оплата договоров подряда | чел. | руб./у.е | чел. | руб./у.е | ||||||
| Общие расходы на зарплату | чел. | руб./у.е | чел. | руб./у.е | ||||||
| НАКЛАДНЫЕ РАСХОДЫ | ||||||||||
| % от основной зарплаты | % | руб/у.е | 25% | руб/у.е | ||||||
| ОБОРУДОВАНИЕ, МАТЕРИАЛЫ И ПОЛУФАБРИКАТЫ | ||||||||||
| Конструкции «Октанорм» | комплект | руб./у.е | к-т | руб./у.е | ||||||
| Конструкции «Комби» | комплект | руб./у.е | к-т | руб./у.е | ||||||
| Ковровые покрытия | кв. м | руб./у.е | кв. м | руб./у.е | ||||||
| Оргстекло | кв. м | руб./у.е | кв. м | руб./у.е | ||||||
| Стекло | кв. м | руб./у.е | кв. м | руб./у.е | ||||||
| Столы пластиковые сборные | шт. | руб./у.е | шт. | руб./у.е | ||||||
| Стулья пластиковые | шт. | руб./у.е | шт. | руб./у.е | ||||||
| Общие затраты на оборудование | руб./ у.е | руб./у.е | ||||||||
| ИНСТРУМЕНТ И ОСНАСТКА | ||||||||||
| Слесарный инструмент | комплект | руб./у.е | к-т | руб./у.е | ||||||
| Столярный инструмент | комплект | руб./у.е | к-т | руб./у.е | ||||||
| Электромонтажный инструмент | комплект | руб./у.е | к-т | руб./у.е | ||||||
| Общие затраты на инструмент | руб./у.е | руб./у.е | ||||||||
| РЕКЛАМА ВЫСТАВКИ | ||||||||||
| Газеты, радио, телевидение | руб./у.е | к-т | руб./у.е | |||||||
| Пригласительные билеты | руб./у.е | к-т | руб./у.е | |||||||
| Прямая почтовая рассылка | руб./у.е | к-т | руб./у.е | |||||||
| Городские щиты и доски объявлений | руб./у.е | к-т | руб./у.е | |||||||
| Общие затраты на рекламу | руб./у.е | руб./у.е | ||||||||
| 2. ЭТАП ПРОВЕДЕНИЯ ВЫСТАВКИ | ||||||||||
| ЗАРПЛАТА | ||||||||||
| Основная зарплата персонала | чел. | руб./у.е | чел. | руб./у.е | ||||||
| Зарплата аппарата управления | чел. | руб./у.е | чел. | руб./у.е | ||||||
| Гонорары творческим работникам | чел. | руб./у.е | чел. | руб./у.е | ||||||
| Оплата договоров подряда | чел. | руб./у.е | чел. | руб./у.е | ||||||
| Общие расходы на зарплату | чел. | руб./у.е | чел. | руб./у.е | ||||||
| НАКЛАДНЫЕ РАСХОДЫ | ||||||||||
| % от основной зарплаты | % | руб./у.е | 125% | руб./у.е | ||||||
Продолжение образца 8.4
| МАТЕРИАЛЫ И МАЛОЦЕНКА | |||||||||||||||||
| Канцелярские принадлежности | комплект | руб./у.е | к-т | руб./у.е | |||||||||||||
| Бумага для машинописи и записей | кг | руб./у.е | кг | руб./у.е | |||||||||||||
| Флажки настольные и вымпелы | шт. | руб./у.е | шт. | руб./у.е | |||||||||||||
| Общие затраты на малоценку | руб./у.е | руб./у.е | |||||||||||||||
| РЕКЛАМА | |||||||||||||||||
| Газеты и журналы | руб./у.е | руб./у.е | |||||||||||||||
| Радио и телевидение | руб./у.е. | руб./у.е | |||||||||||||||
| Сувениры | руб./у.е | руб./у.е | |||||||||||||||
| Общие затраты на рекламу | руб./у.е | руб./у.е | |||||||||||||||
| ПРОВЕДЕНИЕ СОПУТСТВУЮЩИХ МЕРОПРИЯТИЙ | |||||||||||||||||
| Пресс-конференция | руб./у.е | чел. | руб./у.е | ||||||||||||||
| Презентации | руб./у.е | чел: | Руб./у.е | ||||||||||||||
| Деловые встречи | руб./у.е | чел. | руб./у.е | ||||||||||||||
| Семинары | руб./у.е | чел. | руб./у.е | ||||||||||||||
| Конкурсы, дипломы и награды | руб./у.е | чел. | руб./у.е | ||||||||||||||
| Общие затраты на мероприятия | руб./у.е | руб./уе | |||||||||||||||
| ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ | |||||||||||||||||
| Прием делегаций и экскурсий | руб./у.е | руб./у.е | |||||||||||||||
| Фуршет для прессы и общественности | руб./у.е | руб./у.е | |||||||||||||||
| Протокол и переговоры | Руб./у.е | руб./у.е | |||||||||||||||
| Общие представительские расходы | руб./у.е | руб./у.е | |||||||||||||||
| 3. ЗАКРЫТИЕ И ДЕМОНТАЖ ВЫСТАВКИ ЗАРПЛАТА | |||||||||||||||||
| Основная зарплата персонала | чел. | руб./у.е | чел. | руб./у.е | |||||||||||||
| Зарплата аппарата управления | чел. | руб./у.е | чел. | руб./у.е | |||||||||||||
| Оплата договоров подряда | чел. | руб./у.е | чел. | руб./у.е | |||||||||||||
| Общие расходы на зарплату | чел. | руб./у.е | чел. | руб./у.е | |||||||||||||
| НАКЛАДНЫЕ РАСХОДЫ | |||||||||||||||||
| % от основной зарплаты | % | руб./у.е | 25% | руб./у.е | |||||||||||||
| МАТЕРИАЛЫ | |||||||||||||||||
| Тара и упаковка | комплект | руб./у.е | к-т | руб./у.е | |||||||||||||
| Бумага оберточная «крафт» | кг | руб./у.е | кг | руб./у.е | |||||||||||||
| Лента окантовочная | кг | руб./у.е | кг | руб./у.е | |||||||||||||
| Общие затраты на материалы | Руб./у.е | руб./у.е | |||||||||||||||
| ОБЩИЕ ЗАТРАТЫ НА ВЫСТАВКУ | руб./у.е | 491.000 | |||||||||||||||
Начальник планово-финансового отдела _______________________
• Утверждение финансового плана и бюджета выставочного мероприятия. Планирование доходов от проведения выставки — это разработка финансового плана. Прежде всего, это оценка ситуации и определение всех возможных источников денежных поступлений (финансовой выручки) от проведения выставки, сопутствующих мероприятий, выполняемых работ и услуг. Планирование финансовой выручки — это утверждение статей доходов по проводимому выставочному мероприятию в рублях и иностранной валюте. Кроме основных статей доходов таких, как: платежи экспонентов за аренду площадей и строительство стендов (см. образец финансового плана), сюда могут быть включены:
— выручка справочно-информационной службы;
— выручка от услуг связи и телекоммуникаций;
— выручка от проката автомашин и оборудования;
— выручка от продажи входных билетов и пропусков (персональных и для автотранспорта);
— выручка от лотерей, аттракционов и культурных программ;
— выручка от продажи сувениров и рекламной продукции;
— выручка от посреднической помощи клиентам;
— выручка торговых точек и организаций общественного питания;
— выручка от демонтажа выставки и технической помощи экспонентам;
— НДС, налог с продаж и прочие начисления, входящие в состав цен и расценок.
Полный набор статей дохода обычно состоит из традиционной части и новых предложений, являющихся плодом творческого поиска специалистов предприятия при организации конкретной выставки. Разработанный специалистами проект финансового плана, после рассмотрения и согласования с заинтересованными службами, утверждается руководителем предприятия и становится руководством к действию дирекции выставки.
Утверждение и контроль бюджета выставки. Чтобы реализовать рабочий и финансовый план, уже с самого начала работ потребуются деньги. На первом этапе реализации плана обычно расходуются «Оборотные средства предприятия» (если таковые имеются), сформированные из прибыли от проведенных ранее выставочных мероприятий и других доходов. Затем в ход идут предоплаты участников выставки: регистрационные сборы, перечисления за аренду площадей и строительство стендов и т.п. Если и этого пока нет, приходится искать краткосрочные кредиты в банке или заемные деньги у организаций-партнеров, инвесторов, спонсоров и прочее.
Прочими финансовыми источниками могут быть:
— взносы спонсоров;
— паевые доли соорганизаторов выставки или соучредителей ярмарки;
— заказ на подготовку и проведение выставки (ярмарки) с финансированием работ общественными организациями, ассоциациями, союзами или местными администрациями;
— программы местных администраций, министерств, ведомств, правительства или администрации президента по поддержке выставочной деятельности;
— выручка от бартерных сделок и клиринговых операций.
И каждый раз все приходится решать по-разному, в зависимости от реальной ситуации и финансового положения предприятия. Источники финансовых ресурсов выставочного мероприятия, следовательно, тоже подразделяются на традиционные и новые, изыскиваемые по необходимости. Разработка предложений по выделяемым на выставку денежным средствам — забота планово-финансовой службы предприятия. Она готовит рекомендации не только по сумме выделяемых средств, но и по составу источников финансирования. Свои предложения планово-финансовая служба в форме проекта «Бюджет выставки» передает на утверждение руководству предприятия. Только после утверждения бюджета мероприятия в целом дирекция выставки может расходовать средства в пределах установленных лимитов по каждой статье сметы затрат. Общий размер финансирования выставки вносится в приказ о ее подготовке и проведении в форме пункта «Выделить на подготовку и проведение выставки средства в рублях и валюте в размере_____»,
а бухгалтерии этим же приказом дается указание оплачивать соответствующие расходы по предъявлении необходимых платежных документов. Обычно в этом же приказе указывается, на кого возлагается контроль за расходованием средств, выделенных на проведение выставки.
8.5. Разработка концепции выставки
К началу разработки «Плана мероприятий по подготовке и проведению выставки» желательно иметь концепцию выставки — общий руководящий материал, содержащий результаты исследований рынка, выводы, позволившие принять решение о целесообразности проведения выставки, общую идею выставки, ее цели и задачи, особенности тематики, принципы группирования экспозиций, и другие условия, в которых будет осуществляться реализация проекта. Чаще всего, концепция разрабатывается инициаторами выставки по итогам предварительной проработки вопросов о возможности ее проведения, рассмотренным выше. Оформляется концепция в произвольной форме и утверждается оргкомитетом выставки. Структура и содержание концепции определяются конкретными условиями, но выставочная практика уже выработала некоторые типовые рекомендации по составу ее разделов. Так, в одном из учебных пособий рекомендуется основные положения концепции изложить в следующей последовательности:
• обоснование состоятельности проекта для рынка;
• описание рынка (статистика, инновационный цикл и др.);
• программа государственной поддержки;
• потенциальные стратегические партнеры;
• выводы анализа конкурентной среды;
• зона охвата, значение, время и место проведения выставки;
• уникальные стороны проекта;
• тематико-экспозиционный план выставки, принципы организации экспозиций, и целевых групп экспонентов;
• структура экспонентов выставки (ведущие компании, предполагаемое количество экспонентов и выставочной площади);
• мероприятия деловой программы (протокольные мероприятия, конференции, семинары, «круглые столы»);
• культурные программы и сопутствующие мероприятия;
• конкурсные и презентационные программы;
• инфраструктурное обеспечение.
Это не означает, что данным рекомендациям нужно следовать буквально. Состав разделов концепции у разных разработчиков может быть полнее, детальнее или наоборот, укрупненными и короче. Например, приведенный выше состав разделов целесообразно начать разделом «Основания для выбора тематики и названия выставки». Раздел «Описание рынка» дать вторым, т.е. поменять его местами с разделом «Обоснование состоятельности проекта для данного рынка».
Название раздела «Инфраструктурное обеспечение» лучше заменить более понятным или конкретизировать.
Для примера рассмотрим концепцию. Первой специализированной выставки «Электроника. Компоненты. Оборудование. Технологии» выставочной компании «ЧипЭкспо». Предыстория ее рождения такова. Идея создания выставки родилась в среде российских производителей электроники и дистрибьюторов электронных компонентов. К началу 2000 г. выявилась их неудовлетворенность теми немногочисленными выставками, которые уже несколько лет устраивались в России. Внимание устроителей этих выставок концентрировалось в первую очередь на привлечении иностранных экспонентов. Даже известная международная выставка «Электроника» вМоскве не устраивала отечественных участников по целому ряду причин. Главные из них:
а) неудобное время проведения (она проводилась в конце «бизнес-сезона»);
б) ежегодная смена места проведения;
в) низкий уровень обслуживания участников и посетителей;
г) несоответствие цен на услуги качеству организации выставки;
д) малое число посетителей и, следовательно, деловых контактов и др.
К 2002 г. у руководителей отечественных предприятий уже четко осознавалась потребность в новой выставке, которая бы отвечала современным требованиям возрожденного рынка отечественной электроники иделовых людей, оперировавших поставками электронных компонентов, специального оборудования и технологий. В результате коллективного обсуждения проблемы несколько отечественных компаний учредили выставочную фирму «ЧипЭкспо» и поручили ей решение всех вопросов по подготовке и проведению новой специализированной выставки. Коллектив фирмы с честью решил поставленные задачи: провел специальные маркетинговые исследования на рынке выставочных услуг, определил тематику и разделы выставки, дал ей удачное название, выявил наиболее благоприятное время и место ее проведения (сентябрь 2003 г., ЦДХ на Крымском валу), разработал концепцию выставки (см. прил. 3).
8.6. Рабочий план подготовки и проведения выставки. Основные этапы работ
Планирование остается основой рациональной подготовки и эффективного проведения выставки или ярмарки. Планирование должно осуществляться на всех уровнях и во всех звеньях, независимо от того, как фактически будут называться плановые документы: план, план-график, график работ, линейная диаграмма или сетевой план мероприятий. По многолетней традиции основной рабочий план в большинстве организаций называют планом мероприятий по подготовке и проведению выставки. Четкий, детально увязанный план является залогом успешной организации и координации работ. Прежде всего, план — это задание исполнителям. Благодаря системе планов процесс подготовки выставки органично переходит в целый ряд взаимосвязанных и взаимозависимых операций, реализуемых коллективом исполнителей, являющихся звеньями единой сложной системы. От успешных действий этих исполнителей во многом зависит конечный результат: технический, художественный или научный уровень выставки, ее экономическая рентабельность или действенность как информационно-рекламного мероприятия. Утвержденный план становится документом для контроля хода исполнения и координации действий исполнителей и соисполнителей. Таким образом, искусство планирования подготовки выставки и управление этим процессом является залогом рационального использования всегда ограниченных сил, времени и средств. Еще один важный фактор — плановый период подготовки и проведения выставки. Плановый период в зависимости от типа выставочного мероприятия и статуса выставки может составлять от двух месяцев (например, для заводской юбилейной выставки) до пяти лет — для Всемирной выставки «ЭКСПО». Естественно, это накладывает специфику на всю организацию работ, на детализацию плана по этапам, на взаимосвязи исполнителей, на контроль и координацию хода выполнения этапов и под этапов. Но независимо от типа готовящейся выставки и времени, отведенного на ее подготовку, в многообразии вариантов планов можно выделить обязательные этапы и работы. Рассмотрим типовой план мероприятий, состоящий из 30 этапов, представленный ниже.
Этапы типового плана по подготовке и проведению выставки
1.Подготовка распорядительного документа о подготовке выставки и доведение его до исполнителей.
2. Создание организационного комитета, рабочей группы и дирекции выставки; проведение первого (организационного) заседания.
3. Разработка графиков и инструкции по реализации плана мероприятий по подготовке и проведению выставки и доведение их до исполнителей.
4. Разработка сметы затрат на подготовку и проведение выставки, финансового плана по доходной части и утверждение бюджета выставки.
5. Разработка концепции выставки, тематического (или экспозиционного) плана и утверждение их оргкомитетом.
6. Разработка информационно-рекламных материалов (информационного письма, персональных приглашений и т.п.), договорной коммерческой документации («Заявка-Договор на участие в выставке», «Условия участия в выставке», прайс-листы на услуги и работы).
7. Решение вопроса о помещении или экспозиционных площадях выставки.
8. Рассылка информационного письма и заявочно-договорной документации потенциальным участникам.
9. Подготовка рекламной кампании выставки в СМИ, на радио и телевидении.
10. Регистрация поступающих заявок участников, контроль и учет денежных перечислений, комплектование выставки по разделам, согласование планировок с экспонентами и т.п.
11. Разработка художественного проекта выставки.
12. Разработка техно-рабочего проекта выставки со спецификациями, схемами энергоснабжения и освещения.
13. Разработка мероприятий по технической, пожарной, криминальной и другим видам безопасности.
14. Подготовка и издание официального каталога выставки.
15. Издание и вывоз из типографии тиражей рекламных проспектов, буклетов, приглашений, входных билетов и тому подобных материалов.
16. Решение вопросов материально-технического обеспечения работ по выставке и проводимых сопутствующих мероприятий.
17. Организация изготовления в производстве или приобретения у поставщиков необходимого оборудования и элементов художественного оформления, технических средств рекламы.
18. Сборка и монтаж несущего оборудования, каркасов, боксов, витрин, строительство индивидуальных стендов.
19. Подготовка группы сопровождения почетных гостей, консультантов, экскурсоводов, гидов-переводчиков и другого обслуживающего персонала.
20. Разработка и утверждение оргкомитетом программы сопутствующих мероприятий и графика протокольных встреч, списков почетных гостей и организаций, приглашаемых посетить выставку, рассылка приглашений.
21. Оповещение населения об открытии выставки в средствах массовой информации и организация продажи входных билетов.
22. Организация заезда участников, встреча, учет и размещение в гостиницах, выдача пропусков.
23. Координация завоза экспонатов, помощь в растаможивания грузов и размещении экспонатов.
24. Сдача выставки приемной комиссии и подписание актов сдачи-приемки работ.
25. Организация и проведение пресс-конференции для журналистов СМИ, радио и телевидения.
26. Открытие выставки, организация режима ее работы, инструктаж персонала стендов.
27. Проведение мероприятий утвержденной программы работы выставки и организация информационного обслуживания участников и посетителей выставки.
28. Организация работы конкурсных и экспертных групп, наградных комиссий, изучение экспозиций участников выставки, отбор экспонатов и фирм, представляемых к награждению, подготовка наградной документации.
29. Официальное закрытие выставки, заключительное заседание оргкомитета, награждение участников выставки.
30. Демонтаж выставки, приведение в порядок выставочных помещений и сдача их владельцу.
Организация работ в после выставочный периодобычно планируется отдельно. Сюда входят:
1. Предварительное подведение итогов выставки и подготовка отчета.
2. Окончательные расчеты с подрядчиками, субподрядчиками и участниками.
3. Списание затрат, оформление итоговых документов, анализ расходов и доходов, оценка успеха и эффективности мероприятия.
4. Оценка результатов выставки в целом и подготовка приказа по итогам ее проведения.
Перечисленные направления и этапы работ являются основными, но не исчерпывающими всего многообразия задач, которые возникают в ходе подготовки и проведения выставки. За каждой формулировкой этих направлений и этапов остаются нераскрытыми множество отдельных работ и операций. Поэтому количество пунктов плана и количественное выражение стоящих задач будет зависеть от степени детализации частей плана мероприятий по подготовке и проведению выставки в конкретных условиях.
Некоторые этапы, отсутствующие в приведенном выше типовом перечне, характерны только для отдельных выставок.
Например, на международной выставке может быть создан научно-технический центр (НТЦ), и тогда его организацию и работу приходится учитывать в плане мероприятий по выставке.
Иногда все подготовительные производственные работы по оформлению российского раздела на выставке за границей, вплоть до изготовления элементов художественного оформления и пробной сборки экспозиции, выполняются на территории России. Тогда эту работу необходимо включить в план мероприятий.
У ЗАО «Экспоцентр» и ГАО «ВВЦ» были случаи, когда выставка полностью собиралась и принималась комиссией на комбинате-изготовителе, и только после этого отправлялась за границу. Поэтому планом работ двойная сборка выставки не только планируется во времени, но и обеспечивается дополнительным финансированием.
Специфику подготовки имеют тиражированные выставки в зависимости от технологии их изготовления. По выставкам, тиражируемым фотоспособом, должен быть предусмотрен этап фоторабот; по выставкам, тиражируемым полиграфическим способом — этапы художественно-технического редактирования и издания.
Пятилетний план подготовки и проведения Всемирной выставки «Экспо-98» в Лиссабоне (Португалия) занимал несколько томов с типовыми планами, сроками, линейными диаграммами и сетевыми графиками контроля и координации работ. Но это не значит, что нужно гнаться за максимальной детализацией основного плана мероприятий. Искусство планирования заключается в умении найти оптимальное решение — золотую середину.
8.7. Разработка форм заявок,
условий участия и договоров
с участниками выставок
Для принятия решения об участии в выставке или ярмарке, необходимо, чтобы, во-первых, предприятие знало о том, что такое мероприятие проводится, и во-вторых, нужно, чтобы именно эта выставка или ярмарка в наибольшей степени соответствовала интересам его производственно-хозяйственной деятельности. Информирование потенциальных участников — важный, организационно обязательный, но творчески сложный этап. Поэтому выставочные организации примерно за год начинают информировать потенциальных участников о своих выставочных программах, обзванивая их по телефону, рассылая им письма-приглашения по почте, телексом, факсом, по электронной почте, включая их в календари выставок и ярмарок, помещая объявления о них в газетах и журналах. Все это называется предварительным информированием.
Примерно за шесть—девять месяцев до открытия выставки, предприятиям, проявившим интерес к предлагаемому мероприятию, высылается с сопроводительным письмом-приглашением комплект информационно-рекламных материалов в составе:
1) бланк заявки на участие в выставке;
2) условия участия в выставке (или регламент участия в выставке);
3) расценки на аренду площадей и типовых стендов, проектирование экспозиций на заказ;
4) типовой договор участника выставки с ее устроителем.
Все чаще выставочные организации сюда же прилагают отчетные и аналитические материалы, отзывы прессы по ранее проведенным выставкам, иллюстративный или другой рекламный материал.
Подготовка и рассылка информационно-рекламных материалов один из важнейших моментов подготовительного периода. Здесь все должно быть тщательно продумано и проработано с содержательной точки зрения и надлежащим образом оформлено полиграфически. В этих документах сроки и реквизиты должны быть достоверными, требования и регламент — четко определенными. В текстах не должно быть многозначных выражений, фразы должны быть понятными и не допускающими двоякого толкования. В трудных случаях соответствующие графы, обороты и абзацы должны сопровождаться пояснениями и комментариями, чтобы до минимума сократить получателю необходимость делать десятки телефонных звонков, направлять запросы-факсы для уточнения отдельных позиций и положений. Документы, отправляемые за границу, должны быть оформлены на языке страны участника выставки или, в крайнем случае, на английском языке.
8.8. Выбор помещения, реклама и комплектование выставки
Выбор помещения для выставки. При планировании выставки одним из первых встает вопрос о месте ее проведения. Значительная часть российских выставок и ярмарок проводится на площадях постоянно действующих выставочных комплексов, таких как ВВЦ и «Экспоцентр» в Москве и «Ленэкспо» в Санкт-Петербурге или в отдельно стоящем павильоне как у ВЦ «Рост-вертол» в Ростове-на-Дону. Для специально построенных выставочных павильонов действуют типовые правила их использования при проведении выставок и ярмарок. Требования по размещению в них выставок предусмотрены еще при их проектировании, строительстве и вводе в эксплуатацию. К сожалению, большая масса выставок и ярмарок проводится организациями, не имеющими выставочной базы. Сегодня их еще устраивают во дворцах культуры, спортивных и киноконцертных комплексах и других многофункциональных зданиях и помещениях. Эти помещения организация-устроитель временно арендует у их владельцев и берет на себя обязательство привести их в первоначальное состояние после проведения выставки и возвратить владельцу в надлежащем, оговоренном хозяйственным договором, виде. Каждый из упомянутых владельцев имеет установленные расценки на посуточную аренду своих площадей. Другие услуги, оказываемые устроителям выставок на арендуемых площадях, включаются в общую сумму аренды. Чтобы арендовать помещение для выставки, необходимо заключить договор с организацией, предоставляющей площади и свои услуги. К договору должна быть приложена смета расходов на аренду помещения и оказываемые услуги. Договор и смета должны быть согласованы арендатором и арендодателем и заверены круглой печатью. Сегодня действует ряд правил, ограничивающих аренду помещений, и директору выставки их надо знать. Например, организация, сама арендующая помещение, не имеет права сдавать его в субаренду. Договор можно заключить только с собственником помещения или с лицом, уполномоченным законом сдавать имущество в аренду. Кроме того, договор аренды должен пройти государственную регистрацию в соответствии с Федеральным законом «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним». Если эти требования соблюдены, то затраты на аренду помещения под выставку могут быть отнесены на себе стоимость выставки. Если же какие-то требования будут нарушены, то плату за аренду помещения придется относить на полученную от выставки прибыль. Налоговые инспекции следят за этим и у организации, ведущей учет и списание затрат с нарушением правил, могут возникнуть большие неприятности. Все расчеты могут производиться после проведения выставки. Часто по договоренности арендующая сторона вносит аванс на производство предусмотренных договором работ и услуг, выполняемых арендодателем. В случаях, когда возникает необходимость арендовать помещение для выставки, этот вопрос следует проработать со всей тщательностью, не только с юридической, но и с технической стороны дела.
Не рекомендуется арендовать помещения, в которых невозможно обеспечить охрану и сохранность материальных ценностей, технику безопасности, промсанитарию и пожарную безопасность. Не рекомендуется арендовать помещения, не имеющие удобных автотранспортных подъездных путей для доставки и разгрузки габаритных экспонатов и тяжеловесных контейнеров с выставочным оборудованием. Въездные ворота и проходы в такие помещения должны быть достаточно большими, чтобы в них можно было внести габаритную технику, станки, машины и аппараты, включенные в тематический план выставки.