Современные технологии обработки электронных данных. Хранение, представление, обработка и управление информацией в менеджменте, коммерции и бизнесе
Современные технологии обработки электронных данных.
К современным технологиям обработки электронных данных относятся системы, построенные в современной архитектуре клиент-сервер. Эти системы предназначены для хранения, предоставления, обработки и управления информацией в менеджменте, коммерции и бизнесе для принятия грамотных, обоснованных управленческих решений не только руководителями высшего звена, но и менеджерами различных уровней. К таким системам относятся – NauDoc, NauSite, NauFon (фирмы NauMen).
NauDoc – система электронного документооборота на основе свободного программного обеспечения с открытыми исходными текстами (OpenSource). Назначение: автоматизация процессов делопроизводства, ведение архива, контроль исполнения документов, удаленная работа с документами (через Internet), поддержка системы качества (система обеспечения качества). Основные функции:
1. Создание документа (средствами самой системы (мощный встроенный редактор) или других систем). Для документов созданы стандартные категории (набор характеристик), которые определяют статус и возможности использования документов: каждая категория включает набор реквизитов, которые можно изменять, создавая новые категории: название документа, автор, дата создания и т.д.
2.Регистрация документа. Присвоение документу для всех пользователей единого идентификатора. Все документы регистрируются в «журналах». Количество и тематика «журналов» не ограничена. Для электронных документов указывается ссылка на документ, для аналоговых (воспринимаемых человеком напрямую) указываются координаты хранения (номер и название папки).
3.Оперативная обработка и хранение документов. С точки зрения пользователя
документы хранятся в древовидной тематической структуре (дерево тем, а не каталогов).
Физические документы хранятся в файлах и каталогах. Пользователи видят и могут
работать с той частью каталога, которая соответствует их правам доступа. Каждый документ имеет систему обсуждения для коллективной работы (мнения, пожелания, приказы, отчеты).
4. Движение документа. Документы «движутся» от одной процедуры обработки к другой. При коллективной работе доступ сотрудников к документу определяется порядком процедур обработки и в пределах прав сотрудников. Все действия выполняются над единственном экземпляре документа (нет путаницы с копиями).
5. Создание повторяющихся многоэтапных процедур. Действия: формирование набора исходных документов, формирование заданий сотрудникам, назначение ответственных за каждый этап, контроль прохождения этапов.
6. Задание связей между документами. Любой документ системы можно связать с неограниченным количеством других (исходные данные пояснения, обоснования). Связи позволяют отслеживать историю создания документов, находить исходные и порожденные документы и др.
7. Регламентация прав доступа. Уровни прав: администратор (max права) – регистрирует новых пользователей; редактор – отвечает за содержимое отдельных тем (каталогов) и предоставляет доступ к ним остальных пользователей, назначается администратором. Если для обработки документа от пользователя требуется какое-либо действие, то необходимые для этого действия права предоставляются автоматически на время выполнения действия.
8. Контроль исполнения. Это выяснение (определение) текущего состояния дел по документу (этап исполнения, место нахождения, ответственные исполнители). Участники процесса: инициатор задания, ответственный исполнитель, контроллер. Для исполнения документа конкретным участником процесса определяется задание. Ответственный исполнитель задание может переназначить. Каждое задание содержит информацию, при помощи которой может вестись контроль: исполнитель, дата назначения, дата окончания и т.п. Эта информация автоматически меняется на каждом этапе исполнения задания. Задача контроллера – гарантировать исполнения задания. Реализуется периодическими проверками и напоминаниями исполнителю, а также отчетами инициатору задания.
9. Планирование периодических заданий. Задание реализуется автоматически через определенный интервал времени (ежемесячный отчет).
10. Уведомление о событиях (получение входящей почты, назначение заданий, внутрифирменные объявления). Кроме компьютеров уведомления могут дублироваться на сотовый телефон, домашний телефон и на личный электронный адрес.
11. Поиск документов: по атрибутам, по основному содержимому (по тексту документа).
12. Интеграция с системами электронной почты. Получение и отправление сообщений без запуска дополнительных программ. Сообщения воспринимаются системой документооборота как родные документы.
13. Архивация документов. Перевод исполненных документов в специальный вид для длительного хранения. Перестают быть видны пользователю. В любой момент могут быть восстановлены для оперативной работы.
14. Работа через Internet. Работа с системой без дополнительных настроек с любого компьютера, подключенного к Internet.
NauSite – система для создания и управления содержимым Web-сайтов без участия программиста. Функции: 1. Создание правка документов (для публикации на сайте). NauSite является частью NauDoc. В документ могут вставляться изображения (файлы изображений размещаются на сервере, а в теледокументах указываются ссылки на них). На сервере изображение может выводиться в масштабе. При этом, если масштаб не естественный, то автоматически создается ссылка на нормальный вид (1:1). К документам можно прикреплять файлы, открывающиеся по ссылкам. Доступен предварительный просмотр (внешнего вида документа) без выполнения процедуры публикации. Документы могут содержать вставки программных кодов для реализации различных служб взаимодействия с посетителями сайта.
2.Публикация. Документ, предназначенный для публикации, помещается разработчиком (автором документа) в специальную папку – дерево папок системы. Затем разработчик выполняет стандартный запрос на размещение публикации. Редактор сайта может разрешить публикацию (документ появляется тут же на сайте) или запретить (документ автоматически возвращается разработчику).
3.Создание на сайте разделов.Разделы сайта прямо связаны с деревом папок(тем).Для создания раз-дела просто создается новая папка.Разделы и документы можно удалять,переносить и копировать.
4.Персональный вход пользователя. Для зарегистрированных пользователей могут быть организованы персональные страницы, не доступные для всех остальных. Индивидуальные условия по договорам, различные акты, статистика и т.п. Организуется такая страница созданием папки клиента в дереве тем и привязки ее к паролю клиента.
5.Поддержка нескольких web-сайтов.Количество w-сайтов не ограничено.Управление всемисайтами ведется через единственный интерфейс.Документы можно копировать и перемещать между сайтами.
6.Разделение дизайна сайта и его содержимого. Внешний вид сайта реализуется отдельной программой и от содержимого сайта не зависит. Заменить внешний вид с сохранением содержимого можно очень быстро. Если сайт уже существует, то программный модуль, реализуемый его внешний вид, можно связать с программой NauSite для удобства поддержки.
7.Набор стандартных операций(пересылка ссылок,поддержка форумов,web-магазин или Internet-магазин).
8.Система управления новостями. При публикации на сайте любого документа на первой странице сайта может появиться ссылка с анонсом и с изображением документа (реквизит–новость, атрибут-новость).
9.Вид документа для печати. Документ преобразуется к виду, удобному для распечатки. Скрываются визуальные элементы, остается текст и добавляется сетевой адрес и реквизиты, связанные с авторскими правами.
10.Автоматическая генерация карты сайта. Создается страница с деревом разделов.
11.Поиск документов. Варианты: по реквизитам (атрибутам), по основному содержанию.
12.Форум. Эта технология обслуживания посетителей сайта различных вопросов. Уровни: тематические разделы (создаются администраторы), темы внутри раздела - вопросы для обсуждения (создаются посетители), сообщения внутри темы (создаются посетители). Самые свежие сообщения находятся в самом начале. Возможна авторизация форума, т.е. доступ только зарегистрированных пользователей.
13.Статистика по сайту и документам. Создание отчетов по статистике запросов конкретных страниц и документов сайта.
NauFon - это система для программной реализации офисной телефонной системы (на базе компьютерной сети). Элементы системы: сеть, специальное ПО, телефонные трубки (гарнитуры, подключаемые к компьютеру). Основные возможности:1.Программное визуальное управление.
2.Оперативная организация через любой компьютер сети телеконференций с управлением.
3.Индикация состояния сотрудников (как в ICQ). 4.Перенаправление вызовов: - на незанятого члена группы; - на ближайший к нужному сотруднику стационарный аппарат (если маршрут сотрудника известен и выключена функция телефонного сопровождения); - на любой телефон.
5.Интеграция с приложениями по обслуживанию клиентов. Если определяется номер клиента, то автоматически на ПК менеджера запускается программа, показывающая текущее состояние дел.